第一節(jié)庫(kù)存更正流程

庫(kù)存更正流程概述目的適用范圍職責(zé)作業(yè)流程流程圖流程說明庫(kù)存更正原因及代碼說明庫(kù)存更正的控制庫(kù)存更正審批權(quán)限降低損耗措施附錄庫(kù)存更正表使用說明庫(kù)存更正電腦操作界面說明1、概述目的1.1.1保證商品電腦庫(kù)存與實(shí)際庫(kù)存的一致性，掌握真實(shí)庫(kù)存數(shù)據(jù)，以利于訂貨作業(yè)。1.1.2了解損耗產(chǎn)生的原因，制定相應(yīng)對(duì)策，降低損耗產(chǎn)生。適用范圍1.2.1適用于北京華聯(lián)綜合超市股份有限公司下屬重慶地區(qū)各門店。職責(zé)1.3.1生鮮、食品、百貨各主管根據(jù)實(shí)際情況填寫庫(kù)存更正表。1.3.2樓面部門經(jīng)理和門店店長(zhǎng)根據(jù)審批權(quán)限進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。1.3.3ALC文員負(fù)責(zé)庫(kù)存更正表的復(fù)驗(yàn)、錄入及單據(jù)傳遞。1.3.4保衛(wèi)部人員負(fù)責(zé)對(duì)報(bào)損商品進(jìn)行檢查并監(jiān)督處理。1.3.5財(cái)務(wù)部人員負(fù)責(zé)對(duì)庫(kù)存更正報(bào)表和庫(kù)存更正單進(jìn)行核對(duì)并進(jìn)行帳務(wù)調(diào)整。2、作業(yè)流程2.1流程圖發(fā)現(xiàn)庫(kù)存差異/庫(kù)存異動(dòng)發(fā)現(xiàn)庫(kù)存差異/庫(kù)存異動(dòng)確定庫(kù)存差異/異動(dòng)數(shù)量和注明原因確定庫(kù)存差異/異動(dòng)數(shù)量和注明原因填寫庫(kù)存更正單填寫庫(kù)存更正單庫(kù)存更正核準(zhǔn)庫(kù)存更正核準(zhǔn)ALC進(jìn)行庫(kù)存更正ALC進(jìn)行庫(kù)存更正庫(kù)存更正電腦庫(kù)存驗(yàn)證庫(kù)存更正電腦庫(kù)存驗(yàn)證資料傳遞和存檔資料傳遞和存檔2.2 流程說明2.2.1發(fā)現(xiàn)差異/庫(kù)存異動(dòng)：樓面主管通過盤點(diǎn)等手段發(fā)現(xiàn)某些商品品項(xiàng)的庫(kù)存存在差異，即該商品電腦系統(tǒng)的庫(kù)存數(shù)據(jù)與實(shí)際庫(kù)存數(shù)據(jù)不相同；或者當(dāng)庫(kù)存需要發(fā)生異動(dòng)，如內(nèi)部轉(zhuǎn)貨、報(bào)損等。2.2.2確定庫(kù)存差異/異動(dòng)數(shù)量和注明原因：對(duì)發(fā)現(xiàn)的庫(kù)存差異，通過盤點(diǎn)確定此差異的真實(shí)性和具體數(shù)量，同時(shí)注明造成差異的原因；或者確定庫(kù)存異動(dòng)的數(shù)量及注明異動(dòng)原因。2.2.3填寫庫(kù)存更正單：確認(rèn)差異后的一個(gè)工作日內(nèi)，樓面主管填寫庫(kù)存更正單，申請(qǐng)庫(kù)存調(diào)整,根據(jù)系統(tǒng)的要求一個(gè)單品每天只能做一次庫(kù)存更正。2.2.4庫(kù)存更正核準(zhǔn)：樓面經(jīng)理和店長(zhǎng)對(duì)庫(kù)存更正單進(jìn)行審核批準(zhǔn)。2.2.5ALC進(jìn)行庫(kù)存更正：ALC根據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)的庫(kù)存更正單進(jìn)行系統(tǒng)庫(kù)存數(shù)量的更正，錄入之前ALC須對(duì)庫(kù)存更正單的合理性以及所需附件的齊全性進(jìn)行驗(yàn)證。