公司預(yù)收款管理制度VIP

公司預(yù)收款管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司預(yù)收款管理，規(guī)范預(yù)收款的收取、使用、核算及監(jiān)督等行為，確保公司資金安全，提高資金使用效率，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)生的預(yù)收款業(yè)務(wù)，包括但不限于銷售商品、提供勞務(wù)等預(yù)收的款項(xiàng)。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：預(yù)收款的收取、使用和管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。2.風(fēng)險(xiǎn)控制原則：對(duì)預(yù)收款業(yè)務(wù)進(jìn)行全過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控，防范和化解潛在風(fēng)險(xiǎn)，確保資金安全。3.權(quán)責(zé)明確原則：明確各部門(mén)在預(yù)收款管理中的職責(zé)和權(quán)限，做到責(zé)任清晰、分工合理。4.效益優(yōu)先原則：在確保資金安全的前提下，合理安排預(yù)收款的使用，提高資金使用效益，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)發(fā)展。二、職責(zé)分工（一）銷售部門(mén)1.負(fù)責(zé)與客戶簽訂銷售合同或協(xié)議，明確預(yù)收款的金額、收款方式、收款時(shí)間、退款條件等條款，并確保合同或協(xié)議符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。2.跟蹤預(yù)收款的到賬情況，及時(shí)與財(cái)務(wù)部門(mén)核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)溝通解決。3.負(fù)責(zé)對(duì)客戶的信用狀況進(jìn)行評(píng)估，合理確定預(yù)收款額度和收款方式，防范信用風(fēng)險(xiǎn)。4.配合財(cái)務(wù)部門(mén)做好預(yù)收款的催款、對(duì)賬等工作，協(xié)助處理客戶關(guān)于預(yù)收款的疑問(wèn)和糾紛。（二）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善預(yù)收款管理制度及相關(guān)財(cái)務(wù)流程，規(guī)范預(yù)收款的會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理。2.審核銷售合同或協(xié)議中有關(guān)預(yù)收款的條款，確保其符合財(cái)務(wù)規(guī)定和公司利益。3.負(fù)責(zé)預(yù)收款的收取、入賬、核算和監(jiān)督工作，及時(shí)準(zhǔn)確記錄預(yù)收款的增減變動(dòng)情況，定期編制預(yù)收款報(bào)表。4.對(duì)預(yù)收款的使用情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控，確保?？顚Ｓ茫匆?guī)定用途使用預(yù)收款。5.定期與銷售部門(mén)核對(duì)預(yù)收款余額，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決差異問(wèn)題，確保賬賬相符、賬實(shí)相符。6.負(fù)責(zé)與客戶進(jìn)行預(yù)收款的對(duì)賬工作，向客戶發(fā)送對(duì)賬單，核對(duì)預(yù)收款余額及交易明細(xì)，處理客戶提出的異議。7.對(duì)逾期未收回的預(yù)收款進(jìn)行分析和預(yù)警，及時(shí)向相關(guān)部門(mén)反饋信息，并配合制定催款措施。（三）業(yè)務(wù)部門(mén)1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，按照公司規(guī)定和審批流程使用預(yù)收款，確保預(yù)收款用于與業(yè)務(wù)相關(guān)的合理支出。2.負(fù)責(zé)提供預(yù)收款使用的相關(guān)資料和證明文件，配合財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核和監(jiān)督。3.對(duì)預(yù)收款使用情況進(jìn)行跟蹤和管理，確保資金使用效益，及時(shí)向財(cái)務(wù)部門(mén)反饋使用進(jìn)度和效果。（四）法務(wù)部門(mén)1.參與審核銷售合同或協(xié)議中有關(guān)預(yù)收款的條款，從法律角度提供專業(yè)意見(jiàn)，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。2.協(xié)助處理預(yù)收款相關(guān)的法律糾紛，提供法律支持和解決方案，維護(hù)公司合法權(quán)益。三、預(yù)收款的收取（一）收款依據(jù)1.銷售部門(mén)應(yīng)根據(jù)與客戶簽訂的銷售合同或協(xié)議作為預(yù)收款收取的依據(jù)。合同或協(xié)議中應(yīng)明確約定預(yù)收款的金額、收款方式、收款時(shí)間等具體條款。2.對(duì)于口頭約定或其他形式的預(yù)收款，必須及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)書(shū)面合同或協(xié)議，并經(jīng)公司授權(quán)人員審批后作為收款依據(jù)。（二）收款方式1.預(yù)收款的收款方式應(yīng)根據(jù)客戶的信用狀況、交易金額、交易習(xí)慣等因素合理確定，常見(jiàn)的收款方式包括銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票、現(xiàn)金等。2.對(duì)于金額較大的預(yù)收款，原則上應(yīng)采用銀行轉(zhuǎn)賬方式收取，以確保資金安全和可追溯性。