城市投資建設集團接待工作管理制度

1總則為樹立公司的良好形象，擴大公司對外聯(lián)系和交流，使接待工作規(guī)范、有序，特制定本制度。接待工作的原則是：熱情周到、講究禮儀、勤儉節(jié)約、統(tǒng)一協(xié)調(diào)。本制度適用于公司重大活動、會議等的接待工作。2管理職責辦公室為公司接待工作的歸口管理部門，負責接待工作的安排和管理，擬定重要來賓的接待計劃，協(xié)調(diào)相關部門落實接待任務，提供后勤保障。公司辦公室分管領導，負責審核接待計劃、協(xié)調(diào)有關接待事項及接待費用，報總經(jīng)理審批。公司各部門負責本部門的接待工作；每月統(tǒng)計接待情況報辦公室登記備案；同時應完成公司安排的各項接待任務。3類型與標準..23.5本辦法所指接待對象，按來訪事由不同，主要分成以下幾種類型：公務來訪a)政府職能部門、行業(yè)主管部門工作人員來公司檢查工作；b)項目合作項目部來公司洽談工作事宜；c)有合作意向的投資項目部、金融機構來公司考察；參觀來訪a)各級黨政機關領導來公司視察工作；b)各地機關、企事業(yè)項目部來公司參觀考察；c)購房客戶參觀考察。會議活動來訪應邀前來參加公司會議、活動的各級領導、專家、新聞記者等。其他來訪客人。按接待對象級別不同和對公司業(yè)務的影響不同，分為重要來賓和一般來賓。招待原則和標準：參觀接待根據(jù)需要安排招待用餐； 住宿標準：a)一般來訪客人安排公司簽訂協(xié)議的酒店普通標準間；b)公司領導出面接待的外地重要來賓住宿，由辦公室根據(jù)需要安排。用車標準：一般公務來訪，根據(jù)情況需安排用車的，由辦公室統(tǒng)一調(diào)度；列入計劃的重要來賓來訪用車，公司應優(yōu)先予以保證，車型、駕駛員、用車天數(shù)等內(nèi)容應事先在接待計劃中明確。接待規(guī)格：重要來賓可安排對口業(yè)務的分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理出面接待會晤；其他來賓根據(jù)情況由相關人員接待。4計劃與準備.......4.8辦公室在接到公司領導通知或相關項目部重要來訪預約時，應做書面登記。對重要來賓接待，須在詳細了解接待要求的基礎上擬定接待計劃，排出日程安排表，報總經(jīng)理審定后及時通知相關部門和領導；對一般來賓酌情安排業(yè)務對口部門接待；公司各部門在接到重要來訪預約后，須填寫《接待申請單》(見附件)報辦公室，并協(xié)助擬定接待計劃。需公司領導出面、辦公室協(xié)調(diào)的重要接待一般應提前2天告知辦公室；對時間緊迫的臨時重要接待任務，可先在電話中請示，并經(jīng)總經(jīng)理同意，在完成接待后補辦手續(xù)。重要來訪接待計劃應載明以下內(nèi)容：接待類別：公務來訪、參觀、參加會議或其他。來賓基本情況a)來訪項目部名稱、領導姓名、職務等；b)來訪具體時間、人數(shù)，當?shù)嘏阃瑏碓L的領導和人數(shù)；c)來訪的目的和要求；d)在本地逗留的天數(shù)。具體接待安排a)明確主要接待的部門，相關配合的部門，接待人員分工及職責，出面接待的領導和陪同人員；b)參觀線路或洽談、舉行活動的場所；c)費用預算。重要接待計劃還應考慮以下內(nèi)容：是否安排車輛接送；是否需要會場布置，包括花卉、煙茶、音響設備、投影設備、領導席箋、橫幅等；是否制作歡迎牌、指示牌；是否安排禮儀；是否需要邀請新聞媒體和草擬新聞通稿；是否安排攝影攝像；是否需要準備公司宣傳資料；是否宴請，包括宴請時間、地點、參加人員、標準；是否安排住宿，是否在房內(nèi)放置鮮花水果；是否安排游覽、購物、娛樂；是否需要贈送禮品；其它需要說明的事項。對重要參觀來訪，主要接待部門應按計劃通知參加會晤的領導、陪同人員、落實會晤時間及場所。確定來賓訪問路線并檢查相關設施，確保電梯安全完好，環(huán)境、樓道、洗手間清潔，歡迎牌的設置和內(nèi)容正確，攝像機、照相機電源充足。對重要公務來訪或會議來訪，主要接待部門應根據(jù)計劃和來賓要求，提前預訂好來賓下榻的賓館；根據(jù)計劃預訂宴請的酒店；依據(jù)所定用餐標準，安排迎合來賓地方口味的飯菜及煙酒、飲料；根據(jù)計劃確定游覽路線、購物商場、娛樂項目；定制的禮品要保證質(zhì)量。對大型會議或活動的來訪接待，主辦部門應事先準備公司簡介等相關資料；檢查會場水電、桌椅、投影儀、音響等設施；安排禮儀人員，準備簽到冊、名片盒等。辦公室按接待人數(shù)調(diào)度安排接待所需車輛，并留有余地；須保證車輛清潔，安全性能良好；公司車輛應服從辦公室的統(tǒng)一調(diào)度。5行為規(guī)范.5.35.4接待禮儀：儀表：面容清潔，衣著得體；舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方；言語：語氣溫和，禮貌文雅；態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。接待程序中要注意把握迎候時間，提前等候于公司門口或車站機場；接待人員引見介紹主賓時，要注意順序；接受名片時，要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中；過走廊時，通常走在客人的右前方，不時左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說“這邊請”；進電梯時要告訴客人上幾樓，讓客人先進，先出；客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，再主人，先領導，后同事；送客時根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至大門口、汽車旁，招手待客人遠去，方可離開。接待中涉及機要事務、秘密文電、重要會議，要特別注意保密；接待中既要熟練介紹公司情況，又要注意內(nèi)外有別，嚴守本項目部商業(yè)機密；對不宜攝影攝像的場合，應向參觀人員說明。接待中應厲行節(jié)約，精打細算，不擺闊氣，不講排場，不奢侈浪費。6接待費用與信息反饋6.16.2公司各部門的接待費用在公司業(yè)務費中列支。接待人員于完成接待任務后3天內(nèi)，按財務報銷流程報總經(jīng)理審批。接待人員應及時撰寫重要來訪信息稿交辦公室；將與來訪者交流中取得的信息匯總整理，提取其中對公司有價值的信息交有關部門