浙江省人才市場流動人員人事檔案管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化手冊

浙江省人才服務(wù)機(jī)構(gòu)流動人員人事檔案

管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化手冊

（討論稿）

一、范圍

本手冊規(guī)定了流動人員人事檔案的接受、信息錄入、材料歸

檔、查閱、整理、數(shù)字化加工、庫房管理、出具各類人事證明、

轉(zhuǎn)出等業(yè)務(wù)的內(nèi)容、流程及規(guī)定。

本手冊合用于浙江省省、市、縣人才服務(wù)機(jī)構(gòu)流動人員人事

檔案管理管理服務(wù)業(yè)務(wù)。

二、政策依據(jù)

中組部、國家檔案局《干部檔案工作條例》（組通字[199]13

號）

中組部、人事部《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》（人發(fā)

[1996]118號）

中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)[2023]12

號）

中組部《干部檔案整理工作細(xì)則》（組通字號）

中共浙江省委組織部浙江省人力資源和社會保障廳關(guān)于印

發(fā)《浙江省流動人員人事檔案工作服務(wù)規(guī)范》的告知（浙人社發(fā)

[2023]3號）

中共浙江省委組織部浙江省人力資源和社會保障廳浙江省

教育廳《關(guān)于加強(qiáng)流動人員人事檔案規(guī)范管理的告知》（浙人社

發(fā)[2023]204號）

三、工作內(nèi)容及規(guī)定

（一）檔案接受

1、檔案接受工作應(yīng)由省、市、縣人才服務(wù)機(jī)構(gòu)（以下簡稱

各服務(wù)窗口）進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)接受工作。

2、各服務(wù)窗口應(yīng)在服務(wù)場合醒目位置公示《告知單》（見附

錄A）,提供業(yè)務(wù)征詢服務(wù)，根據(jù)需要提供《服務(wù)指南》（見附錄

B）等。

3、接受人員應(yīng)按照檔案接受工作流程（見附錄C.1）及檔

案接受制度（見附錄D.1）,進(jìn)行人事檔案的接受審核及登記。

（二）檔案信息錄入

1、檔案信息錄入工作由各服務(wù)窗口或后臺錄入部門進(jìn)行，

由專人負(fù)責(zé)信息錄入工作。

2、信息錄入人員應(yīng)根據(jù)檔案材料記載內(nèi)容和檔案信息錄入

內(nèi)容規(guī)定（見附錄E）,如實(shí)錄入檔案數(shù)據(jù)庫。

3、信息錄入人員應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，避免差錯和漏掉。錄入完畢

后應(yīng)進(jìn)行核對，保證檔案信息的完整準(zhǔn)確。

（三）材料歸檔

1、材料歸檔工作由各服務(wù)窗口受理，由專人負(fù)責(zé)材料歸檔

工作。

2、材料接受人員應(yīng)按照檔案材料歸檔工作流程（見附錄C.

2）及材料收集歸檔制度（見附錄D.2）、鑒別歸檔制度（見附錄

D.3）,對歸檔材料進(jìn)行審核登記。

3、接受人員應(yīng)認(rèn)真鑒別、嚴(yán)格審核，對不屬于歸檔范圍或

不符合歸檔規(guī)定的材料不予接受。

4、庫房管理人員歸檔時應(yīng)認(rèn)真核對姓名、出生年月、檔案

號等信息，保證材料準(zhǔn)確歸檔。

（四）檔案整理

1、檔案整理工作由各服務(wù)窗口或后臺整理部門進(jìn)行，由專

人負(fù)責(zé)檔案整理工作。

2、整理人員應(yīng)按照檔案整理工作流程（見附錄C.3）,進(jìn)行

分類、鑒別、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂等工作。

3、整理應(yīng)按照檔案整理制度（見附錄D.4）進(jìn)行，做到認(rèn)

真鑒別、分類準(zhǔn)確、排列有序、目錄清楚、裝訂整齊，使每卷檔

案達(dá)成完整、真實(shí)、精煉、實(shí)用的規(guī)定。

（五）數(shù)字化加工

1、數(shù)字化加工工作由數(shù)字化加工部門進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)數(shù)

字化加工工作。

2、數(shù)字化加工人員應(yīng)按照數(shù)字化加工工作流程（見附錄C.

4）,進(jìn)行材料掃描、圖像解決、圖像檢測、數(shù)據(jù)掛接、驗(yàn)收官核

等工作。

3、數(shù)字化加工應(yīng)根據(jù)數(shù)字化加工制度（見附錄D.5）進(jìn)行，

做到檔案圖像數(shù)捱與紙質(zhì)檔案完全相應(yīng)，保證檔案實(shí)物和檔案信

息的安全保密。

（六）庫房管理

1、庫房管理工作由各服務(wù)窗口或后臺庫房管理部門進(jìn)行，

由專人負(fù)責(zé)檔案庫房管理工作。

2、庫房管理人員應(yīng)接照檔案庫房管理工作流程（見附錄C.

