教育公司檔案管理制度VIP

教育公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)公司具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類，便于保管和利用。3.保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立健全檔案檢索體系，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的歸口部門，負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案管理工作，集中保管公司各類檔案，并提供檔案利用服務(wù)。其具體職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)公司檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織實(shí)施。2.制定和修訂公司檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。3.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。4.建立健全公司檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，提高檔案利用效率。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的安全和完整。6.負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識(shí)。8.負(fù)責(zé)與上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系。（二）各部門各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理。其具體職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行公司檔案管理制度，做好本部門檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)收集、整理本部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交綜合管理部歸檔。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和利用工作，確保檔案的安全和完整。4.配合綜合管理部做好檔案的鑒定、銷毀等工作。5.接受綜合管理部的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷過程中形成的各類文件、證照等檔案。2.公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等會(huì)議記錄、決議、紀(jì)要等檔案。3.公司各項(xiàng)規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等檔案。4.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等檔案。5.公司各類合同、協(xié)議、意向書等檔案。6.公司財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等檔案。7.公司員工人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、獎(jiǎng)懲等相關(guān)資料。8.公司教育培訓(xùn)檔案，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)證書等。9.公司業(yè)務(wù)檔案，包括教學(xué)資料、學(xué)生檔案、教學(xué)成果等。10.公司行政事務(wù)檔案，包括辦公用品采購、固定資產(chǎn)管理、車輛管理等相關(guān)資料。11.公司對(duì)外宣傳資料、廣告策劃、活動(dòng)方案等檔案。12.公司與外部單位往來的文件、信函、傳真等檔案。13.其他對(duì)公司具有保存價(jià)值的文件、資料、聲像等檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門的各類檔案，并確保檔案的齊全、完整。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案材料的內(nèi)容，確保其真實(shí)、準(zhǔn)確、有效。3.對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，防止檔案丟失或損壞。4.檔案收集過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案材料不完整或不符合要求，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或糾正。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于保密和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類，一般分為行政管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、業(yè)務(wù)管理類、教育培訓(xùn)類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便于檢索和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理完畢，并移交綜合管理部歸檔。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)整理歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，做到分類準(zhǔn)確、編號(hào)清晰、編目齊全、裝訂整齊。2.歸檔的檔案應(yīng)一式兩份，一份由綜合管理部保管，一份由形成部門留存?zhèn)洳椤?.歸檔的檔案應(yīng)填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。五、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案庫房?jī)?nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案存放索引。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。電子檔案應(yīng)按照檔案分類進(jìn)行存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄，便于檢索和利用。（三）保管期限的鑒定1.綜合管理部應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理。2.鑒定工作應(yīng)由綜合管理部牽頭，組織相關(guān)部門人員參加，對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值等進(jìn)行評(píng)估。3.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀審批表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。六、檔案的利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：?jiǎn)T工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.借閱：?jiǎn)T工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時(shí)，應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、污損、抽取、撤換。（三）利用登記綜合管理部應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人、檔案名稱、查閱（借閱）目的等信息。七、檔案的保密（一）保密措施1.加強(qiáng)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)。2.對(duì)檔案庫房、檔案查閱室等場(chǎng)所采取必要的保密措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、設(shè)置門禁系統(tǒng)等。3.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱、借閱范圍，并采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。（二）保密責(zé)任1.檔案管理人員對(duì)檔案的保密工作負(fù)有直接責(zé)任，如因工作失誤導(dǎo)致檔案信息泄露，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得將檔案信息泄露給無關(guān)人員。如因違反保密制度導(dǎo)致檔案信息泄露，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類存儲(chǔ)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.應(yīng)及時(shí)將檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。3.應(yīng)定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。九、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)綜合管理部應(yīng)定期對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫《檔案管理統(tǒng)計(jì)報(bào)表》，上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，并