個人印鑒管理制度

個人印鑒管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司個人印鑒的管理，保障公司及員工的合法權(quán)益，維護公司正常的經(jīng)營管理秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）定義個人印鑒是指員工在公司內(nèi)部因工作需要而使用的、代表個人身份的印章。二、印鑒的申請與審批（一）申請條件1.因工作需要，經(jīng)常處理涉及個人授權(quán)或簽署文件等事務(wù)的員工，可申請個人印鑒。2.申請個人印鑒的員工應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和工作責(zé)任心，無違規(guī)違紀(jì)記錄。（二）申請流程1.員工填寫《個人印鑒申請表》，詳細說明申請印鑒的用途、使用范圍等信息。2.將申請表提交至所在部門負責(zé)人審核，部門負責(zé)人應(yīng)根據(jù)員工工作實際情況，對申請的必要性和合理性進行評估，并簽署審核意見。3.經(jīng)部門負責(zé)人審核通過后，申請表流轉(zhuǎn)至人力資源部。人力資源部對員工的基本信息、工作表現(xiàn)等進行核實，并征求法務(wù)部門意見（如有需要）。4.人力資源部審核通過后，將申請表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)整體情況進行最終審批，決定是否批準(zhǔn)申請。（三）審批權(quán)限1.部門負責(zé)人負責(zé)對本部門員工個人印鑒申請的初步審核。2.人力資源部負責(zé)對申請進行綜合審核，并征求相關(guān)意見。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)擁有最終審批權(quán)。三、印鑒的刻制與領(lǐng)取（一）刻制1.經(jīng)審批通過的個人印鑒申請，由公司行政部門統(tǒng)一安排刻制。2.刻制的個人印鑒應(yīng)符合公司規(guī)定的樣式和規(guī)格，確保印鑒的清晰、規(guī)范和唯一性。3.印鑒材質(zhì)應(yīng)選用質(zhì)量可靠、不易損壞的材料，如牛角、銅質(zhì)等。（二）領(lǐng)取1.個人印鑒刻制完成后，由行政部門通知申請人到指定地點領(lǐng)取。2.申請人領(lǐng)取印鑒時，需在《個人印鑒領(lǐng)取登記表》上簽字確認，注明領(lǐng)取日期、印鑒編號等信息。3.行政部門應(yīng)留存《個人印鑒領(lǐng)取登記表》，以備后續(xù)查詢和核對。四、印鑒的使用（一）使用范圍1.個人印鑒僅用于公司內(nèi)部與個人職責(zé)相關(guān)的文件簽署、授權(quán)等事務(wù)，不得用于其他任何未經(jīng)授權(quán)的用途。2.具體使用范圍包括但不限于：員工個人負責(zé)的業(yè)務(wù)合同、協(xié)議的簽署；個人工作報告、審批表等文件的簽字；公司內(nèi)部授權(quán)的其他事項。（二）使用原則1.嚴格授權(quán)原則：個人印鑒的使用必須經(jīng)過本人明確授權(quán)，不得擅自使用他人印鑒。2.真實合法原則：印鑒使用的文件內(nèi)容必須真實、合法，符合公司的規(guī)章制度和法律法規(guī)要求。3.登記備案原則：每次使用個人印鑒，都應(yīng)進行詳細登記，記錄使用時間、文件名稱、使用部門等信息。（三）使用流程1.員工如需使用個人印鑒，應(yīng)填寫《個人印鑒使用申請表》，注明使用日期、文件名稱、使用內(nèi)容、預(yù)計使用次數(shù)等信息。2.將申請表提交至所在部門負責(zé)人審批，部門負責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實際情況，對印鑒使用的必要性和合理性進行審核，并簽署審批意見。3.經(jīng)部門負責(zé)人審批通過后，申請表流轉(zhuǎn)至印鑒保管人處。印鑒保管人在確認申請手續(xù)齊全后，方可使用印鑒進行文件簽署等操作。4.印鑒使用完畢后，印鑒保管人應(yīng)在《個人印鑒使用登記表》上詳細記錄使用情況，包括使用時間、文件名稱、使用部門、使用人等信息，并及時將印鑒歸位保管。（四）特殊情況處理1.如遇緊急情況，員工無法提前填寫《個人印鑒使用申請表》，可通過電話、郵件等方式向部門負責(zé)人申請臨時使用印鑒。部門負責(zé)人應(yīng)在電話或郵件中對使用事項進行明確指示，并在事后及時補辦申請手續(xù)。2.對于涉及重大金額、重要合同等關(guān)鍵文件的印鑒使用，除按照正常流程審批外，還應(yīng)報公司財務(wù)部門、法務(wù)部門進行審核，確保文件的合規(guī)性和風(fēng)險可控性。五、印鑒的保管（一）保管責(zé)任1.個人印鑒由員工本人負責(zé)保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。2.如因特殊原因需要委托他人保管印鑒，應(yīng)填寫《個人印鑒委托保管申請表》，明確委托保管期限、委托保管人等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人和人力資源部審批同意。3.委托保管人應(yīng)妥善保管印鑒，按照規(guī)定的使用流程進行操作，不得擅自使用印鑒。（二）保管方式1.個人印鑒應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜、抽屜等，并確保存放地點具備防火、防潮、防盜等條件。2.印鑒保管人應(yīng)定期檢查印鑒的保管情況，如發(fā)現(xiàn)印鑒損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向所在部門負責(zé)人和行政部門報告，并采取相應(yīng)的補救措施。（三）保管期限個人印鑒的保管期限與員工在公司的任職期限一致。員工離職時，應(yīng)將個人印鑒交回公司行政部門。六、印鑒的掛失與補辦（一）掛失1.如員工發(fā)現(xiàn)個人印鑒丟失或被盜，應(yīng)立即向所在部門負責(zé)人和行政部門報告，并填寫《個人印鑒掛失申請表》。2.部門負責(zé)人和行政部門接到掛失申請后，應(yīng)及時采取措施，防止印鑒被非法使用。同時，應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布印鑒掛失通知，告知相關(guān)部門和人員。（二）補辦1.掛失申請經(jīng)審核通過后，員工可申請補辦個人印鑒。補辦流程與申請流程相同，需重新填寫《個人印鑒申請表》，并按照審批程序進行審批。2.行政部門在收到補辦申請并審批通過后，重新安排刻制印鑒，并通知申請人領(lǐng)取。七、印鑒的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司人力資源部、行政部門負責(zé)對個人印鑒的管理情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.印鑒的申請、審批、刻制、領(lǐng)取、使用、保管等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.印鑒使用記錄是否完整、準(zhǔn)確，是否存在違規(guī)使用印鑒的情況。3.印鑒保管是否安全，是否存在印鑒損壞、丟失等情況。（三）檢查方式1.定期檢查：人力資源部、行政部門定期對個人印鑒的管理情況進行檢查，一般每季度進行一次全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，人力資源部、行政部門可對個人印鑒的使用和保管情況進行不定期抽查。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，人力資源部、行政部門應(yīng)及時向相關(guān)責(zé)任人發(fā)出整改通知，要求其限期整改。2.對于違規(guī)使用印鑒的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；如給公司造成損失的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的