《M公司人力資源共享服務(wù)中心的構(gòu)建框架設(shè)計(jì)案例報(bào)告》16000字（論文）

M公司人力資源共享服務(wù)中心的構(gòu)建框架設(shè)計(jì)案例報(bào)告目錄TOC\o"1-3"\h\u9200M公司人力資源共享服務(wù)中心的構(gòu)建框架設(shè)計(jì)案例報(bào)告 1155511.1M公司構(gòu)建人力資源共享服務(wù)中心的目標(biāo)和定位 1186091.2M公司構(gòu)建人力資源共享服務(wù)中心的管理架構(gòu)設(shè)計(jì) 2260251.3M公司人力資源流程優(yōu)化 4165161.3.1人力資源流程優(yōu)化的原則 4322861.3.2人力資源流程優(yōu)化的目標(biāo)和方法 5288011.3.3招聘流程的優(yōu)化 658091.3.4考勤流程的優(yōu)化 9284921.3.5員工關(guān)系管理的優(yōu)化 11313371.4人力資源管理信息化升級 13304541.5M公司人力資源共享服務(wù)中心人員配置 20208891.5.1定崗定編 2048621.5.2人員的培養(yǎng)和發(fā)展 23215841.5.3標(biāo)準(zhǔn)化工作的保障 251.1M公司構(gòu)建人力資源共享服務(wù)中心的目標(biāo)和定位根據(jù)集團(tuán)對M公司的業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略，發(fā)揮西安高校資源及人力資本優(yōu)勢，承接總部更多研發(fā)生產(chǎn)項(xiàng)目。M公司的人力資源共享服務(wù)中心不能盲目照搬照抄，而是結(jié)合戰(zhàn)略的基礎(chǔ)上，發(fā)揮人力資源部門在優(yōu)化流程、協(xié)調(diào)資源、員工關(guān)系管理等方面的優(yōu)勢，通過人力整合利用，提高服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)人效提升及聚焦戰(zhàn)略。集中服務(wù)，降低成本。企業(yè)內(nèi)所有業(yè)務(wù)單元的人事行政工作，都應(yīng)該交由資源共享服務(wù)中心，利用資源共享服務(wù)中心，來對各種資源進(jìn)行統(tǒng)一集中處理，在企業(yè)內(nèi)部形成規(guī)模效應(yīng)，同時企業(yè)應(yīng)該解決人員數(shù)量過多的問題，來不斷降低人力資源成本。2）更專業(yè)、更標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)。企業(yè)在內(nèi)部直接制定一樣的服務(wù)要求，培養(yǎng)專業(yè)人士提供專門的服務(wù)。即使各人力資源的標(biāo)準(zhǔn)都不相同，但是企業(yè)同樣應(yīng)該做的公平公正，同時企業(yè)完善執(zhí)行力度，盡量做的統(tǒng)一化管理，以此來提高員工的滿提高，確保企業(yè)在人力資源管理方面有高度統(tǒng)一性。3）提高效率、聚焦戰(zhàn)略。企業(yè)應(yīng)該提高服務(wù)質(zhì)量，打造標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)，同時企業(yè)應(yīng)該重視人力資源效率的提高，企業(yè)的管理層應(yīng)該重視提升員工能力，通過團(tuán)隊(duì)建設(shè)來培養(yǎng)員工的素質(zhì)水平。人力資源共享服務(wù)中心必須以高效率低成本為目標(biāo)，在服務(wù)平臺制定中，應(yīng)該注重人員的穩(wěn)定，在處理重復(fù)性事宜的時候，更應(yīng)該注重節(jié)約時間成本（如圖4-1所示），實(shí)現(xiàn)通過E-HR線上可以處理員工60%的問題、人事行政助理可以處理35%的員工問題、人力資源各業(yè)務(wù)主管要處理的工作量不應(yīng)該超過5%的目標(biāo)。根據(jù)公司實(shí)際情況，再結(jié)合專家學(xué)者的成功經(jīng)驗(yàn)，M公司根據(jù)現(xiàn)狀制定目標(biāo)。M公司構(gòu)建人力資源共享服務(wù)中心包含四個關(guān)鍵步驟：管理架構(gòu)調(diào)整設(shè)計(jì)，根據(jù)架構(gòu)調(diào)整后重新優(yōu)化工作業(yè)務(wù)流程，根據(jù)流程及結(jié)合員工需求進(jìn)行信息化升級，最后進(jìn)行人員配置及培訓(xùn)上崗，這四個關(guān)鍵要素緊密聯(lián)系，缺一不可，人力資源共享服務(wù)中心的構(gòu)建，能夠?qū)⒐竟芾碚吆蛦T工都整合其中，實(shí)現(xiàn)一體化辦公，各部門的問題能夠迅速傳達(dá)，快速處理事務(wù)請求，讓優(yōu)質(zhì)的人力資源服務(wù)觸手可得。圖4-1SSC實(shí)施目標(biāo)圖1.2M公司構(gòu)建人力資源共享服務(wù)中心的管理架構(gòu)設(shè)計(jì)當(dāng)今時代，企業(yè)中絕大部分的技術(shù)都是相通的，都可以引進(jìn)，在企業(yè)運(yùn)行過程中，通常最難解決的問題就是管理問題，整個管理機(jī)制的改革使十分困難的，因?yàn)楣芾砩婕暗娜藛T范圍過于廣泛，每一個流程背后都是每個人的權(quán)力?；贛公司人力資源共享服務(wù)中心的目標(biāo)和定位，人力資源共享服務(wù)中心不僅是標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)的提供者，也是M公司推行人力資源三支柱的第一步和重要環(huán)節(jié)，成就一體式管理的重要一步。M公司各部門直線職能管理方式已經(jīng)不適應(yīng)于現(xiàn)在發(fā)展，如何加強(qiáng)橫向溝通，共同推動制造和研發(fā)部門發(fā)展，才能完成集團(tuán)對于M公司的戰(zhàn)略要求。構(gòu)建人力資源共享服務(wù)中心的目的非常明確，就是為了提高工作效率，節(jié)約人力成本，提高業(yè)務(wù)質(zhì)量，使企業(yè)運(yùn)行更規(guī)范，所以將企業(yè)運(yùn)行中繁瑣不規(guī)范的崗位職責(zé)進(jìn)行梳理，通過設(shè)立人力資源共享服務(wù)中心再不斷細(xì)化每個職能，不斷深入延伸、探討。