5）及檔案保管保密制度（見附錄D.6）,進(jìn)行庫房管理工作。

3、應(yīng)保持檔案庫房的清潔，配備必要的設(shè)施（見附錄F）,

采用安全措施，以符合防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫

規(guī)定。

4、應(yīng)根據(jù)檔案檢查核對制度（見附錄D.7）每年將檔案實(shí)

物與檔案名冊、檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行核對，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

（七）檔案查閱服務(wù)

1、檔案查閱服務(wù)由各服務(wù)窗口進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)檔案查閱

服務(wù)工作。

2、查閱服務(wù)人員應(yīng)按照檔案查閱工作流程（見附錄C.6）

及檔案查閱制度（見附錄D.8）,提供人事檔案查閱服務(wù)。

3、應(yīng)保證檔案材料不被涂改、圈劃、抽取、撤換，檔案內(nèi)

容不被泄漏或擅自向外公布。

4、應(yīng)保證檔案內(nèi)容不應(yīng)被擅自復(fù)制、拍攝。查閱單位確因

工作需要從檔案中取證的，應(yīng)說明理由，經(jīng)檔案管理部門審核批

準(zhǔn)后復(fù)制或拍攝。

5、檔案一般不外借。如必須外借的，應(yīng)由借閱單位說明理

由，經(jīng)人才市場（人才服務(wù)中心）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理登記手續(xù),

并限期歸還。

（八）出具各類人事證明

1、出具各類人事證明工作業(yè)務(wù)由各服務(wù)窗口進(jìn)行，由專人

負(fù)責(zé)出具證明工作。

2、出具證明人員應(yīng)按照出具各類人事證明工作流程（見附

錄C.7）,根據(jù)檔案實(shí)際記載內(nèi)容出具證明。檔案中無記載的，

補(bǔ)齊相關(guān)材料后出具。確需復(fù)印檔案材料作為旁證的，應(yīng)在復(fù)印

件上注明用途及復(fù)印日期，并加蓋公章。

3、出具的證明通過郵寄或本人轉(zhuǎn)交的，應(yīng)嚴(yán)密包封并加蓋

密封章。

（九）檔案轉(zhuǎn)出

1、檔案轉(zhuǎn)出工作由各服務(wù)窗口進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)出工作。

2、轉(zhuǎn)出人員應(yīng)按照人事檔案轉(zhuǎn)出工作流程（見附錄C.8）

及檔案轉(zhuǎn)遞制度（見附錄D.9）,進(jìn)行人事檔案轉(zhuǎn)出審核，保證

轉(zhuǎn)出檔案準(zhǔn)確無誤。

3、轉(zhuǎn)出審核檔案時應(yīng)仔細(xì)核對姓名、出生年月、身份證號

等相關(guān)信息，避免因同名同姓轉(zhuǎn)錯檔案。

4、戶口或黨組織關(guān)系掛靠人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的，須先行轉(zhuǎn)出。

四、工作流程

流動人員人事檔案管理服務(wù)工作流程見附錄Co

五、工作表格

流動人員人事檔案管理服務(wù)工作常用表格見附錄G。

附錄A（規(guī)范性附錄）

流動人員人事檔案管理服務(wù)告知單

—\服務(wù)依據(jù)

1、《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》（人發(fā)[1996]118號）

2、中共浙江省委組織部浙江省人力資源和社會保障廳關(guān)于

印發(fā)《浙江省流動人員人事檔案工作服務(wù)規(guī)范》的告知（浙人社

發(fā)[2023]3號）

3、中共浙江省委組織部浙江省人力資源和社會保障廳浙江

省教育廳《關(guān)于加強(qiáng)流動人員人事檔案規(guī)范管理的告知》（浙人

社發(fā)[2023]204號）

二、流動人員人事檔案范圍

1、辭職或被辭退的機(jī)關(guān)工作人員、企事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人

員和管理人員的人事檔案；

2、與用人單位解除勞動協(xié)議或聘用協(xié)議的專業(yè)技術(shù)人員和

管理人員的人事檔案；

3、待業(yè)的大中專畢業(yè)生的人事檔案；

4、自費(fèi)出國留學(xué)人員的人事檔案；

5、外商投資公司、鄉(xiāng)鎮(zhèn)公司、區(qū)街公司、民營科技公司、

私營公司等非國有公司聘用的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事

檔案；

6、外國公司常駐代表機(jī)構(gòu)的中方雇員的人事檔案；

7、其它流動人員的人事檔案。

三、流動人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)

流動人員人事檔案應(yīng)集中歸口到縣以上（含縣）政府人力社

保部門所屬人才服務(wù)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理，并接受同級黨委組織部門、

政府人力社保部匚的監(jiān)督和指導(dǎo)。其他任何單位不得擅自管理流

動人員人事檔案。

附錄B（規(guī)范性附錄）

流動人員人事檔案管理服務(wù)指南

浙江省人才服務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)立市流動人員人事檔案管理中心，市、

縣人才服務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)立流動人員人事檔案管理分中心。通過統(tǒng)一的