2.2.6庫(kù)存更正電腦庫(kù)存驗(yàn)證：ALC在庫(kù)存更正單錄入電腦后次日將庫(kù)存更正報(bào)表與原始庫(kù)存更正單進(jìn)行核對(duì)，確保錄入正確。ALC人員在進(jìn)行庫(kù)存更正時(shí)造成的失誤，包括數(shù)量多輸/少輸，代碼輸錯(cuò)及符號(hào)輸錯(cuò)等，按原始輸入代碼進(jìn)行修正。2.2.7資料傳遞和存檔：核實(shí)無(wú)誤的庫(kù)存更正單由ALC負(fù)責(zé)將第二聯(lián)（財(cái)務(wù)聯(lián)）傳遞給地區(qū)公司財(cái)務(wù)部，第一聯(lián)（樓面聯(lián)）負(fù)責(zé)存檔，保存期為一年。3、庫(kù)存更正原因及代碼說明3.1 代碼0，盤點(diǎn)3.1.1 適用于盤點(diǎn)生效后庫(kù)存更正。3.1.2 門店ALC根據(jù)地區(qū)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)生效報(bào)告進(jìn)行電腦系統(tǒng)盤點(diǎn)生效操作。3.1.3 電腦系統(tǒng)自動(dòng)以“0”代碼進(jìn)行庫(kù)存調(diào)整，此類庫(kù)存更正無(wú)需填寫庫(kù)存更正單，無(wú)法手工操作。3.2代碼1，贈(zèng)品3.2.1 該代碼暫且空置不啟用。3.2.2 贈(zèng)品轉(zhuǎn)商品按照單品差異管理的有關(guān)規(guī)定通過收貨錄入的方式調(diào)整庫(kù)存，而不允許通過庫(kù)存更正的方式調(diào)整庫(kù)存。3.2.3 商品轉(zhuǎn)贈(zèng)品分為兩種情況：☆供應(yīng)商同意承擔(dān)費(fèi)用，可以通過退貨的方式調(diào)整庫(kù)存，商品退出后由客服部簽收，財(cái)務(wù)部從供應(yīng)商賬戶扣減應(yīng)付帳款；或者供應(yīng)商用現(xiàn)金以原始進(jìn)價(jià)通過POS銷售買出的方式調(diào)整庫(kù)存，購(gòu)買后直接轉(zhuǎn)交客服部簽收?！罟?yīng)商不同意承擔(dān)費(fèi)用，而由地區(qū)公司承擔(dān)，可以通過POS機(jī)做零毛利銷售的方式調(diào)整庫(kù)存，該費(fèi)用可以扣減商品毛利或者增記地區(qū)公司企劃費(fèi)用。3.2.4 商品轉(zhuǎn)贈(zèng)品時(shí)，只要商品離開賣場(chǎng)就必須進(jìn)行相關(guān)退貨或銷售操作,保證帳實(shí)相符。3.2.5 門店不得使用《攜出攜入單》進(jìn)行商品轉(zhuǎn)贈(zèng)品操作，如有發(fā)現(xiàn)，將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。3.3代碼2，報(bào)損3.3.1 適用于已填寫《報(bào)廢單》并通過審批的無(wú)銷售價(jià)值商品的庫(kù)存減少調(diào)整。3.3.2 樓面主管根據(jù)經(jīng)審批的《報(bào)廢單》上的內(nèi)容填寫庫(kù)存更正單。3.3.3 未經(jīng)填寫、審批《報(bào)廢單》的商品不可以代碼“2”進(jìn)行庫(kù)存更正。3.4代碼3，偷竊3.4.1 適用于商品因偷竊造成的庫(kù)存減少調(diào)整。3.4.2 使用偷竊代碼必須有確鑿的證據(jù)，比如說空盒、替換物、尚未偷吃完畢的商品。3.4.2 樓面主管憑借所找到的證據(jù)填寫庫(kù)存更正單進(jìn)行庫(kù)存調(diào)整，該庫(kù)存更正單必須有防損人員的簽字，證明確實(shí)是被偷竊的。3.3.4 無(wú)確鑿證據(jù)的不可用此代碼。3.5代碼4，清倉(cāng)銷售3.5.1 適用于瑕疵、破損等零星殘次商品在無(wú)法退換貨和原價(jià)銷售情況下的庫(kù)存處理方式。