2019年5月，集團(tuán)對M公司現(xiàn)有組織架構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，采用弱矩陣管理，在集團(tuán)人事行政體系下成立西安平臺管理中心，再向下設(shè)置各分部，全面指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、組織M公司各部門完成公司下達(dá)的方針目標(biāo)，如圖4-2所示：圖4-2M公司優(yōu)化后的組織架構(gòu)圖人力資源服務(wù)部，即人力資源共享服務(wù)中心，將原人事行政部承擔(dān)各模塊中重復(fù)性高、事務(wù)型的考勤、人事管理、入離職辦理、五險(xiǎn)一金繳納、宿舍入住、行政咨詢等人力資源與行政基礎(chǔ)職能納入管理，將公司內(nèi)所有與HR工作相關(guān)員工納入其中，同時接手相關(guān)工作，比如績效統(tǒng)計(jì)、崗前培訓(xùn)等，由人力資源服務(wù)部根據(jù)固定的模式要求提供人力資源服務(wù)，避免以往人力資源機(jī)構(gòu)五花八門的現(xiàn)象，同時更加優(yōu)化人力資源各種服務(wù)，形成更加規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)和要求。而專業(yè)性強(qiáng)的招聘、績效考核、薪酬等模塊由原來人事行政部納入新成立的人力資源管理部。主要職責(zé)囊括以下方面：1）人事變動：幫助員工辦理離職、入職的手續(xù)，簽署勞動合同，選拔內(nèi)部優(yōu)秀員工，處理崗位變動等事宜。M公司是中型企業(yè)，而且公司行業(yè)屬于制造業(yè)，有很多的崗位和員工，所以員工流動關(guān)系較大，人事關(guān)系變化也很快，工作量較重。原來各個部門分開辦理，現(xiàn)在集中專人負(fù)責(zé)入離職手續(xù)辦理，同時兼顧勞動合同到期續(xù)簽、解除等內(nèi)容，不但減少了用人成本及用工風(fēng)險(xiǎn)，而且提升了專業(yè)度和工作效率。2）員工服務(wù)：主要的職責(zé)其一是為員工的健康體檢工作保駕護(hù)航、比如年度體檢工作、員工工傷等，還要專門針對職業(yè)病進(jìn)行檢查、宣傳健康小常識、安排健康分享會等；其二是為員工辦理出入境相關(guān)手續(xù)、根據(jù)員工不同的需求找不同的負(fù)責(zé)人進(jìn)行處理對接；其三是組織員工關(guān)懷活動、員工住宿的安排等；還有部分如果出現(xiàn)投訴的訴求，要認(rèn)真看待，由專門的人進(jìn)行對接交涉、員工處理的業(yè)務(wù)如果有不認(rèn)可的地方，企業(yè)文化建議、部門管理等各方面投訴及優(yōu)化建議。再有，員工關(guān)愛結(jié)合各部門情況，要在一定時期針對員工崗位的不同組織豐富的員工活動，一方面可以讓員工感受到公司的人文關(guān)懷，減輕他們的工作負(fù)擔(dān)，當(dāng)他們以更大的熱情投身工作中，另一方面，適量的員工活動有利于團(tuán)結(jié)員工的力量，營造良好的工作氛圍。3）落實(shí)五險(xiǎn)一金：為員工解決社保、醫(yī)保、工傷等保險(xiǎn)和公積金難題，設(shè)置專人，向員工提供針對五險(xiǎn)一金及其他商業(yè)保險(xiǎn)的繳納、轉(zhuǎn)移、待遇、業(yè)務(wù)咨詢政策解讀。4）員工薪資的發(fā)放：主要職責(zé)就是負(fù)責(zé)員工的月末考勤，工資結(jié)算、績效獎懲等的統(tǒng)籌和結(jié)算。員工每天進(jìn)行公司wift打卡、機(jī)器打卡、臉部識別等，在各部門設(shè)置考勤員負(fù)責(zé)月考勤異常情況處理，確保每個人的薪資正常公平發(fā)放。負(fù)責(zé)薪資計(jì)算的相關(guān)工作人員要緊密聯(lián)系每月的考勤結(jié)果，加上員工每月的補(bǔ)貼以及其他崗位津貼等相關(guān)信息進(jìn)行匯總至E-HR系統(tǒng)，在系統(tǒng)上直接進(jìn)行薪資總額的計(jì)算。每個月工資要按照固定的時間發(fā)放，如果工資發(fā)放的時間正好非工作日，就要提前發(fā)放當(dāng)月的工資，總之工資不能拖欠。5）數(shù)據(jù)收集：具體職能為車間工時、設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)、人員結(jié)構(gòu)等數(shù)據(jù)收集匯總提交至數(shù)據(jù)管理人員進(jìn)行分類分析，對比歷史數(shù)據(jù)及相關(guān)數(shù)據(jù)，得出相關(guān)結(jié)論，為管理提供支持，以此提升效率。6）分子公司支持：主要的職責(zé)就是成立新的子公司分擔(dān)部門人力資源共享服務(wù)中心各個模塊不同的工作。為了維護(hù)公司可以更好運(yùn)行下去，就要將人力資源管理統(tǒng)籌到人力資源共享服務(wù)中，各分子公司的具體職能就是分擔(dān)部分人力資源共享服務(wù)中心需要在本地區(qū)要辦理的業(yè)務(wù)或者是在當(dāng)?shù)亟M織員工關(guān)懷活動等，不需要分擔(dān)人力資源服務(wù)中心本可以處理的業(yè)務(wù)。和傳統(tǒng)人力資源管理中的六大模塊相比，每個模塊的職能都需要有政策的支持，需要有人執(zhí)行政策，有具體的事務(wù)性的支持。但是人力資源共享服務(wù)中心中人力資源角色分工清晰，滿足不同客戶需求，成立HRSSC，集中HR事務(wù)性工作處理，為員工提供標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)，提升效率和效能。M公司人力資源共享平臺的職能設(shè)計(jì)，最小化的流程調(diào)整，從業(yè)務(wù)部門中剝離人力資源工作，降低運(yùn)營成本，建立分子公司時不必考慮人力行政等工作的低成本管理模式，可以充分發(fā)揮了M公司在集團(tuán)的競爭優(yōu)勢，適應(yīng)公司未來5G業(yè)務(wù)的發(fā)展。1.3M公司人力資源流程優(yōu)化企業(yè)在流程優(yōu)化過程中，應(yīng)該明確一個角色的職責(zé)，劃分相應(yīng)的流程，確保企業(yè)的各個流程都能夠得到優(yōu)化，同時企業(yè)在發(fā)展過程中，應(yīng)該重視在每一個流程對決策和評審，從而實(shí)現(xiàn)角色與組織之間的對應(yīng)關(guān)系。企業(yè)在流程優(yōu)化過程中，應(yīng)該制作相應(yīng)的模板表單在這一階段應(yīng)該重視基礎(chǔ)階段的展開，形成階段性流程，提高各個工作環(huán)節(jié)的效率。比如企業(yè)的面試工作的流程，可以根據(jù)角色的實(shí)際情況來設(shè)置子流程，為面試員工提供詳細(xì)的指導(dǎo)，在開展相關(guān)工作時，需要保證為角色提出更高標(biāo)準(zhǔn)的要求。以角色為基礎(chǔ)的子流程往往具有跨部門的特點(diǎn)，在招聘工作過程中企業(yè)管理層應(yīng)該對各個部門的負(fù)責(zé)人提出更高的要求，無論從哪個方面來進(jìn)行流程優(yōu)化，在這個階段都要重視流程中的工作模板和表單。1.3.1人力資源流程優(yōu)化的原則1）“以公司戰(zhàn)略需要為基礎(chǔ)”原則無論是公司的業(yè)務(wù)流程還是人力資源管理過程中的相關(guān)流程，都必須重視與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的結(jié)合，以公司的長遠(yuǎn)發(fā)展為首要目標(biāo)，如果公司業(yè)務(wù)的戰(zhàn)略目標(biāo)不明確，也就導(dǎo)致公司在發(fā)展過程中很難發(fā)揮較高的作用，甚至在長遠(yuǎn)的發(fā)展過程中還會起到反作用影響。