流動人員人事檔案信息管理平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息異地聯(lián)網(wǎng)查詢，

實(shí)行一點(diǎn)受理、多點(diǎn)提供有效服務(wù)模式，為各類企事業(yè)單位和專

業(yè)技術(shù)人才、管理人才提供人事檔案綜合管理服務(wù)。

流動人員人事檔案委托管理分為單位委托和個人委托。

一、單位委托管理人事檔案

由單位攜帶營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證（復(fù)印件）與人才服

務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂檔案委托管理協(xié)議，并提供員工檔案所在地。由人才

服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理和代辦調(diào)集員工檔案手續(xù)。檔案轉(zhuǎn)入后，人才服務(wù)

機(jī)構(gòu)提供相關(guān)人事服務(wù)。

二、個人委托管理人事檔案

由本人攜帶身份證、解除工作關(guān)系證明或退工單辦理調(diào)檔手

續(xù)，手續(xù)齊全當(dāng)場辦理。待檔案轉(zhuǎn)入后與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂檔案

委托管理協(xié)議，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)提供相關(guān)人事服務(wù)。

服務(wù)內(nèi)容

?為委托單位新進(jìn)員工調(diào)轉(zhuǎn)人事檔案；

?為委托單位退工（解除工作關(guān)系）員工轉(zhuǎn)遞人事檔案；

?為委托單位提供人事檔案信息查詢服務(wù)；

?為委托單位收集、鑒別員工動態(tài)的人事檔案材料；

?為委托單位審核、整理和裝訂員工人事檔案；

?為委托單位員工出具各類人事證明；

?派出檔案專業(yè)人員為企事業(yè)單位整理裝訂人事檔案;

?提供相關(guān)人事檔案事務(wù)征詢服務(wù)。

附錄C（規(guī)范性附錄）

流動人員人事檔案管理服務(wù)工作流程

C.1檔案接受工作流程

入庫：信息錄入人員向

c.2檔案材料歸檔工作流程

接受人員接受歸檔材料

庫房管理人員將材料

c.3檔案整理工作流程

c.4檔案數(shù)字化加工工作流程圖

星

是否驗(yàn)收審向庫房歸還檔案

c.5檔案庫房管理工作流程

檔案接受入庫:

將檔案接受登記信息與檔案------------->核對無誤后入庫

檔案轉(zhuǎn)遞出庫:

檔案運(yùn)用出入庫:

對需要運(yùn)用出庫的檔案進(jìn)行運(yùn)用結(jié)束后及時入

。匕、-1.ntl、1.rrirri*士w.、-1

C.6檔案查閱服務(wù)工作流程

查閱審批表歸檔備查，檔

C.7出具各類人事證明工作流程

C.8檔案轉(zhuǎn)出工作流程

c轉(zhuǎn)出人員受理轉(zhuǎn)出申請

審核：審核接檔單位是否具有檔案

/U工次"/FTTJ4業(yè)I±./八必?/士白

抽?。禾顚懗鰩鞕n案登記表，抽

登記：在轉(zhuǎn)遞檔案登記簿上

登記，填寫檔案轉(zhuǎn)遞告知單,

注銷：注銷檔案信息

'1________

（存檔憑證、調(diào)檔函等歸檔

附錄D（規(guī)范性附錄）

流動人員人事檔案管理服務(wù)工作制度

D.1流動人員人事檔案接受制度

一、凡接到“催調(diào)干部人事檔案告知單”后，應(yīng)按規(guī)定將流

動人員人事檔案正本（或副本）及時送交流動人員人事檔案管理

部門。

二、送交檔案時，應(yīng)檢查核對材料與目錄，防止張冠李戴或

缺少材料，凡是人事檔案材料不齊全或不清楚，應(yīng)補(bǔ)齊或弄清楚

后，再辦理有關(guān)手續(xù)。

三、送交的檔案必須按規(guī)定通過整理，對不合格的，可退回

原單位重新整理，限期報送。

四、流動人員人事檔案管理部門在收到檔案材料后要逐個登

記，并及時辦理接罷手續(xù)。

五、對送交的檔案、檔案材料，應(yīng)按中組部《干部人事檔案

材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)[2023]12號）規(guī)定，認(rèn)真鑒別，

