完善銷售合同管理制度

完善銷售合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司銷售合同管理，規(guī)范銷售合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護公司合法權(quán)益，提高經(jīng)濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與客戶簽訂的各類銷售合同，包括但不限于產(chǎn)品銷售合同、服務(wù)銷售合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：銷售合同的簽訂、履行等應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得強迫對方簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害雙方合法權(quán)益。4.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、銷售合同的簽訂（一）合同洽談1.銷售部門在與客戶進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談時，應(yīng)詳細(xì)了解客戶需求、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、付款方式等信息，并做好記錄。2.對于重要客戶或重大項目，銷售部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合洽談，共同評估項目風(fēng)險和收益。（二）合同起草1.根據(jù)洽談結(jié)果，銷售部門負(fù)責(zé)起草銷售合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款應(yīng)具體、清晰、準(zhǔn)確，避免模糊不清或歧義。2.合同文本應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：合同編號、簽訂日期、雙方當(dāng)事人名稱及地址、產(chǎn)品或服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等。（三）合同審核1.銷售合同起草完成后，應(yīng)提交至公司相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核部門包括法務(wù)部門、財務(wù)部門、技術(shù)部門等，各部門應(yīng)根據(jù)職責(zé)對合同條款進(jìn)行審核。2.法務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同的合法性、合規(guī)性，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同的付款方式、結(jié)算條款等，確保公司資金安全和利益最大化。4.技術(shù)部門負(fù)責(zé)審核合同中涉及產(chǎn)品或服務(wù)技術(shù)要求的條款，確保技術(shù)可行性和準(zhǔn)確性。5.其他相關(guān)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要對合同相關(guān)條款進(jìn)行審核。（四）合同簽訂1.經(jīng)審核通過的銷售合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。2.合同簽訂前，應(yīng)確保合同雙方當(dāng)事人具有合法的主體資格，合同簽訂人應(yīng)具有相應(yīng)的授權(quán)。3.合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門存檔，以便各部門履行職責(zé)和跟蹤合同執(zhí)行情況。三、銷售合同的履行（一）交貨與驗收1.銷售部門應(yīng)根據(jù)合同約定的交貨時間和地點，組織生產(chǎn)部門按時、按質(zhì)、按量完成產(chǎn)品生產(chǎn)或服務(wù)提供，并及時通知客戶驗收。2.客戶驗收時，應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收。如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品或服務(wù)存在質(zhì)量問題，客戶有權(quán)要求公司進(jìn)行整改或退換貨。公司應(yīng)積極配合客戶解決問題，確?？蛻魸M意。3.驗收合格后，客戶應(yīng)簽署驗收報告。驗收報告應(yīng)作為結(jié)算貨款的依據(jù)之一。（二）付款管理1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和時間，及時與客戶溝通收款事宜。對于逾期未付款的客戶，應(yīng)及時發(fā)出催款通知，提醒客戶履行付款義務(wù)。2.銷售部門應(yīng)協(xié)助財務(wù)部門做好收款工作，及時提供客戶付款情況和相關(guān)信息。對于客戶提出的付款異議，銷售部門應(yīng)積極與客戶協(xié)商解決，確保公司款項及時收回。3.如客戶確實存在付款困難，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可與客戶協(xié)商制定付款計劃，但應(yīng)明確付款期限和違約責(zé)任，確保公司利益不受損失。（三）售后服務(wù)1.銷售部門應(yīng)建立完善的售后服務(wù)體系，及時處理客戶反饋的問題和投訴。對于客戶提出的售后服務(wù)要求，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)給予響應(yīng)和處理。2.售后服務(wù)人員應(yīng)具備專業(yè)的知識和技能，能夠快速、有效地解決客戶問題。對于因產(chǎn)品質(zhì)量問題導(dǎo)致的售后服務(wù)，應(yīng)按照合同約定承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.公司應(yīng)定期對售后服務(wù)工作進(jìn)行總結(jié)和分析，不斷改進(jìn)售后服務(wù)質(zhì)量，提高客戶滿意度。四、銷售合同的變更與解除（一）變更條件1.合同履行過程中，如因市場需求變化、產(chǎn)品規(guī)格調(diào)整、交貨時間變更等原因，需要對合同進(jìn)行變更的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、時間、雙方的權(quán)利和義務(wù)等，作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。（二）解除條件1.合同履行過程中，如出現(xiàn)以下情形之一的，合同一方有權(quán)解除合同：因不可抗力致使不能實現(xiàn)合同目的；在履行期限屆滿之前，一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)；一方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行；一方遲延履行債務(wù)或者有其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的；法律規(guī)定的其他情形。2.合同解除應(yīng)簽訂書面解除協(xié)議，明確解除的原因、時間、雙方的權(quán)利和義務(wù)等。解除協(xié)議簽訂后，合同雙方應(yīng)按照協(xié)議約定履行各自的義務(wù)。（三）變更與解除的程序1.合同變更或解除的提議應(yīng)首先由合同一方以書面形式通知對方，并說明變更或解除的原因和具體內(nèi)容。2.對方應(yīng)在收到通知后的規(guī)定時間內(nèi)給予答復(fù)，同意變更或解除的，雙方應(yīng)協(xié)商簽訂書面協(xié)議；不同意變更或解除的，應(yīng)說明理由。3.如雙方就變更或解除合同無法達(dá)成一致意見，可按照合同約定的爭議解決方式處理。五、銷售合同的檔案管理（一）檔案收集1.銷售部門負(fù)責(zé)收集銷售合同簽訂、履行、變更、解除等過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、洽談記錄、審核意見、驗收報告、付款憑證、變更協(xié)議、解除協(xié)議等。2.檔案收集應(yīng)及時、完整，確保檔案資料的真實性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理1.銷售部門應(yīng)定期對收集到的檔案資料進(jìn)行整理，按照合同類別、時間順序等進(jìn)行分類編號，建立檔案目錄。2.檔案資料應(yīng)裝訂成冊，編制頁碼，確保檔案的整齊規(guī)范。（三）檔案保管1.銷售合同檔案應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備一定的檔案管理知識和技能，確保檔案安全。2.檔案保管應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案資料不受損壞。3.檔案保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般銷售合同檔案保管期限為[X]年。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱銷售合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案保管人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自摘抄、復(fù)制、涂改檔案內(nèi)容。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。3.涉及公司商業(yè)秘密或其他敏感信息的銷售合同檔案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得對外提供查閱。六、銷售合同的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)定期對銷售合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保合同管理工作規(guī)范有序。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括合同簽訂的合規(guī)性、履行情況、付款情況、售后服務(wù)情況、檔案管理情況等。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.公司應(yīng)建立銷售合同管理考核評價機制，對銷售部門及相關(guān)人員的合同管理工作進(jìn)行考核評價。2.考核評價指標(biāo)包括合同簽訂質(zhì)量、合同履行率、貨款回收率、客戶滿意度、檔案管理規(guī)范程度等。