2）“科學(xué)方法結(jié)合實(shí)際”原則此過程應(yīng)該結(jié)合公司實(shí)際情況并遵循原理，將復(fù)雜的工作流程優(yōu)化，再利用人力資源設(shè)計(jì)，過程中要充分考慮標(biāo)準(zhǔn)化流程。在企業(yè)的主管管理制度方面，要重視制度的實(shí)施制度，完善管理制度。3）從事務(wù)性人力資源轉(zhuǎn)向業(yè)務(wù)伙伴原則分析目前企業(yè)現(xiàn)有的人力資源流程，我們可以發(fā)現(xiàn)公司人力資源部門的主要任務(wù)是完成各種基礎(chǔ)性的工作，在優(yōu)化人力資源管理流程過程中，需要高度重視人力資源職能角色的轉(zhuǎn)換。通過業(yè)務(wù)伙伴以及領(lǐng)域?qū)＜业霓D(zhuǎn)變，確保公司在經(jīng)營過程中能夠得到基本的幫助。在完善公司基本運(yùn)營過程中，應(yīng)該重視各種流程的運(yùn)轉(zhuǎn)，提高工作效率，確保人力資源流程能夠真正地在企業(yè)的經(jīng)營環(huán)節(jié)過程中做出較大的貢獻(xiàn)，這也是人力資源管理流程工作最需要保證的原則。企業(yè)在發(fā)展過程中應(yīng)該重視人力資源的轉(zhuǎn)型，如果企業(yè)人力資源管理者不能讓自己成為整個組織戰(zhàn)略的核心，那么企業(yè)的技術(shù)性工作和事務(wù)性工作就會分離，無法保證企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展。4）“優(yōu)化而非推翻”原則在優(yōu)化企業(yè)人力資源管理流程過程中，公司內(nèi)部會受到巨大阻力，同時公司內(nèi)部也會面臨較大的風(fēng)險(xiǎn)。分析M公司的實(shí)際情況，結(jié)合M公司的發(fā)展歷程，進(jìn)行徹底的優(yōu)化，首先應(yīng)該優(yōu)化公司的人力資源管理流程，確保在優(yōu)化的過程中能夠不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷提高公司的發(fā)展速度。1.3.2人力資源流程優(yōu)化的目標(biāo)和方法在人力資源流程優(yōu)化過程中，應(yīng)該將最基本的工作妥善處理，撤銷不必要的程序，企業(yè)在發(fā)展過程中應(yīng)該重視精簡化管理，明確各個流程節(jié)點(diǎn)的責(zé)任人和相關(guān)權(quán)限。在企業(yè)發(fā)展過程中，應(yīng)該重視優(yōu)化崗位職能，確保員工在管理過程中具有完善的規(guī)章制度。企業(yè)應(yīng)該重視信息集成，通過設(shè)置規(guī)范的考核標(biāo)準(zhǔn)來控制相應(yīng)節(jié)點(diǎn)，保證管理制度的完善，在企業(yè)發(fā)展過程中，應(yīng)該控制不同流程的質(zhì)量防止各個環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤。流程優(yōu)化，是為了提高經(jīng)濟(jì)效益，通過合理科學(xué)改變流程時長、資源投入和成本消耗量這三種因素的邏輯關(guān)系，達(dá)到效益的最大化，根據(jù)實(shí)際情況和相應(yīng)的理論基礎(chǔ)，不斷改進(jìn)，調(diào)整為一個最優(yōu)化最令人滿意的方案，其中最重要的具體目標(biāo)是時間優(yōu)化和資源優(yōu)化。時間優(yōu)化是指快速有效的進(jìn)行工作，首先判斷工作是否緊急，先完成關(guān)鍵性工作，壓縮關(guān)鍵工作的時間，進(jìn)而縮短整個流程時間，同時出現(xiàn)大量的關(guān)鍵工作時，對總持續(xù)時間進(jìn)行同等時間的壓縮，就可以高效的縮短時間，提高工作質(zhì)量。資源優(yōu)化是指資源按照時間的分布，來調(diào)整工作之間的邏輯關(guān)系，降低成本、勞動投入，進(jìn)而提高工作效率。在分析M公司的流程優(yōu)化過程中，主要應(yīng)該重視M公司基本工作流程的效率提升，撤銷不必要的程序，明確各個流程節(jié)點(diǎn)的責(zé)任人權(quán)限，同時在優(yōu)化M公司崗位職能時，要實(shí)現(xiàn)信息集成共享規(guī)范考核制度，增加企業(yè)內(nèi)驅(qū)動力，從而提高管理的效率。流程優(yōu)化的眾多方式中，DMAIC模型在應(yīng)用過程中更是企業(yè)質(zhì)量的提升；ESIA分析法在應(yīng)用過程中更重視顧客價(jià)值鏈上的價(jià)值分配；SDCA循環(huán)更重視對企業(yè)內(nèi)部管理體系進(jìn)行完善；對工序進(jìn)行優(yōu)化，最為常見的是ECRS分析法，減少無效的程序，提高生產(chǎn)效率。結(jié)合相應(yīng)的實(shí)際狀況，E是指取消（Eliminate），考慮到某些工作是否重要，有無可能取消：C是指合并（Combine），將兩個或多個相同或者相關(guān)的程序合并到一起，避免重復(fù)工作。R是指重排（Rearrange），對工作的先后順序進(jìn)行重新組合，先做關(guān)鍵或者緊急的工作，提高工作效率。S是指簡化（Simplify），對一個復(fù)雜的工作進(jìn)行取消、合并、重組之后變?yōu)楹唵蔚墓ぷ?，這個方法可以大大的縮短工作時間，消除浪費(fèi)，達(dá)到人力資源最優(yōu)化，提高效率，改善工作質(zhì)量。在調(diào)研結(jié)果的基礎(chǔ)上通過ECRS方法進(jìn)行分析M公司當(dāng)前人力資源管理落實(shí)到具體的流程和環(huán)節(jié)上究竟出現(xiàn)哪些問題和不足之處，根據(jù)流程出現(xiàn)的各種問題進(jìn)行優(yōu)化，提高企業(yè)的發(fā)展效率。1.3.3招聘流程的優(yōu)化組織架構(gòu)調(diào)整前，M公司的招聘的流程包括增補(bǔ)審批子流程、面試子流程、入職審批子流程，如圖4-3所示，招聘前用人部門提需求，經(jīng)過不同層級審批通過；HR招聘人員根據(jù)用人需求選擇合適的招聘渠道進(jìn)行邀約面試、現(xiàn)場面試、確認(rèn)錄用及背調(diào)；招聘完成后人事行政助理完成入職審批流程并辦理員工入職。按照這一流程，如制造部門需要招聘一名一線工人，線下紙質(zhì)簽單，從發(fā)起增補(bǔ)到人員入職，不含招聘時間，僅流程審批正常情況需要5個工作日，經(jīng)常出現(xiàn)因人員不足造成產(chǎn)線工序不平衡，甚至是停線，極大地影響了生產(chǎn)效率。同時復(fù)雜的流程也消耗了時間成本和人力資源投入，急需進(jìn)行優(yōu)化。