公司公用資金管理制度

公司公用資金管理制度總則一、目的為規(guī)范公司公用資金的管理，提高資金使用效率，確保公司資金安全，特制定本管理制度。本制度適用于公司所有部門和員工，旨在明確公用資金的使用范圍、審批流程、監(jiān)督檢查等方面的規(guī)定，以保障公司的正常運營和發(fā)展。二、適用范圍本制度適用于公司日常運營中所涉及的各類公用資金，包括但不限于辦公費用、差旅費、業(yè)務(wù)招待費、設(shè)備購置及維修費用等。三、管理原則1.預(yù)算管理原則：公司公用資金的使用應(yīng)遵循預(yù)算管理的原則，各部門應(yīng)根據(jù)年度預(yù)算計劃合理安排資金使用，不得超預(yù)算支出。2.審批流程原則：公用資金的使用需經(jīng)過嚴格的審批流程，確保資金使用的合理性和必要性。審批流程應(yīng)包括申請、審核、批準(zhǔn)等環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)應(yīng)明確責(zé)任人和審批權(quán)限。3.?？顚Ｓ迷瓌t：公用資金應(yīng)專款專用，不得挪用或擠占。各部門應(yīng)按照規(guī)定的用途使用資金，不得擅自改變資金用途。4.節(jié)約高效原則：公司應(yīng)倡導(dǎo)節(jié)約意識，合理使用公用資金，提高資金使用效率。對于不必要的支出，應(yīng)嚴格控制和審批。5.監(jiān)督檢查原則：公司應(yīng)建立健全公用資金的監(jiān)督檢查機制，對資金使用情況進行定期或不定期的檢查和審計，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。四、管理機構(gòu)及職責(zé)1.財務(wù)部門：負責(zé)公司公用資金的核算、管理和監(jiān)督工作。制定公用資金的預(yù)算計劃，審核公用資金的使用申請，辦理資金支付手續(xù)，定期編制公用資金的財務(wù)報表，向公司管理層提供資金使用情況的報告。2.各部門：負責(zé)本部門公用資金的使用申請和管理工作。根據(jù)工作需要，提出公用資金的使用計劃和預(yù)算，按照審批流程辦理資金使用申請，嚴格控制本部門的公用資金支出，提高資金使用效率。3.審計部門：負責(zé)對公司公用資金的使用情況進行審計和監(jiān)督，定期或不定期對公用資金的使用情況進行檢查和審計，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。公用資金的使用范圍一、辦公費用1.辦公用品購置：包括紙張、筆、墨、文件夾、辦公桌椅等日常辦公用品的購置。2.辦公設(shè)備維修：包括電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機等辦公設(shè)備的維修和保養(yǎng)費用。3.辦公場地租賃：包括公司辦公場所的租賃費用，包括租金、物業(yè)管理費等。4.水電費：包括公司辦公場所的水電費支出。5.通訊費：包括公司辦公電話、傳真、網(wǎng)絡(luò)等通訊費用。6.郵電費：包括公司郵件、快遞等郵電費支出。7.清潔費：包括公司辦公場所的清潔費用。8.綠植租賃：包括公司辦公場所的綠植租賃費用。二、差旅費1.因公出差：包括員工因工作需要出差所產(chǎn)生的交通費用、住宿費用、餐飲費用等。2.培訓(xùn)學(xué)習(xí)：包括員工參加公司組織的培訓(xùn)學(xué)習(xí)所產(chǎn)生的交通費用、住宿費用、餐飲費用等。3.會議費用：包括公司組織召開會議所產(chǎn)生的交通費用、住宿費用、餐飲費用等。三、業(yè)務(wù)招待費1.客戶接待：包括接待客戶所產(chǎn)生的餐飲費用、住宿費用、交通費用等。2.商務(wù)洽談：包括與客戶進行商務(wù)洽談所產(chǎn)生的餐飲費用、住宿費用等。3.公關(guān)活動：包括公司舉辦的公關(guān)活動所產(chǎn)生的費用，如贊助費、禮品費等。四、設(shè)備購置及維修費用1.設(shè)備購置：包括公司為滿足業(yè)務(wù)發(fā)展需要而購置的各類設(shè)備，如電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機等。2.設(shè)備維修：包括公司現(xiàn)有設(shè)備的維修和保養(yǎng)費用，確保設(shè)備的正常運行。五、其他公用資金除上述各項費用外，公司還可能有其他公用資金支出，如宣傳推廣費用、法律咨詢費用等，這些費用的使用應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進行審批和管理。公用資金的審批流程一、申請1.各部門根據(jù)工作需要，提出公用資金的使用申請，并填寫《公用資金使用申請表》（附件一）。申請表應(yīng)詳細說明資金使用的用途、金額、時間等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認。2.對于涉及多個部門的公用資金使用申請，應(yīng)由牽頭部門負責(zé)填寫申請表，并經(jīng)各相關(guān)部門負責(zé)人簽字確認。二、審核1.財務(wù)部門對公用資金的使用申請進行審核，審核內(nèi)容包括：資金使用的合理性和必要性；是否符合預(yù)算計劃；申請金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)；相關(guān)憑證是否齊全等。2.對于金額較大或涉及重要事項的公用資金使用申請，財務(wù)部門應(yīng)會同相關(guān)部門進行聯(lián)合審核，并提出審核意見。