嚴(yán)格審核，防止不符合歸檔規(guī)定的材料進(jìn)入檔案。對缺少的檔案

材料應(yīng)進(jìn)行登記并及時收集補(bǔ)充。

D.2流動人員人事檔案材料收集歸檔制度

一、嚴(yán)格按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中

組發(fā)[2023]12號）規(guī)定的范圍收集流動人員人事檔案材料，及

時將全面反映人員自然情況和德、能、勤、績、廉的檔案材料收

集歸檔，充實(shí)檔案內(nèi)容。

二、形成流動人員人事檔案材料的部門，在形成材料后的

一個月內(nèi)，按規(guī)定將材料送交流動人員人事檔案管理部門歸檔。

三、流動人員人事檔案管理部門，應(yīng)建立聯(lián)系制度，及時掌

握形成檔案材料的信息，積極向檔案材料形成部門、流動人員本

人和其他有關(guān)方面收集檔案材料。

四、檔案材料形成部門、檔案管理人員和流動人員本人入得

以任何借口涂改、偽造檔案材料，不得將應(yīng)歸檔材料據(jù)為已有或

者拒絕、遲延歸檔，不得將歸檔范圍之外的材料擅自歸檔，不得

將虛假材料和不符合歸檔規(guī)定的材料歸檔，不得私自、指使或者

允許別人抽取、撤換或銷毀檔案材料。對違反相關(guān)規(guī)定的，視其

性質(zhì)、情節(jié)輕重和導(dǎo)致的后果，對負(fù)有重要責(zé)任的領(lǐng)導(dǎo)人員和直

接負(fù)責(zé)人員進(jìn)行批評教育，或給予黨紀(jì)、政紀(jì)處分。其中，檔案

管理人員參與涂改、偽造檔案材料的，應(yīng)從嚴(yán)從重解決，并入得

繼續(xù)從事人事檔案工作。

D.3流動人員人事檔案材料鑒別歸檔制度

一、歸檔的材料應(yīng)已辦理完畢。材料應(yīng)對象明確、齊全完

整、文字清楚、內(nèi)容真實(shí)、填寫規(guī)范、手續(xù)完備。

二、歸檔材料填寫不規(guī)范，手續(xù)不完備，或材料上的姓名、

出生時間、參與工作時間和入黨時間等與檔案記載不一致的，材

料形成部門應(yīng)重新制作，補(bǔ)辦手續(xù)，或者由具有干部管理權(quán)限的

組織（人事）部］二審改（或出具組織說明）并加蓋公章。

三、歸檔材料一般應(yīng)為原件。證書、證件等特殊情況需用

復(fù)印件存檔的，必須注明復(fù)制時問，并加蓋材料制作單位公章或

人事關(guān)系所在單位組織（人事）部門公章。

四、流動人員人事檔案材料的載體應(yīng)使用16開型（長260

毫米，寬184毫米）或國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長297毫米，寬210毫

米）的公文用紙，材料左邊應(yīng)留有20-25毫米裝訂邊，筆跡材料

應(yīng)符合檔案保護(hù)規(guī)定。

五、對符合歸檔規(guī)定材料應(yīng)逐份登記，并及時歸入本人檔案

袋（盒）內(nèi)。

D.4流動人員人事檔案整理制度

一、應(yīng)鑒定材料是否屬于流動人員的材料。屬于別人材料（錯

插材料）的，一方面查詢是否在庫，確不在庫的，應(yīng)與材料形成

單位聯(lián)系將材料及時退回。

二、應(yīng)根據(jù)材料的重要內(nèi)容和用途鑒定其保存價值，擬定是

否屬于檔案內(nèi)容。不屬于檔案內(nèi)容和反復(fù)多余的材料，應(yīng)退回材

料形成單位。無保存價值的材料，應(yīng)在《銷毀材料登記表》上進(jìn)

行登記，經(jīng)復(fù)核后報檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)銷毀。

三、應(yīng)審核材料是否完整、齊全、真實(shí)。頭尾不清、來源和

時間不明的材料，應(yīng)查清注明后再歸檔，查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_

的材料，不應(yīng)歸檔。發(fā)現(xiàn)檔案中缺少有關(guān)材料的，應(yīng)填寫《整理

審核備案表》，及時告知單位或個人補(bǔ)齊相關(guān)材料。發(fā)現(xiàn)涂改，

偽造的材料，應(yīng)予以清除，并按有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任，嚴(yán)厲查處。

四、應(yīng)審核材料是否手續(xù)完備。手續(xù)不完備的，應(yīng)規(guī)定材料

形成單位補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。發(fā)現(xiàn)材料手續(xù)不全的，應(yīng)填寫《整理審

