項(xiàng)目成本資料管理制度

項(xiàng)目成本資料管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司項(xiàng)目成本資料管理，規(guī)范成本資料的收集、整理、歸檔、保管和使用，確保成本資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，為項(xiàng)目成本核算、分析、控制及決策提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項(xiàng)目的成本資料管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：成本資料應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目實(shí)際發(fā)生的成本情況。2.完整性原則：涵蓋項(xiàng)目成本核算全過程的各類資料，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，計(jì)算方法正確，邏輯關(guān)系清晰。4.及時(shí)性原則：及時(shí)收集、整理和歸檔成本資料，保證資料的時(shí)效性。5.保密性原則：涉及公司機(jī)密的成本資料應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、成本資料的分類與內(nèi)容（一）項(xiàng)目前期成本資料1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件：包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)等，明確項(xiàng)目的投資規(guī)模、預(yù)期收益等。2.項(xiàng)目預(yù)算資料：初步設(shè)計(jì)概算、施工圖預(yù)算等，是項(xiàng)目成本控制的重要依據(jù)。3.項(xiàng)目招投標(biāo)文件：招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等，記錄項(xiàng)目的采購價(jià)格及相關(guān)條款。（二）項(xiàng)目實(shí)施過程成本資料1.成本計(jì)劃項(xiàng)目成本總計(jì)劃：根據(jù)項(xiàng)目預(yù)算和實(shí)際情況制定的總成本目標(biāo)及分解計(jì)劃。月度成本計(jì)劃：按月份細(xì)化的成本控制指標(biāo)和費(fèi)用支出計(jì)劃。2.成本核算資料成本費(fèi)用報(bào)銷憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷審批單等，記錄各項(xiàng)成本費(fèi)用的實(shí)際發(fā)生情況。材料采購發(fā)票及清單：詳細(xì)記錄材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、采購日期等信息。人工費(fèi)用核算資料：考勤記錄、工資發(fā)放表、勞務(wù)合同等，用于核算項(xiàng)目人工成本。機(jī)械臺(tái)班費(fèi)用記錄：機(jī)械使用臺(tái)賬、臺(tái)班費(fèi)用結(jié)算單等，反映機(jī)械使用成本。3.成本變更資料設(shè)計(jì)變更通知單：記錄因設(shè)計(jì)變更導(dǎo)致的成本增加或減少情況。工程洽商記錄：涉及工程內(nèi)容、工程量、費(fèi)用調(diào)整等方面的洽商文件。變更費(fèi)用計(jì)算書：對變更引起的成本變動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)計(jì)算的文檔。4.成本控制資料成本分析報(bào)表：定期對項(xiàng)目成本進(jìn)行分析，對比實(shí)際成本與計(jì)劃成本的差異，找出成本變動(dòng)原因。成本控制措施執(zhí)行記錄：如成本節(jié)約獎(jiǎng)勵(lì)記錄、成本超支預(yù)警及處理情況等。（三）項(xiàng)目竣工成本資料1.竣工結(jié)算資料：包括竣工結(jié)算書、工程量計(jì)算書、結(jié)算審核報(bào)告等，確定項(xiàng)目最終的成本結(jié)算金額。2.成本決算資料：全面反映項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工全過程實(shí)際成本支出的決算報(bào)告，包括成本構(gòu)成分析、成本效益分析等。3.項(xiàng)目成本總結(jié)報(bào)告：對項(xiàng)目成本管理工作進(jìn)行總結(jié)，分析經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)建議。三、成本資料的收集（一）職責(zé)分工1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目成本資料的收集工作，協(xié)調(diào)各部門提供相關(guān)資料，并對資料的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行初步審核。2.各部門：按照職責(zé)范圍及時(shí)提供本部門涉及的項(xiàng)目成本資料，如財(cái)務(wù)部門提供費(fèi)用報(bào)銷憑證、采購部門提供材料采購發(fā)票等。3.成本核算人員：協(xié)助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人收集、整理成本資料，對資料進(jìn)行分類、匯總和初步分析。（二）收集要求1.明確資料收集的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保各類成本資料及時(shí)、完整地收集。例如，每月末[具體日期]前收集當(dāng)月的成本費(fèi)用報(bào)銷憑證；項(xiàng)目竣工后[規(guī)定天數(shù)]內(nèi)完成竣工結(jié)算資料的收集等。2.收集的資料應(yīng)真實(shí)、有效，原始憑證必須具備合法的票據(jù)，簽字蓋章齊全。3.對于電子資料，應(yīng)進(jìn)行備份并妥善保存，確保數(shù)據(jù)的安全性和可追溯性。（三）收集流程1.項(xiàng)目啟動(dòng)初期，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制定成本資料收集清單，明確各階段需要收集的資料內(nèi)容和責(zé)任人。2.各部門按照收集清單，定期將本部門的成本資料提交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或成本核算人員。3.成本核算人員對收集到的資料進(jìn)行初步整理，檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性，對不符合要求的資料及時(shí)反饋給相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。四、成本資料的整理（一）整理原則1.分類清晰：按照成本資料的類別進(jìn)行分類整理，便于查找和管理。2.