電網(wǎng)公司資料管理制度

電網(wǎng)公司資料管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)電網(wǎng)公司資料管理，確保公司各類資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和安全性，提高資料利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于電網(wǎng)公司總部及所屬各單位，包括但不限于生產(chǎn)運(yùn)行、規(guī)劃建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理、人力資源、財(cái)務(wù)審計(jì)等各類資料的管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立統(tǒng)一的資料管理部門，負(fù)責(zé)對(duì)各類資料進(jìn)行集中管理和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：各部門和單位按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)本部門和本單位資料的收集、整理、歸檔和保管工作。3.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則：制定統(tǒng)一的資料管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保資料的格式、內(nèi)容和管理要求規(guī)范一致。4.安全保密原則：加強(qiáng)資料的安全保密措施，防止資料泄露、丟失和損壞，確保公司信息安全。二、資料分類與編號(hào)（一）資料分類1.生產(chǎn)運(yùn)行類：包括電網(wǎng)運(yùn)行記錄、設(shè)備檢修記錄、故障處理報(bào)告、運(yùn)行維護(hù)手冊(cè)等。2.規(guī)劃建設(shè)類：電網(wǎng)規(guī)劃文件、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、工程建設(shè)檔案等。3.經(jīng)營(yíng)管理類：公司年度計(jì)劃、預(yù)算報(bào)表、合同協(xié)議、市場(chǎng)營(yíng)銷資料等。4.人力資源類：?jiǎn)T工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)資料、績(jī)效考核文件等。5.財(cái)務(wù)審計(jì)類：財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、資金管理文件等。6.其他類：公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、對(duì)外宣傳資料、信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)等。（二）編號(hào)規(guī)則1.資料編號(hào)采用層次編碼法，由類別代碼、年份代碼、順序號(hào)三部分組成。2.類別代碼：按照上述資料分類，分別用兩位數(shù)字表示，如"01"表示生產(chǎn)運(yùn)行類，"02"表示規(guī)劃建設(shè)類等。3.年份代碼：用四位數(shù)字表示資料形成的年份，如"2023"表示2023年形成的資料。4.順序號(hào)：按照資料形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，從"0001"開(kāi)始編號(hào)。5.示例：生產(chǎn)運(yùn)行類2023年形成的第123份資料編號(hào)為"0120230123"。三、資料收集與整理（一）收集職責(zé)1.各部門和單位負(fù)責(zé)本部門和本單位業(yè)務(wù)范圍內(nèi)資料的收集工作，明確專人負(fù)責(zé)資料收集，并確保資料的真實(shí)性、完整性和及時(shí)性。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門的資料，由牽頭部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門共同收集。（二）收集范圍1.日常工作中產(chǎn)生的各類文件、報(bào)表、記錄、合同、協(xié)議等紙質(zhì)和電子資料。2.上級(jí)部門下發(fā)的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、通知、規(guī)定等。3.公司對(duì)外報(bào)送的各類報(bào)表、報(bào)告、資料等。4.會(huì)議紀(jì)要、調(diào)研報(bào)告、工作總結(jié)等資料。5.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的資料。（三）整理要求1.資料收集后，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保資料的系統(tǒng)性和條理性。2.對(duì)于紙質(zhì)資料，應(yīng)進(jìn)行分類裝訂，并編制目錄清單；對(duì)于電子資料，應(yīng)按照文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立電子索引目錄。3.資料應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺失等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。4.對(duì)于重復(fù)或無(wú)效的資料，應(yīng)進(jìn)行清理，避免資料堆積。四、資料歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門和單位在資料整理完成后，應(yīng)及時(shí)向公司資料管理部門移交歸檔。2.資料管理部門收到移交的資料后，應(yīng)進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，并按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)登記。3.對(duì)于符合歸檔要求的資料，資料管理部門應(yīng)將其存入檔案庫(kù)或電子存儲(chǔ)系統(tǒng)，并建立檔案臺(tái)賬。（二）保管期限1.資料的保管期限根據(jù)其重要性和使用價(jià)值確定，分為永久、長(zhǎng)期和短期三類。2.永久保管的資料包括公司重要的規(guī)章制度、年度計(jì)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。3.長(zhǎng)期保管的資料包括公司一般性的文件、合同、協(xié)議、工程建設(shè)檔案等，保管期限為10年至30年。4.短期保管的資料包括公司臨時(shí)性的文件、報(bào)表、記錄等，保管期限為1年至5年。（三）保管方式1.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)中，檔案庫(kù)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。2.電子資料應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的電子存儲(chǔ)系統(tǒng)中，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于重要資料，應(yīng)采用異地備份的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全性。（四）檔案庫(kù)管理1.檔案庫(kù)應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫(kù)管理制度，確保檔案庫(kù)的安全和整潔。2.檔案庫(kù)應(yīng)建立出入庫(kù)登記制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱和使用，確保檔案的完整性和安全性。3.檔案庫(kù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問(wèn)題。