公司采購車輛管理制度VIP

公司采購車輛管理制度一、總則1.目的為加強公司車輛采購管理，規(guī)范采購流程，確保所采購車輛符合公司業(yè)務(wù)需求，提高車輛使用效率，降低采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司因業(yè)務(wù)發(fā)展需要采購的各類車輛，包括轎車、商務(wù)車、貨車等。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)公司實際業(yè)務(wù)需求，合理確定車輛采購數(shù)量和型號，避免盲目采購。性價比優(yōu)先原則：在滿足車輛使用性能的前提下，綜合考慮價格、質(zhì)量、售后服務(wù)等因素，選擇性價比最優(yōu)的車輛。公開透明原則：采購過程應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。合規(guī)合法原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購活動合法合規(guī)。二、采購需求申請1.需求部門提出申請各部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，如需采購車輛，應(yīng)提前填寫《車輛采購需求申請表》。申請表應(yīng)詳細(xì)注明車輛用途、預(yù)計使用年限、采購預(yù)算、車型及配置要求等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至行政部門。2.行政部門審核行政部門收到《車輛采購需求申請表》后，對申請內(nèi)容進行審核。審核內(nèi)容包括：需求的合理性、車輛配置的必要性、預(yù)算的準(zhǔn)確性等。如審核通過，行政部門將申請表提交至采購部門；如審核不通過，行政部門應(yīng)及時與需求部門溝通，說明原因并要求其進行修改完善。3.采購預(yù)算編制采購部門根據(jù)審核通過的《車輛采購需求申請表》，結(jié)合市場調(diào)研情況，編制車輛采購預(yù)算。預(yù)算應(yīng)包括車輛購置費用、車輛購置稅、保險費、上牌費、裝飾費等所有相關(guān)費用，并報財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核通過后，采購預(yù)算作為車輛采購的控制依據(jù)。三、采購流程1.采購計劃制定采購部門根據(jù)審核通過的采購需求和預(yù)算，制定車輛采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購車輛的品牌、型號、數(shù)量、采購時間等信息，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.供應(yīng)商選擇與管理建立供應(yīng)商庫：采購部門應(yīng)通過多種渠道收集車輛供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫。供應(yīng)商庫應(yīng)包括供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書、業(yè)績情況等信息，并定期進行更新維護。供應(yīng)商篩選：采購部門根據(jù)采購車輛的要求，從供應(yīng)商庫中篩選出符合條件的供應(yīng)商，并向其發(fā)出詢價函。詢價函應(yīng)明確車輛的品牌、型號、配置、數(shù)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等要求。供應(yīng)商報價與比價：供應(yīng)商收到詢價函后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)進行報價。采購部門收集各供應(yīng)商的報價后，進行比價分析。比價時應(yīng)綜合考慮車輛價格、質(zhì)量、售后服務(wù)等因素，選擇報價合理、信譽良好的供應(yīng)商作為候選供應(yīng)商。供應(yīng)商實地考察：對于擬選定的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行實地考察。實地考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、售后服務(wù)能力等?？疾旖Y(jié)束后，考察人員應(yīng)填寫《供應(yīng)商實地考察報告》，對供應(yīng)商的情況進行評價，并提出是否選擇該供應(yīng)商的建議。供應(yīng)商確定：采購部門根據(jù)比價結(jié)果和實地考察情況，確定最終的供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括車輛的品牌、型號、配置、數(shù)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等條款。3.采購合同簽訂采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同后，應(yīng)將合同副本提交至行政部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案。合同執(zhí)行過程中，如發(fā)生變更或補充協(xié)議，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商簽訂，并將變更或補充協(xié)議副本提交至相關(guān)部門備案。4.車輛驗收驗收準(zhǔn)備：車輛到貨前，采購部門應(yīng)通知行政部門、使用部門等相關(guān)人員做好驗收準(zhǔn)備工作。驗收人員應(yīng)熟悉車輛的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和驗收要求，準(zhǔn)備好驗收所需的工具和資料。初步驗收：車輛到貨后，采購部門組織相關(guān)人員對車輛進行初步驗收。初步驗收內(nèi)容包括車輛的外觀、數(shù)量、配置等是否與采購合同一致。如發(fā)現(xiàn)問題，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其限期整改。專業(yè)驗收：初步驗收合格后，采購部門應(yīng)委托專業(yè)檢測機構(gòu)對車輛進行全面檢測。