核備案表》，及時聯(lián)系材料形成單位補(bǔ)齊手續(xù)。

五、應(yīng)根據(jù)材料的重要內(nèi)容或用途擬定類別。根據(jù)材料形成

時間或材料內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排序，并在每份材料的右上角編

上類號和順序號，存其右下角編寫頁數(shù)。

六、應(yīng)根據(jù)類別排列順序及檔案材料目錄格式，打印具體的

檔案材料目錄。

七、材料載體變質(zhì)或筆跡退色不清時，應(yīng)采用修復(fù)、打印、

譽(yù)錄、復(fù)印等方法進(jìn)行搶救。打印、譽(yù)錄材料，應(yīng)認(rèn)真細(xì)致、核

對無誤，并注明復(fù)制單位和日期。

八、對紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料，應(yīng)使用剪裁、

折疊、加邊、裱糊等方法進(jìn)行技術(shù)加工。技術(shù)加工不應(yīng)影響材料

的完整或損傷筆跡。應(yīng)拆除材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)?/p>

金屬物，以防止氧化銹毀材料。

九、材料裝訂時應(yīng)理齊全卷材料，在材料左側(cè)豎直打上裝訂

孔，裝訂成卷。裝訂成卷后的檔案應(yīng)卷面整潔，全卷整齊、平坦,

裝訂結(jié)實(shí)實(shí)用。

十、整理裝訂成卷后，進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查，驗(yàn)收合格后方

可入庫。

D.5數(shù)字檔案加工制度

一、數(shù)字檔案圖像數(shù)據(jù)格式為單頁JPG格式。色彩模式為

24位真彩色，分辨率為300dpi。

二、數(shù)字檔案圖像數(shù)據(jù)與檔案目錄數(shù)據(jù)應(yīng)做到一一相應(yīng)。圖

像數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案應(yīng)做到完全相應(yīng)，除圖像糾偏、裁邊外不做任

何修飾性圖像解決。

三、對圖像偏斜度、清楚度、失真度等應(yīng)進(jìn)行檢測。發(fā)現(xiàn)不

符合質(zhì)量規(guī)定期，應(yīng)重新進(jìn)行圖像解決。

四、每份檔案應(yīng)以檔案號為掃描后的圖像文獻(xiàn)夾命名。文獻(xiàn)

夾下以材料所屬的類號為子文獻(xiàn)夾，子文獻(xiàn)夾下單份材料按頁碼

順序?qū)D像文獻(xiàn)命名。

五、數(shù)據(jù)掛接應(yīng)保證每份圖像文獻(xiàn)夾的名稱與檔案數(shù)據(jù)庫中

檔案號相應(yīng)，圖像文獻(xiàn)的頁數(shù)與檔案數(shù)據(jù)庫中該份檔案材料的頁

數(shù)一致。

六、對數(shù)字化加工完畢的檔案和數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收審核。經(jīng)驗(yàn)

收合格的數(shù)據(jù)應(yīng)及時進(jìn)行備份。

D.6流動人員人事檔案保管保密制度

一、嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國

保守秘密法》、《干部檔案工作條例》及《流動人員人事檔案管理

暫行規(guī)定》，不得在口頭上、通訊中泄露檔案內(nèi)容和其他有關(guān)機(jī)

密事項。

二、檔案庫房必須堅固，配制鐵質(zhì)檔案拒，庫房內(nèi)保持清潔、

安靜，定期檢查防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫等“六

防”設(shè)施貫徹情況，保證檔案安全，做到萬無一失。

三、對保管的流動人員人事檔案應(yīng)在人事檔案名冊上逐個進(jìn)

行登記。死亡人員檔案分開保管。

四、嚴(yán)禁個人私自保存任何人的檔案材料。

五、檔案管理人員調(diào)動時，必須嚴(yán)格履行交接手續(xù)。

六、非檔案管理人員不得進(jìn)入檔案庫房。

七、檔案材料不得擅自轉(zhuǎn)移、分散、銷毀和丟失。

八、在工作中形成的廢紙須粉碎解決。

D.7流動人員人事檔案檢查核對制度

一、檔案存放應(yīng)編排有序，便于查找，檔案管理人員應(yīng)每年

一次將庫房內(nèi)流動人員人事檔案（實(shí)物）與流動人員檔案名冊進(jìn)

行核對，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。

二、凡人事檔案轉(zhuǎn)出，應(yīng)及時登記。

三、每年末對庫房檔案進(jìn)行記錄，保證檔案的完整與有序。

D.8流動人員人事檔案查閱制度

為進(jìn)一步貫徹執(zhí)行中組部、國家檔案局《干部檔案工作條例》

（組通字［1991113號）、中組部《關(guān)于嚴(yán)格管理干部人事檔案的

告知》（組通字［1996］22號）精神，對查閱人事檔案作如下規(guī)

定：

一、查閱流動人員人事檔案者，必須是中共黨員，并持有市

委組織部統(tǒng)一印制且手續(xù)完備的《查閱干部人事檔案審批表》和

本人證件。凡持“調(diào)查證明材料介紹信”或“行政介紹信”規(guī)定

查閱人事檔案的，一律不予提供查閱。

二、流動人員人事檔案是黨和國家的機(jī)密，查閱者必須嚴(yán)格

遵守保密制度和閱檔規(guī)定。流動人員人事檔案應(yīng)妥善保管，不得

遺失，不得轉(zhuǎn)借別人，不準(zhǔn)給無關(guān)人員翻閱。檔案內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保

密。不得在案卷內(nèi)涂抹、勾畫及亂加批注。卷內(nèi)材料不得拆散,

不得任意增刪，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自拍攝、復(fù)制。違者視情節(jié)輕重

