企業(yè)檔案管理制度

企業(yè)檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：嚴格遵守國家保密法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機構及職責（一）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的職能部門，負責檔案管理工作的組織、協(xié)調和實施，其主要職責包括：1.制定和完善公司檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.指導各部門的檔案管理工作，對兼職檔案員進行培訓。4.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定做好檔案的銷毀工作。5.負責檔案信息化建設，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）各部門兼職檔案員各部門指定專人擔任兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期將檔案移交綜合管理部。其主要職責包括：1.負責本部門檔案材料的收集、積累和整理，確保檔案材料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，對本部門檔案進行分類、編號、裝訂等初步整理工作。3.定期將整理好的檔案移交綜合管理部，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助綜合管理部做好本部門檔案的查詢、借閱等利用工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷過程中形成的各類文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司經(jīng)營活動中形成的合同、協(xié)議、訂單、報價單等業(yè)務文件。3.公司內(nèi)部管理文件，包括行政、人事、財務、采購、銷售等部門的各類規(guī)章制度、通知、報告、計劃、總結等。4.公司重要會議記錄、紀要、決議等文件。5.公司項目開發(fā)、技術研發(fā)過程中形成的各類文件，如項目立項報告、可行性研究報告、設計圖紙、技術方案、測試報告等。6.公司財務報表、審計報告、稅務資料等財務文件。7.公司員工的人事檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、薪酬福利記錄、培訓記錄、考核評價等。8.公司宣傳資料、廣告策劃、市場調研等營銷文件。9.公司獲得的榮譽證書、資質證書、專利證書等相關文件。10.其他具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等。（二）收集要求1.各部門應及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，按照規(guī)定的時間和要求移交綜合管理部。2.檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進行備份存儲。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、編號規(guī)范、排列有序、編目清晰。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般分為行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術類、財務類、人事類、黨群工作類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整和裝訂，保持文件的整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.當年形成的檔案，應在次年上半年完成歸檔。2.對于重大項目或緊急事項形成的檔案，應及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應符合整理要求，確保質量。2.歸檔時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分如下：1.永久保管的檔案：反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案。2.長期保管的檔案：保存期限為16年至50年的檔案。3.短期保管的檔案：保存期限為15年以下的檔案。（四）保管方式1.紙質檔案應存放在專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應安全可靠，并定期進行檢查和維護。3.對于重要的聲像檔案，應采用多種存儲方式進行保存，并建立相應的目錄索引。（五）檔案庫房管理1.檔案庫房應保持整潔、通風良好，溫度和濕度應符合規(guī)定要求。2.檔案架應排列整齊，標識清晰，便于查找和取用檔案。3.檔案庫房應配備必要的消防器材和安全設施，確保檔案安全。4.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確因工作需要進入的，應辦理相關手續(xù)，并在檔案管理人員的陪同下進行。五、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密規(guī)定，確保檔案信息安全。2.本著方便工作、提高效率的原則，為公司各項工作提供服務。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司領導批準，并辦理相關手續(xù)。（三）查閱程序1.公司內(nèi)部員工查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部查閱。2.查閱檔案時，應在檔案管理人員指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱人員應愛護檔案，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。（四）借閱程序1.公司內(nèi)部員工借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負責人和綜合管理部負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上亂寫亂畫，確保檔案安全完整。4.借閱人員歸還檔案時，應認真核對檔案內(nèi)容和數(shù)量，確認無誤后，在《檔案借閱登記表》上簽字。（五）檔案復制1.因工作需要復制檔案的，應填寫《檔案復制申請表》，注明復制內(nèi)容、用途和份數(shù)，經(jīng)綜合管理部負責人簽字同意后，方可復制。2.檔案復制應采用復印、掃描等方式進行，不得擅自更改檔案內(nèi)容。3.復制的檔案應加蓋"復制件"印章，并注明復制日期和出處。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則定期對檔案進行鑒定，準確判定檔案的保存價值，確保檔案的真實性、完整性和系統(tǒng)性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負責人、各部門兼職檔案員及相關業(yè)務人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行逐卷（件）鑒定。2.對于保管期限已滿且確無保存價值的檔案，應提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)公司領導批準后，方可銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責，在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進行，確保檔案徹底銷毀。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀情況報告公司領導。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質檔案進行掃描，形成電子檔案，并建立相應的目錄數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。3.安全保障體系建設：建立檔案信息安全防護機制，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.電子檔案應按照規(guī)定進行分類、編號、存儲，確保其規(guī)范性和完整性。3.定期對檔案信息管理系統(tǒng)進行維護和升級，保證系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體綜合管理部負責對公司檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，定期或不定期對各部門的檔案管理情況進行抽查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情