門房固定電話管理制度

門房固定電話管理制度?（一）目的為加強(qiáng)公司門房固定電話的使用管理，確保通訊暢通，規(guī)范使用行為，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司門房固定電話的使用、維護(hù)及相關(guān)管理活動。（三）基本原則1.確保通訊暢通原則：保證門房電話隨時(shí)能夠正常使用，滿足公司內(nèi)外通訊需求。2.規(guī)范使用原則：嚴(yán)格規(guī)定電話使用范圍、方式，避免濫用和不當(dāng)使用。3.安全保密原則：在通訊過程中注意信息安全和保密，防止公司機(jī)密泄露。二、電話使用管理（一）使用范圍1.主要用于公司與外部單位、客戶的業(yè)務(wù)聯(lián)系，如接收傳真、接聽業(yè)務(wù)咨詢電話等。2.處理與公司內(nèi)部各部門相關(guān)的緊急事務(wù)溝通，如傳達(dá)緊急通知、協(xié)調(diào)緊急工作等。3.為來訪人員提供必要的通訊協(xié)助，如幫助聯(lián)系被訪人員等。（二）使用規(guī)范1.接聽要求電話鈴響三聲內(nèi)必須接聽，禮貌問候："您好，[公司名稱]門房"。認(rèn)真傾聽對方講話，做好記錄，記錄內(nèi)容包括來電時(shí)間、來電人姓名（或單位）、來電事由等。對于咨詢類問題，要耐心解答；對于業(yè)務(wù)辦理類問題，要準(zhǔn)確告知相關(guān)流程和負(fù)責(zé)人；對于緊急事務(wù)，要立即傳達(dá)并跟進(jìn)處理情況。如遇不明來電或無法處理的問題，應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)接給相關(guān)部門或人員，并做好交接記錄。2.撥打要求撥打外線電話前，先確認(rèn)是否為工作所需，避免不必要的私人電話。撥打外線時(shí)，要正確撥號，確保通訊質(zhì)量。如遇占線，應(yīng)稍后再撥。如需轉(zhuǎn)接內(nèi)部電話，應(yīng)準(zhǔn)確告知門房值班人員轉(zhuǎn)接部門和人員姓名，值班人員要及時(shí)、準(zhǔn)確轉(zhuǎn)接。3.傳真收發(fā)接收傳真時(shí)，要及時(shí)查看并確認(rèn)傳真內(nèi)容是否完整。如內(nèi)容不清晰或不完整，應(yīng)及時(shí)與對方聯(lián)系重新發(fā)送。收到傳真后，按照來件內(nèi)容進(jìn)行分類整理，并及時(shí)通知相關(guān)部門或人員領(lǐng)取。重要傳真應(yīng)做好登記留存。發(fā)送傳真時(shí)，要認(rèn)真核對傳真號碼、收件人姓名等信息，確保傳真準(zhǔn)確發(fā)送。發(fā)送后要確認(rèn)傳真是否成功接收。（三）特殊情況處理1.電話故障門房值班人員發(fā)現(xiàn)電話故障（如線路中斷、無法撥號等）時(shí)，應(yīng)立即報(bào)告公司行政部門，并詳細(xì)說明故障情況。行政部門接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系電信維修人員進(jìn)行維修，同時(shí)采取臨時(shí)應(yīng)急措施，如啟用備用通訊設(shè)備（如有）或安排專人傳遞信息，確保通訊不受較大影響。2.緊急通訊需求在遇到緊急情況，如火災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時(shí)，門房值班人員應(yīng)優(yōu)先保障與消防、公安等相關(guān)部門的通訊暢通?？芍苯訐艽蚓o急救援電話，并及時(shí)向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告情況。對于公司內(nèi)部的緊急事務(wù)溝通，要確保信息準(zhǔn)確、及時(shí)傳達(dá)，必要時(shí)可采用多種通訊方式相結(jié)合，如同時(shí)使用對講機(jī)、手機(jī)等。三、電話維護(hù)管理（一）維護(hù)責(zé)任1.公司行政部門負(fù)責(zé)門房固定電話的整體維護(hù)管理工作，包括聯(lián)系電信運(yùn)營商進(jìn)行線路維護(hù)、設(shè)備維修等。2.門房值班人員負(fù)責(zé)電話設(shè)備的日常清潔、簡單故障排查和及時(shí)反饋工作。發(fā)現(xiàn)電話設(shè)備出現(xiàn)異常情況，如按鍵失靈、聲音異常等，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。（二）定期檢查1.行政部門定期（每月至少一次）對門房固定電話進(jìn)行全面檢查，包括線路連接是否正常、設(shè)備運(yùn)行是否良好、通話質(zhì)量是否清晰等。2.檢查內(nèi)容包括：電話線路外觀：查看線路是否有破損、老化、松動等情況。設(shè)備功能：測試電話的撥號、接聽、掛斷、音量調(diào)節(jié)等功能是否正常。通話質(zhì)量：通過撥打不同號碼，檢查通話是否清晰，有無雜音、串音等問題。記錄保存：檢查傳真記錄、通話記錄等是否完整、準(zhǔn)確保存。（三）維修處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的一般性故障，行政部門能自行解決的應(yīng)及時(shí)處理。如無法自行解決，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系電信運(yùn)營商的維修人員進(jìn)行維修，并跟進(jìn)維修進(jìn)度。2.在維修期間，要確保采取有效的臨時(shí)通訊措施，保證公司通訊不受較大影響。3.維修完成后，要對維修情況進(jìn)行記錄，包括故障原因、維修措施、維修時(shí)間等，并對維修效果進(jìn)行驗(yàn)證，確保電話設(shè)備恢復(fù)正常運(yùn)行。