予以批評教育直至紀(jì)律處分，假公濟(jì)私者按違反《中華人民共和

國檔案法》解決。

三、外省市需查閱人事檔案，應(yīng)事先聯(lián)系，征得批準(zhǔn)后，憑

《查閱干部人事檔案審批表》前來查閱，如流動人員人事檔案部

分內(nèi)容反映被了解人的情況，則提供有關(guān)部分。

四、公安、安全、檢察部門、公證處等需查閱流動人員人事

檔案，也應(yīng)持有《查閱干部人事檔案審批表》。確因需要而摘錄

檔案內(nèi)容的，須征得檔案管理人員批準(zhǔn)。對其摘錄部分，由檔案

管理人員與原文核對無誤后，寫明檔案材料出處及日期，并加蓋

公章。對摘錄復(fù)制的材料除必須留作證據(jù)外，一律由查閱單位負(fù)

責(zé)銷毀。

五、查閱流動人員人事檔案，應(yīng)在閱檔室內(nèi)或指定地方查閱。

六、任何個人不得查閱本人及其親屬的人事檔案。

D.9流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞制度

一、建立流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞登記簿，凡進(jìn)出檔案須嚴(yán)格

手續(xù)，逐個登記。

二、轉(zhuǎn)遞流動人員人事檔案要通過機(jī)要交通或派專人送取,

嚴(yán)禁本人攜帶，對本人攜帶檔案的，檔案管理部門應(yīng)拒絕接受。

三、轉(zhuǎn)出檔案必須完整齊全，按規(guī)定通過認(rèn)真的整理并裝訂

成卷，不得扣留部分材料或分批轉(zhuǎn)出，凡整理中剔除的待銷毀材

料不得隨流動人員人事檔案同時轉(zhuǎn)遞。

四、轉(zhuǎn)遞流動人員人事檔案須填寫《轉(zhuǎn)遞流動人員人事檔案

告知單》，嚴(yán)密包封并加蓋密封章，以機(jī)密件寄出。成批移交檔

案時，可填寫移交名冊（一式兩份），日接交雙方簽字蓋章。

五、檔案管理部門對外單位轉(zhuǎn)入的檔案，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)，經(jīng)核

對無誤后，在回執(zhí)上署名加蓋公章后及時退回寄出單位。逾期一

個月未收到回執(zhí)的，檔案轉(zhuǎn)出單位應(yīng)函電催問，以防丟失。

六、檔案管理部門要積極與用人單位聯(lián)系，使流動人員人事

檔案隨著人員流動或改變主管單位而及時轉(zhuǎn)遞。

附錄E（規(guī)范性附錄）

流動人員人事檔案信息錄入內(nèi)容規(guī)定

1、基本信息

令姓名一一按轉(zhuǎn)入的人事檔案中記載錄入。

令身份證號一一指目前本人有效身份證號。尢身份證號的，

錄入臨時號，證件類型選擇“其它”，號碼規(guī)則為“LS+單

位代號+出生年月日"，如“LS二

令檔案轉(zhuǎn)入號一一指“接受人事檔案登記簿”的流水號。

。出生年月一一錄入身份證號后自動形成，無身份證號的，

按檔案中記載錄入。

令性別一一錄入身份證號后自動形成，無身份證號的，按檔

案中記載錄入。

民族一一按檔案中記載錄入。

曾用名一一按檔案中記載錄入。

令政治面貌一一加入共青團(tuán)和各黨派組織的名稱。

。參與年月一一指加入共青團(tuán)和各黨派組織的時間，按照檔

案中“入團(tuán)志愿書”或“入黨志愿書”的記載錄入，入團(tuán)

時間為團(tuán)齡起始時間，沒有團(tuán)齡起始時間的按照支部大會

通過決議時間錄入，入黨時間為支部大會通過接受其為預(yù)

備黨員決議時間。

令參與工作時間一一根據(jù)報到證或第一份工作材料（轉(zhuǎn)E定

級表等）記載錄入。居住地、郵編一一指檔案中最近記載

的居住具體地址及郵編。

令戶口所在地一一按最近的“退工單”上的記載錄入。

令畢業(yè)院校、所學(xué)專業(yè)、畢業(yè)時間、最高學(xué)歷、學(xué)位一一按

襠案中最高學(xué)歷的“畢業(yè)生登記表”、“成績單”、“報到證”

的記載錄入。學(xué)位一般在“授予學(xué)位證明”或“成績單”

上記載。

令現(xiàn)職稱、取得時間一一指最近的“資格考試合格人員登記

表”或“專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審申報表”等職稱評審

材料中審定的職稱。

今委托單位一一指已與市區(qū)縣人才服務(wù)中心簽訂的檔案管

理（人事代理）協(xié)議的單位。工作單位、電話、郵編一一

指現(xiàn)實(shí)際工作單位名稱、電話、郵編。

今委托方式一一指單位委托、個人委托（以簽定協(xié)議為準(zhǔn)）

或居住證調(diào)檔。

。檔案轉(zhuǎn)遞方式一一指檔案轉(zhuǎn)入的方式（一般指：機(jī)要、專

送、調(diào)檔等）。

今轉(zhuǎn)遞人一一指送達(dá)檔案或前往調(diào)檔的工作人員的姓名。機(jī)

