國企合同審核管理制度

國企合同審核管理制度一、總則（一）目的為加強公司合同管理，規(guī)范合同審核流程，有效防范合同風險，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、各子公司簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、借款合同、擔保合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行應嚴格遵守國家法律法規(guī)和政策規(guī)定，確保合同合法有效。2.風險防控原則加強合同審核管理，對合同簽訂、履行過程中可能出現(xiàn)的風險進行全面評估和防控，保障公司利益。3.職責明確原則明確各部門在合同審核管理中的職責，確保合同審核流程順暢、責任落實到位。4.效率優(yōu)先原則在確保合同質(zhì)量和風險防控的前提下，優(yōu)化合同審核流程，提高工作效率，保障公司業(yè)務順利開展。二、合同審核管理職責分工（一）業(yè)務部門1.負責合同項目的發(fā)起、談判、起草工作，對合同條款的商務合理性、業(yè)務可行性負責。2.提供與合同相關(guān)的背景資料、技術(shù)資料、市場信息等，配合合同審核部門進行審核工作。3.負責合同的履行跟蹤，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，并向合同審核部門反饋相關(guān)情況。（二）法務部門1.負責對合同的合法性、合規(guī)性進行審核，重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風險。2.參與重大合同的談判、起草工作，從法律專業(yè)角度提供意見和建議。3.對合同履行過程中出現(xiàn)的法律問題進行分析和處理，為公司提供法律支持。（三）財務部門1.負責對合同的財務條款進行審核，包括付款方式、結(jié)算周期、費用承擔等，確保合同財務條款合理、可行。2.對合同涉及的財務風險進行評估，提出防范措施和建議。3.協(xié)助業(yè)務部門做好合同執(zhí)行過程中的財務核算和監(jiān)督工作。（四）審計部門1.對合同審核管理工作進行監(jiān)督檢查，確保合同審核流程規(guī)范、審核結(jié)果客觀公正。2.對重大合同進行專項審計，審查合同簽訂、履行過程中的合規(guī)性、效益性。（五）合同管理部門1.負責合同審核管理制度的制定、修訂和完善，組織協(xié)調(diào)合同審核工作。2.建立合同臺賬，對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行登記和管理。3.定期對合同審核管理工作進行總結(jié)分析，提出改進措施和建議。三、合同審核流程（一）合同起草1.業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求起草合同文本，合同內(nèi)容應明確、具體、完整，條款應清晰、準確、合法。2.合同文本應包括合同雙方的基本信息、合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等主要條款。（二）部門初審1.業(yè)務部門完成合同起草后，應首先進行內(nèi)部初審，對合同條款的商務合理性、業(yè)務可行性進行審核。2.初審通過后，業(yè)務部門將合同文本及相關(guān)資料提交給合同管理部門。（三）審核流轉(zhuǎn)1.合同管理部門收到業(yè)務部門提交的合同文本及相關(guān)資料后，進行形式審查，確認資料齊全、格式規(guī)范后，按照合同審核流程進行流轉(zhuǎn)。2.合同管理部門將合同文本分送法務部門、財務部門、審計部門等相關(guān)審核部門進行審核。（四）審核意見反饋1.各審核部門應在規(guī)定時間內(nèi)完成審核工作，并將審核意見反饋給合同管理部門。2.審核意見應明確、具體，指出合同存在的問題及修改建議。（五）合同修改1.業(yè)務部門根據(jù)審核意見對合同進行修改完善，確保合同條款符合各方要求。2.合同修改后，業(yè)務部門應將修改后的合同文本再次提交給合同管理部門進行審核。（六）審核會簽1.合同管理部門組織相關(guān)審核部門對修改后的合同文本進行會簽，各審核部門應在會簽單上簽署審核意見并簽字蓋章。2.會簽通過的合同，由合同管理部門提交公司領(lǐng)導審批。（七）領(lǐng)導審批1.公司領(lǐng)導根據(jù)合同的性質(zhì)、金額、風險等因素進行審批。2.重大合同或涉及重要事項的合同，應提交公司總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過。（八）合同簽訂1.經(jīng)公司領(lǐng)導審批通過的合同，由業(yè)務部門負責與合同對方當事人簽訂。2.合同簽訂應使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，簽字蓋章應齊全、清晰，確保合同的真實性和有效性。（九）合同備案1.