如因特殊情況需要采用其他收款方式的，需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意。3.嚴(yán)禁銷售人員以個(gè)人名義代收預(yù)收款，如遇客戶要求以現(xiàn)金方式支付預(yù)收款且金額較小的，應(yīng)引導(dǎo)客戶到公司指定的收款地點(diǎn)辦理收款手續(xù)。（三）收款時(shí)間1.銷售部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照銷售合同或協(xié)議約定的收款時(shí)間及時(shí)催收預(yù)收款，確?？铐?xiàng)按時(shí)足額到賬。2.如因客戶原因需要延遲支付預(yù)收款的，銷售部門(mén)應(yīng)提前與客戶溝通協(xié)調(diào)，并向財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)備延遲原因及預(yù)計(jì)收款時(shí)間。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況對(duì)相關(guān)賬務(wù)進(jìn)行調(diào)整。（四）收款流程1.銷售部門(mén)收到客戶支付的預(yù)收款后，應(yīng)及時(shí)開(kāi)具收款收據(jù)或發(fā)票（如符合開(kāi)票條件），并在收款收據(jù)或發(fā)票上注明款項(xiàng)性質(zhì)為預(yù)收款。2.收款收據(jù)或發(fā)票一式多聯(lián)，分別由銷售部門(mén)、客戶、財(cái)務(wù)部門(mén)留存。銷售部門(mén)應(yīng)將收款信息及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)，包括客戶名稱、預(yù)收款金額、收款日期、收款方式等。3.財(cái)務(wù)部門(mén)收到銷售部門(mén)傳遞的收款信息后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)款項(xiàng)到賬無(wú)誤后，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行賬務(wù)處理，將預(yù)收款計(jì)入相應(yīng)的會(huì)計(jì)科目。四、預(yù)收款的使用（一）使用范圍1.預(yù)收款應(yīng)?？顚Ｓ茫饕糜谂c銷售合同或協(xié)議相關(guān)的商品采購(gòu)、生產(chǎn)加工、勞務(wù)提供等業(yè)務(wù)支出，確保預(yù)收款用于滿足業(yè)務(wù)需求，推動(dòng)項(xiàng)目順利進(jìn)行。2.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，預(yù)收款不得用于非相關(guān)業(yè)務(wù)支出，如償還債務(wù)、對(duì)外投資、支付費(fèi)用等。（二）使用審批1.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要使用預(yù)收款時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《預(yù)收款使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明使用用途、金額、支付對(duì)象等信息，并附上相關(guān)的業(yè)務(wù)合同、發(fā)票、采購(gòu)清單等證明文件。2.《預(yù)收款使用申請(qǐng)表》應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批，一般由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人初審，財(cái)務(wù)部門(mén)審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大金額的預(yù)收款使用需經(jīng)總經(jīng)理或董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。3.審批通過(guò)后，業(yè)務(wù)部門(mén)將《預(yù)收款使用申請(qǐng)表》及相關(guān)證明文件提交給財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審批結(jié)果辦理預(yù)收款支付手續(xù)。（三）支付流程1.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審批后的《預(yù)收款使用申請(qǐng)表》，核對(duì)支付對(duì)象信息、金額等內(nèi)容，確保支付信息準(zhǔn)確無(wú)誤。2.對(duì)于采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付的，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照公司銀行賬戶管理規(guī)定辦理轉(zhuǎn)賬手續(xù)，填寫(xiě)付款憑證，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核后，提交銀行進(jìn)行支付操作。3.對(duì)于采用支票、匯票等方式支付的，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照票據(jù)管理規(guī)定開(kāi)具相應(yīng)票據(jù)，并辦理票據(jù)交付手續(xù)，確保票據(jù)安全和可追溯性。4.支付完成后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)登記預(yù)收款使用臺(tái)賬，記錄預(yù)收款的支出日期、金額、支付對(duì)象、用途等信息，并定期與業(yè)務(wù)部門(mén)核對(duì)使用情況。