公司全電發(fā)票管理制度

公司全電發(fā)票管理制度總則一、目的為規(guī)范公司全電發(fā)票的管理，提高發(fā)票管理的效率和準(zhǔn)確性，防范發(fā)票風(fēng)險，保障公司的合法權(quán)益，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和稅務(wù)部門的要求，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司及其所屬各單位（以下簡稱“各單位”）的全電發(fā)票管理工作。全電發(fā)票是指通過電子發(fā)票服務(wù)平臺開具、交付、查驗(yàn)的發(fā)票，包括電子發(fā)票和電子發(fā)票公共服務(wù)平臺開具的發(fā)票。三、管理原則1.合法性原則：全電發(fā)票管理工作應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和稅務(wù)部門的要求，確保發(fā)票的真實(shí)性、合法性和有效性。2.準(zhǔn)確性原則：全電發(fā)票的開具、交付、查驗(yàn)等工作應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保發(fā)票信息的完整性和準(zhǔn)確性。3.及時性原則：全電發(fā)票的開具、交付、查驗(yàn)等工作應(yīng)及時進(jìn)行，確保發(fā)票的及時使用和報銷。4.安全性原則：全電發(fā)票的管理應(yīng)采取有效的安全措施，確保發(fā)票信息的安全和保密。四、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.財務(wù)部（1）負(fù)責(zé)全電發(fā)票的開具、交付、查驗(yàn)等工作的管理和監(jiān)督，確保全電發(fā)票的合法性、準(zhǔn)確性和及時性。（2）負(fù)責(zé)全電發(fā)票的檔案管理，建立全電發(fā)票檔案，妥善保管全電發(fā)票的相關(guān)資料。（3）負(fù)責(zé)與稅務(wù)部門的溝通和協(xié)調(diào)，及時了解稅務(wù)政策的變化，確保全電發(fā)票管理工作的合規(guī)性。2.各業(yè)務(wù)部門（1）負(fù)責(zé)本部門全電發(fā)票的申請、開具、交付等工作，確保全電發(fā)票的真實(shí)性、合法性和有效性。（2）負(fù)責(zé)本部門全電發(fā)票的使用和報銷管理，嚴(yán)格按照公司的財務(wù)制度和稅務(wù)法規(guī)進(jìn)行報銷。（3）配合財務(wù)部進(jìn)行全電發(fā)票的管理和監(jiān)督工作，及時提供全電發(fā)票的相關(guān)資料和信息。全電發(fā)票的開具一、開票資格1.公司具備開具全電發(fā)票的資格，應(yīng)按照稅務(wù)部門的要求進(jìn)行稅務(wù)登記和備案，并取得稅務(wù)部門的批準(zhǔn)。2.各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)全電發(fā)票的開具工作，具備開具全電發(fā)票的專業(yè)知識和技能。二、開票流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同或其他相關(guān)憑證，向財務(wù)部提交全電發(fā)票開具申請，申請中應(yīng)注明開票金額、開票內(nèi)容、受票方信息等相關(guān)內(nèi)容。2.財務(wù)部對業(yè)務(wù)部門提交的全電發(fā)票開具申請進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括開票金額是否符合合同約定、開票內(nèi)容是否準(zhǔn)確、受票方信息是否完整等。審核通過后，財務(wù)部按照稅務(wù)部門的要求，通過電子發(fā)票服務(wù)平臺開具全電發(fā)票。3.全電發(fā)票開具成功后，財務(wù)部將全電發(fā)票的電子信息發(fā)送給業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將全電發(fā)票的電子信息轉(zhuǎn)發(fā)給受票方，并提醒受票方及時查驗(yàn)和使用全電發(fā)票。三、開票要求1.全電發(fā)票的開具應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和稅務(wù)部門的要求，確保發(fā)票的真實(shí)性、合法性和有效性。2.全電發(fā)票的開票內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，不得虛開、多開或少開發(fā)票。