圖4-3M公司招聘流程優(yōu)化的目的是節(jié)約人力成本，提高工作效率，基于ECRS的流程優(yōu)化方法，刪除招聘流程中不必要的子流程，取消不必要的審批，明確流程責(zé)任歸屬，進(jìn)一步提高招聘流程的效率。通過梳理發(fā)現(xiàn)，一線普工走入職審批的流程無審批意義，整個面試的流程缺乏規(guī)范，入職審批流程可以簡化。具體招聘流程問題點(diǎn)對應(yīng)的優(yōu)化方案如下：取消——一線入職審批流程優(yōu)化前：現(xiàn)有的一線普工需提前走入職審批的環(huán)節(jié)，審批流程需要部門、事業(yè)部及人力資源，至少2個工作日。優(yōu)化后：經(jīng)過分析一線普工的定薪都是最低工資標(biāo)準(zhǔn)，人員入職前都是經(jīng)過部門面試通過的，部門、事業(yè)部簽字沒有實(shí)質(zhì)的意義。鑒于以上情況，直接取消一線普工入職審批的環(huán)節(jié)，面試通過后體檢，由人事行政助理給員工辦理手續(xù)并簽訂合同，同時安排員工順利上班，具體的定薪直接由薪酬組進(jìn)行，不需要入職審批作為依據(jù)。2）重排——面試規(guī)范化表4-1優(yōu)化前后的面試流程關(guān)注點(diǎn)流程優(yōu)化前流程優(yōu)化后有無工作文件及相關(guān)流程相關(guān)流程都沒有形成規(guī)范，隨意性強(qiáng)有從面試邀約——面試——錄用——背調(diào)——入職擔(dān)保整個流程有無相關(guān)話術(shù)無電話邀約話術(shù)、崗位介紹話術(shù)、薪資福利話術(shù)、約定面試時間話術(shù)等有無規(guī)范模板無《面試邀約郵件》、《錄用確認(rèn)書》、《報(bào)道條》、《背景調(diào)查報(bào)告》有無存檔備案要求無所有的記錄需要保存以備查用如上表4-1所示，進(jìn)行流程優(yōu)化前整個面試的流程都是由招聘人員隨意發(fā)揮，沒有規(guī)范性的要求，這樣會帶來兩個問題：一是一些錯誤的方式一直沿用下來，二是給應(yīng)聘者的感受不好，顯得公司特別的不規(guī)范（比如：面試邀約沒有禮貌，發(fā)offer不專業(yè)等問題）。優(yōu)化后的流程中，從面試邀約一直到錄用、背調(diào)，整個過程中對話術(shù)進(jìn)行規(guī)范，相關(guān)發(fā)至候選人的郵件等都有模板要求、背調(diào)也有具體的模板和背調(diào)內(nèi)容的要求，人事行政助理按照既定的規(guī)范進(jìn)行執(zhí)行操作，這樣一來不僅僅規(guī)范了工作，減少了因操作不規(guī)范帶來的麻煩，同時也提高了整個招聘工作效率和專業(yè)性。3）簡化——入職審批簽字流程，如圖4-3所示：圖4-4M公司優(yōu)化前后的入職審批流程優(yōu)化前：新員工面試成功后走入職審批周期大概需要7-10天，帶來兩大問題：一是候選人等不及而造成的流失，二是業(yè)務(wù)部門著急用人，但人員卻不能及時到位，從而影響部門業(yè)務(wù)開展及業(yè)務(wù)部門的滿意度。優(yōu)化后：梳理整個流程，從人選確定——助理提入職審批——業(yè)務(wù)部門內(nèi)部簽字——西安當(dāng)?shù)厝肆炞帧耸滦姓笨偛煤炞?，簡化總部人力簽字且?guī)范每一步的簽字周期時長，同時在助理提單后先提交招聘組進(jìn)行確認(rèn)，資料、格式等合格后再安排讓部門簽字，以免造成簽完字后發(fā)現(xiàn)單據(jù)有問題需要重新提單的重復(fù)流程，最終擬制了《入職審批簽字周期規(guī)范》，整個入職審批流保證在5個工作日內(nèi)完成，各部門人事行政助理可以根據(jù)其簽字周期進(jìn)行入職審批單的跟催，提高其效率。綜上所述，通過ECRS的流程優(yōu)化方法，招聘流程的優(yōu)化主要從以下方面對其進(jìn)行優(yōu)化，具體如表4-2所示：表4-2招聘流程優(yōu)化方案E取消C合并R重排S簡化取消一線普工走入職審批的環(huán)節(jié)無合并環(huán)節(jié)規(guī)范重排招聘中的《面試規(guī)范化》簡化入職審批簽字流程1.3.4考勤流程的優(yōu)化考勤是人力資源中最容易被人忽視和不重視的點(diǎn)，但是整個考勤環(huán)節(jié)卻和每個員工的工資直接掛鉤，人事考勤沒有規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)很容易出現(xiàn)人為操作，最終導(dǎo)致員工對考勤制度的不滿意和投訴。考勤流程包含員工上下班簽卡、外出審批、請假審批、加班審批等。優(yōu)化過程應(yīng)以降低處理時長，節(jié)約人力成本的同時，提高工作效率，基于ECRS的方法，應(yīng)該將不必要的流程取消，同時新增或者重組個別工作流程，進(jìn)一步提高工作效率。通過梳理現(xiàn)有考勤流程，發(fā)現(xiàn)存在簽卡審批流程、請假審批流程復(fù)雜及加班申請不規(guī)范的問題，具體考勤流程問題點(diǎn)對應(yīng)的優(yōu)化方案如下：取消——考勤簽卡事業(yè)部環(huán)節(jié)，如圖4-5所示：圖4-5M公司優(yōu)化前后的簽卡審批流優(yōu)化前：員工因公外出、忘打卡或考勤異常等原因?qū)е碌奈创蚩ㄑa(bǔ)卡均需員工本人、部門領(lǐng)導(dǎo)和事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)審批。優(yōu)化后：經(jīng)過調(diào)研分析后發(fā)現(xiàn)，事業(yè)部人數(shù)較多，領(lǐng)導(dǎo)無須過于關(guān)注二級下屬，存在流程無意義，且占用領(lǐng)導(dǎo)時間。因此優(yōu)化后直接取消事業(yè)部簽字，人事行政助理根據(jù)直接上級簽字審核的單據(jù)進(jìn)行補(bǔ)卡，不僅節(jié)約了事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)和人事行政助理時間，而且簡化了流程，提高了效率。2）重排——加班申請流程規(guī)范表4-3優(yōu)化前后的加班申請流程關(guān)注點(diǎn)流程優(yōu)化前流程優(yōu)化后有無工作文件或管理規(guī)定僅有《非一線員工加班管理細(xì)則》有《加班申請流程規(guī)范》有無檢查審核責(zé)任無增加檢查審核人及未按期申報(bào)的處理辦法有無考核責(zé)任無加入到助理的月度考核中如上表4-3所示，原加班申請僅有《非一線員工加班管理細(xì)則》，遺漏了一線員工加班申報(bào)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，同時申報(bào)的及時性和準(zhǔn)確性無人審核，有些部門一天處理，有些部門一周處理，也存在一些部門先加班后補(bǔ)數(shù)據(jù)的不規(guī)范行為。優(yōu)化后的流程，增加了一線員工加班規(guī)范，明確了申請人和審核人的責(zé)任及相關(guān)注意事項(xiàng)，明確了人事行政助理當(dāng)天申報(bào)加班并跟進(jìn)審批流程，保證在加班前完成系統(tǒng)的申報(bào)，確?？