沃爾瑪采購日常管理制度

沃爾瑪采購日常管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范沃爾瑪采購日常工作流程，確保采購活動(dòng)的高效、公正、透明，保障公司利益，滿足公司業(yè)務(wù)需求，提高公司整體運(yùn)營效率。2.適用范圍本制度適用于沃爾瑪公司所有采購相關(guān)人員，包括但不限于采購經(jīng)理、采購專員、采購助理等。3.基本原則合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定。公平公正原則：對待所有供應(yīng)商應(yīng)一視同仁，確保采購過程公平、公正，避免不正當(dāng)競爭。效益原則：在保證商品質(zhì)量和服務(wù)水平的前提下，追求采購成本的最小化，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。誠實(shí)守信原則：與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，誠實(shí)守信，履行合同約定。二、采購流程1.需求確認(rèn)部門提報(bào)：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提前填寫采購申請單，詳細(xì)注明所需商品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。需求審核：采購部門收到采購申請單后，對需求進(jìn)行初步審核，核實(shí)需求的合理性、必要性以及是否符合公司預(yù)算。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與需求部門溝通協(xié)調(diào)，提出修改建議。2.供應(yīng)商選擇與評估供應(yīng)商開發(fā)：采購人員通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會(huì)、供應(yīng)商推薦等。對新開發(fā)的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)證件的查驗(yàn)。供應(yīng)商評估：建立供應(yīng)商評估體系，從產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面對供應(yīng)商進(jìn)行定期評估。評估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級，對于不合格供應(yīng)商，及時(shí)采取淘汰或整改措施。供應(yīng)商選擇：根據(jù)采購需求和供應(yīng)商評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行合作。對于重要物資或大額采購項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)、詢價(jià)、競爭性談判等方式確定供應(yīng)商。3.采購談判與合同簽訂采購談判：采購人員與選定的供應(yīng)商就采購價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款進(jìn)行談判。談判過程中，應(yīng)充分了解市場行情，爭取有利的采購條件。談判結(jié)果需形成談判記錄，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。合同簽訂：根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括商品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同簽訂前，需經(jīng)法務(wù)部門審核，確保合同的合法性和有效性。合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格履行合同約定。4.訂單下達(dá)與跟蹤訂單下達(dá)：采購人員根據(jù)合同約定，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。訂單內(nèi)容應(yīng)與合同一致，確保供應(yīng)商準(zhǔn)確理解采購要求。訂單下達(dá)后，應(yīng)及時(shí)將訂單信息通知相關(guān)部門，如倉庫、財(cái)務(wù)等，以便做好收貨、付款等準(zhǔn)備工作。訂單跟蹤：建立訂單跟蹤機(jī)制，采購人員定期與供應(yīng)商溝通訂單執(zhí)行情況，及時(shí)掌握生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在延誤交貨等問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施，如調(diào)整交貨期、催促發(fā)貨等，確保訂單按時(shí)完成。5.到貨驗(yàn)收到貨通知：供應(yīng)商發(fā)貨前，應(yīng)提前通知采購人員預(yù)計(jì)到貨時(shí)間。采購人員收到到貨通知后，及時(shí)通知倉庫做好收貨準(zhǔn)備。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：倉庫收到貨物后，按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括商品的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀、質(zhì)量等方面。如發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。驗(yàn)收報(bào)告：驗(yàn)收合格后，倉庫填寫驗(yàn)收報(bào)告，注明驗(yàn)收情況。驗(yàn)收報(bào)告經(jīng)倉庫負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，交采購人員存檔。對于驗(yàn)收不合格的貨物，應(yīng)單獨(dú)存放，并及時(shí)通知采購人員與供應(yīng)商協(xié)商處理。6.付款結(jié)算發(fā)票審核：采購人員收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，對發(fā)票內(nèi)容進(jìn)行審核，確保發(fā)票的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性。發(fā)票審核內(nèi)容包括發(fā)票抬頭、發(fā)票號碼、開票日期、商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、稅率等信息。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商重新開具發(fā)票。