公司合同用章管理制度

公司合同用章管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司合同用章管理，維護(hù)公司合法權(quán)益，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及下屬子公司在簽訂各類合同、協(xié)議、文件等涉及公司權(quán)利義務(wù)的書(shū)面材料時(shí)使用合同專用章的管理。3.基本原則嚴(yán)格審批原則：合同用章必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，確保蓋章文件的合法性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。專人保管原則：合同專用章由專人負(fù)責(zé)保管，確保印章安全，防止印章被盜用、冒用。登記備案原則：每次用章都要進(jìn)行詳細(xì)登記備案，以便追溯和查詢。二、合同專用章的刻制與啟用1.刻制合同專用章由公司行政部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)刻制?？讨魄埃姓块T(mén)應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，填寫(xiě)《合同專用章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱、樣式、規(guī)格等信息，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，行政部門(mén)應(yīng)選擇具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。2.啟用合同專用章刻制完成后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)將印章移交至專人保管，并填寫(xiě)《合同專用章啟用登記表》。登記表應(yīng)包括印章名稱、啟用日期、保管人等信息。同時(shí)，行政部門(mén)應(yīng)將印章啟用情況通知公司各部門(mén)及下屬子公司。三、合同專用章的保管1.保管人員合同專用章由公司指定的專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉公司合同管理流程。2.保管要求保管人員應(yīng)將合同專用章存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并設(shè)置密碼或鑰匙等安全措施，防止印章被盜用、冒用。保管人員不得擅自將合同專用章帶出公司使用，如因特殊情況需要帶出公司的，必須經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借用手續(xù)。保管人員應(yīng)定期對(duì)合同專用章進(jìn)行檢查，確保印章完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.交接手續(xù)保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接合同專用章的，必須辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)。交接時(shí)，雙方應(yīng)在《合同專用章交接登記表》上簽字確認(rèn)，詳細(xì)記錄交接時(shí)間、印章名稱、數(shù)量、完好情況等信息。同時(shí)，交接雙方應(yīng)將印章及相關(guān)資料當(dāng)面清點(diǎn)清楚，確保交接無(wú)誤。四、合同用章的使用1.使用流程合同承辦部門(mén)在簽訂合同前，應(yīng)填寫(xiě)《合同用章申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、對(duì)方單位名稱、合同金額、用章內(nèi)容等信息，并附上合同文本及相關(guān)附件?！逗贤谜律暾?qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)合同內(nèi)容及相關(guān)規(guī)定，對(duì)用章申請(qǐng)進(jìn)行認(rèn)真審核，確保蓋章文件的合法性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。審批通過(guò)后，《合同用章申請(qǐng)表》連同合同文本及相關(guān)附件一并提交至合同專用章保管人員。保管人員應(yīng)按照申請(qǐng)表上的內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后，在合同文本上加蓋合同專用章，并在《合同用章登記表》上詳細(xì)記錄用章時(shí)間、合同名稱、編號(hào)、對(duì)方單位名稱、用章內(nèi)容等信息。合同簽訂完成后，合同承辦部門(mén)應(yīng)將合同文本及相關(guān)附件原件交至公司檔案室存檔，并將《合同用章申請(qǐng)表》及《合同用章登記表》復(fù)印件交至財(cái)務(wù)部門(mén)作為付款依據(jù)。2.使用限制合同專用章只能用于簽訂公司對(duì)外的各類合同、協(xié)議、文件等涉及公司權(quán)利義務(wù)的書(shū)面材料，不得用于其他任何用途。嚴(yán)禁在空白合同、協(xié)議、文件等材料上加蓋合同專用章。如因特殊情況需要在空白合同上加蓋印章的，必須經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在合同上注明具體的使用范圍和有效期限。合同專用章的使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行審批，未經(jīng)審批不得擅自蓋章。五、合同用章的審批1.審批權(quán)限合同金額在[X]萬(wàn)元以下的，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。合同金額在[X]萬(wàn)元以上至[X]萬(wàn)元的，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核，再報(bào)公司總經(jīng)理審批。