3.5.2 在進(jìn)行商品清倉(cāng)銷售時(shí)，首先要將零星殘次商品以原貨號(hào)按實(shí)際數(shù)量用庫(kù)存更正代碼2進(jìn)行報(bào)損，如果報(bào)損后的這些商品其殘值經(jīng)過加工處理后還能再銷售，那么根據(jù)加工處理后的物品可銷售價(jià)值及數(shù)量在相應(yīng)的出清貨號(hào)上調(diào)整庫(kù)存。比如說貨號(hào)為123456的汰漬洗衣粉100克/袋破損了50袋，既不能退貨也不能正常銷售，門店可以首先將這50袋破損洗衣粉進(jìn)行報(bào)損，庫(kù)存更正操作時(shí)貨號(hào)123456用代碼2減庫(kù)存數(shù)量50，然而報(bào)損后的洗衣粉還有使用價(jià)值，因此可以將其集中起來重新進(jìn)行包裝，假使每袋重量200克，總共包裝了20袋，部門主管認(rèn)為每袋可賣5元，那么應(yīng)該在售價(jià)為5元的出清貨號(hào)下用庫(kù)存更正代碼4加庫(kù)存數(shù)量20。3.5.3 對(duì)于大量滯銷商品或高單價(jià)如家電等的瑕疵、殘次品由于成本較高，不宜報(bào)損，因此采取在原貨號(hào)下打折的方式處理，降價(jià)銷售的損失記入地區(qū)公司損益。3.6代碼5，盤點(diǎn)更正3.6.1 適用于以下三種情況的庫(kù)存調(diào)整：☆在盤點(diǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行覆蓋之后的，在營(yíng)運(yùn)過程中發(fā)現(xiàn)的盤點(diǎn)錯(cuò)誤（如串盤、錯(cuò)盤等）的更正?！钤谌粘I(yíng)運(yùn)過程中用來調(diào)整無(wú)法查證原因的電腦庫(kù)存與實(shí)際庫(kù)存的數(shù)量差異，該數(shù)量差異一般是少量的，如果是大量的調(diào)整說明門店?duì)I運(yùn)存在問題，應(yīng)該追查到底，探明真相?！钺槍?duì)日常負(fù)庫(kù)存調(diào)整及銷售中所發(fā)生的錯(cuò)賣、串賣等庫(kù)存差異的調(diào)整。3.6.2 利用此代碼進(jìn)行庫(kù)存更正必須提供實(shí)物盤點(diǎn)數(shù)據(jù)，并將盤點(diǎn)結(jié)果填寫在《缺貨管理跟蹤表》上，同時(shí)注明更正原因。3.6.3 《缺貨管理跟蹤表》作為代碼5庫(kù)存更正的輔助證明附在庫(kù)存更正單的后面，如果沒有該附件，則ALC不可進(jìn)行代碼5的庫(kù)存更正操作。3.7代碼6，生鮮轉(zhuǎn)貨3.7.1 適用于生鮮部門大組與大組之間或大組內(nèi)部的商品調(diào)撥。3.7.2 生鮮轉(zhuǎn)貨僅用于生鮮加工處理再售賣的商品。3.7.3 生鮮部門大組之間進(jìn)行商品調(diào)撥時(shí)，采購(gòu)必須在調(diào)入的組別內(nèi)建立與調(diào)入大組貨號(hào)相應(yīng)的原料（轉(zhuǎn)入）貨號(hào)，此原料貨號(hào)的進(jìn)價(jià)設(shè)定或調(diào)整必須與調(diào)出貨號(hào)的進(jìn)價(jià)設(shè)定或調(diào)整保持一致。調(diào)出部門不得為調(diào)入部門作數(shù)量、金額折扣，保證調(diào)出和調(diào)入方金額、數(shù)量一致。3.7.4 店內(nèi)耗材、辦公用品不可以用此代碼進(jìn)行調(diào)撥，而是直接通過過POS結(jié)算。3.8代碼7，收貨更正3.8.1 適用于因收貨部人員操作失誤所進(jìn)行的庫(kù)存調(diào)整。3.8.2 在輸入兩天內(nèi)發(fā)現(xiàn)收貨部人員進(jìn)行收貨錄入時(shí)發(fā)生的操作失誤（多輸、少輸或漏輸），由收貨部人員在收貨系統(tǒng)中進(jìn)行更正。