分銷企業(yè)存貨管理制度

分銷企業(yè)存貨管理制度總則目的為加強本分銷企業(yè)存貨管理，確保存貨安全，提高存貨運營效率，保證財務(wù)信息的準(zhǔn)確，特制定本制度。適用范圍本制度適用于本分銷企業(yè)總部及各分支機構(gòu)的存貨管理活動，包括存貨的采購、驗收、存儲、銷售、盤點等環(huán)節(jié)?；驹瓌t1.準(zhǔn)確性原則：確保存貨數(shù)量、價值記錄準(zhǔn)確無誤，為財務(wù)報表和經(jīng)營決策提供可靠依據(jù)。2.安全性原則：采取有效措施保護存貨安全，防止存貨被盜、毀損、變質(zhì)等情況發(fā)生。3.效率性原則：優(yōu)化存貨流程，提高存貨周轉(zhuǎn)速度，降低存貨成本。4.責(zé)任性原則：明確各部門和人員在存貨管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。存貨管理職責(zé)分工采購部門1.負(fù)責(zé)根據(jù)銷售訂單和庫存情況，制定合理的采購計劃，確保存貨的及時供應(yīng)。2.選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，并跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況。3.負(fù)責(zé)采購貨物的運輸、保險等相關(guān)事宜。驗收部門1.對采購的存貨進行驗收，檢查存貨的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否符合合同要求。2.對驗收合格的存貨辦理入庫手續(xù)，對不合格的存貨及時通知采購部門處理。倉儲部門1.負(fù)責(zé)存貨的存儲保管，建立存貨臺賬，記錄存貨的出入庫情況。2.對存貨進行分類存放，確保存貨的安全和完好。3.定期對存貨進行盤點，編制盤點報告。銷售部門1.負(fù)責(zé)接收客戶訂單，及時傳遞給相關(guān)部門。2.根據(jù)庫存情況和銷售政策，合理安排發(fā)貨，確保銷售訂單的及時執(zhí)行。3.負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的催收，及時反饋客戶信息。財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)制定存貨核算方法，準(zhǔn)確核算存貨成本和價值。2.審核存貨采購、銷售等相關(guān)憑證，進行賬務(wù)處理。3.定期對存貨進行財務(wù)分析，為管理層提供決策支持。存貨采購管理采購計劃制定1.采購部門應(yīng)定期收集銷售部門的銷售訂單、庫存部門的庫存信息以及市場需求預(yù)測等資料。2.根據(jù)上述資料，結(jié)合企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營計劃和財務(wù)預(yù)算，制定詳細的采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購的存貨品種、數(shù)量、規(guī)格、采購時間等。3.采購計劃需經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后執(zhí)行，審核部門應(yīng)重點關(guān)注采購計劃的合理性、必要性以及與企業(yè)整體戰(zhàn)略和預(yù)算的一致性。供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估體系，對潛在供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等進行綜合評估。2.選擇合格的供應(yīng)商，并與之簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括貨物的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。3.定期對供應(yīng)商進行評估和考核，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時采取措施進行改進或淘汰。采購訂單下達1.根據(jù)采購計劃，采購部門向選定的供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購的貨物明細、交貨時間、交貨地點等信息。2.在采購訂單下達后，采購部門應(yīng)及時跟蹤訂單的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。如遇供應(yīng)商無法按時交貨或交貨質(zhì)量不符合要求等情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，采取相應(yīng)的解決措施。采購驗收1.驗收部門在收到采購貨物后，應(yīng)按照合同要求對貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行驗收。2.驗收合格的貨物，驗收部門應(yīng)填制驗收單，并辦理入庫手續(xù)。驗收單應(yīng)包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、驗收情況等信息。3.對于驗收不合格的貨物，驗收部門應(yīng)及時通知采購部門，并填制不合格品報告。采購部門應(yīng)根據(jù)不合格品報告與供應(yīng)商協(xié)商處理方式，如退貨、換貨、補貨等。存貨存儲管理倉庫規(guī)劃與布局1.倉儲部門應(yīng)根據(jù)存貨的特點和管理要求，對倉庫進行合理規(guī)劃和布局。倉庫應(yīng)劃分為不同的區(qū)域，如存儲區(qū)、分揀區(qū)、包裝區(qū)、退貨區(qū)等。2.對不同類型的存貨應(yīng)進行分類存放，如原材料、半成品、成品等。同時，應(yīng)根據(jù)存貨的特性，如易燃易爆、易腐蝕、易受潮等，采取相應(yīng)的存儲措施。3.在倉庫內(nèi)設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，標(biāo)明存貨的類別、存放位置、數(shù)量等信息，便于存貨的查找和管理。存貨入庫1.倉儲部門在收到驗收部門填制的驗收單后，應(yīng)根據(jù)驗收單辦理存貨入庫手續(xù)。入庫時，應(yīng)核對存貨的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等信息與驗收單是否一致。