工程材料合同管理制度

工程材料合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程材料合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程材料采購、供應(yīng)、租賃等合同的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的要求。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上協(xié)商簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權(quán)益。4.誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同義務(wù)。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.需求部門提出工程材料采購、供應(yīng)、租賃等需求，填寫《工程材料需求申請表》，詳細(xì)說明材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。2.采購部門根據(jù)需求部門的申請，進(jìn)行市場調(diào)研，選擇合適的供應(yīng)商。對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等進(jìn)行評估，建立供應(yīng)商檔案。3.采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，就合同條款進(jìn)行協(xié)商。談判過程中，應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、價格、交貨方式、付款方式、質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等重要內(nèi)容。4.談判達(dá)成一致后，采購部門起草合同文本。合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同模板，確保條款完整、準(zhǔn)確、清晰。5.合同文本起草完成后，采購部門將合同文本提交給法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性、條款完整性等，提出修改意見。6.采購部門根據(jù)法務(wù)部門的審核意見，對合同文本進(jìn)行修改完善。修改后的合同文本再次提交給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門會簽。7.各相關(guān)部門會簽通過后，合同文本提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同的重要性、金額大小等進(jìn)行審批。8.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，采購部門與供應(yīng)商簽訂合同。合同簽訂應(yīng)加蓋公司公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。（二）合同簽訂注意事項(xiàng)1.合同主體資格審查：確保合同對方具有合法的經(jīng)營資格和履約能力。要求對方提供營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明等相關(guān)文件，并進(jìn)行核實(shí)。2.合同條款明確：合同條款應(yīng)詳細(xì)、具體，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。特別是價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間、付款方式、違約責(zé)任等重要條款，應(yīng)明確約定。3.合同形式規(guī)范：合同應(yīng)采用書面形式，一式多份，雙方各執(zhí)一份，同時根據(jù)需要報(bào)送相關(guān)部門備案。合同文本應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，不得隨意涂改。4.授權(quán)代表簽字：合同簽訂應(yīng)由法定代表人或授權(quán)代表簽字。授權(quán)代表應(yīng)持有合法有效的授權(quán)委托書，明確授權(quán)范圍和期限。三、合同履行管理（一）合同執(zhí)行跟蹤1.合同簽訂后，采購部門應(yīng)建立合同執(zhí)行臺賬，對合同的履行情況進(jìn)行跟蹤記錄。臺賬內(nèi)容包括合同編號、簽訂日期、供應(yīng)商名稱、合同金額、交貨時間、實(shí)際交貨時間、付款情況等。2.采購部門定期與供應(yīng)商溝通，了解合同執(zhí)行進(jìn)度，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時交貨、產(chǎn)品質(zhì)量不符合要求等情況，應(yīng)及時采取措施，避免給公司造成損失。3.需求部門應(yīng)配合采購部門做好合同履行的跟蹤工作，及時反饋工程材料的使用情況和質(zhì)量問題。（二）交貨驗(yàn)收1.供應(yīng)商交貨前，應(yīng)提前通知采購部門和需求部門。采購部門組織需求部門等相關(guān)人員按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)。如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量不符合要求、數(shù)量短缺等問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決。對不合格產(chǎn)品，應(yīng)要求供應(yīng)商及時更換或采取其他補(bǔ)救措施。3.驗(yàn)收合格后，采購部門填寫《工程材料驗(yàn)收單》，相關(guān)人員簽字確認(rèn)。