付款申請：采購人員根據(jù)驗(yàn)收報(bào)告和發(fā)票審核結(jié)果，填寫付款申請單，注明付款金額、付款方式、付款日期等信息。付款申請單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交財(cái)務(wù)部門審核。付款審批：財(cái)務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，核實(shí)采購業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性以及資金的合理性。付款申請經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理付款手續(xù)。三、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識別與評估采購人員應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。針對識別出的風(fēng)險(xiǎn)，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：關(guān)注市場動(dòng)態(tài)，及時(shí)掌握商品價(jià)格波動(dòng)情況。通過與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系、簽訂長期合同、套期保值等方式，降低市場價(jià)格波動(dòng)對采購成本的影響。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，定期評估供應(yīng)商的經(jīng)營狀況和信譽(yù)。建立供應(yīng)商備用機(jī)制，在主要供應(yīng)商出現(xiàn)問題時(shí)，能夠及時(shí)切換到備用供應(yīng)商，確保采購業(yè)務(wù)的連續(xù)性。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：嚴(yán)格把控采購商品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)到貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，對重要物資進(jìn)行抽檢或送檢。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，必要時(shí)采取退貨、換貨等措施。合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：簽訂合同前，仔細(xì)審核合同條款，確保合同的合法性和完整性。加強(qiáng)合同執(zhí)行過程中的監(jiān)督和管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。如遇合同糾紛，應(yīng)及時(shí)按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行處理。付款風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：建立嚴(yán)格的付款審批流程，加強(qiáng)對發(fā)票審核和付款申請的管理。在付款前，核實(shí)采購業(yè)務(wù)的真實(shí)性和供應(yīng)商的履約情況。對于存在爭議的款項(xiàng)，暫停付款，待問題解決后再行處理。四、采購績效評估1.評估指標(biāo)采購成本：考核采購價(jià)格的合理性，計(jì)算采購成本節(jié)約率，即（預(yù)算采購成本實(shí)際采購成本）/預(yù)算采購成本×100%。采購質(zhì)量：通過驗(yàn)收合格率、退貨率等指標(biāo)評估采購商品的質(zhì)量情況。驗(yàn)收合格率=驗(yàn)收合格數(shù)量/采購總數(shù)量×100%，退貨率=退貨數(shù)量/采購總數(shù)量×100%。交貨期：考核供應(yīng)商的交貨準(zhǔn)時(shí)率，交貨準(zhǔn)時(shí)率=按時(shí)交貨次數(shù)/總交貨次數(shù)×100%。供應(yīng)商管理：評估供應(yīng)商的開發(fā)、評估、合作等方面的工作成效，包括新供應(yīng)商開發(fā)數(shù)量、供應(yīng)商滿意度等指標(biāo)。采購效率：考核采購流程的執(zhí)行效率，如采購申請?zhí)幚頃r(shí)間、訂單下達(dá)時(shí)間、合同簽訂時(shí)間等。2.評估周期采購績效評估每季度進(jìn)行一次，由采購部門負(fù)責(zé)人組織實(shí)施，相關(guān)部門參與評估。3.評估結(jié)果應(yīng)用將采購績效評估結(jié)果與采購人員的績效考核掛鉤，作為績效獎(jiǎng)金發(fā)放、晉升、調(diào)薪等的重要依據(jù)。針對評估過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)分析原因，制定改進(jìn)措施，不斷提高采購工作質(zhì)量和效率。五、采購人員行為規(guī)范1.職業(yè)道德采購人員應(yīng)遵守職業(yè)道德規(guī)范，誠實(shí)守信，廉潔奉公，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣、宴請等不正當(dāng)利益。保守公司商業(yè)機(jī)密，不得泄露采購價(jià)格、供應(yīng)商信息、采購計(jì)劃等敏感信息。2.工作紀(jì)律嚴(yán)格遵守公司考勤制度，按時(shí)上下班，不得遲到、早退、曠工。認(rèn)真履行工作職責(zé)，積極主動(dòng)完成采購任務(wù)，不得推諉扯皮、敷衍了事。遵守公司內(nèi)部工作流程和審批制度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自變更采購流程或超越權(quán)限行事。3.溝通協(xié)作加強(qiáng)與公司內(nèi)部各部門的溝通協(xié)作，及時(shí)了解業(yè)務(wù)需求，提供優(yōu)質(zhì)的采購服務(wù)。與供應(yīng)商保持良好的溝通關(guān)系，建立互信合作的伙伴關(guān)系。在溝通中應(yīng)禮貌、專業(yè)、耐心，及時(shí)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。采購部門內(nèi)部應(yīng)建立自查機(jī)制，定期對采購工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.外部監(jiān)督接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合政府部門的工作，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。