內(nèi)控手冊-133 訂單與合同管理

13.3訂單與合同管理

1.1概述

規(guī)定了XX股份有限公司集團總部及其下屬公司（下屬公司是指XX股份有限公司投資（參

股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有關(guān)訂單與合同管理方面的具體要求，主

要包括銷售政策的確定，銷售洽談、訂單和合同的審核與簽訂、訂單和合同的留存、歸檔，銷售

確認、發(fā)貨和銷售情況分析評估。

1.2適用范圍

適用于XX股份有限公司集團總部及其卜.屬公司。

1.3相關(guān)制度

客戶信用管理規(guī)定

銷笆管理程序

訂單評審管理規(guī)定

訂單變更作業(yè)指導(dǎo)書

訂單變更流程

合同評審與產(chǎn)品交付流程

預(yù)測分解與資源匹配規(guī)定（待生效文件）

產(chǎn)品交付管理程序

會計核算規(guī)定。

ERP編碼規(guī)則

ERP系統(tǒng)規(guī)則

物流運輸管理規(guī)定。

1.4職責分工

銷售部：負責制定銷售計劃，接收客戶訂單并和客戶談判擬定訂單或合同條款，訂單交期等

事宜，發(fā)貨后簽回裝箱單。

項目組：負責訂單規(guī)格技術(shù)與交期評審。

法律事務(wù)部：負責對客戶合同的條款審核。

商務(wù)管理部/計劃部：負責對客戶的信用評審，確認客戶信用額度：負責訂單交期評審并安

排生產(chǎn)計劃：制定訂單貨物出庫計劃，根據(jù)審批安排出貨，接收客戶收貨確認。

營銷中心經(jīng)理/總經(jīng)理：負責對銷售訂單或合同進行審批。

物流部：負責訂單貨物物流情況。

財務(wù)部：負責確認客戶的信用額度使用情況。

2

1.5流程圖

13.3訂單和合同管理1/2

3

13.3訂單和合同管理2/2

4

1.6控制目標

序號《內(nèi)控手冊》唯一具體控制目標編號控制目標目標類別

I13.3-CT1確保制定合理的銷售政策經(jīng)營效率目標

213.3-CT2確保銷售結(jié)果符合精售計劃經(jīng)營效率目標

313.3-CT3確保銷仰訂單的確認經(jīng)過嚴格審核經(jīng)營效率目標

413.3-CT4確保銷但行為符合國家相關(guān)法律規(guī)定合法合規(guī)目標

513.3-CT5確保銷出訂單與合同條款便夠?qū)崿F(xiàn)經(jīng)營效率目標

613.3-CT6確保銷竹確認與計量準確財務(wù)信息準確性目標

713.3-CT7確保發(fā)覺收到授權(quán)資產(chǎn)保全目標

813.3-CT8確保發(fā)貨按照訂單信崽進行資產(chǎn)保全目標

1.7控制矩陣

會計報表認定

1存在和發(fā)生/真實

對應(yīng)控關(guān)鍵控

風除不相容控制活對應(yīng)制控制痕性；2完整性；3權(quán)利會計報表

風險描述制目標制措瓶關(guān)鍵控制措施

編號職務(wù)動類型度跡與義務(wù)；4估價或分項目

編號編號

攤；5表達和披露

12345

植售政策和信用政集團負貨制定科學(xué)合理的哨售政策和

客戶信

策管理不規(guī)范、不信用政策.規(guī)定客戶管理、信用管理、客戶信

13.3-I3.3-CI3.3-C用管理

科學(xué)導(dǎo)致資產(chǎn)運用合同審批、發(fā)貨管理、收款管理等各預(yù)防型用管理

RI11AI規(guī)定

效率低下，影響集項管理規(guī)范，確保集團銷伸活動再效規(guī)定

團經(jīng)營效率規(guī)范

銷售部門未能制定啻銷中心各部n負責編制下一年度銷

銷售計劃,導(dǎo)致銷售計劃和預(yù)斑,在銷售計劃經(jīng)過低事

13.3-13.3-C13.3C編制/第竹計

傳活動混亂沒有約々審批后部門主管負責將計劃分耕至預(yù)防型

R2T2A2審批劃