3.8.3 在輸入兩天后發(fā)現(xiàn)收貨部人員進(jìn)行收貨錄入時(shí)發(fā)生操作失誤（多輸、少輸或漏輸），由收貨部人員填寫庫(kù)存更正單，經(jīng)部門經(jīng)理及店長(zhǎng)批準(zhǔn)后,再交給地區(qū)公司財(cái)務(wù)部。只有經(jīng)過地區(qū)公司財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)后方可交于ALC進(jìn)行更正。3..4 如果收貨錄入錯(cuò)誤在盤點(diǎn)覆蓋之后發(fā)現(xiàn)的，那么門店在發(fā)現(xiàn)后必須用收貨更正代碼按照實(shí)際收貨數(shù)量調(diào)整正確，同時(shí)用代碼5做相同數(shù)量的反向調(diào)整。3.8.4 凡用代碼7進(jìn)行的庫(kù)存更正都必須附有該商品原始驗(yàn)貨單和從收貨之日起至更正日期間的系統(tǒng)收貨記錄。3.9代碼8，自動(dòng)轉(zhuǎn)包裝3.9.1 該代碼暫不啟用，待在沈陽(yáng)和大連地區(qū)試點(diǎn)成熟后再全國(guó)統(tǒng)一執(zhí)行。3.10代碼9，人工轉(zhuǎn)包裝（臨時(shí)）3.10.1 當(dāng)需要對(duì)包裝轉(zhuǎn)換時(shí)，由于現(xiàn)時(shí)無(wú)法通過代碼8進(jìn)行操作，且不允許用代碼5更正，特設(shè)定代碼9臨時(shí)進(jìn)行操作。3.10.2 此代碼為過渡期使用，待采購(gòu)對(duì)所有子母貨號(hào)進(jìn)行規(guī)范化管理，且代碼8正式啟用之后將被禁止使用。4 庫(kù)存更正的控制4.1 庫(kù)存更正審批權(quán)限-4.1.1 門店部門經(jīng)理每次單品更正含稅售價(jià)金額200元以內(nèi)。4.1.2 店長(zhǎng)每次單品更正含稅售價(jià)金額200-2000元。4.1.3 總經(jīng)理核準(zhǔn)含稅售價(jià)金額2001元以上。4.1.4 大盤點(diǎn)后庫(kù)存更正參閱盤點(diǎn)作業(yè)程序。4.2 降低損耗措施4.2.1 針對(duì)偷盜造成的損耗☆陳列整齊、井然，從心理上給偷盜者增加抵抗力。☆布局合理，讓顧客能夠?qū)⒌陜?nèi)無(wú)死角地全部逛完?！町?dāng)發(fā)現(xiàn)有嫌疑人員準(zhǔn)備行竊時(shí)，主動(dòng)向其打招呼，可以起到警示作用，使小偷明白已有人注意，從而中止行竊?！顚?duì)于需建立手工三級(jí)帳的商品需經(jīng)常檢查是否嚴(yán)格執(zhí)行?！罴訌?qiáng)店內(nèi)安全監(jiān)督檢查，消除安全隱患，不給少數(shù)不良員工可乘之機(jī)?！顚?duì)供應(yīng)商出入收貨口加強(qiáng)檢查4.2.2 針對(duì)報(bào)損造成的損耗☆對(duì)于有保質(zhì)期的商品應(yīng)定期實(shí)施檢查，保證先進(jìn)先出，避免因檢查不到位造成商品過期或變質(zhì)。☆對(duì)顧客丟置在貨架上或收銀臺(tái)前的零星商品要及時(shí)處理，尤其是生鮮食品和冷凍食品要第一時(shí)間歸位，各部門應(yīng)設(shè)立專人負(fù)責(zé)?！铌P(guān)鍵設(shè)備如冷凍、冷藏設(shè)備等定期實(shí)施檢查，避免因溫度不適當(dāng)引起生鮮食品變質(zhì)或品質(zhì)下降?！钍肇浕蜓a(bǔ)貨陳列時(shí)小心操作，避免搬運(yùn)或擺放過程中造成商品損壞?！顚?duì)于季節(jié)性商品、生鮮食品等易過時(shí)、易腐爛的商品在訂貨時(shí)一定要做好正確的銷售預(yù)測(cè)，避免因訂貨過多造成商品的不良化而報(bào)損。5、附錄填寫表格的日期5、1庫(kù)存更正表使用說明填寫表格的日期填寫表格的部門北京華聯(lián)綜合超市股份有限公司填寫表格的部門庫(kù)存更正單1□生鮮□食品□百貨□家電組2日期:年月日一式二聯(lián)第一聯(lián)樓面聯(lián)更正代碼:0.