監(jiān)理方資料管理制度VIP

監(jiān)理方資料管理制度一、總則（一）目的為加強監(jiān)理方資料管理，規(guī)范資料收集、整理、歸檔及保管等工作流程，確保監(jiān)理資料的完整性、準確性和系統(tǒng)性，為監(jiān)理工作的順利開展及工程建設的全過程管理提供有效支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本監(jiān)理公司所有監(jiān)理項目的資料管理工作，包括但不限于工程前期文件、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、施工過程中形成的各類文件、驗收資料以及與工程相關(guān)的其他資料。（三）基本原則1.真實性原則：資料應如實反映工程建設的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋工程建設全過程的各類資料，確保無遺漏。3.準確性原則：資料內(nèi)容準確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠。4.及時性原則：資料應隨工程進度同步形成，及時整理歸檔。5.規(guī)范性原則：資料的格式、內(nèi)容、簽字蓋章等應符合相關(guān)標準和規(guī)范要求。二、資料管理職責分工（一）項目總監(jiān)理工程師1.全面負責監(jiān)理項目資料管理工作，確保資料管理工作符合本制度要求。2.組織制定項目資料管理計劃，明確各階段資料管理的目標、任務和責任人。3.定期檢查資料管理工作進展情況，協(xié)調(diào)解決資料管理過程中出現(xiàn)的問題。（二）專業(yè)監(jiān)理工程師1.負責本專業(yè)范圍內(nèi)資料的收集、整理和初步審核工作。2.按照監(jiān)理工作流程和相關(guān)規(guī)范要求，及時記錄和整理本專業(yè)的監(jiān)理工作資料，確保資料真實、準確、完整。3.對施工單位報送的本專業(yè)工程資料進行審核，提出審核意見，并督促施工單位整改完善。（三）監(jiān)理資料員1.具體負責監(jiān)理項目資料的日常收集、整理、分類、歸檔和保管工作。2.建立資料臺賬，對資料的收發(fā)、借閱等情況進行詳細記錄。3.協(xié)助項目總監(jiān)理工程師和專業(yè)監(jiān)理工程師做好資料的審核、匯總和上報工作。4.負責資料室的日常管理，確保資料存放安全、有序，便于查閱。（四）其他監(jiān)理人員1.在各自的工作范圍內(nèi)，按照資料管理要求，及時提供相關(guān)資料，并對資料的真實性和完整性負責。2.配合資料員做好資料的整理和歸檔工作。三、資料分類與編號（一）資料分類1.工程前期文件：包括項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.監(jiān)理規(guī)劃與監(jiān)理實施細則：監(jiān)理規(guī)劃、各專業(yè)監(jiān)理實施細則。3.施工過程文件施工單位報審文件：施工組織設計、施工方案、工程開工報審表、施工進度計劃、質(zhì)量檢驗批驗收記錄、分項工程質(zhì)量驗收記錄、分部工程質(zhì)量驗收記錄等。監(jiān)理文件：監(jiān)理通知單、工程暫停令、復工報審表、監(jiān)理工作聯(lián)系單、旁站監(jiān)理記錄、平行檢驗記錄、見證取樣記錄等。工程變更文件：工程變更申請、工程變更審批表、變更后的圖紙及說明等。工程計量與支付文件：工程款支付申請表、工程款支付證書、工程計量報審表等。4.竣工驗收文件：單位工程竣工驗收報告、工程質(zhì)量評估報告、竣工圖、工程竣工結(jié)算審核報告等。5.其他文件：與工程建設有關(guān)的會議紀要、來往函件、照片、音像資料等。（二）編號規(guī)則1.資料編號應具有唯一性，便于識別和查詢。2.編號采用“項目編號資料類別編號順序號”的格式。項目編號：按照公司規(guī)定的項目編號規(guī)則編制，用于標識具體的監(jiān)理項目。資料類別編號：根據(jù)資料分類，分別用不同的字母或數(shù)字表示，如工程前期文件用“A”表示，監(jiān)理規(guī)劃用“B”表示，施工過程文件用“C”表示等。順序號：按照資料形成的先后順序依次編號。3.例如，某項目的一份監(jiān)理通知單編號為：[項目編號]C001，表示該通知單屬于施工過程文件中的監(jiān)理文件類別，是該項目的第1份監(jiān)理通知單。四、資料收集與整理（一）收集要求1.監(jiān)理人員應主動與建設單位、施工單位及其他相關(guān)單位溝通協(xié)調(diào)，及時收集與工程建設有關(guān)的各類資料。2.對于施工單位報送的資料，應要求其按照規(guī)范格式和內(nèi)容要求填寫，并加蓋單位公章和相關(guān)人員簽字。3.監(jiān)理人員在日常工作中應注意積累資料，對工程建設過程中的重要事件、關(guān)鍵環(huán)節(jié)等及時進行記錄，形成相應的文字、照片、音像等資料。（二）整理要求1.資料應按照分類標準進行分類整理，同一類資料應按照時間順序或邏輯順序排列。2.每份資料應清晰、完整，如有破損、缺頁等情況，應及時進行修補或補充。3.資料的簽字蓋章應齊全，日期填寫應準確無誤。4.對于電子資料，應進行分類存儲，并建立相應的索引目錄，便于查找和使用。五、資料審核與審批（一）審核流程1.施工單位報送的資料先由專業(yè)監(jiān)理工程師進行審核，審核內(nèi)容包括資料的完整性、準確性、規(guī)范性等。2.專業(yè)監(jiān)理工程師審核通過后，提交項目總監(jiān)理工程師進行審批。3.