束,影響集團經(jīng)營毋?名精仰人員和每個月，確保集團

效率的管資源合理分配，完成銷轡計劃

集團沒有專門人員集團0M部負責跟蹤銷佐計劃的執(zhí)行銷售計

133跟蹤銷售計劃的完13.3-C13.3-C情況，督促銷售部門每個月完成銷售劃考核

發(fā)現(xiàn)型

R3成情況，導(dǎo)致梢售T2A3計劃考核，并對梢售計劃差異原因進表、改進

計劃尢法及時完甘分析，落實改進計劃計劃

6

會計報表認定

1存在和發(fā)生/真實

對應(yīng)控關(guān)鍵控

風除不相容控制活對應(yīng)制控制痕性：2完整性：3權(quán)利會計報表

風險描述制目標制措施關(guān)鍵控制措施

編號職務(wù)動類型度跡與義務(wù)；4估價或分項目

編號編號

攤：5表達和披露

12345

成.影響集團經(jīng)營

效率

俏售合同的簽訂需要經(jīng)過計劃部（商

務(wù)管理部）、財務(wù)部、法律事務(wù)部、研訂單評主營業(yè)務(wù)

1334?1334?經(jīng)辦/訂單評

發(fā)項目部等部門進行價格、信用、法預(yù)防型審管理J收入、應(yīng)收

T3A4評審審表

務(wù)、規(guī)格、交期等評審，只有評審?fù)ㄒ?guī)定賬款

合同的簽訂未經(jīng)正過后的訂單才鎮(zhèn)確認

13.3-確授權(quán),導(dǎo)致資產(chǎn)

損失、舞弊和法律

R4在通過各項評審后，破終由營銷中心訂單評主營業(yè)務(wù)

訴訟，影響集團經(jīng)13.3-C13.3-C經(jīng)辦/銷售訂

負貨人審批，該銷佐訂單才能正式下預(yù)防型審管理J收入、應(yīng)收

營效率T3A5審批單

達規(guī)定賬款

訂單評主營業(yè)務(wù)

I3.3-C13.3C價售的P0訂單經(jīng)過銷售經(jīng)理審批,該經(jīng)辦/訂單坪

預(yù)防型審管理收入、應(yīng)收

T3A6俏售訂單才可以正式下達審批審記錄

規(guī)定賬款

會計報表認定

1存在和發(fā)生/真實

對應(yīng)控關(guān)鍵控

風騷不相容控制活對應(yīng)制控制痕性：2完整性：3權(quán)利會計報表

風險描述制目標制措施關(guān)鍵控制措施

編號職務(wù)動類型度跡與義務(wù)；4估價或分項目

編號編號

攤：5表達和披露

12345

尖團公司負責制定銷件管理程序,現(xiàn)

銷售管

僑偉行為違反了國13.3-CI3.3-C定銷售人員從事銷售工作的相關(guān)流銷售管

預(yù)防型理程序

家的法律、法規(guī)，T4A7程,確保其銷售行為不違反相關(guān)法律理程序

可能導(dǎo)致企業(yè)遭受法規(guī)要求

13.3-

外部處罰、經(jīng)濟損

R5訂單評

央和信譽損失，影梟團審計監(jiān)察部負比定期對鈾當業(yè)務(wù)

13.3C13.3C經(jīng)辦/市管理內(nèi)部審

響集團合法合規(guī)目進行審計,及時發(fā)現(xiàn)可能存在的違法發(fā)現(xiàn)型

T4A8審計規(guī)定計報告

，小行為

在進行信用評審時，財務(wù)部負貢統(tǒng)計

訂單評信用領(lǐng)主營業(yè)務(wù)

集團在評審訂隼13.3-C13.3-C該客戶信用余額以及逾期交款情況，申請/

預(yù)防型審管理度統(tǒng)計J收入、應(yīng)收

時，對于客戶信用T3A9tn果客戶有逾期交款，必須等款項交審批

13.3-規(guī)定表賬款

額度評審把關(guān)不付后才予以發(fā)貨

R6

嚴,導(dǎo)致壞賬從險對于超過信用額度的客戶，原則上不

客戶信信用額主營業(yè)務(wù)

增加,影響集團資13.3913.3-C予發(fā)貨,如果急需發(fā)貨,必須經(jīng)過計申請!