合同金額在[X]萬(wàn)元以上的，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核，再報(bào)公司總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過(guò)后，由公司總經(jīng)理審批。2.審批內(nèi)容合同承辦部門(mén)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明合同簽訂的必要性、合法性、真實(shí)性和可行性，包括合同對(duì)方單位的基本情況、合同內(nèi)容、合同條款、合同金額、付款方式、履行期限等信息。審批人員應(yīng)認(rèn)真審核合同文本及相關(guān)附件，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，條款明確、合理、公平，不存在潛在的風(fēng)險(xiǎn)和糾紛。審批人員應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注合同的關(guān)鍵條款，如標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、付款方式、違約責(zé)任等，確保合同條款清晰、準(zhǔn)確、完整，避免出現(xiàn)歧義或漏洞。六、合同用章的登記與備案1.登記合同專用章保管人員應(yīng)建立《合同用章登記表》，對(duì)每次用章情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記表應(yīng)包括用章時(shí)間、合同名稱、編號(hào)、對(duì)方單位名稱、用章內(nèi)容、審批人、蓋章人等信息。登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得遺漏或誤登。2.備案合同承辦部門(mén)應(yīng)在合同簽訂完成后，將合同文本及相關(guān)附件原件交至公司檔案室存檔，并將《合同用章申請(qǐng)表》及《合同用章登記表》復(fù)印件交至財(cái)務(wù)部門(mén)作為付款依據(jù)。同時(shí)，合同承辦部門(mén)應(yīng)將合同簽訂情況定期向公司合同管理部門(mén)備案，以便合同管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和監(jiān)督檢查。七、合同用章的監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督部門(mén)公司合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同用章管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)合同用章的使用流程、審批情況、登記備案等進(jìn)行檢查，確保合同用章管理規(guī)范、有序。2.檢查內(nèi)容合同用章的使用是否符合規(guī)定的流程和審批權(quán)限，是否存在未經(jīng)審批擅自蓋章的情況。合同用章的登記是否及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，是否存在遺漏或誤登的情況。合同專用章的保管是否安全可靠，是否存在被盜用、冒用的風(fēng)險(xiǎn)。合同文本及相關(guān)附件的存檔是否完整、規(guī)范，是否按照規(guī)定的期限進(jìn)行保存。3.問(wèn)題處理如發(fā)現(xiàn)合同用章管理存在問(wèn)題，合同管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)發(fā)出整改通知，要求相關(guān)部門(mén)或人員限期整改。整改完成后，相關(guān)部門(mén)或人員應(yīng)將整改情況書(shū)面報(bào)告合同管理部門(mén)。如問(wèn)題較為嚴(yán)重，合同管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并提出相應(yīng)的處理建議。八、合同用章的風(fēng)險(xiǎn)防范1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別合同管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同用章管理情況進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如合同條款漏洞、對(duì)方單位信用風(fēng)險(xiǎn)、印章被盜用風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估合同管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)綜合考慮合同金額、合同期限、對(duì)方單位信用狀況等因素。3.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，合同管理部門(mén)應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，如加強(qiáng)合同條款審核、對(duì)對(duì)方單位進(jìn)行信用調(diào)查、完善印章保管制度等。同時(shí)，合同管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。九、責(zé)任追究1.責(zé)任界定因合同承辦部門(mén)或人員未按照規(guī)定流程申請(qǐng)用章，導(dǎo)致合同出現(xiàn)問(wèn)題或公司遭受損失的，由合同承辦部門(mén)或人員承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。因合同專用章保管人員未按照規(guī)定保管印章，導(dǎo)致印章被盜用、冒用，給公司造成損失的，由保管人員承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。因?qū)徟藛T未認(rèn)真審核合同文本及相關(guān)附件，導(dǎo)致合同出現(xiàn)問(wèn)題或公司遭受損失的，由審批人員承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.責(zé)任追究方式對(duì)于責(zé)任較輕的，公司將給予批評(píng)教育、警告等處分。對(duì)于責(zé)任較重的，公司將給予