五、預(yù)收款的核算與監(jiān)督（一）會(huì)計(jì)核算1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度和公司財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定，對(duì)預(yù)收款進(jìn)行準(zhǔn)確、及時(shí)的會(huì)計(jì)核算。2.預(yù)收款應(yīng)設(shè)置專門(mén)的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行核算，明細(xì)核算到具體的客戶和業(yè)務(wù)項(xiàng)目，確保賬賬相符、賬實(shí)相符。3.每月末，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)編制預(yù)收款明細(xì)表，詳細(xì)列示預(yù)收款的期初余額、本期增加額、本期減少額及期末余額等信息，并與總賬、明細(xì)賬進(jìn)行核對(duì)。（二）定期核對(duì)1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期與銷售部門(mén)核對(duì)預(yù)收款余額，每月至少核對(duì)一次，確保雙方記錄一致。如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期與客戶進(jìn)行預(yù)收款對(duì)賬工作，每季度至少向客戶發(fā)送一次對(duì)賬單，核對(duì)預(yù)收款余額及交易明細(xì)。如客戶提出異議，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與客戶溝通核實(shí)，查明原因并妥善處理。（三）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)預(yù)收款管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查預(yù)收款的收取、使用、核算等環(huán)節(jié)是否符合公司制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求。2.審計(jì)部門(mén)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注預(yù)收款的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，以及是否存在挪用、截留、侵占預(yù)收款等違規(guī)行為。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（四）風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立預(yù)收款風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對(duì)預(yù)收款的賬齡、余額等情況進(jìn)行分析和監(jiān)控。2.對(duì)于逾期未收回的預(yù)收款，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向銷售部門(mén)發(fā)出預(yù)警通知，銷售部門(mén)應(yīng)采取相應(yīng)的催款措施，如與客戶溝通協(xié)商、發(fā)送催款函等。3.對(duì)于長(zhǎng)期掛賬且預(yù)計(jì)難以收回的預(yù)收款，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并會(huì)同相關(guān)部門(mén)進(jìn)行分析評(píng)估，采取必要的措施進(jìn)行處理，如計(jì)提壞賬準(zhǔn)備、通過(guò)法律途徑追款等。六、預(yù)收款的退款（一）退款條件1.如因銷售合同或協(xié)議變更、終止、解除等原因?qū)е滦枰诉€預(yù)收款的，應(yīng)按照合同或協(xié)議約定的退款條件執(zhí)行。2.如因公司原因需要退還預(yù)收款的，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后辦理退款手續(xù)。（二）退款流程1.銷售部門(mén)收到客戶要求退款的申請(qǐng)后，應(yīng)核實(shí)退款原因及相關(guān)情況，如符合退款條件，應(yīng)填寫(xiě)《預(yù)收款退款申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明退款金額、退款原因、退款對(duì)象等信息，并附上相關(guān)證明文件。2.《預(yù)收款退款申請(qǐng)表》應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批，審批通過(guò)后，銷售部門(mén)將申請(qǐng)表提交給財(cái)務(wù)部門(mén)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審批結(jié)果辦理預(yù)收款退款手續(xù)，如客戶原支付方式為銀行轉(zhuǎn)賬的，應(yīng)通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬方式將款項(xiàng)退還至客戶原付款賬戶；如客戶原支付方式為現(xiàn)金或其他方式的，應(yīng)按照公司規(guī)定的現(xiàn)金管理辦法辦理退款手續(xù)。4.退款完成后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)登記預(yù)收款退款臺(tái)賬，記錄退款日期、退款金額、退款對(duì)象、退款原因等信息，并調(diào)整相關(guān)會(huì)計(jì)賬目。七、罰則（一）對(duì)違反本制度規(guī)定，有下列行為之一的部門(mén)或個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：1.未按規(guī)定收取預(yù)收款，導(dǎo)致公司資金損失的；2.擅自挪用、截留、侵占預(yù)收款的；3.未按規(guī)定使用預(yù)收款，導(dǎo)致預(yù)收款使用不當(dāng)或資金浪費(fèi)的；4.未及時(shí)與客戶核對(duì)預(yù)收款余額，導(dǎo)致賬賬不符、賬實(shí)不符的；5.未按