勺匪莓?dāng)天的加班人員，而非加班后再去申報(bào)。3）簡化——請假審批流，如圖4-6所示：圖4-6M公司優(yōu)化前后的請假審批流優(yōu)化前：員工連續(xù)請假3天以上需要部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，5天以上需要人事行政副總裁簽字，不僅流程長浪費(fèi)時間，同時也給領(lǐng)導(dǎo)們增加了很大的工作量。優(yōu)化后：根據(jù)不同請假時長員工的狀態(tài)和對工作影響，評估整個請假流程，對請假的審批進(jìn)行了流程梳理及簡化：1天請假僅需部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，1天—3天請假簽至事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)，3天—10天請假簽至主管領(lǐng)導(dǎo)，10天以上請假簽至人事行政副總裁。綜上所述，通過ECRS的流程優(yōu)化方法，考勤流程的優(yōu)化主要從以下方面對其進(jìn)行優(yōu)化，如表4-4所示：表4-4考勤流程優(yōu)化方案E取消C合并R重排S簡化取消簽卡事業(yè)部簽字環(huán)節(jié)無合并環(huán)節(jié)規(guī)范重排加班申請流程簡化請假審批流1.3.5員工關(guān)系管理的優(yōu)化員工關(guān)系是整個人力資源管理及企業(yè)文化的綜合體現(xiàn)，具體包括企業(yè)文化建設(shè)、員工紀(jì)律管理、員工投訴等。但M公司無具體流程，都是在遇到事情的時候請示領(lǐng)導(dǎo)如何處理，出現(xiàn)疲于救火，工作效率低的現(xiàn)象。優(yōu)化的目的在于節(jié)約人力資源，提高工作效率，基于ECRS的流程優(yōu)化方法梳理，發(fā)現(xiàn)員工投訴處理流程缺失、一線普工辭職審批流程復(fù)雜，具體員工關(guān)系管理的問題點(diǎn)對應(yīng)的優(yōu)化方案如下：重排——員工投訴處理流程表4-5優(yōu)化前后的員工投訴處理流程關(guān)注點(diǎn)流程優(yōu)化前流程優(yōu)化后有無投訴記錄無增加《員工投訴事項(xiàng)處理表》、《員工意見及投訴處理記錄》有無投訴渠道任意規(guī)范員工投訴渠道有無回復(fù)時限無投訴收到后7個工作日反饋處理結(jié)果有無存檔記錄無有如上表4-5所示，M公司原來沒有投訴處理流程，員工投訴沒有渠道，一旦發(fā)現(xiàn)問題就是大事，而領(lǐng)導(dǎo)在處理這類緊急事件無時間了解根因，只能就事論事，先解決眼前問題，會最終導(dǎo)致公司的雇主品牌受到巨大影響，也就無法真正改善企業(yè)與員工的關(guān)系。通過設(shè)置信訪舉報(bào)箱、投訴電話、投訴郵箱、微信公眾號及面對面等多種形式收集員工投訴，同步建立員工投訴處理流程，具體如圖4-7所示，投訴受理人收到投訴后，填寫《員工投訴事項(xiàng)處理表》，并在七日內(nèi)回復(fù)處理結(jié)果，對已經(jīng)處理解決的投訴資料進(jìn)行歸檔保存，并登記到《員工意見及投訴處理記錄》中，最終由人事行政助理負(fù)責(zé)存檔，其他部門的人未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)無權(quán)查看。圖4-7M公司員工投訴處理流程2）簡化——一線普工辭職審批流，如圖4-7所示：優(yōu)化后優(yōu)化后圖4-7M公司優(yōu)化前后的一線離職手續(xù)辦理流程優(yōu)化前：員工辭職需要走《離職手續(xù)辦理單》，部門助理開具考勤確認(rèn)表后由員工本人自行走流程，找對應(yīng)的部門進(jìn)行確認(rèn)簽字，最終員工本人簽字確認(rèn)后提交離職單至招聘負(fù)責(zé)人處，離職手續(xù)即辦理完成。針對一線普工，中間的簽字存在不知道找誰、不認(rèn)識人的情況，整個離職辦理難度較大。優(yōu)化后：針對此問題，對一線普工的離職簽字流程進(jìn)行了簡化，一部分（部門負(fù)責(zé)人簽字、考勤確認(rèn)、退宿、退飯卡）由員工本人走流程，另一部分（事業(yè)部、會計(jì)、人力資源）由人事行政助理代辦，所有需要退回人力資源的資料統(tǒng)一提交人事行政助理，最終由人事行政助理統(tǒng)一給相關(guān)負(fù)責(zé)人。這樣不僅僅提升了人力資源的服務(wù)度而且簡化了流程，幫助員工節(jié)省了時間。綜上所述，通過ECRS的流程優(yōu)化方法，員工關(guān)系管理的優(yōu)化主要從以下方面對其進(jìn)行優(yōu)化方案，如表4-6所示。表4-6員工關(guān)系變更流程優(yōu)化方案E取消C合并R重排S簡化無取消環(huán)節(jié)無合并環(huán)節(jié)梳理員工投訴處理流程簡化一線普工辭職簽字1.4人力資源管理信息化升級目前關(guān)于人力資源管理系統(tǒng)主要依賴于電子信息技術(shù)，這個技術(shù)可以將人力資源管理的每個方面更深層次地進(jìn)行剖析，通過該技術(shù)能夠讓企業(yè)實(shí)現(xiàn)線上流程化管理，具有自動化的特點(diǎn)。利用人力資源管理系統(tǒng)能夠讓企業(yè)管理者工作簡化，還能減少HR工作的重復(fù)環(huán)節(jié)。在如今企業(yè)發(fā)展過程中，更應(yīng)該重視人力資源工作者日常工作質(zhì)量的提升，利用人力資源管理系統(tǒng)，可以從企業(yè)的人事部門將大量的信息進(jìn)行收集，分析企業(yè)的管理問題，同時制定合理的解決方案，并上交于管理層，供管理層分析以便做出決策。在人力資源管理系統(tǒng)優(yōu)化過程中，應(yīng)該重視向知識型員工提供幫助。我國員工，特別是中西部欠發(fā)達(dá)地區(qū)的員工習(xí)慣于面對面的服務(wù)，主要就是信息技術(shù)的普及不夠。為了提升公司的效率水平，M公司在2009年就購買了人力資源管理系統(tǒng)，利用人力資源管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)考勤、薪酬自動核算，一定程度上提升了人力資源從業(yè)者自身工作效率，但未能滿足員工和管理者的需求，多年的小修小改已經(jīng)難以滿足此次人力資源共享平臺的構(gòu)建，必須切合實(shí)際的進(jìn)行更深層次的優(yōu)化，才能滿足企業(yè)的管理需求。在原有E-HR版本覆蓋業(yè)務(wù)模塊和功能的基礎(chǔ)上（如表4-7所示），結(jié)合此次新的流程優(yōu)化，升級原有基礎(chǔ)業(yè)務(wù)模塊的操作流程，并且擴(kuò)展和完善更多的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)模塊。通過工作流程驅(qū)動，將HR信息通過經(jīng)理平臺、員工自助進(jìn)行信息互動，同時結(jié)合通信行業(yè)特色和需求，提供多種HR解決方案，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化的流程，參考關(guān)鍵性的指標(biāo)數(shù)據(jù)，實(shí)時優(yōu)化決策。同時通過電腦端、手機(jī)端同步向員工及管理者展示。通過人力資源部門、IT部門及供應(yīng)商顧問多次討論，匯總出具體各業(yè)務(wù)模塊的功能升級點(diǎn)及藍(lán)圖（如表4-8所示），下面選擇此次信息化升級的一個重點(diǎn)項(xiàng)目人事管理進(jìn)行詳細(xì)分析其流程優(yōu)化。