檢測內(nèi)容包括車輛的性能、安全、環(huán)保等方面。檢測合格后，檢測機構(gòu)應(yīng)出具檢測報告。最終驗收：專業(yè)驗收合格后，采購部門組織行政部門、使用部門等相關(guān)人員對車輛進行最終驗收。最終驗收合格后，驗收人員應(yīng)填寫《車輛驗收報告》，并簽字確認(rèn)。如驗收不合格，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，直至車輛符合驗收要求為止。5.付款結(jié)算車輛驗收合格后，財務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗收報告，辦理付款結(jié)算手續(xù)。付款方式應(yīng)按照采購合同約定執(zhí)行，一般采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付。財務(wù)部門在付款前，應(yīng)審核相關(guān)憑證和手續(xù)是否齊全，確保付款安全。四、車輛使用與管理1.車輛調(diào)配行政部門負(fù)責(zé)公司車輛的統(tǒng)一調(diào)配和管理。根據(jù)各部門的工作需要，合理安排車輛的使用，提高車輛使用效率。車輛調(diào)配應(yīng)遵循以下原則：優(yōu)先保障重要業(yè)務(wù)和緊急任務(wù)的用車需求。合理安排車輛的使用時間和路線，避免車輛閑置和浪費。實行車輛使用登記制度，各部門使用車輛前應(yīng)填寫《車輛使用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至行政部門。行政部門根據(jù)車輛使用情況進行調(diào)配，并做好車輛使用記錄。2.車輛日常維護與保養(yǎng)使用部門負(fù)責(zé)所使用車輛的日常維護與保養(yǎng)工作。車輛駕駛員應(yīng)按照車輛使用說明書的要求，定期對車輛進行檢查、保養(yǎng)和維修，確保車輛處于良好的運行狀態(tài)。行政部門應(yīng)建立車輛維護保養(yǎng)檔案，記錄車輛的維護保養(yǎng)情況。車輛維護保養(yǎng)費用由公司統(tǒng)一承擔(dān)，財務(wù)部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行核算和報銷。3.車輛安全管理加強車輛安全宣傳教育，提高駕駛員的安全意識和操作技能。駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，文明駕駛，確保行車安全。定期對車輛進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。車輛安全檢查內(nèi)容包括車輛的制動系統(tǒng)、轉(zhuǎn)向系統(tǒng)、燈光系統(tǒng)、輪胎等。建立車輛事故應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生車輛事故，駕駛員應(yīng)立即采取措施，保護現(xiàn)場，并及時報告行政部門和相關(guān)部門。行政部門應(yīng)配合有關(guān)部門進行事故調(diào)查和處理，做好事故記錄和總結(jié)工作。4.車輛費用管理車輛費用包括車輛購置費用、車輛購置稅、保險費、上牌費、裝飾費、燃油費、維修保養(yǎng)費、過路過橋費、停車費等。財務(wù)部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定對車輛費用進行核算和管理。嚴(yán)格控制車輛費用支出，建立車輛費用報銷審批制度。車輛費用報銷時，應(yīng)填寫《車輛費用報銷申請表》，并附相關(guān)發(fā)票和憑證，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、行政部門審核、財務(wù)部門審批后，方可報銷。五、車輛處置管理1.車輛報廢車輛達(dá)到規(guī)定的使用年限或因技術(shù)原因無法正常使用時，使用部門應(yīng)填寫《車輛報廢申請表》，經(jīng)行政部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理車輛報廢手續(xù)。車輛報廢后，行政部門應(yīng)及時將車輛交售給有資質(zhì)的報廢汽車回收企業(yè)，并取得報廢汽車回收證明。財務(wù)部門根據(jù)報廢汽車回收證明，核銷車輛資產(chǎn)。2.車輛轉(zhuǎn)讓公司因業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，如需轉(zhuǎn)讓車輛，使用部門應(yīng)填寫《車輛轉(zhuǎn)讓申請表》，經(jīng)行政部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，委托有資質(zhì)的二手車交易市場進行交易。車輛轉(zhuǎn)讓后，行政部門應(yīng)及時辦理車輛過戶手續(xù)，并將車輛轉(zhuǎn)讓收入上繳公司財務(wù)。財務(wù)部門根據(jù)車輛轉(zhuǎn)讓收入和車輛賬面價值，進行賬務(wù)處理。3.車輛捐贈公司因社會公益等原因，如需捐贈車輛，使用部門應(yīng)填寫《車輛捐贈申請表》，經(jīng)行政部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理車輛捐贈手續(xù)。車輛捐贈后，行政部門應(yīng)及時取得捐贈證明，并將捐贈情況報公司財務(wù)備案。財務(wù)部門根據(jù)捐贈證明，進行賬務(wù)處理。六、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對車輛采購、使用、處置等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括采購流程是否合規(guī)、車輛使用是否合理、費用支出是否超標(biāo)、車輛處置是否規(guī)范等。如發(fā)現(xiàn)問題，審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.考核評價行政部門負(fù)責(zé)對車輛使用部門和駕駛員進行考核評價?？己嗽u價內(nèi)容包括車輛使用效率、車輛維護保養(yǎng)情況、車輛安全管理情況、費用控制情況等。考核評價結(jié)果作為部門和個人績效評定的