企業(yè)機要管理制度

企業(yè)機要管理制度一、總則（一）目的為加強公司機要管理，確保公司機密信息的安全與保密，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.嚴格保密原則：對涉及公司機密的信息，必須嚴格保密，防止泄露。2.明確責任原則：明確各部門和人員在機要管理中的職責，確保責任落實。3.規(guī)范操作原則：機要管理工作應按照規(guī)定的程序和方法進行，確保操作規(guī)范。4.確保安全原則：采取必要的安全措施，保障機要信息的存儲、傳輸和使用安全。二、機要信息范圍（一）商業(yè)秘密1.公司的技術秘密，包括產品設計、工藝流程、技術訣竅、研發(fā)成果等。2.公司的經營秘密，包括市場策略、客戶信息、銷售渠道、采購渠道、財務信息等。3.公司的管理秘密，包括內部管理制度、組織架構、人事信息、決策過程等。（二）文件資料1.公司內部文件，如紅頭文件、會議紀要、規(guī)章制度、工作計劃、總結報告等。2.涉及公司機密的外部文件，如合作協(xié)議、合同、標書、技術文檔等。3.重要的檔案資料，如人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等。（三）電子信息1.存儲在公司服務器、電腦、移動存儲設備等載體上的機密數(shù)據(jù)。2.通過電子郵件、即時通訊工具等傳輸?shù)臋C密信息。三、機要管理職責（一）公司高層1.負責審批機要管理制度和重要機要事項。2.監(jiān)督機要管理工作的執(zhí)行情況。（二）機要管理部門1.制定和完善機要管理制度，并組織實施。2.負責機要文件資料的收發(fā)、登記、保管、借閱、歸檔等工作。3.對機要信息進行分類、標識和加密處理。4.定期檢查機要信息的存儲和使用情況，確保安全。5.對違反機要管理制度的行為進行調查和處理。（三）各部門負責人1.負責本部門機要信息的管理，確保本部門員工遵守機要管理制度。2.對本部門產生的機要文件資料進行審核和把關。3.配合機要管理部門做好機要管理工作。（四）員工1.嚴格遵守機要管理制度，保守公司機密。2.妥善保管自己使用的機要文件資料和存儲設備，防止丟失和泄露。3.不得擅自復制、傳播、銷毀公司機密信息。4.在離職時，將自己保管的機要文件資料和存儲設備交回公司。四、機要文件資料管理（一）收文管理1.機要管理部門負責接收外部來文，對文件進行初步審核，確認是否屬于機要文件。2.對機要文件進行編號、登記，記錄文件的名稱、文號、來文單位、日期等信息。3.將機要文件及時送呈公司領導或相關部門負責人批閱。（二）發(fā)文管理1.各部門起草機要文件時，應按照公司公文格式要求進行撰寫，并注明密級。2.部門負責人對文件進行審核，確保文件內容準確、規(guī)范、保密。3.將審核通過的文件送機要管理部門進行編號、登記，然后按照規(guī)定的程序進行印發(fā)。（三）保管管理1.機要管理部門應設立專門的機要檔案室，配備必要的保管設備，如保險柜、文件柜、防火防盜設施等。2.對機要文件資料進行分類存放，按照密級和保管期限進行標識。3.定期對機要文件資料進行清查盤點，確保賬物相符。（四）借閱管理1.因工作需要借閱機要文件資料的，應填寫借閱申請表，注明借閱原因、文件名稱、借閱期限等信息。2.借閱申請表經部門負責人審批后，交機要管理部門辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應在規(guī)定的期限內歸還文件資料，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.機要管理部門應對借閱情況進行登記，跟蹤文件資料的歸還情況。（五）歸檔管理1.機要文件資料辦理完畢后，承辦部門應及時將文件資料整理歸檔，交機要管理部門統(tǒng)一保管。2.歸檔文件資料應齊全、完整、準確，符合檔案管理要求。3.機要管理部門應按照檔案管理規(guī)定，對歸檔文件資料進行分類、編目、裝訂等處理，建立檔案檢索系統(tǒng)。五、電子信息管理（一）存儲管理1.公司應建立安全可靠的電子信息存儲系統(tǒng)，對機密電子信息進行集中存儲和管理。2.對存儲機密電子信息的服務器、電腦等設備進行加密處理，設置訪問權限和密碼。3.定期對存儲的電子信息進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全的地方，并定期進行檢查和恢復測試。（二）傳輸管理1.通過電子郵件、即時通訊工具等傳輸機密信息時，應采用加密方式進行傳輸。2.對傳輸機密信息的網絡進行安全防護，防止信息被竊取或篡改。3.禁止在公共網絡環(huán)境下傳輸公司機密信息。（三）使用管理1.員工使用公司電腦等設備處理機密信息時，應遵守公司的安全規(guī)定，設置強密碼，并定期更換。2.禁止在公司電腦上安裝未經授權的軟件和插件，防止病毒感染和信息泄露。3.員工離職時，應將自己使用的電腦等設備中的機密信息進行清除或備份，并交回公司。六、機要信息保密措施（一）人員保密教育1.公司定期組織員工參加機要信息保密培訓，提高員工的保密意識和技能。2.新員工入職時，應進行機要信息保密教育，簽訂保密協(xié)議。（二）辦公環(huán)境保密1.公司機要辦公區(qū)域應設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入。2.在機要辦公區(qū)域內，不得談論公司機密信息，不得隨意放置機密文件資料。（三）設備保密1.對存儲機密信息的設備進行標識和加密處理，防止丟失和被盜。2.禁止將存儲公司機密信息的設備帶出公司，如需帶出，應經過審批，并采取必要的保密措施。（四）廢棄物處理1.對廢棄的機要文件資料和存儲設備，應進行粉碎、銷毀等處理，防止信息泄露。2.禁止將廢棄的機要文件資料和存儲設備隨意丟棄。七、機要信息安全檢查與監(jiān)督（一）定期檢查1.機要管理部門定期對公司機要信息的存儲、傳輸和使用情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.檢查內容包括機要文件資料的保管情況、電子信息的安全情況、人員的保密遵守情況等。（二）不定期抽查1.公司高層或相關部門不定期對機要管理工作進行抽查，對發(fā)現(xiàn)的問題進行嚴肅處理。2.抽查方式包括現(xiàn)場檢查、查閱資料、詢問員工等。（三）監(jiān)督舉報1.鼓勵公司員工對違反機要管理制度的行為進行監(jiān)督舉報，對舉報屬實的給予獎勵。2.機要管理部門對舉報信息進行及時調查處理，并保護舉報人的合法權益。八、機要信息違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經授權泄露公司機密信息。2.擅自復制、傳播、銷毀公司機密文件資料。3.違反機要文件資料管理規(guī)定，如丟失、損壞、延誤文件處理等。4.違反電子信息管理規(guī)定，如在公共網絡傳輸機密信息、在公司電腦上安裝未經授權的軟件等。（二）處理措施1.對于輕微違規(guī)行為，給予警告、批評教育等處理，并責令其立即改正。2.對于嚴重違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予降職、撤職、解除勞動合同等處理，并依法追究其法律