驗(yàn)收單作為支付貨款的重要依據(jù)。（三）付款管理1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定的付款方式和時間，審核付款申請。付款申請應(yīng)附合同副本、驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)憑證。2.財(cái)務(wù)部門審核通過后，按照公司資金審批流程進(jìn)行付款。付款時，應(yīng)確保付款金額準(zhǔn)確無誤，付款方式符合合同約定。3.如因特殊情況需要提前付款或延遲付款，應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，并與供應(yīng)商協(xié)商一致。四、合同變更管理（一）變更情形1.合同簽訂后，因工程變更、設(shè)計(jì)變更等原因，需要對工程材料的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點(diǎn)等合同條款進(jìn)行變更。2.因市場價格波動、供應(yīng)商原因等，需要對合同價格進(jìn)行調(diào)整。（二）變更流程1.提出變更申請：合同一方如需變更合同條款，應(yīng)填寫《工程材料合同變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等。2.變更協(xié)商：申請方將變更申請表提交給對方，雙方就變更事項(xiàng)進(jìn)行協(xié)商。協(xié)商一致后，簽訂《工程材料合同變更協(xié)議》。3.變更審批：變更協(xié)議簽訂后，按照合同簽訂流程進(jìn)行審批。審批通過后，變更協(xié)議生效。4.合同執(zhí)行調(diào)整：根據(jù)變更協(xié)議，采購部門對合同執(zhí)行臺賬進(jìn)行調(diào)整，相關(guān)部門按照變更后的合同條款履行各自的義務(wù)。五、合同終止管理（一）終止情形1.合同履行完畢，雙方的權(quán)利義務(wù)已經(jīng)全部實(shí)現(xiàn)。2.合同因不可抗力等原因無法履行，雙方協(xié)商一致終止合同。3.合同一方嚴(yán)重違約，另一方根據(jù)合同約定或法律規(guī)定解除合同。（二）終止流程1.提出終止申請：合同一方如需終止合同，應(yīng)填寫《工程材料合同終止申請表》，說明終止合同的原因。2.協(xié)商終止：申請方將申請表提交給對方，雙方就合同終止事宜進(jìn)行協(xié)商。協(xié)商一致后，簽訂《工程材料合同終止協(xié)議》。3.清理結(jié)算：合同終止后，雙方按照合同約定進(jìn)行清理結(jié)算。如涉及貨款支付、貨物返還、違約責(zé)任承擔(dān)等問題，應(yīng)在終止協(xié)議中明確約定。4.資料歸檔：合同終止后，采購部門將合同相關(guān)資料整理歸檔，包括合同文本、變更協(xié)議、終止協(xié)議、驗(yàn)收單、發(fā)票等。六、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別1.法律風(fēng)險(xiǎn)：合同條款不符合法律法規(guī)要求，可能導(dǎo)致合同無效或部分無效。2.信用風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商信用狀況不佳，可能無法按時交貨、提供合格產(chǎn)品或履行其他合同義務(wù)。3.市場風(fēng)險(xiǎn)：市場價格波動較大，可能導(dǎo)致合同成本增加或利潤減少。4.履約風(fēng)險(xiǎn)：合同履行過程中，因各種原因?qū)е乱环綗o法履行合同義務(wù)，給對方造成損失。（二）風(fēng)險(xiǎn)防范措施1.加強(qiáng)法律審查：合同簽訂前，法務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審核合同文本，確保合同合法合規(guī)。2.建立供應(yīng)商評估體系：定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商合作。3.價格風(fēng)險(xiǎn)管理：關(guān)注市場價格動態(tài)，通過簽訂固定價格合同、價格調(diào)整條款等方式，降低價格波動風(fēng)險(xiǎn)。4.履約監(jiān)督：加強(qiáng)合同履行過程的監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，確保合同順利履行。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)資料收集整理。相關(guān)資料包括合同審批表、需求申請表、市場調(diào)研資料、談判記錄、變更協(xié)議、終止協(xié)議、驗(yàn)收單、發(fā)票等。2.合同履行過程中的往來函件、會議紀(jì)要等資料也應(yīng)一并收集歸檔。（二）檔案整理1.采購部門按照合同類別、時間順序等對收集到的合同檔案進(jìn)行整理。整理過程中，應(yīng)確保資料齊全、完整，字跡清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確。2.對合同檔案進(jìn)行分類編號，建立檔案目錄，便于查詢和管理。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案室。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.合同檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，合同檔案的保管期限為[X]年。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《工程材料合同檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門