順序規(guī)范：同一類資料按照時(shí)間順序或邏輯順序排列，確保資料的連貫性。3.標(biāo)識(shí)明確：對重要資料或關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，突出重點(diǎn)。（二）整理方法1.紙質(zhì)資料：對收集到的紙質(zhì)發(fā)票、文件等進(jìn)行分類裝訂，附上目錄清單，注明資料名稱、日期、頁碼等信息。2.電子資料：按照文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，文件夾命名應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確，文件命名應(yīng)包含項(xiàng)目名稱、資料內(nèi)容、日期等關(guān)鍵信息。同時(shí)，建立電子資料索引表，方便快速查找。3.成本數(shù)據(jù)：對成本核算過程中涉及的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，建立成本臺(tái)賬，包括成本項(xiàng)目、金額、日期等詳細(xì)信息，并進(jìn)行定期更新。（三）整理流程1.成本核算人員對收集到的成本資料進(jìn)行集中整理，按照分類和整理原則進(jìn)行初步分類和排序。2.對紙質(zhì)資料進(jìn)行裝訂和編目，對電子資料進(jìn)行分類存儲(chǔ)和索引編制。3.將整理好的成本資料提交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對資料的整理質(zhì)量進(jìn)行檢查，確保資料符合要求。五、成本資料的歸檔（一）歸檔范圍1.經(jīng)過整理的項(xiàng)目前期成本資料、項(xiàng)目實(shí)施過程成本資料和項(xiàng)目竣工成本資料均應(yīng)進(jìn)行歸檔。2.與項(xiàng)目成本相關(guān)的其他重要資料，如項(xiàng)目成本管理會(huì)議紀(jì)要、成本分析報(bào)告等也應(yīng)歸檔保存。（二）歸檔要求1.歸檔資料應(yīng)齊全、完整，符合整理要求。2.紙質(zhì)資料應(yīng)采用耐久性好的檔案袋或檔案盒進(jìn)行封裝，注明項(xiàng)目名稱、資料類別、歸檔日期等信息。3.電子資料應(yīng)進(jìn)行刻錄備份或存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器上，并建立相應(yīng)的存儲(chǔ)目錄和索引，確保數(shù)據(jù)的安全性和可訪問性。（三）歸檔流程1.項(xiàng)目竣工后，成本核算人員對項(xiàng)目成本資料進(jìn)行全面整理，形成完整的歸檔資料清單。2.將整理好的歸檔資料提交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核，審核通過后提交至公司檔案管理部門。3.檔案管理部門按照檔案管理規(guī)定對成本資料進(jìn)行接收、登記和歸檔，建立檔案目錄和檢索系統(tǒng)，方便查詢和利用。六、成本資料的保管（一）保管期限1.項(xiàng)目前期成本資料、項(xiàng)目實(shí)施過程成本資料和項(xiàng)目竣工成本資料的保管期限為[具體年限]年，自項(xiàng)目竣工決算完成之日起計(jì)算。2.涉及公司重大決策、重要項(xiàng)目的成本資料應(yīng)長期保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放，確保檔案存放有序，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。同時(shí)，建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，嚴(yán)格控制對電子檔案的訪問。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有損壞、變質(zhì)等情況應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)或復(fù)制等措施。3.對電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（四）借閱與歸還1.因工作需要借閱成本資料的，應(yīng)填寫《成本資料借閱申請表》，注明借閱資料名稱、借閱目的、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還借閱資料，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的成本資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露資料內(nèi)容。如因保管不善造成資料丟失或損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、成本資料的使用（一）使用范圍1.公司內(nèi)部各部門因項(xiàng)目成本核算、分析、控制、決策等工作需要，可查閱和使用項(xiàng)目成本資料。2.外部審計(jì)、稅務(wù)等相關(guān)機(jī)構(gòu)因工作需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)后可查閱項(xiàng)目成本資料。（二）使用流程1.公司內(nèi)部人員查閱成本資料，應(yīng)填寫《成本資料查閱申請表》，注明查閱資料名稱、查閱目的等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外部機(jī)構(gòu)查閱成本資料，需提交正式的查閱申請函，說明查閱目的、查閱范圍等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并對查閱過程進(jìn)行記錄。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的地點(diǎn)查閱成本資料，不得擅自將資料帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄部分資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）數(shù)據(jù)分析與利用1.成本核算人員應(yīng)定期對成本資料進(jìn)行分析，形成成本分析報(bào)告，為項(xiàng)目成本控制和決策提供依據(jù)。2.通過對成本資料的分析，總結(jié)成本管理經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議，不斷完善公司成本管理制度和流程。3.利用成本資料進(jìn)行成本預(yù)測和預(yù)算編制，提高成本管理的前瞻性和科學(xué)性。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對項(xiàng)目成本資料管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、歸檔、保管和使用等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核機(jī)制1.將項(xiàng)目成本資料管理工作