境外超市采購(gòu)管理制度

境外超市采購(gòu)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司境外超市采購(gòu)行為，加強(qiáng)采購(gòu)管理，確保采購(gòu)工作的順利進(jìn)行，保障公司利益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及境外超市的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于商品采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)國(guó)際條約和規(guī)定。2.效益性原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，努力降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。3.公正性原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公平、公正、公開，維護(hù)供應(yīng)商的合法權(quán)益。4.保密性原則：對(duì)于采購(gòu)過(guò)程中涉及的商業(yè)機(jī)密、供應(yīng)商信息等應(yīng)嚴(yán)格保密。二、采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算（一）采購(gòu)計(jì)劃的制定1.各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提前制定境外超市采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)商品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等詳細(xì)信息。2.采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至采購(gòu)部門。采購(gòu)部門匯總各部門采購(gòu)計(jì)劃，結(jié)合公司庫(kù)存情況、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)等因素進(jìn)行綜合分析，制定公司整體境外超市采購(gòu)計(jì)劃。（二）采購(gòu)預(yù)算的編制1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃編制采購(gòu)預(yù)算，采購(gòu)預(yù)算應(yīng)包括采購(gòu)金額、運(yùn)輸費(fèi)用、關(guān)稅、保險(xiǎn)費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用。2.采購(gòu)預(yù)算需經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司財(cái)務(wù)狀況和資金安排，對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整和審批。（三）采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算的調(diào)整1.在采購(gòu)執(zhí)行過(guò)程中，如因市場(chǎng)變化、業(yè)務(wù)需求變更等原因需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃或預(yù)算，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)提出申請(qǐng)。2.申請(qǐng)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃或預(yù)算需經(jīng)原審核部門審核，并報(bào)公司管理層審批。審批通過(guò)后，采購(gòu)部門按照調(diào)整后的計(jì)劃和預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)工作。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商的選擇1.采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫(kù)，收集和整理潛在供應(yīng)商的相關(guān)資料，包括企業(yè)資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。2.通過(guò)多種渠道對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和篩選，如實(shí)地考察、樣品檢驗(yàn)、市場(chǎng)調(diào)研、客戶評(píng)價(jià)等。選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商作為合作對(duì)象。3.對(duì)于首次合作的供應(yīng)商，應(yīng)要求其提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、產(chǎn)品認(rèn)證證書等相關(guān)資質(zhì)文件，并進(jìn)行嚴(yán)格審核。（二）供應(yīng)商的評(píng)估與考核1.采購(gòu)部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商采取警告、整改、暫停合作等措施。3.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作情況、評(píng)估考核結(jié)果等內(nèi)容，為供應(yīng)商管理提供依據(jù)。（三）供應(yīng)商的淘汰與更換1.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在嚴(yán)重質(zhì)量問(wèn)題、交貨期延誤、價(jià)格欺詐等違規(guī)行為，或連續(xù)多次評(píng)估考核不合格，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與其終止合作，并將其從供應(yīng)商信息庫(kù)中刪除。2.對(duì)于因業(yè)務(wù)發(fā)展需要更換供應(yīng)商的情況，采購(gòu)部門應(yīng)按照供應(yīng)商選擇的流程，重新進(jìn)行評(píng)估和篩選，確保新供應(yīng)商能夠滿足公司采購(gòu)需求。四、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)商品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息。2.采購(gòu)申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至采購(gòu)部門。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，審核內(nèi)容包括采購(gòu)申請(qǐng)的合理性、必要性、與采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算的匹配性等。2.對(duì)于金額較大或重要的采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)部門應(yīng)提交公司管理層進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，采購(gòu)部門方可開展采購(gòu)工作。（三）采購(gòu)詢價(jià)與比價(jià)1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)，向多家潛在供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品報(bào)價(jià)、交貨期、付款方式等詳細(xì)信息。2.對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行整理和分析，選擇至少三家供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)。比價(jià)過(guò)程中應(yīng)綜合考慮產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等因素，確保選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商。（四）采購(gòu)合同的簽訂1.確定中標(biāo)供應(yīng)商后，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括商品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購(gòu)合同需經(jīng)公司法律顧問(wèn)審核，確保合同的合法性和有效性。審核通過(guò)后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。