要轉(zhuǎn)遞的，錄入機(jī)要號。

令正本、副本一一指人事檔案正、副本的轉(zhuǎn)入情況。一般均

為正本。

今原單位一一指檔案轉(zhuǎn)出單位，即原檔案管理單位。

今檔案轉(zhuǎn)入日一一指“接受人事檔案登記簿”具體登記日期。

令檔案轉(zhuǎn)入地一一指人事檔案接受機(jī)構(gòu)的名稱或代碼。默認(rèn)

無須錄入。

備注一一備注中可錄入檔案材料缺少情況等信息。

2、個人簡歷

令教育經(jīng)歷：根據(jù)檔案中的“高中畢業(yè)生登記表”、“高校畢

業(yè)生登記表”等材料的記載，從高中開始錄入起止時間、

學(xué)校、所獲學(xué)位、所學(xué)專業(yè)。高中階段學(xué)位、專業(yè)無須錄

入。

今工作經(jīng)歷：根據(jù)檔案中的“退工單”、“解除工作關(guān)系證明”

等離職材料的記載，錄入起止時間、工作單位、離職因素。

3、家庭成員

令根據(jù)最近的“干部履歷表”、“職工登記表”或“畢業(yè)”登

記表”中的家庭成員記載錄入關(guān)系、姓名、工作單位、職

務(wù)、出生年月或年齡。

4、獎懲情況

。根據(jù)檔案中獎勵、處分材料上的記載錄入獎懲時間、獎懲

內(nèi)容。

5、政審記錄

根據(jù)檔案中“因公出國（境）人員審批表”、“因公出國（境）

人員備案表”的記載錄入政審時間、政審結(jié)果、去向、停留

時間、事由。

6、考核情況

根據(jù)“年度考核登記表”等考核材料錄入考核時間、考核單

位、考核結(jié)果。

7、語言能力

根據(jù)檔案記載錄入語種及通過何種考試取得何種成績。

8、培訓(xùn)記錄

根據(jù)檔案中“培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績登記表”等培訓(xùn)材料的記載錄入

培訓(xùn)時間、內(nèi)容、成績、培訓(xùn)單位。

9、成果記錄

根據(jù)檔案中發(fā)明發(fā)明、科研成果鑒定材料的記載錄入獲獎時

間、級別、內(nèi)容。

10、協(xié)議鑒證

根據(jù)檔案中“勞動協(xié)議”中的鑒證記錄錄入登記時間、協(xié)議

起止時間。

11、待業(yè)登記

根據(jù)“勞動手冊”待業(yè)登記一欄記載錄入失業(yè)時間、登記時

間、原單位。

12、數(shù)字檔案

在對的分類的前提下依次進(jìn)行電子掃描，形成一份既規(guī)范對

的，又具有運(yùn)用價值的數(shù)字檔案。

其中錄入內(nèi)容中帶“令”的，為必須錄入項目。

附錄F（規(guī)范性附錄）

流動人員人事檔案庫房設(shè)施規(guī)定

按照中組部、人事部和國家檔案局的有關(guān)規(guī)定，為安全、

科學(xué)地保管檔案，最大限度地延長檔案的壽命，檔案庫房設(shè)施應(yīng)

達(dá)成以下標(biāo)準(zhǔn)：

一、檔案庫房的管理工作應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，并建立檔案庫房管

理規(guī)章制度。

二、建立人事檔案專用庫房，每管理1000人的人事檔案，

庫房面積不少于20平方米。辦公用房、閱覽室和檔案庫房應(yīng)當(dāng)

分開，即“三室”分開。

三、檔案庫房應(yīng)配備必要的六防設(shè)施，采用一定的安全措施,

以達(dá)成“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）的

規(guī)定。

1、防火。檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離食堂、鍋爐房、汽車庫、材料庫

等消防重點(diǎn)目的。規(guī)模較大的高層庫房應(yīng)安裝避雷針。庫房內(nèi)應(yīng)