表4-7M公司E-HR系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)功能模塊功能概述組織機(jī)構(gòu)管理主要是用來進(jìn)行企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)的樹狀模型管理，可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際運(yùn)營情況，自由靈活的改變企業(yè)的架構(gòu)體系，如部門新增、刪除、作廢、合并、拆分等。人事管理對員工的資料進(jìn)行管理，同時對員工在管理過程中發(fā)生的一切調(diào)配變動的操作，主要業(yè)務(wù)是員工入離職管理、員工變動管理、員工動態(tài)信息管理、職業(yè)健康附表登記管理等等。合同管理對員工的勞動合同進(jìn)行時間段的登記管理，通過查詢方式進(jìn)行篩選，然后進(jìn)行相應(yīng)的合同續(xù)簽、終止等操作。薪酬管理通過系統(tǒng)對企業(yè)員工（含勞務(wù)派遣員工）的薪資進(jìn)行準(zhǔn)確的核算、發(fā)放、EXCEL報(bào)盤、打印加密工資條等操作。保險(xiǎn)管理目前是通過和社保局的社保繳費(fèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)內(nèi)工資的核算?？记诠芾硗ㄟ^門禁道閘系統(tǒng)，對員工的刷卡數(shù)據(jù)進(jìn)行自動的收集，然后通過系統(tǒng)對員工的出勤進(jìn)行日結(jié)果分析和月結(jié)果匯總，最終為薪酬核算提供月出勤數(shù)據(jù)進(jìn)行工資核算。休假管理根據(jù)國家勞動法規(guī)，對員工的年假進(jìn)行自動計(jì)算及管理的過程。宿舍管理通過宿舍登記情況，進(jìn)行宿舍的費(fèi)用管理及員工費(fèi)用分?jǐn)傉鬯?，并將員人分?jǐn)傎M(fèi)用匯總引入到薪酬模塊運(yùn)算。計(jì)件管理登記物料計(jì)件的情況，只記錄每月員工的計(jì)件量，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)錄入情況問卷調(diào)查可通過系統(tǒng)自定義問卷調(diào)查模板，發(fā)起調(diào)查統(tǒng)計(jì)結(jié)果績效管理對員工的績效考核成績管理，每季度進(jìn)行員工考核，考核成績通過各指標(biāo)占比及系數(shù)得出，最終考核分?jǐn)?shù)直接引入工資計(jì)算。培訓(xùn)管理目前只記錄培訓(xùn)的相關(guān)課題、講師以及參訓(xùn)人員記錄目標(biāo)管理默認(rèn)業(yè)務(wù)功能，未正常使用此模塊功能招聘管理默認(rèn)業(yè)務(wù)功能，未正常使用此模塊功能崗位規(guī)則對崗位進(jìn)行層級規(guī)劃，崗位編制管理。同時將崗位掛靠到部門，進(jìn)行崗位超缺編提醒表4-8各業(yè)務(wù)模塊功能升級表藍(lán)圖設(shè)計(jì)系統(tǒng)改善新增功能組織機(jī)構(gòu)管理1點(diǎn)7點(diǎn)人事管理2點(diǎn)8點(diǎn)合同管理6點(diǎn)5點(diǎn)薪酬管理1點(diǎn)3點(diǎn)社保管理4點(diǎn)2點(diǎn)考勤管理2點(diǎn)4點(diǎn)績效管理2點(diǎn)2點(diǎn)崗職位管理0點(diǎn)4點(diǎn)1）現(xiàn)有功能概述：目前M公司的人事管理主要是借助于軟件來進(jìn)行信息管理的，日常管理內(nèi)容包含：（1）人員的入職流程管理新入職員工持二代身份證在人事行政助理處做系統(tǒng)登記——>手工錄入招聘專員提供錄取人員的入職登記表——>掃描或復(fù)印各種證件資料——>指紋登記——>照片——>進(jìn)一步完善個人資料，如員工提供原單位離職證明，如無法提供，則需要員工當(dāng)面簽署保證書。（2）人員的信息資料和檔案資料的管理目前人員的基本信息、相片、個別動態(tài)人員附表是在E-HR系統(tǒng)里進(jìn)行管理，主要是通過手工的維護(hù)，而其他各種掃描復(fù)印等證件類信息，目前是完全的手工紙張式管理，一旦需要查找資料，都需要在檔案室里面手工調(diào)閱。（3）人員調(diào)配變動管理在實(shí)際的人員管理中，可能存在員工因工作調(diào)動等因素帶來的調(diào)配變動，常見的有晉升、加薪、部門內(nèi)異動、跨部門異動、離職、其它個別重要項(xiàng)目變動等。所以針對這些變動，都必須通過一定的調(diào)配變動的操作動作，來改變其相關(guān)屬性。但是目前的問題是，原來的系統(tǒng)中，調(diào)配變動無法帶來變動記錄的動態(tài)管理（即變動操作后，無法記錄變動前后的數(shù)據(jù)信息），往往需要操作人員先變動再登記，容易造成變動記錄遺漏登記或錯誤登記等問題產(chǎn)生。2）系統(tǒng)改善：升級后的人力資源人事模塊的業(yè)務(wù)流程還是按照上述流程來實(shí)現(xiàn)，具體的流程根據(jù)提交表單進(jìn)行開發(fā)實(shí)現(xiàn)。另外E-HR系統(tǒng)主要是在操作、表單打印、記錄保存方面提供更為便捷的功能，具體表現(xiàn)在：（1）對于部分項(xiàng)目需要中英文對照的要求，我們將建立對應(yīng)的項(xiàng)目對應(yīng)規(guī)則，輸入了中文內(nèi)容，另外一個項(xiàng)目自動英文對照，達(dá)到免錄和保證信息準(zhǔn)確的要求。（2）實(shí)現(xiàn)新入職員工的試用期日期的自動處理，同時對于某些員工的特殊周期試用期，增加另外一個“試用期到期手工日期”項(xiàng)目，計(jì)算試用期轉(zhuǎn)正的，手工日期優(yōu)先級最高。如圖4-8所示：圖4-8系統(tǒng)處理轉(zhuǎn)正日期和手工轉(zhuǎn)正日期3）新增功能點(diǎn)：（1）新入職人員的登記表，由應(yīng)聘者在面試初的環(huán)節(jié)來通過電腦系統(tǒng)錄入，新的系統(tǒng)將根據(jù)現(xiàn)有的“入職登記表”格式，將相關(guān)信息實(shí)現(xiàn)電子化。一旦招聘錄用后，人事專員無需輸入大量的簡歷信息，直接一鍵就可以完成入職資料的遷移。