外委業(yè)務(wù)付款管理制度

外委業(yè)務(wù)付款管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司外委業(yè)務(wù)付款管理，確保外委業(yè)務(wù)款項支付的準確性、及時性和合規(guī)性，保障公司資金安全，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有外委業(yè)務(wù)款項的支付管理，包括但不限于勞務(wù)外包、工程外包、物資采購?fù)獍雀黝愅馕瘶I(yè)務(wù)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：外委業(yè)務(wù)付款必須符合國家法律法規(guī)、公司財務(wù)制度及相關(guān)合同約定。2.準確性原則：付款信息應(yīng)準確無誤，確保支付金額、支付對象、支付方式等與合同一致。3.及時性原則：在滿足付款條件的情況下，應(yīng)及時安排付款，避免逾期付款給公司帶來不利影響。4.審批流程原則：嚴格執(zhí)行付款審批流程，未經(jīng)審批不得擅自付款。二、付款流程（一）業(yè)務(wù)發(fā)起1.外委業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求與供應(yīng)商簽訂合同或協(xié)議，明確業(yè)務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標準、付款方式、付款期限等條款。2.業(yè)務(wù)部門負責跟蹤外委業(yè)務(wù)進展情況，定期與供應(yīng)商溝通，確保業(yè)務(wù)按合同要求順利進行。（二）付款申請1.當外委業(yè)務(wù)達到付款條件時，業(yè)務(wù)部門填寫《外委業(yè)務(wù)付款申請表》，詳細說明付款事由、合同編號、付款金額、付款方式、收款單位信息等內(nèi)容，并附上相關(guān)業(yè)務(wù)資料，如發(fā)票、驗收報告、對賬單等。2.《外委業(yè)務(wù)付款申請表》需經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責人審核簽字，確認業(yè)務(wù)真實性、付款金額準確性及相關(guān)資料完整性。（三）財務(wù)審核1.財務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門提交的付款申請后，對付款申請及相關(guān)資料進行審核。審核內(nèi)容包括合同條款、付款條件、發(fā)票真實性、金額準確性、支付方式合規(guī)性等。2.財務(wù)部門如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通核實，并要求業(yè)務(wù)部門補充或更正相關(guān)資料。如審核無誤，財務(wù)部門在《外委業(yè)務(wù)付款申請表》上簽署審核意見。（四）審批流程1.根據(jù)公司授權(quán)審批制度，《外委業(yè)務(wù)付款申請表》依次提交各級領(lǐng)導(dǎo)審批。審批人應(yīng)認真審核付款申請，確保付款符合公司利益和相關(guān)規(guī)定。2.審批通過后，審批人在《外委業(yè)務(wù)付款申請表》上簽字確認。（五）付款執(zhí)行1.財務(wù)部門根據(jù)審批后的付款申請，安排資金支付。付款方式可根據(jù)合同約定及公司實際情況選擇銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等。2.在付款前，財務(wù)人員應(yīng)再次核對付款信息，確保支付金額、支付對象等準確無誤。付款完成后，及時登記付款臺賬，更新財務(wù)記錄。三、付款條件（一）合同約定付款條件1.外委業(yè)務(wù)付款應(yīng)嚴格按照合同約定的付款條件執(zhí)行。合同中應(yīng)明確規(guī)定預(yù)付款、進度款、驗收款、質(zhì)保金等各階段付款的比例、時間節(jié)點及支付條件。2.預(yù)付款：一般在合同簽訂后，根據(jù)合同約定的預(yù)付款比例支付給供應(yīng)商，用于啟動外委業(yè)務(wù)。預(yù)付款支付前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保供應(yīng)商已具備履行合同的能力和條件。3.進度款：根據(jù)外委業(yè)務(wù)的進展情況，按照合同約定的進度款支付比例，在業(yè)務(wù)完成一定階段后支付。支付進度款時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提供相應(yīng)的進度報告或證明文件，證明業(yè)務(wù)已按合同要求完成至相應(yīng)階段。4.驗收款：在外委業(yè)務(wù)完成并通過驗收后支付。業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)部門對業(yè)務(wù)成果進行驗收，并出具驗收報告。驗收合格后，財務(wù)部門根據(jù)驗收報告及合同約定支付驗收款。5.質(zhì)保金：在質(zhì)保期屆滿且無質(zhì)量問題的情況下支付。質(zhì)保期一般在合同中明確約定，質(zhì)保期內(nèi)如出現(xiàn)質(zhì)量問題，供應(yīng)商應(yīng)負責免費維修或更換。質(zhì)保期屆滿后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確認無質(zhì)量問題，并向財務(wù)部門提交質(zhì)保期滿確認書，財務(wù)部門據(jù)此支付質(zhì)保金。（二）特殊情況付款條件1.如因特殊原因需要提前付款或變更付款條件的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提出書面申請，詳細說明原因及付款安排，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后執(zhí)行。