開票內(nèi)容應(yīng)與合同或其他相關(guān)憑證一致，不得隨意變更。3.全電發(fā)票的開票金額應(yīng)準(zhǔn)確無誤，不得開具金額錯誤的發(fā)票。開票金額應(yīng)與合同約定的金額一致，不得隨意調(diào)整。4.全電發(fā)票的受票方信息應(yīng)完整、準(zhǔn)確，不得開具信息不完整或錯誤的發(fā)票。受票方信息應(yīng)包括名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等內(nèi)容。全電發(fā)票的交付一、交付方式1.全電發(fā)票的交付方式包括電子交付和紙質(zhì)交付兩種方式。電子交付是指通過電子發(fā)票服務(wù)平臺將全電發(fā)票的電子信息發(fā)送給受票方，受票方通過電子發(fā)票服務(wù)平臺查驗(yàn)和使用全電發(fā)票；紙質(zhì)交付是指將全電發(fā)票的紙質(zhì)打印件交付給受票方，受票方通過紙質(zhì)發(fā)票進(jìn)行查驗(yàn)和使用。2.公司優(yōu)先采用電子交付方式，鼓勵受票方通過電子發(fā)票服務(wù)平臺進(jìn)行查驗(yàn)和使用全電發(fā)票。對于受票方要求紙質(zhì)交付的，公司應(yīng)按照稅務(wù)部門的要求進(jìn)行紙質(zhì)交付。二、交付流程1.全電發(fā)票開具成功后，財務(wù)部將全電發(fā)票的電子信息發(fā)送給業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將全電發(fā)票的電子信息轉(zhuǎn)發(fā)給受票方，并提醒受票方及時查驗(yàn)和使用全電發(fā)票。2.對于采用電子交付方式的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在全電發(fā)票發(fā)送成功后，及時在公司內(nèi)部系統(tǒng)中記錄全電發(fā)票的交付情況，并將交付記錄提交給財務(wù)部備案。3.對于采用紙質(zhì)交付方式的，財務(wù)部應(yīng)在全電發(fā)票開具成功后，及時將全電發(fā)票的紙質(zhì)打印件交付給業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在收到紙質(zhì)發(fā)票后，及時將紙質(zhì)發(fā)票交付給受票方，并提醒受票方及時查驗(yàn)和使用紙質(zhì)發(fā)票。三、交付要求1.全電發(fā)票的交付應(yīng)及時、準(zhǔn)確，不得延誤或丟失發(fā)票。2.全電發(fā)票的交付應(yīng)符合稅務(wù)部門的要求，確保發(fā)票的合法性和有效性。3.對于采用電子交付方式的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保全電發(fā)票的電子信息發(fā)送成功，并及時通知受票方進(jìn)行查驗(yàn)和使用。對于采用紙質(zhì)交付方式的，財務(wù)部應(yīng)確保全電發(fā)票的紙質(zhì)打印件打印清晰、內(nèi)容完整，并及時交付給業(yè)務(wù)部門。全電發(fā)票的查驗(yàn)一、查驗(yàn)方式1.受票方可以通過電子發(fā)票服務(wù)平臺或稅務(wù)部門的官方網(wǎng)站進(jìn)行全電發(fā)票的查驗(yàn)。2.電子發(fā)票服務(wù)平臺提供全電發(fā)票的在線查驗(yàn)功能，受票方可以通過輸入全電發(fā)票的代碼、號碼、開票日期、校驗(yàn)碼等信息，在線查驗(yàn)全電發(fā)票的真實(shí)性、合法性和有效性。3.稅務(wù)部門的官方網(wǎng)站提供全電發(fā)票的查驗(yàn)入口，受票方可以通過輸入全電發(fā)票的代碼、號碼等信息，在稅務(wù)部門的官方網(wǎng)站上進(jìn)行全電發(fā)票的查驗(yàn)。二、查驗(yàn)要求1.受票方應(yīng)及時查驗(yàn)全電發(fā)票的真實(shí)性、合法性和有效性，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與開票方聯(lián)系解決。2.受票方應(yīng)嚴(yán)格按照稅務(wù)部門的要求進(jìn)行全電發(fā)票的查驗(yàn)，不得使用非法或未經(jīng)授權(quán)的查驗(yàn)工具進(jìn)行查驗(yàn)。3.財務(wù)部應(yīng)配合受票方進(jìn)行全電發(fā)票的查驗(yàn)工作，及時提供全電發(fā)票的相關(guān)信息和資料。全電發(fā)票的使用與報銷一、使用要求1.