預(yù)防型用管理度統(tǒng)計收入、應(yīng)收

金安全T3A10劃部（商務(wù)管理部）經(jīng)理及集團領(lǐng)導(dǎo)審批

規(guī)定表賬款

審批后才能予以接受

會計報表認定

1存在和發(fā)生/真實

對應(yīng)控關(guān)鍵控

風除不相容控制活對應(yīng)制控制痕性：2完整性：3權(quán)利會計報表

風險描述制目標制措施關(guān)鍵控制措施

編號職務(wù)動類型度跡與義務(wù)；4估價或分項目

編號編號

攤：5表達和披露

12345

訂的變更沒有經(jīng)過

審批,導(dǎo)致集團無訂單變更后訂單管理員負責組織相關(guān)訂單變變更后主林業(yè)務(wù)

13.3-13.3-CI3.3-C經(jīng)辦/

法按照變更后訂單部門進行評審，評審后的訂購取代原預(yù)防型更作業(yè)的箱仰J收入、應(yīng)收

R7T3All審批

進行排產(chǎn),影響集來的訂單,交由相關(guān)部門進行歸檔指導(dǎo)書訂單賬款

團經(jīng)營效率

預(yù)測分

解與資

資源發(fā)生沖突時，

源匹配

沒有對訂單進行排究源發(fā)生沖突時，公H優(yōu)先考慮集團

13.3-I3.3-C13.3-C規(guī)定（待排產(chǎn)計

序,導(dǎo)致無法有效戰(zhàn)略客戶、大客戶、邊際貢獻高的客預(yù)防型

R8T5A12生效文劃

利用集團產(chǎn)能,影戶進行排產(chǎn)

件,訂單

響經(jīng)營效率

評審管

理規(guī)定

9

會計報表認定

1存在和發(fā)生/真實

對應(yīng)控關(guān)鍵控

風除不相容控制活對應(yīng)制控制痕性：2完整性：3權(quán)利會計報表

風險描述制目標制措施關(guān)鍵控制措施

編號職務(wù)動類型度跡與義務(wù)；4估價或分項目

編號編號

攤：5表達和披露

12345

客戶要求集團給予折扣后，業(yè)務(wù)員及

給予客戶的銷售折

時提交折扣申請,經(jīng)過營銷中心經(jīng)理、折扣申

捫未經(jīng)過審批，導(dǎo)訂單評主營業(yè)務(wù)

13.3-13.3-C13.3-C財務(wù)部、集團領(lǐng)導(dǎo)等審批后決定給予申清/清

致銷售折扣可能被預(yù)防型審管理J收入、應(yīng)收

R9T6AI3客戶折扣金額，客戶折扣金額應(yīng)在訂審批悄售訂

業(yè)務(wù)員侵吞，影響規(guī)定賬款

膽中反映,以保證日常發(fā)票和記賬是單

弟團的使金安全

按照折扣后金額執(zhí)行

銷售部門未建立合

集團營銷中心負責建立銷售合同臺

同臺賬，導(dǎo)致無法

13.3-13.3-C13.3-C眩，記錄客戶名稱、合同名稱與箱號、策售合

了解合同簽署和執(zhí)預(yù)防型

RICT5A14合同金額.合同主要條款以及合同履同臺賬

行情況，影的銷售

行情況等信息

恬理效率

銷售合同未進行歸

檔,導(dǎo)致需要的時訂單評銷售合

13.3-13.3-CI3.3-C耨售合同統(tǒng)一歸檔至新務(wù)部,對合同

候無法查閱合同有預(yù)防型審管理同歸檔

RIIT5A15借閱情況進行登記

關(guān)條款，影響％團規(guī)定清單

經(jīng)營效率

10

會計報表認定

1存在和發(fā)生/真實

對應(yīng)控關(guān)鍵控

風除不相容控制活對應(yīng)制控制痕性：2完整性：3權(quán)利會計報表

風險描述制目標制措施關(guān)鍵控制措施

編號職務(wù)動類型度跡與義務(wù)；4估價或分項目

編號編號

攤:5表達和披露

12345

客戶訂單信息未嚴

訂單坪訂單信

13.3-格保存，3致客戶13.3-C13.3-C對客戶訂單信息進行嚴格保護,未經(jīng)

預(yù)防型審管理息存檔

RI2訂單信息泄露，影T4A16授權(quán)不得隨意接觸

規(guī)定情況

響集團聲譽

集團的生產(chǎn)未能滿計劃部負貴跟蹤銷售訂單,在下達銷

足銷售交貨期，導(dǎo)告訂單后，及時將銷隹訂單轉(zhuǎn)化為生0A內(nèi)外

13.3-13.3-C13.3-C訂單變

致到期后無法及時產(chǎn)或采購訂單，控制和協(xié)調(diào)生產(chǎn)計劃預(yù)防型部反饋

RI3T5A17更流程

交付產(chǎn)品,影響集的落實,確保在規(guī)定交期內(nèi)能夠?qū)a(chǎn)流程

團聲譽品交付給客戶

集團沒有及時將銷

計劃部負費跟蹤銷隹訂單，在下達銷

售訂單轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)合同評

督訂單后，及時將銷售訂單轉(zhuǎn)化為生

13.3-計劃，導(dǎo)致無法在13.3-C13.3C審與產(chǎn)OA訂單

產(chǎn)或采購訂單,控制和協(xié)調(diào)生產(chǎn)計劃預(yù)防型

RI4規(guī)定時間內(nèi)完成生T5AI7品交付評審

竹落實，確保在規(guī)定交期內(nèi)能夠?qū)a(chǎn)