（五）采購(gòu)訂單的下達(dá)1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)商品或服務(wù)的具體要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。2.采購(gòu)訂單需經(jīng)供應(yīng)商確認(rèn)后生效。供應(yīng)商應(yīng)按照采購(gòu)訂單的要求及時(shí)組織生產(chǎn)和發(fā)貨。（六）采購(gòu)驗(yàn)收1.采購(gòu)商品到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)通知相關(guān)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)商品進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括商品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。如發(fā)現(xiàn)商品存在質(zhì)量問(wèn)題或與采購(gòu)合同不符，驗(yàn)收部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.驗(yàn)收合格的商品，驗(yàn)收部門應(yīng)出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。采購(gòu)部門根據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告辦理入庫(kù)手續(xù)或支付貨款。（七）采購(gòu)付款1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫付款申請(qǐng)單，提交財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門審核付款申請(qǐng)單的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和合法性，審核通過(guò)后按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。3.對(duì)于采用預(yù)付款方式的采購(gòu)業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在付款前對(duì)供應(yīng)商的信用狀況進(jìn)行評(píng)估，確保預(yù)付款的安全。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)1.密切關(guān)注國(guó)際市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解商品價(jià)格波動(dòng)、匯率變化等市場(chǎng)信息，采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施，如套期保值、簽訂長(zhǎng)期采購(gòu)合同等。2.加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，分析市場(chǎng)趨勢(shì)，合理安排采購(gòu)計(jì)劃和庫(kù)存，避免因市場(chǎng)變化導(dǎo)致采購(gòu)成本增加或庫(kù)存積壓。（二）供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)1.對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)格的資質(zhì)審核和信用評(píng)估，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商作為合作對(duì)象。2.與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任和賠償條款，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。3.建立供應(yīng)商應(yīng)急管理機(jī)制，如在供應(yīng)商出現(xiàn)突發(fā)情況無(wú)法按時(shí)交貨時(shí)，能夠及時(shí)調(diào)整采購(gòu)渠道，確保公司業(yè)務(wù)不受影響。（三）質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)采購(gòu)商品的質(zhì)量檢驗(yàn)，嚴(yán)格按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，確保采購(gòu)商品的質(zhì)量符合要求。2.要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量保證文件，如質(zhì)量認(rèn)證證書、檢驗(yàn)報(bào)告等。對(duì)于重要商品，可委托第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢驗(yàn)。3.建立質(zhì)量反饋機(jī)制，及時(shí)處理采購(gòu)商品出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題。如因供應(yīng)商原因?qū)е沦|(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，采取換貨、退貨、賠償?shù)却胧?。（四）法律風(fēng)險(xiǎn)1.采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)國(guó)際條約和規(guī)定，確保采購(gòu)行為的合法性。2.加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)合同的審核和管理，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免因合同糾紛給公司帶來(lái)法律風(fēng)險(xiǎn)。3.定期組織采購(gòu)人員進(jìn)行法律法規(guī)培訓(xùn)，提高采購(gòu)人員的法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。六、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)境外超市采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)合同是否履行、采購(gòu)成本是否合理等。2.采購(gòu)部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的日常管理和監(jiān)督，防止采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)違規(guī)行為。（二）外部審計(jì)1.公司可委托外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)境外超市采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，全面評(píng)估采購(gòu)工作的合規(guī)性、效益性和風(fēng)險(xiǎn)管理情況。2.根據(jù)外部審計(jì)意見(jiàn)，及時(shí)整改采購(gòu)工作中存在的問(wèn)題，完善采購(gòu)管理制度。七、采購(gòu)人員管理（一）采購(gòu)人員的職責(zé)1.負(fù)責(zé)境外超市采購(gòu)業(yè)務(wù)的具體實(shí)施，包括采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行、供應(yīng)商的選擇與管理、采購(gòu)合同的簽訂與執(zhí)行、采購(gòu)訂單的下達(dá)與跟蹤等。2.收集和整理市場(chǎng)信息，分析市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，為公司采購(gòu)決策提供參考依據(jù)。3.與供應(yīng)商保持良好的溝通與合作關(guān)系，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.遵守公司采購(gòu)管理制度和相關(guān)法律法規(guī)，廉潔自律，保守公司商業(yè)機(jī)密。（二）采購(gòu)人員的培訓(xùn)與發(fā)展1.定期組織采購(gòu)人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，包括采購(gòu)知識(shí)、法律法規(guī)、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)等方面的培訓(xùn)，提高采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.為采購(gòu)人員提供職業(yè)發(fā)展機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)采購(gòu)人員不斷學(xué)習(xí)和進(jìn)步，提升自身能力。（三）采購(gòu)人員的考核與