印章資料歸檔管理制度

印章資料歸檔管理制度總則目的為加強(qiáng)公司印章資料的管理，確保印章使用的規(guī)范性、安全性，以及資料歸檔的完整性、準(zhǔn)確性，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及公司印章使用及相關(guān)資料產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、歸檔等過程中的管理?；驹瓌t1.合法性原則：印章使用和資料歸檔應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.安全性原則：確保印章存放安全，防止印章被盜用、冒用；資料歸檔妥善，防止資料丟失、損壞或泄露。3.規(guī)范性原則：明確印章使用流程和資料歸檔標(biāo)準(zhǔn)，做到有章可循、規(guī)范操作。4.責(zé)任性原則：明確各環(huán)節(jié)責(zé)任人，對(duì)印章使用和資料歸檔的結(jié)果負(fù)責(zé)。印章管理印章種類及用途1.公司公章：用于公司對(duì)外的正式文件、合同協(xié)議、授權(quán)委托書等重要事項(xiàng)的簽署。2.法定代表人章：主要用于特定的財(cái)務(wù)票據(jù)、銀行結(jié)算等與法定代表人職責(zé)相關(guān)的業(yè)務(wù)。3.合同專用章：專門用于公司各類合同的簽訂。4.部門章：由各部門根據(jù)工作需要申請(qǐng)刻制，用于部門內(nèi)部文件、通知等，不得對(duì)外使用。印章的刻制與啟用1.刻制申請(qǐng)：因工作需要刻制印章的部門，應(yīng)填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、刻制數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交行政部統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)。2.刻制流程：行政部根據(jù)批準(zhǔn)的申請(qǐng)，選擇具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制?？讨仆瓿珊?，行政部應(yīng)檢查印章的質(zhì)量、規(guī)格是否符合要求，并在《印章刻制申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。3.啟用登記：新印章啟用前，行政部應(yīng)進(jìn)行登記，填寫《印章啟用登記表》，注明印章名稱、啟用日期、發(fā)放部門、保管人等信息。同時(shí)，將印章印模留存?zhèn)浒?。印章的保?.保管責(zé)任：公司公章、法定代表人章由行政部指定專人保管；合同專用章由法務(wù)部指定專人保管；部門章由各部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。保管人應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全。2.保管要求：印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并設(shè)置密碼或鑰匙專人保管。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得將印章帶出公司或交他人使用。3.印章交接：印章保管人因工作變動(dòng)等原因需要交接印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章交接登記表》，詳細(xì)記錄印章交接的時(shí)間、名稱、數(shù)量、交接雙方等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。交接過程中，應(yīng)由監(jiān)交人在場(chǎng)監(jiān)督。印章的使用1.使用申請(qǐng)：使用公司印章，應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、文件名稱、文號(hào)、用印份數(shù)等信息。經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核、批準(zhǔn)后，方可使用印章。涉及公司重大事項(xiàng)、合同協(xié)議等用印，需經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表批準(zhǔn)。一般性文件、通知等用印，由部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.審批流程：申請(qǐng)人將《印章使用申請(qǐng)表》依次提交至相關(guān)審核人、批準(zhǔn)人處簽字審批。審批通過后，將申請(qǐng)表交印章保管人用印。3.用印要求：印章保管人在用印前，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)用印文件的內(nèi)容、格式等是否符合要求。用印時(shí)，應(yīng)確保印章清晰、端正，騎年蓋月。用印完成后，應(yīng)在《印章使用申請(qǐng)表》上記錄用印時(shí)間、蓋章位置等信息，并簽字確認(rèn)。4.特殊情況處理：如遇緊急情況無法事先填寫申請(qǐng)表的，使用人應(yīng)電話請(qǐng)示相關(guān)負(fù)責(zé)人同意后用印，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦申請(qǐng)手續(xù)。印章的停用與銷毀1.停用申請(qǐng)：因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時(shí)，由印章保管部門填寫《印章停用申請(qǐng)表》，說明停用原因、印章名稱等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交行政部辦理停用手續(xù)。2.停用登記：行政部對(duì)停用的印章進(jìn)行登記，填寫《印章停用登記表》，注明印章名稱、停用日期、保管人等信息。3.銷毀處理：對(duì)于停用的印章，由行政部統(tǒng)一組織銷毀。銷毀前，應(yīng)填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表批準(zhǔn)后，在監(jiān)銷人的監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。資料歸檔管理歸檔范圍1.文件資料：包括公司各類正式文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。2.合同協(xié)議：公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。3.財(cái)務(wù)資料：財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等。4.人事資料：?jiǎn)T工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等。5.業(yè)務(wù)資料：市場(chǎng)調(diào)研資料、項(xiàng)目文檔、銷售記錄等。6.其他資料：與公司經(jīng)營管理相關(guān)的其他有保存價(jià)值的資料。歸檔要求1.資料收集：各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、完整。收集的資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、有效。2.資料整理：收集到的資料應(yīng)進(jìn)行分類整理，按照檔案管理的要求進(jìn)行編號(hào)、裝訂、編目等處理。整理過程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無效的資料。3.資料質(zhì)量：歸檔資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全。如有破損、褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.歸檔時(shí)間：各類資料應(yīng)在形成或辦結(jié)后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸檔。一般文件資料應(yīng)在次年一季度前歸檔；合同協(xié)議等重要資料應(yīng)在合同履行完畢或終止后的一個(gè)月內(nèi)歸檔。歸檔流程1.部門初審：各部門收集整理好資料后，由部門負(fù)責(zé)人對(duì)資料的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行初審。初審合格后，將資料移交至行政部檔案室。2.檔案室審核：行政部檔案室對(duì)接收的資料進(jìn)行審核，檢查資料是否符合歸檔要求。對(duì)于不符合要求的資料，退回部門重新整理。3.歸檔入庫：審核通過的資料，行政部檔案室按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編號(hào)、上架，存入檔案庫。同時(shí)，建立檔案目錄索引，方便查詢利用。檔案的保管與維護(hù)1.保管環(huán)境：檔案庫應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜。配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.保管期限：根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）。3.定期檢查：行政部檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否完好無損、存放是否整齊有序等。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.維護(hù)修復(fù)：對(duì)于破損、褪色、霉變等檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。修復(fù)過程應(yīng)遵循檔案保護(hù)的原則，確保檔案內(nèi)容不受損害。檔案的查閱與借閱1.查閱申請(qǐng)：因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，說明查閱目的、檔案名稱、查閱內(nèi)容等信息。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、檔案管理部門批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱要求：查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。3.借閱申請(qǐng)：如需借閱檔案，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等信息。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)后，方可借閱。4.借閱期限：檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.歸還要求：借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。歸還時(shí)，檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。檔案的保密與安全1.保密制度：檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得向任何單位或個(gè)人泄露檔案信息。2.安全措施：加強(qiáng)檔案庫的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫的安全。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)安全設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.行政部定期對(duì)公司印章使用和資料歸檔情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括印章保管是否安全、使用是否規(guī)范、資料歸檔是否及時(shí)完整等。2.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決?？己嗽u(píng)價(jià)1.將印章資料歸檔管理工作納入部門和員工的績(jī)效考核體系，對(duì)工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給