配備必要的滅火器材，不得存放易燃物品和其他雜物，不準(zhǔn)吸煙、

生火，不得使用破舊電線。檔案管理人員要熟悉有關(guān)消防知識,

能對的使用滅火器材。天天下班前應(yīng)切斷電源。

2、防潮。在庫房內(nèi)應(yīng)安裝干濕球溫度計或溫濕度表，隨時

掌握溫濕度的變化情況，使

用去濕機(jī)等設(shè)備，庫房相對濕度控制在45%?60虬

3、防蛀。裱糊檔案材料應(yīng)選用化學(xué)漿糊。庫房內(nèi)不得存放

食品和易霉物品。定期施放驅(qū)蟲藥劑，使用防腐防蟲物品，采用

防蟲、滅鼠的措施。

4、防盜。將庫房設(shè)立在比較安全的地方，并安裝防盜門窗，

使用性能較好的保險鎖和報警器。檔案管理人員在下班前，必須

檢查門窗的關(guān)閉情況。

5、防光。宜選用白熾燈照明。如采用熒光燈照明時，應(yīng)有

紫外線過濾措施。不宜采用自然光源，有外窗時應(yīng)配有窗簾等遮

陽措施。在任何情況下均應(yīng)避免陽光直射檔案。

6、防高溫。應(yīng)配備排風(fēng)扇、空調(diào)等通風(fēng)降溫等設(shè)備，庫房

溫度控制在14℃"24℃o

附錄G（資料性附錄）

流動人員人事檔案管理服務(wù)常用工作表格

接受流動人員人事檔案登記表

接受日期轉(zhuǎn)入號轉(zhuǎn)遞方式姓名原管理單位檔案號入庫情況備注

流動人員人事檔案歸檔材料登記表

接受日期檔案號姓名材料名稱形成單位份數(shù)遞送人歸檔情況備注

銷毀檔案材料登記表

檔案號姓名材料名稱份數(shù)頁數(shù)解決意見及理由解決結(jié)果備注

鑒別人:鑒別日期:復(fù)核人:復(fù)核日期:

死亡人員檔案登記表

登記日期檔案號姓名工作單位死亡日期檔案何時轉(zhuǎn)何處備注

查閱流動人員人事檔案登記表

查閱日期檔案號姓名查閱單位查閱人查閱理由備注

出具人事檔案證明登記表

出具日期檔案號姓名證明內(nèi)容簽收人聯(lián)系電話備注

轉(zhuǎn)遞流動人員人事檔案登記表

轉(zhuǎn)出口期序號姓名檔案號轉(zhuǎn)至單位單位電話轉(zhuǎn)遞人備注

檔案接受審核備案表

經(jīng)審查你單位送來同志的人事檔案缺少一下需要?dú)w入本人檔案的重要材料，根

據(jù)中組部關(guān)于《干部人事檔案材料收集歸檔歸檔》的規(guī)定，請你單位負(fù)責(zé)在天內(nèi)補(bǔ)齊所

缺材料。如未補(bǔ)齊材料，我中心將無法提供相關(guān)的人事服務(wù)。

材料名稱缺材料缺公章備注

高中畢業(yè)生登記表

畢業(yè)生登記表

大中成績單

專學(xué)

授予學(xué)士學(xué)位告知

歷材

料

畢業(yè)生登記表

研究

生學(xué)成績單

歷材授予學(xué)位告知

料

職稱專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格評審表

評審資格考試合格人員登記表

黨組中國共產(chǎn)黨入黨志愿書

織材入黨申請書

料預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正申請書

進(jìn)滬審批機(jī)關(guān)調(diào)函

材料原工作單位行政關(guān)系介紹信

派遣告知/報到證

工作勞動力登記表

材料退工單/解除勞動關(guān)系證明

其他

材料

送檔單位:

聯(lián)系電話:

送檔人署名：

送檔日期：年月日

查閱流動人員人事檔案審批表存根

編號：__________

姓名單位職務(wù)政治面貌

查何人

檔案

閱檔人

簽發(fā)人：經(jīng)辦人：年月日

查閱流動人員人事檔案審批表

編號：__________

姓H單位職務(wù)政治面貌

查何人

檔案

閱檔人

查閱理由

負(fù)責(zé)人署名：

查閱單位

（蓋公章）年月日

負(fù)責(zé)人署名：

上級單位

（蓋公章）年月日

備注

注意事項：1、每張審批表，被查檔案在同一單位的，一般可查二人的檔案：如只查一人檔

案，應(yīng)將空格劃掉

2、凡因入團(tuán)、入黨、入學(xué)、參軍和出國等進(jìn)行政治審查，不能查閱其父母和其

他親屬的干部、人事檔案，應(yīng)按《關(guān)于調(diào)查證明材料的規(guī)定》辦理。

借閱流動人員人事檔案審批表存根

編號：__________

姓名單位職務(wù)政治面貌

借閱對象

借閱人員

簽發(fā)人：經(jīng)辦人：年月日

借閱流動人員人事檔案審批表

編號：__________

姓名單位職務(wù)政治面貌

借閱何人

檔案

借閱人員

借閱理由

借閱單位

意見

負(fù)責(zé)人署名：（蓋公章）年月日

人才中心

意見

負(fù)責(zé)人署名：（蓋公章）年月日

備注

注意事項：1、“借閱人員”、“借閱理由”、“借閱單位意見”等欄目須認(rèn)真具體填寫。

2、借閱單位黨委領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)之日起5個工作日內(nèi)辦理有效。

3、所借檔案須在5個工作日內(nèi)歸還。

人事檔案材料摘錄登記表

檔案號:

a摘錄對象bc性別dc出生年月

8摘抄內(nèi)容：（可附頁）

h摘錄人：j審核人：以上材料均摘自本人檔案。

ik

年月日1（蓋章）年月日

浙江省人才市