四、費(fèi)用管理（一）費(fèi)用構(gòu)成門房固定電話費(fèi)用主要包括月租費(fèi)、通話費(fèi)（含市內(nèi)通話費(fèi)、長途通話費(fèi)、國際通話費(fèi)等）、傳真費(fèi)等。（二）費(fèi)用核算1.電信運(yùn)營商每月定期提供電話費(fèi)用賬單，門房值班人員應(yīng)及時(shí)將賬單提交給行政部門。2.行政部門負(fù)責(zé)對電話費(fèi)用賬單進(jìn)行審核，核對各項(xiàng)費(fèi)用明細(xì)是否準(zhǔn)確無誤，如發(fā)現(xiàn)異常費(fèi)用，應(yīng)及時(shí)與電信運(yùn)營商聯(lián)系核實(shí)。3.審核無誤后，行政部門按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行費(fèi)用核算和報(bào)銷流程。（三）費(fèi)用控制1.行政部門應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際通訊需求，合理選擇電話套餐，盡量降低通訊費(fèi)用支出。2.定期對電話費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，對比不同時(shí)間段的費(fèi)用情況，查找費(fèi)用波動原因，如有不合理的費(fèi)用增長，要及時(shí)采取措施進(jìn)行控制。3.嚴(yán)格控制非工作必要的長途電話、國際電話使用，確因工作需要撥打的，應(yīng)提前按照公司規(guī)定履行審批手續(xù)。五、安全與保密（一）信息安全1.門房值班人員在使用電話通訊過程中，要注意保護(hù)公司信息安全，不得隨意透露公司機(jī)密信息。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等重要信息的通訊內(nèi)容，要嚴(yán)格保密，禁止在非工作場合談?wù)摶騻鞑ァ?.妥善保管傳真記錄、通話記錄等資料，按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存，未經(jīng)授權(quán)不得擅自銷毀或泄露。（二）設(shè)備安全1.門房值班人員要愛護(hù)電話設(shè)備，不得隨意拆卸、損壞設(shè)備。如因人為原因造成設(shè)備損壞，應(yīng)照價(jià)賠償。2.注意電話設(shè)備的用電安全，避免因使用不當(dāng)引發(fā)電氣火災(zāi)等安全事故。離開門房時(shí)，要關(guān)閉電話設(shè)備電源。3.如遇自然災(zāi)害、突發(fā)事故等可能影響電話設(shè)備安全的情況，要及時(shí)采取保護(hù)措施，如轉(zhuǎn)移設(shè)備、切斷電源等，并及時(shí)報(bào)告公司相關(guān)部門。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司行政部門負(fù)責(zé)對門房固定電話的使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，不定期抽查接聽記錄、通話記錄、傳真記錄等，確保電話使用符合規(guī)定。2.設(shè)立意見反饋渠道，鼓勵(lì)公司員工對門房電話使用過程中存在的問題進(jìn)行監(jiān)督和反饋。對于員工的反饋意見，行政部門要及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給相關(guān)人員。（二）考核辦法1.對門房值班人員的電話使用管理工作進(jìn)行考核，考核指標(biāo)包括接聽及時(shí)性、記錄完整性、問題處理效率、費(fèi)用控制情況等。2.考核結(jié)果與績效獎金掛鉤。對于嚴(yán)格遵守制度、工作表現(xiàn)優(yōu)秀的值班人員，給予適當(dāng)獎勵(lì)；對于違反制度、工作失誤較多的值班人員，按照公司績效考核規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)處罰。3.對于因電話使用不當(dāng)給公司造成損失的，要追究相關(guān)人員的責(zé)任，包括經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任和紀(jì)律處分等。七、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)內(nèi)容1.電話使用規(guī)范培訓(xùn)：包括接聽禮儀、撥打要求、傳真收發(fā)流程等方面的培訓(xùn)，確保門房值班人員能夠熟練掌握正確的電話使用方法。2.信息安全與保密培訓(xùn)：向門房值班人員強(qiáng)調(diào)信息安全和保密的重要性，傳授保密知識和技能，防止公司信息泄露。3.設(shè)備操作與維護(hù)培訓(xùn)：對電話設(shè)備的基本操作、常見故障排查及簡單維護(hù)方法進(jìn)行培訓(xùn)，提高值班人員的設(shè)備維護(hù)能力。（二）培訓(xùn)方式1.定期組織集中培訓(xùn)：由行政部門定期（每季度至少一次）組織門房值班人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，邀請專業(yè)人員或內(nèi)部經(jīng)驗(yàn)豐富的人員進(jìn)行授課。2.現(xiàn)場指導(dǎo)：行政部門人員在日常工作中，加強(qiáng)對門房值班人員的現(xiàn)場指導(dǎo)，及時(shí)糾正不規(guī)范的操作行為，解答疑問。3.在線學(xué)習(xí)：提供相關(guān)的學(xué)習(xí)資料，如操作手冊、視頻教程等，供門房值班人員在線學(xué)習(xí)，方便他們隨時(shí)查閱和復(fù)習(xí)。（三）教育要求1.門房值班人員要積極參加公司組織的電話使用管理培訓(xùn)和教育活動，認(rèn)真學(xué)習(xí)相