項目總監(jiān)理工程師審批同意的資料，加蓋監(jiān)理單位公章后予以存檔；審批不同意的資料，應退回施工單位，并注明整改意見，要求其重新報送審核。（二）審核要點1.完整性審核：檢查資料是否涵蓋了工程建設的各個方面，是否按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求填寫。2.準確性審核：核對資料中的數(shù)據(jù)、文字表述等是否準確無誤，與實際情況是否相符。3.規(guī)范性審核：審查資料的簽字蓋章、日期填寫、格式排版等是否符合相關(guān)標準和規(guī)范要求。六、資料歸檔與保管（一）歸檔要求1.資料應定期進行歸檔，歸檔時間不得遲于工程竣工驗收后[X]個月。2.歸檔資料應編制歸檔清單，清單內(nèi)容包括資料名稱、編號、日期、份數(shù)等。3.歸檔資料應采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，紙質(zhì)資料應裝訂成冊，電子資料應刻錄成光盤或存儲在移動硬盤等存儲設備上，并與紙質(zhì)資料一一對應。（二）保管要求1.設立專門的資料室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲等設施，確保資料存放安全。2.資料應分類存放，標識清晰，便于查找和使用。3.建立資料借閱制度，嚴格控制資料的借閱范圍和借閱期限，借閱資料應辦理借閱手續(xù)，借閱人應妥善保管資料，不得轉(zhuǎn)借、涂改、丟失。4.定期對資料進行檢查和清理，對過期、無用的資料進行銷毀處理，銷毀資料應編制銷毀清單，并有專人負責監(jiān)督。七、資料查閱與借閱（一）查閱流程1.因工作需要查閱監(jiān)理資料的人員，應填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等。2.《資料查閱申請表》經(jīng)項目總監(jiān)理工程師批準后，由資料員提供相應資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員應在規(guī)定的時間和地點查閱資料，不得擅自將資料帶出資料室，不得在資料上涂改、標記。（二）借閱流程1.因特殊原因需要借閱監(jiān)理資料的人員，應填寫《資料借閱申請表》，詳細說明借閱資料的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等。2.《資料借閱申請表》經(jīng)項目總監(jiān)理工程師審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應向資料員出具本人有效身份證件，并按照規(guī)定繳納一定的押金。4.資料員應在借閱清單上登記借閱人姓名、單位、借閱資料名稱、編號、借閱日期、歸還日期等信息。5.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，如需延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。6.資料歸還時，資料員應認真檢查資料的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應及時向借閱人索賠。八、資料保密（一）保密范圍監(jiān)理資料中涉及工程建設單位、施工單位等相關(guān)方的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密以及其他不宜公開的信息均屬于保密范圍。（二）保密措施1.加強對監(jiān)理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。2.嚴格控制資料的查閱和借閱范圍，未經(jīng)批準，不得擅自將資料提供給無關(guān)人員。3.在資料整理、存儲、傳輸?shù)冗^程中，應采取必要的技術(shù)措施，確保資料的保密性。4.對涉及保密的資料，應進行單獨標識和管理，防止泄露。九、資料信息化管理（一）建立資料管理信息系統(tǒng)利用信息化技術(shù)，建立監(jiān)理資料管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)資料的電子化存儲、檢索、查詢、統(tǒng)計等功能，提高資料管理的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.資料員應及時將紙質(zhì)資料錄入資料管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.定期對資料管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，保證數(shù)據(jù)與實際資料一致。（三）信息安全管理加強資料管理信息系統(tǒng)的信息安全管理，設置不同的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)被非法訪問、篡改或泄露。定期對系統(tǒng)進行備份，確保數(shù)據(jù)安全可靠。十、資料管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對監(jiān)理項目的資料管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱借閱等情況。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場檢查、資料抽查等方式進行，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二