2.對于緊急外委業(yè)務(wù)，在確保業(yè)務(wù)真實性和必要性的前提下，可簡化付款流程，但仍需按照規(guī)定進行審批，并在事后及時補齊相關(guān)手續(xù)。四、付款審批權(quán)限（一）公司領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限劃分1.總經(jīng)理：負責審批金額較大或重要外委業(yè)務(wù)的付款申請，具體金額標準由公司根據(jù)實際情況確定。2.副總經(jīng)理：負責審批分管業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的外委業(yè)務(wù)付款申請，審批金額上限根據(jù)公司授權(quán)確定。3.財務(wù)總監(jiān)：負責審核付款申請的財務(wù)合規(guī)性，包括發(fā)票、金額、支付方式等方面的審核。（二）分級審批流程1.付款金額在[X]元以下的，由業(yè)務(wù)部門負責人審核簽字后，報財務(wù)部門審核，財務(wù)審核通過后即可付款。2.付款金額在[X]元至[X]元之間的，業(yè)務(wù)部門負責人審核簽字后，報分管副總經(jīng)理審核，分管副總經(jīng)理審核通過后，再報財務(wù)部門審核，財務(wù)審核通過后付款。3.付款金額在[X]元以上的，業(yè)務(wù)部門負責人審核簽字后，依次報分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理審核，總經(jīng)理審核通過后，報財務(wù)部門審核，財務(wù)審核通過后付款。五、發(fā)票管理（一）發(fā)票要求1.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定及國家稅收法規(guī)開具合法有效的發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與合同業(yè)務(wù)內(nèi)容相符，包括貨物或服務(wù)名稱、數(shù)量、金額、稅率等信息。2.發(fā)票類型應(yīng)符合公司財務(wù)報銷要求，一般應(yīng)為增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票。對于需要抵扣進項稅額的業(yè)務(wù)，必須取得增值稅專用發(fā)票。（二）發(fā)票審核1.財務(wù)部門在收到付款申請時，應(yīng)同時審核發(fā)票的真實性、合法性和有效性。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真?zhèn)?、發(fā)票開具日期、發(fā)票號碼、發(fā)票專用章等。2.如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，如虛假發(fā)票、發(fā)票信息錯誤、發(fā)票未加蓋發(fā)票專用章等，財務(wù)部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其重新開具或更正發(fā)票。在發(fā)票問題未解決之前，不得安排付款。（三）發(fā)票歸檔1.付款完成后，財務(wù)部門應(yīng)將發(fā)票及相關(guān)付款憑證進行歸檔保存。發(fā)票歸檔應(yīng)按照公司財務(wù)檔案管理規(guī)定進行分類整理，確保檔案的完整性和可查性。2.發(fā)票保存期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司財務(wù)檔案管理要求，一般為[X]年。六、付款監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對外委業(yè)務(wù)付款情況進行審計檢查，重點檢查付款流程的執(zhí)行情況、付款審批的合規(guī)性、發(fā)票管理的規(guī)范性等。2.審計部門如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對于違規(guī)行為，應(yīng)按照公司規(guī)定追究相關(guān)人員的責任。（二）財務(wù)自查1.財務(wù)部門每月對已付款的外委業(yè)務(wù)進行自查，核對付款金額、付款對象、付款方式等是否與合同一致，發(fā)票是否合規(guī)，付款審批手續(xù)是否齊全等。2.財務(wù)自查發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時進行整改，并形成自查報告，向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。（三）供應(yīng)商反饋1.建立供應(yīng)商反饋機制，定期收集供應(yīng)商對公司付款情況的意見和建議。對于供應(yīng)商提出的合理訴求，應(yīng)及時進行處理和反饋。2.通過與供應(yīng)商的溝通交流，不斷優(yōu)化付款管理流程，提高付款效率和供應(yīng)商滿意度。七、違約責任（一）公司違約責任1.如公司未按照合同約定及時付款，給供應(yīng)商造成損失的，公司應(yīng)承擔相應(yīng)的違約責任，按照合同約定支付違約金或賠償供應(yīng)商的實際損失。2.因公司原因?qū)е赂犊钛诱`，影響外委業(yè)務(wù)正常進行的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時采取措施進行協(xié)調(diào)解決，盡量減少對業(yè)務(wù)的不利影響。（二）供應(yīng)商違約責任1.如供應(yīng)商未按照合同約定提供合格的貨物或服務(wù)，導(dǎo)致公司遭受損失的，供應(yīng)商應(yīng)承擔相應(yīng)的違約責任，按照合同約定賠償公司的損失。2.供應(yīng)商如未按時開具發(fā)票或開具的發(fā)票不符合規(guī)