三、批準(zhǔn)1.經(jīng)審核通過的公用資金使用申請，由公司管理層根據(jù)審批權(quán)限進行批準(zhǔn)。審批權(quán)限應(yīng)根據(jù)公司的組織架構(gòu)和管理制度進行明確規(guī)定，一般情況下，金額較小的申請由部門負責(zé)人批準(zhǔn)，金額較大的申請由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.對于涉及重要事項或敏感問題的公用資金使用申請，應(yīng)提交公司董事會或股東會進行批準(zhǔn)。四、支付1.經(jīng)批準(zhǔn)的公用資金使用申請，由財務(wù)部門根據(jù)審批意見辦理資金支付手續(xù)。資金支付應(yīng)按照公司的財務(wù)管理制度進行，采用銀行轉(zhuǎn)賬、支票等方式進行支付，不得現(xiàn)金支付。2.財務(wù)部門應(yīng)及時記錄公用資金的支付情況，并將支付憑證歸檔保存。公用資金的預(yù)算管理一、預(yù)算編制1.每年年底，各部門應(yīng)根據(jù)下一年度的工作計劃和預(yù)算編制要求，編制本部門的公用資金預(yù)算計劃，并填寫《公用資金預(yù)算計劃表》（附件二）。預(yù)算計劃應(yīng)包括各項公用資金的預(yù)計使用金額、使用時間等信息。2.財務(wù)部門應(yīng)匯總各部門的公用資金預(yù)算計劃，編制公司的公用資金預(yù)算總表，并提交公司管理層進行審核和批準(zhǔn)。3.公司管理層應(yīng)根據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略和年度經(jīng)營計劃，對公用資金預(yù)算總表進行審核和調(diào)整，確保預(yù)算的合理性和可行性。二、預(yù)算調(diào)整1.在預(yù)算年度內(nèi)，如因工作需要或特殊情況需要調(diào)整公用資金預(yù)算，各部門應(yīng)及時提出預(yù)算調(diào)整申請，并填寫《公用資金預(yù)算調(diào)整申請表》（附件三）。預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)說明調(diào)整的原因、調(diào)整的金額、調(diào)整的時間等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認。2.財務(wù)部門應(yīng)對公用資金預(yù)算調(diào)整申請進行審核，審核內(nèi)容包括：調(diào)整的原因是否合理；調(diào)整的金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)；調(diào)整后的預(yù)算是否符合公司的發(fā)展戰(zhàn)略和年度經(jīng)營計劃等。3.經(jīng)審核通過的公用資金預(yù)算調(diào)整申請，由公司管理層根據(jù)審批權(quán)限進行批準(zhǔn)。審批權(quán)限應(yīng)與預(yù)算編制的審批權(quán)限相同。4.財務(wù)部門應(yīng)及時調(diào)整公用資金預(yù)算總表，并將調(diào)整后的預(yù)算通知各部門。三、預(yù)算執(zhí)行1.各部門應(yīng)嚴格按照批準(zhǔn)的公用資金預(yù)算計劃執(zhí)行，不得超預(yù)算支出。如因特殊情況需要超預(yù)算支出，應(yīng)按照預(yù)算調(diào)整程序進行申請和審批。2.財務(wù)部門應(yīng)加強對公用資金預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)督和管理，定期編制公用資金預(yù)算執(zhí)行情況報告，向公司管理層匯報預(yù)算執(zhí)行情況。3.如發(fā)現(xiàn)公用資金預(yù)算執(zhí)行過程中存在問題，應(yīng)及時采取措施進行調(diào)整和整改，確保預(yù)算的順利執(zhí)行。公用資金的監(jiān)督檢查一、內(nèi)部監(jiān)督1.財務(wù)部門應(yīng)定期對公用資金的使用情況進行檢查和核對，確保資金使用的真實性、合法性和合理性。檢查內(nèi)容包括：資金使用申請的審批手續(xù)是否齊全；資金支付憑證是否真實、合法；資金使用是否符合預(yù)算計劃和規(guī)定的用途等。2.審計部門應(yīng)定期或不定期對公用資金的使用情況進行審計，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。審計內(nèi)容包括：公用資金的管理制度是否健全；公用資金的預(yù)算編制和執(zhí)行是否規(guī)范；公用資金的使用是否存在浪費、挪用等問題等。3.各部門負責(zé)人應(yīng)加強對本部門公用資金使用情況的監(jiān)督和管理，定期對本部門的公用資金使用情況進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。二、外部監(jiān)督1.公司應(yīng)接受外部審計機構(gòu)的審計監(jiān)督，配合審計機構(gòu)開展審計工作，提供真實、完整的財務(wù)資料和相關(guān)信息。2.公司應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)的要求，及時向有關(guān)部門報送公用資金的使用情況和財務(wù)報表，接受