產(chǎn),膨響集團及時流程

吊交付給客戶

交貨

會計報表認定

1存在和發(fā)生/真實

對應(yīng)控關(guān)鍵控

風除不相容控制活對應(yīng)制控制痕性：2完整性：3權(quán)利會計報表

風險描述制目標制措施關(guān)鍵控制措施

編號職務(wù)動類型度跡與義務(wù)；4估價或分項目

編號編號

攤:5表達和披露

12345

發(fā)貨程序不規(guī)范或

產(chǎn)品交

各項手續(xù)辦理不齊主林業(yè)務(wù)

13.3-13.3-CI3.3-C集團建立發(fā)貨的管理規(guī)定，規(guī)范各項付管理產(chǎn)品交

金，可能延誤發(fā)貨預(yù)防型J收入、應(yīng)收

RI5TIA18發(fā)貨程序程序付程序

時間，導(dǎo)致企業(yè)形賬款

象受損

未發(fā)貨的商M就確集團按照￡企業(yè)會計準則B中收入確

相關(guān)會

認收入，導(dǎo)致梢告認原則來確認收入，只有在確認風險主營業(yè)務(wù)

13.3-13.3-C13.3C會計核計分錄

收入確認不符合公界州已經(jīng)轉(zhuǎn)移的情況N才能確認銷仰預(yù)防型收入、應(yīng)收

RI6T6A19算規(guī)定以及原

計制度規(guī)定，影響收入的實現(xiàn)，嚴禁對尚未發(fā)貨的商品賬款

始憑證

財務(wù)報表準確性確認收入

發(fā)貨未得到授權(quán)，

弟團訂單管理員下達發(fā)貨通知后，在主營業(yè)務(wù)

13.3-導(dǎo)致集團隨意發(fā)出13.3-C13.3C申請/產(chǎn)品交發(fā)貨申

經(jīng)過計劃部/商務(wù)部和物流部確認審預(yù)防型q收入、應(yīng)收

RI7商品，影響集團資T7A20審批付程序請單

枇后才可笛貪發(fā)運賬款

產(chǎn)保全目標

133精售訂單、發(fā)貨單13.3-CI3.3-C對銷售訂單與發(fā)貨單連續(xù)編號，并由經(jīng)辦/ERP編碼銷售訂主營業(yè)務(wù)

預(yù)防型jV.V/

RI8未連續(xù)嫡號，導(dǎo)致ISA21專職人員定期對訂單與發(fā)貨單的完整審核規(guī)則單、發(fā)貨收入、

會計報表認定

1存在和發(fā)生/真實

對應(yīng)控關(guān)鍵控

風除不相容控制活對應(yīng)制控制痕性：2完整性：3權(quán)利會計報表

風險描述制目標制措施關(guān)鍵控制措施

編號職務(wù)動類型度跡與義務(wù)；4估價或分項目

編號編號

攤：5表達和披露

12345

有部門訂的沒有被性進行審核單應(yīng)收賬款

執(zhí)行.影響集團銷

售計劃實現(xiàn)和資產(chǎn)

利用效率

沒有人對發(fā)貨單與

銷售仃單進行核信息系統(tǒng)自動核時發(fā)貨單與銷售訂單銷售訂主營業(yè)務(wù)

133I3.3-C13.3-CERP系統(tǒng)

對，導(dǎo)致發(fā)出的貨的一致性，由訂單管理員調(diào)查異常產(chǎn)發(fā)現(xiàn)性單、發(fā)貨J■J收入、應(yīng)收

R19T8A22規(guī)則

物與訂單不符.影生的原因單賬款

響集團資產(chǎn)保全

倉庫人員未按照發(fā)

貨單數(shù)量與規(guī)格裝信息系統(tǒng)自動將銷倍訂單和發(fā)貨單進

13.3-運產(chǎn)品，導(dǎo)致集團13.3-C13.3C行匹配，在倉庫管理員按發(fā)貨單備貨經(jīng)辦/ERP系統(tǒng)主營業(yè)務(wù)

發(fā)現(xiàn)型