圖4-9入職登記表電子化樣例（2）對于電子化的“入職登記表”，我們將通過相關(guān)的規(guī)則來約束數(shù)據(jù)的規(guī)范性，比如某些項(xiàng)目的必填（不填就保存不了）、某些項(xiàng)目的必選（只能從下拉選項(xiàng)中選擇錄入），這樣可以絕對保證信息的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如圖4-9所示中，*表示必填，有下拉選項(xiàng)的表示必選，如不填不選就無法提交保存。（3）通過文件高拍儀外設(shè)，實(shí)現(xiàn)目前所有可視化的資料的電子化管理，如身份證、證件、合同附件、簽名保證書等等，都可以一鍵拍攝，所有的信息都保存在服務(wù)器的指定目錄，并可以隨時調(diào)閱。（4）根據(jù)公司實(shí)際情況，定義好各種文本來的表單、文書等格式，直接調(diào)用打印，如自動生成打印離職證明格式。如圖4-10所示：圖4-10直接在系統(tǒng)內(nèi)套打各種文書、報(bào)表（5）為適應(yīng)目前大環(huán)境招工困難的問題，增加“離職再入職”的業(yè)務(wù)流程變動，按照行業(yè)規(guī)則，離職再入職一般包含兩種：再入職、離職返職（返聘）。如圖4-11所示：再入職：重新登記入司日期，工齡重新計(jì)算。離職返聘：保留之前的入司日期，原工齡繼續(xù)保留。集團(tuán)內(nèi)入職：保留入集團(tuán)日期，工齡按照入集團(tuán)日期計(jì)算，并重新登記入司日期。圖4-11再入職業(yè)務(wù)（6）梳理離職類型和離職原因的分類，通過設(shè)置變動必填項(xiàng)，來規(guī)范離職錄入，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)的離職率分析和離職原因分析的數(shù)據(jù)報(bào)表。如圖4-12所示：圖4-12離職率分析報(bào)表樣例（7）通過攝像頭可以實(shí)現(xiàn)入職拍照，大小裁剪。（8）通過流程中心實(shí)現(xiàn)入職、離職、轉(zhuǎn)正、異動等線上電子流程審批。目前系統(tǒng)提供人事流程如下入職審批流、離職申請流、離職手續(xù)交接、轉(zhuǎn)正申請、人員動態(tài)通過對“人事管理”模塊的改善和功能點(diǎn)新增，將徹底改變員工入職資料登記的工作，讓人事行政助理能夠更輕松更便捷的實(shí)現(xiàn)入職登記。同時借助于電子化的手段，實(shí)現(xiàn)完全電子版檔案證件資料的管理。另外系統(tǒng)預(yù)埋更多的文書報(bào)表，可以一鍵執(zhí)行并打印，通過上述改善可以提高人事專員的工作效率，提高數(shù)據(jù)的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。另外對于人員在系統(tǒng)中的各種變動、離職等操作做到更準(zhǔn)確更便捷的歷史記錄操作，增加再入職功能備用，增加離職原因分析和離職率分析的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。1.5M公司人力資源共享服務(wù)中心人員配置1.5.1定崗定編如何合理有效的配置人力資源共享服務(wù)中心的人員，這個分配在一定程度上會影響人力資源共享服務(wù)中心能否構(gòu)建起來，甚至還會對人力資源成本以及實(shí)際服務(wù)效果產(chǎn)生影響。根據(jù)M公司人力資源共享服務(wù)中心的職能，設(shè)置人事行政助理崗位，根據(jù)崗位業(yè)務(wù)性質(zhì)內(nèi)容，按職能等級對應(yīng)為初級、中級、高級。初級人事行政助理是指在他人指導(dǎo)下進(jìn)行單一領(lǐng)域工作開展；管理過程中應(yīng)該正確理解崗位的相應(yīng)政策，確保在領(lǐng)域內(nèi)能夠準(zhǔn)確執(zhí)行各個程序環(huán)節(jié)，高級人事助理必須掌握某一領(lǐng)域的特殊知識，同時在運(yùn)作過程中能夠?qū)υ擃I(lǐng)域的運(yùn)作流程提出合理化建議，具體的職責(zé)范圍如下所示：1）崗位職責(zé)：負(fù)責(zé)所服務(wù)部門的人力資源及行政相關(guān)基礎(chǔ)類工作，具體包含：（1）人力資源及行政制度的宣導(dǎo)及各項(xiàng)稽查，包括配合所服務(wù)部門或車間宣導(dǎo)及執(zhí)行最新修訂制度內(nèi)容；日常員工行為準(zhǔn)則宣導(dǎo)及執(zhí)行，如車間辦公室工作規(guī)范、廠牌佩帶、工衣穿著要求等；員工考勤宣導(dǎo)，如上下班打卡、加班、請假等；每天車間日巡查、加班稽查及協(xié)助配合各項(xiàng)稽查工作。（2）人力資源具體業(yè)務(wù)：每天09:00前車間出勤報(bào)表發(fā)送；每天16:00前調(diào)試計(jì)件系統(tǒng)錄入核算（針對射頻車間）；服務(wù)部門日常考勤處理（排班、考勤異常、請假、加班）；員工離職手續(xù)指引、辦理；每月1號完成上月月結(jié)、工資計(jì)提核算相關(guān)數(shù)據(jù)；每月3號提交上月《月結(jié)確認(rèn)表》、《加班超時審批表》、《職工月考核評分表》；每月6日提交上月工資相關(guān)數(shù)據(jù)；每月10號提交當(dāng)月上崗證考核相關(guān)資料，負(fù)責(zé)新員工崗位培訓(xùn)及上崗證發(fā)放跟蹤；每月15號提交下月《轉(zhuǎn)正確認(rèn)表》、《合同續(xù)簽確認(rèn)表》當(dāng)月《試用期員工正式聘用考核表》；每月28號提交當(dāng)月新入職人員《入職審批表》；每月月底倒數(shù)第二個工作日提交轉(zhuǎn)正、入職定級表；根據(jù)部門需求提交員工《員工動態(tài)審批表》、《增補(bǔ)單申請表》及《入職審批》等；協(xié)助服務(wù)部門及車間新員工入職培訓(xùn)工作。（3）行政具體業(yè)務(wù)：每月4號對服務(wù)車間員工車輛出入證信息匯總提交；每月20號對服務(wù)部門勞保、辦公用品審核、提報(bào)；物業(yè)、設(shè)備、工程類按需提單申報(bào)；所服務(wù)部門固定資產(chǎn)巡檢、日常管理維護(hù)；協(xié)助所服務(wù)部門會議準(zhǔn)備、用車安排；協(xié)助公司各項(xiàng)活動宣導(dǎo)、組織及落實(shí)。（4）人事行政后勤支持：每天人事行政類文件會簽；收集、匯總及反饋所服務(wù)部門車間員工合理意見；完成所服務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)交辦的人事行政相關(guān)業(yè)務(wù)；負(fù)責(zé)及時與所服務(wù)部門、人事行政系統(tǒng)的溝通和協(xié)調(diào)。（5）發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)痛點(diǎn)：人事行政助理不僅要做好服務(wù)，更要發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)部門問題，提供合理化判斷意見，關(guān)注業(yè)務(wù)匹配度。