五、資料借閱與使用（一）借閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱資料時(shí)，應(yīng)填寫《資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的名稱、編號(hào)、借閱用途、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的資料，借閱人還應(yīng)填寫《保密承諾書(shū)》，承諾遵守公司保密制度，不得泄露資料內(nèi)容。（二）借閱審批1.《資料借閱申請(qǐng)表》提交至公司資料管理部門后，資料管理部門應(yīng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)資料的重要性和借閱用途進(jìn)行審批，對(duì)于涉及公司重大機(jī)密或重要事項(xiàng)的資料，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱范圍和審批權(quán)限。（三）借閱期限1.資料借閱期限一般不得超過(guò)15個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)在借閱期限屆滿前3個(gè)工作日內(nèi)向資料管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。2.對(duì)于永久保管的資料，未經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得外借。（四）借閱歸還1.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還資料，如需續(xù)借，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人歸還資料時(shí)，資料管理部門應(yīng)進(jìn)行核對(duì)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（五）資料使用1.借閱人在借閱資料期間，應(yīng)妥善保管資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露資料內(nèi)容。2.如需復(fù)印或摘錄資料內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)資料管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。六、資料保密管理（一）保密制度1.公司建立健全資料保密制度，明確保密工作的責(zé)任和要求，加強(qiáng)對(duì)員工的保密教育和培訓(xùn)。2.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露公司機(jī)密資料和敏感信息。（二）保密措施1.對(duì)于涉及公司機(jī)密的資料，應(yīng)在資料上加蓋"機(jī)密"或"絕密"標(biāo)識(shí)，并采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施。2.在資料傳輸過(guò)程中，應(yīng)采用加密傳輸方式，確保資料的安全性。3.嚴(yán)格控制資料的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和使用機(jī)密資料。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司設(shè)立保密監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)，定期對(duì)公司資料保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理保密工作中存在的問(wèn)題。2.對(duì)于違反保密制度的行為，公司將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、資料信息化管理（一）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.公司建立完善的資料信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資料的電子化存儲(chǔ)、檢索、借閱、審批等功能。2.資料信息化管理系統(tǒng)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交互。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.各部門和單位應(yīng)按照資料信息化管理系統(tǒng)的要求，及時(shí)將本部門和本單位的資料錄入系統(tǒng)，并確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.資料管理部門應(yīng)定期對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的時(shí)效性和有效性。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)資料信息化管理系統(tǒng)的信息安全管理，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密存儲(chǔ)等安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和損壞。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。八、資料銷毀與處置（一）銷毀條件1.資料保管期限屆滿，且已無(wú)保存價(jià)值的，可以進(jìn)行銷毀。2.因機(jī)構(gòu)撤銷、業(yè)務(wù)變更等原因，導(dǎo)致資料不再需要的，可以進(jìn)行銷毀。3.資料存在嚴(yán)重質(zhì)量問(wèn)題，無(wú)法修復(fù)或使用的，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.資料管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期限屆滿或不再需要的資料進(jìn)行清理，編制《資料銷毀清單》，注明資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.《資料銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由資料管理部門組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀工作應(yīng)在兩人以上監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀過(guò)程的合規(guī)性和安全性。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保資料無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀工作完成后，應(yīng)在《資料銷毀清單》上注明銷毀日期，并由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。（三）處置記錄1.資料管理部門應(yīng)建立資料銷毀與處置記錄檔案，將《資料銷毀清單》、審批文件、銷毀過(guò)程記錄等資料進(jìn)行歸檔保存。2.資料銷毀與處置記錄檔案的保管期限應(yīng)與相關(guān)資料的保管期限一致。九、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核內(nèi)容1.資料收集的及時(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.資料整理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。3.資料歸檔的及時(shí)性和質(zhì)量。4.資料保管的安全性和完整性。5.資料借閱與使用的合規(guī)性。6.資料保密工作的落實(shí)情況。7.資料信息化管理的水平。（二）考核方式1.公司資料管理部門定期對(duì)各部門和單位的資料管理工作進(jìn)行考核評(píng)估，采用查閱資料、實(shí)地檢查、問(wèn)卷調(diào)查等方式進(jìn)行。2.考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。（三）獎(jiǎng)懲