受票方應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和稅務(wù)部門的要求，使用全電發(fā)票進(jìn)行財務(wù)核算和稅務(wù)申報。2.受票方應(yīng)妥善保管全電發(fā)票，不得損壞、丟失或篡改全電發(fā)票。3.受票方應(yīng)將全電發(fā)票的電子信息或紙質(zhì)打印件作為財務(wù)憑證，按照公司的財務(wù)制度進(jìn)行報銷。二、報銷流程1.業(yè)務(wù)部門在進(jìn)行費(fèi)用報銷時，應(yīng)將全電發(fā)票的電子信息或紙質(zhì)打印件作為報銷憑證，填寫報銷單據(jù)，并按照公司的財務(wù)制度進(jìn)行審批。2.財務(wù)部對業(yè)務(wù)部門提交的報銷單據(jù)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括報銷憑證的真實(shí)性、合法性、有效性，報銷金額是否符合公司的財務(wù)制度等。審核通過后，財務(wù)部按照公司的財務(wù)制度進(jìn)行報銷支付。3.對于不符合報銷要求的全電發(fā)票，財務(wù)部應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門進(jìn)行整改或更換。三、報銷要求1.全電發(fā)票的報銷應(yīng)符合公司的財務(wù)制度和稅務(wù)法規(guī)的要求，確保報銷的合法性和準(zhǔn)確性。2.全電發(fā)票的報銷金額應(yīng)與實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用一致，不得虛報、冒領(lǐng)或重復(fù)報銷。3.全電發(fā)票的報銷應(yīng)及時進(jìn)行，不得拖延或積壓報銷單據(jù)。全電發(fā)票的風(fēng)險管理一、風(fēng)險識別1.財務(wù)部應(yīng)定期對全電發(fā)票的管理工作進(jìn)行風(fēng)險評估，識別可能存在的風(fēng)險點(diǎn)，如發(fā)票開具錯誤、發(fā)票交付延誤、發(fā)票查驗(yàn)不及時等。2.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對本部門全電發(fā)票管理工作的風(fēng)險識別，及時發(fā)現(xiàn)和報告本部門存在的風(fēng)險問題。二、風(fēng)險控制1.財務(wù)部應(yīng)針對識別出的風(fēng)險點(diǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險控制措施，如加強(qiáng)發(fā)票開具審核、優(yōu)化發(fā)票交付流程、提高發(fā)票查驗(yàn)效率等。2.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照風(fēng)險控制措施的要求，加強(qiáng)對本部門全電發(fā)票管理工作的風(fēng)險控制，確保全電發(fā)票管理工作的安全和穩(wěn)定。三、風(fēng)險應(yīng)對1.對于發(fā)生的風(fēng)險事件，財務(wù)部應(yīng)及時采取應(yīng)急措施，如暫停發(fā)票開具、追回已開具的發(fā)票等，以減少風(fēng)險損失。2.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合財務(wù)部進(jìn)行風(fēng)險應(yīng)對工作，及時提供相關(guān)信息和資料，協(xié)助財務(wù)部解決風(fēng)險問題。全電發(fā)票的檔案管理一、檔案內(nèi)容1.全電發(fā)票的檔案內(nèi)容包括全電發(fā)票的電子信息、紙質(zhì)打印件、開票申請、交付記錄、查驗(yàn)記錄等相關(guān)資料。2.財務(wù)部應(yīng)建立全電發(fā)票檔案，將全電發(fā)票的相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存，確保全電發(fā)票檔案的完整性和準(zhǔn)確性。二、檔案保管1.全電發(fā)票檔案應(yīng)妥善保管，不得損壞、丟失或篡改。2.全電發(fā)票檔案的保管期限應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和稅務(wù)部門的要求進(jìn)行確定，一般為10年。3.財務(wù)部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)全電發(fā)票檔案的保管工作，確保全電發(fā)票檔案的安全和保密。三、檔案查閱