比如：部門增補(bǔ)一人，人事行政助理可根據(jù)部門的運(yùn)營管理及員工狀態(tài)判斷是否需要增補(bǔ)，關(guān)注人員匹配度，從而控制人力成本，提高人員效率。（6）提案改善：業(yè)務(wù)逐漸規(guī)范化后，人事行政助理要轉(zhuǎn)變工作思路，重點(diǎn)發(fā)現(xiàn)所服務(wù)部門的一些問題，每人每月結(jié)合所服務(wù)部門現(xiàn)實(shí)情況提出問題點(diǎn)，并按照自己的思考方式提出解決方案，在下月中旬針對各問題點(diǎn)及對應(yīng)方案進(jìn)行溝通討論尋求最佳解決方案，為業(yè)務(wù)部門管理提出合理化意見，為人力行政業(yè)務(wù)提供管理支持，同時激發(fā)人事行政助理從執(zhí)行層到思考層面的轉(zhuǎn)變，提升自身能力。比如：研發(fā)強(qiáng)制加班、考勤打卡繁瑣、勞保用品不全面等提案改善，目前均在落實(shí)當(dāng)中。2）經(jīng)驗(yàn)（1）學(xué)歷：大學(xué)?？埔陨稀＃?）工作經(jīng)驗(yàn)：不同級別，需有不同的經(jīng)驗(yàn)要求，如表4-9所示：表4-9各級人事行政助理工作經(jīng)驗(yàn)要求表資格級別工作經(jīng)驗(yàn)初級人事行政助理新員工中級人事行政助理初級同崗位半年以上經(jīng)驗(yàn)高級人事行政助理中級同崗位半年以上經(jīng)驗(yàn)3）素質(zhì)不同級別，需有不同的素質(zhì)要求，主要從細(xì)心度、責(zé)任心等方面進(jìn)行分析，具體素質(zhì)要求如下，如表4-10所示：表4-10各級人事行政助理素質(zhì)要求表M司人力資源共享服務(wù)中心設(shè)置面臨的一個重要問題是人事行政助理的定編。人事行政助理的配置打破之前的以“部門定編”，實(shí)現(xiàn)更人性化、專業(yè)化的以“服務(wù)對象定編”，通過其從業(yè)人員數(shù)量與服務(wù)對象數(shù)量的比值來反映，人事行政助理的配置與以下幾個因素有關(guān)：①服務(wù)對象的規(guī)模。人事行政助理的人數(shù)與業(yè)務(wù)部門服務(wù)人數(shù)的規(guī)模成正相關(guān)。業(yè)務(wù)部門服務(wù)人數(shù)增加，會推動其規(guī)模不斷擴(kuò)大,隨即也需要更多的人事行政助理。②人力資源服務(wù)的覆蓋范圍。例如研發(fā)部門所覆蓋的服務(wù)范圍相比制造部門有所增加，所需要的人事行政助理的需求也不斷上升。③信息化條件。M公司在人力資源共享服務(wù)中心的人力資源管理工作中，大多數(shù)都是較為基礎(chǔ)性的工作，這些工作都有一定的套路模板，已經(jīng)可以按照一定的規(guī)范化程序在電子信息中直接呈現(xiàn)，尤其當(dāng)前人力資源管理工作大多數(shù)可以通過人力資源共享服務(wù)系統(tǒng)直接完成。這樣不僅有利于提高共組效率，還有利于節(jié)約人力成本，減少人力資源專員的配置。參考行業(yè)及M公司過往經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合不同部門及辦公場地情況，M公司一個人事行政助理服務(wù)75-120名員工，人事行政助理全面覆蓋所服務(wù)部門的人力行政工作，員工所有人力行政業(yè)務(wù)均由人事行政助理辦理，人力行政各業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人將不再受理員工個人業(yè)務(wù)，僅支持人事行政助理的工作。具體配置如圖4-13所示：圖4-13人事行政助理配置轉(zhuǎn)變對比圖1.5.2人員的培養(yǎng)和發(fā)展1）崗位培訓(xùn)為使新入職人事行政助理對公司有一個全方位的了解，對其進(jìn)行培訓(xùn)，向其傳播企業(yè)文化，告知其崗位工作任務(wù)，以及任務(wù)完成技巧等，使新入職人事行政助理盡快熟悉公司，能夠快速獨(dú)立完成崗位職責(zé)，同時悉知人事制度、人事表單及相關(guān)文件會簽流程，M公司對新入職人事行政助理開展1個月的入職培訓(xùn)，包括兩周理論基礎(chǔ)知識學(xué)習(xí)，以及兩周的崗位實(shí)戰(zhàn)練習(xí)，每周培訓(xùn)任務(wù)如下：第1周：第1天了解企業(yè)文化，主要包括公司發(fā)展歷程、發(fā)展計(jì)劃以及現(xiàn)狀等，同時培訓(xùn)公司構(gòu)成，講解各部門職責(zé)以及員工所享受的公司福利政策等等；第2天培訓(xùn)公司用人制度，主要以員工守則為主，獎懲條例、費(fèi)用報(bào)銷流程等相關(guān)工作信息；第3、4天新員工對《人事行政助理工作指引》、《人事行政助理管理制度》、《人事行政助理說明書》、公司人事制度及流程、各種人事表單等資料進(jìn)行學(xué)習(xí)；第5天培訓(xùn)人員對以上資料進(jìn)行考核并講解答疑。第2周：第1天上午對考勤、加班及員工入離職手續(xù)進(jìn)行講解，下午新入職人事行政助理自行消化理解，培訓(xùn)人員進(jìn)行答疑；第2天上午對員工在職期間各種異動手續(xù)辦理進(jìn)行講解，包括員工動態(tài)、員工轉(zhuǎn)正、合同續(xù)簽，下午新入職人事行政助理自行消化理解，培訓(xùn)人員進(jìn)行答疑；第3天上午對員工考核、勞保用品及辦公用品的申請與領(lǐng)用進(jìn)行講解，下午同樣為培訓(xùn)人員答疑；第4天對新入職人事行政助理需要涉及的相關(guān)工作整體進(jìn)行梳理；第5天培訓(xùn)人員對以上資料進(jìn)行考核并講解答疑。第3、4周：新入職人事行政助理到服務(wù)部門進(jìn)行實(shí)際操作培訓(xùn)，將所有培訓(xùn)過的內(nèi)容運(yùn)用到實(shí)際中，由專職培訓(xùn)人員指導(dǎo)，將工作中遇到的問題進(jìn)行一一解決，最終達(dá)到能獨(dú)立完成各項(xiàng)人事行政助理崗位要求。人事行政助理入職培訓(xùn)采用脫崗培訓(xùn)和在崗培訓(xùn)的方式，脫崗培訓(xùn)由人力資源服務(wù)部專人進(jìn)行一對一培訓(xùn)，在崗培訓(xùn)將新入職人事行政助理分配到要服務(wù)的部門，由人力資源服務(wù)部專人對其已有的理論基礎(chǔ)與工作崗位所要求的技能進(jìn)行結(jié)合，綜合實(shí)踐培訓(xùn)，找出差距，采用一對一的方式進(jìn)行培訓(xùn)，同時挖掘新員工個人能力，為其確定工作方向。2）定期輪崗員工長時期處于同一環(huán)境中，很容易對目前工作產(chǎn)生疲憊心理，定期的輪崗可以讓員工產(chǎn)生新鮮感，可以接觸更多的業(yè)務(wù)知識和不同的員工，去了解業(yè)務(wù)部門的需求，同時對個人能力提升也是一種挑戰(zhàn)。制定定期輪崗計(jì)劃，讓不同部門的人事行政助理進(jìn)行定期輪崗，比如：射頻車間的人事行政助理和天線