盤點(diǎn)1.贈(zèng)品2.報(bào)損3一式二聯(lián)第一聯(lián)樓面聯(lián)貨號(hào)商品描述更正數(shù)量(±)含稅售價(jià)更正金額更正代碼3所要進(jìn)行庫(kù)存更正的數(shù)量，如果是增加庫(kù)存就用加號(hào)，如果是減少庫(kù)存就用減號(hào)。4所要進(jìn)行庫(kù)存更正的數(shù)量，如果是增加庫(kù)存就用加號(hào)，如果是減少庫(kù)存就用減號(hào)。系統(tǒng)中該商品的含稅售價(jià)5系統(tǒng)中該商品的含稅售價(jià)67該商品發(fā)生庫(kù)存更正的原因代碼，具體見表格上端所示。8該商品發(fā)生庫(kù)存更正的原因代碼，具體見表格上端所示。商品在系統(tǒng)中的名稱商品在系統(tǒng)中的名稱該商品所作庫(kù)存更正的總金額，等于更正數(shù)量乘以含稅售價(jià)該商品所作庫(kù)存更正的總金額，等于更正數(shù)量乘以含稅售價(jià)要進(jìn)行庫(kù)存更正的商品貨號(hào)要進(jìn)行庫(kù)存更正的商品貨號(hào)ALC更正人員簽名ALC更正人員簽名此張庫(kù)存更正單所列商品庫(kù)存更正的總金額。店長(zhǎng)審批此張庫(kù)存更正單所列商品庫(kù)存更正的總金額。店長(zhǎng)審批樓面經(jīng)理審核樓面經(jīng)理審核9合計(jì)部門主管簽名部門主管簽名10ALC11店長(zhǎng)12樓面經(jīng)理13主管北京華聯(lián)綜合超市股份有限公司庫(kù)存更正單一式二聯(lián)樓面第二聯(lián)財(cái)務(wù)聯(lián)聯(lián)第一聯(lián)樓面聯(lián)□生鮮□食品□一式二聯(lián)樓面第二聯(lián)財(cái)務(wù)聯(lián)聯(lián)第一聯(lián)樓面聯(lián)更正代碼:0.盤點(diǎn)1.贈(zèng)品2.報(bào)損3.偷盜4.清倉(cāng)銷售5.盤點(diǎn)更正6.生鮮轉(zhuǎn)貨7.收貨更正8.自動(dòng)轉(zhuǎn)包裝9、人工轉(zhuǎn)包裝貨號(hào)商品描述更正數(shù)量(±)含稅售價(jià)更正金額更正編碼合計(jì)ALC店長(zhǎng)部門經(jīng)理主管5、2庫(kù)存更正電腦操作界面說明進(jìn)入《華聯(lián)門店商業(yè)管理系統(tǒng)》選擇第五項(xiàng)《門店庫(kù)存更正&盤點(diǎn)流程》華聯(lián)門店商業(yè)管理系統(tǒng)BSYSTEM(門店模塊)1.商品信息-供應(yīng)商信息-華聯(lián)快訊信息>>2.門店訂貨-ALC部門>>3.物價(jià)標(biāo)簽&店內(nèi)條碼>>4.收貨流程程序>>5.門店庫(kù)存更正&盤點(diǎn)流程>>6.電子條碼秤>>7.更改本用戶的登錄密碼8.查看郵件信息(d刪除電子郵件)9.退出菜單Enteryourchoice:5進(jìn)入《門店庫(kù)存更正&盤點(diǎn)程序》后，選擇第一項(xiàng)《庫(kù)存更正程序》。門店庫(kù)存更正與盤點(diǎn)程序================================1.庫(kù)存更正程序2.重新包裝商品定義及生成3.錄入盤點(diǎn)數(shù)據(jù)4.顯示盤點(diǎn)數(shù)據(jù)的差異(兩次錄入比較)5.修正盤點(diǎn)數(shù)據(jù)的差異6.報(bào)表列印要求7.盤點(diǎn)程序操作>>Enteryourchoice:1

3、進(jìn)入庫(kù)存更正界面。STSTO030庫(kù)存更正日期:24-02-200412345678供應(yīng)商品售貨庫(kù)存代商號(hào)組商品號(hào)描述