合同簽訂后，業(yè)務部門應將合同副本提交給合同管理部門進行備案。2.合同管理部門應將合同備案信息錄入合同臺賬，進行統(tǒng)一管理。四、合同審核要點（一）合法性審核1.合同主體是否具有合法的主體資格，是否具備簽訂合同的權(quán)利能力和行為能力。2.合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)的強制性規(guī)定，是否存在違法違規(guī)條款。3.合同簽訂程序是否符合法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，是否存在越權(quán)簽訂、無權(quán)代理等情況。（二）合規(guī)性審核1.合同是否符合國家政策、行業(yè)規(guī)范和公司內(nèi)部管理制度的要求。2.合同涉及的業(yè)務是否經(jīng)過相關(guān)部門的審批或備案，是否符合公司的業(yè)務經(jīng)營范圍。（三）條款完整性審核1.合同條款是否齊全，是否涵蓋了合同履行過程中可能涉及的各項權(quán)利義務。2.合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等主要條款是否明確、具體，是否具有可操作性。（四）商務條款審核1.付款方式是否合理，是否符合公司的財務政策和資金安排。2.結(jié)算周期是否明確，是否有利于公司資金周轉(zhuǎn)。3.費用承擔是否合理，是否明確了雙方的責任和義務。4.合同價格是否公平合理，是否與市場行情相符。（五）風險防控審核1.對合同履行過程中可能出現(xiàn)的風險進行評估，如市場風險、信用風險、法律風險等。2.針對風險提出相應的防范措施和建議，確保公司利益不受損失。五、合同履行管理（一）合同執(zhí)行跟蹤1.業(yè)務部門負責合同的履行跟蹤，定期檢查合同履行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.業(yè)務部門應建立合同履行臺賬，詳細記錄合同的履行進度、付款情況、質(zhì)量驗收等信息。（二）合同變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，業(yè)務部門應及時與合同對方當事人協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應按照合同審核流程進行審核，確保變更后的合同合法有效。（三）合同終止管理1.合同履行完畢或提前終止的，業(yè)務部門應及時通知合同對方當事人，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.合同終止后，業(yè)務部門應將合同履行情況進行總結(jié)分析，形成報告提交給合同管理部門。（四）糾紛處理1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務部門應及時與合同對方當事人溝通協(xié)商，尋求解決方案。2.如協(xié)商不成，業(yè)務部門應及時向法務部門報告，由法務部門負責收集證據(jù)、分析案情，并根據(jù)實際情況采取訴訟、仲裁等法律手段維護公司合法權(quán)益。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同文本及相關(guān)資料整理歸檔，提交給合同管理部門。2.合同管理部門應負責收集合同履行過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，如補充協(xié)議、變更協(xié)議、往來函件、驗收報告等，并一并歸檔。（二）檔案整理1.合同管理部門應對收集到的合同檔案進行分類整理，按照合同類別、簽訂時間、項目名稱等進行編號和登記。2.合同檔案應包括合同文本、審核意見、會簽單、審批文件、履行記錄等相關(guān)資料，確保檔案資料完整、齊全。（三）檔案保管1.合同管理部門應設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行保管，定期進行檢查和清理，防止檔案丟失、損壞或泄密。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)合同管理部門負責人批準后，方可查閱。2.查閱合同檔案時，應在合同管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自復印、拍照、涂改或損毀合同檔案。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.審計部門定期對合同審核管理工作進行監(jiān)督檢查，重點檢查合同審核流程的執(zhí)行情況、審核意見的落實情況、合同檔案的管理情況等。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應及時提出整改意見，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價1.合同管理部門負責對各部門的合同審核管理