2.將入庫的存貨按照規(guī)劃好的位置進行存放，并及時更新存貨臺賬。存貨臺賬應(yīng)詳細記錄存貨的入庫日期、品種、規(guī)格、數(shù)量、存放位置等信息。存貨保管1.倉儲部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)存貨的保管工作，定期對存貨進行檢查和盤點，確保存貨的安全和完好。2.對于易損壞、易變質(zhì)的存貨，應(yīng)采取特殊的保管措施，如防潮、防蟲、防火、防盜等。同時，應(yīng)定期對這些存貨進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)并處理問題。3.建立存貨保管制度，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限，嚴(yán)禁無關(guān)人員進入倉庫。保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉庫管理制度，不得擅自挪用、出借存貨。存貨出庫1.銷售部門根據(jù)客戶訂單開具發(fā)貨通知單，倉儲部門憑發(fā)貨通知單辦理存貨出庫手續(xù)。出庫時，應(yīng)核對發(fā)貨通知單與存貨臺賬是否一致，確保發(fā)貨的準(zhǔn)確性。2.按照發(fā)貨通知單的要求，對出庫的存貨進行分揀、包裝等操作，并辦理出庫手續(xù)。出庫手續(xù)應(yīng)包括填制出庫單、簽字確認(rèn)等環(huán)節(jié)。出庫單應(yīng)詳細記錄存貨的名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)貨日期、客戶名稱等信息。3.對于銷售退回的存貨，倉儲部門應(yīng)按照退貨管理制度辦理入庫手續(xù)，并及時更新存貨臺賬。存貨銷售管理銷售訂單處理1.銷售部門接收客戶訂單后，應(yīng)及時對訂單進行審核。審核內(nèi)容包括客戶信用狀況、訂單數(shù)量、價格、交貨期等。2.對于審核通過的訂單，銷售部門應(yīng)及時傳遞給相關(guān)部門，如倉儲部門、生產(chǎn)部門（如有需要）等，并跟蹤訂單的執(zhí)行情況。3.如遇客戶訂單變更或取消等情況，銷售部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門，并辦理相應(yīng)的變更或取消手續(xù)。發(fā)貨管理1.倉儲部門根據(jù)銷售部門開具的發(fā)貨通知單，及時安排發(fā)貨。發(fā)貨時，應(yīng)確保發(fā)貨的準(zhǔn)確性和及時性，按照訂單要求將貨物發(fā)送給客戶。2.在發(fā)貨過程中，應(yīng)做好貨物的包裝、運輸?shù)裙ぷ?，確保貨物在運輸過程中不受損壞。同時，應(yīng)及時通知客戶發(fā)貨信息，如發(fā)貨日期、預(yù)計到達日期等。3.對于需要委托第三方物流運輸?shù)呢浳?，銷售部門應(yīng)選擇合格的物流供應(yīng)商，并簽訂運輸合同。在運輸過程中，應(yīng)跟蹤貨物的運輸情況，確保貨物安全送達客戶手中。銷售退貨管理1.對于客戶提出的退貨申請，銷售部門應(yīng)進行審核。審核內(nèi)容包括退貨原因、退貨數(shù)量、退貨時間等。2.對于審核通過的退貨申請，銷售部門應(yīng)開具退貨通知單，并通知倉儲部門辦理退貨入庫手續(xù)。倉儲部門在收到退貨通知單后，應(yīng)及時對退貨進行驗收，如驗收合格，辦理入庫手續(xù)，并更新存貨臺賬。3.對于因質(zhì)量問題等原因?qū)е碌耐素?，銷售部門應(yīng)及時與生產(chǎn)部門或供應(yīng)商溝通協(xié)商，采取相應(yīng)的解決措施，如換貨、補貨、退款等。同時，應(yīng)做好退貨記錄，分析退貨原因，采取措施改進產(chǎn)品質(zhì)量和銷售服務(wù)。存貨盤點管理盤點計劃制定1.財務(wù)部門應(yīng)定期組織存貨盤點工作，制定詳細的盤點計劃。盤點計劃應(yīng)包括盤點時間、范圍、人員安排、盤點方法等內(nèi)容。2.盤點時間應(yīng)根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營特點和存貨管理要求確定，一般可分為定期盤點和不定期盤點。定期盤點可按季度、半年或年度進行，不定期盤點可根據(jù)實際情況隨時進行。3.盤點范圍應(yīng)涵蓋企業(yè)所有的存貨，包括原材料、半成品、成品、在途物資等。盤點實施1.在盤點前，倉儲部門應(yīng)做好各項準(zhǔn)備工作，如清理存貨、核對存貨臺賬、整理盤點區(qū)域等。同時，應(yīng)通知各相關(guān)部門和人員做好配合工作。2.盤點人員應(yīng)按照盤點計劃和盤點方法，對存貨進行逐一清點、計量和記錄。盤點過程中，應(yīng)注意存貨的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等信息是否與存貨臺賬一致。3.對于盤點過程中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧等情況，應(yīng)及時填制盤點差異表，并注明差異原因。盤點差異表應(yīng)經(jīng)盤點人員簽字確認(rèn)后，提交給財務(wù)部門。盤點結(jié)果處理1.財務(wù)部門收到盤點差異表后，應(yīng)及時進行審核和分析。對于盤盈的存貨，應(yīng)查明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后調(diào)整存貨賬面價值；對于盤虧的存貨，應(yīng)根據(jù)不同原因進行相應(yīng)的處理，如屬于責(zé)任人過失造成的，應(yīng)由責(zé)任人賠償；屬于自然災(zāi)害等不可抗力因素造成的，應(yīng)作為營業(yè)外支出處理；屬于正常損耗的，應(yīng)計入管理費用等。2.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)盤點結(jié)果及時調(diào)整存貨臺賬和財務(wù)報表，確保賬實相符。同時，應(yīng)針對盤點過程中發(fā)現(xiàn)的問題，提出改進措施和建議，完善存貨管理制度。存貨核算與財務(wù)處理存貨核算方法1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實際情況，選擇合適的存貨核算方法，如先進先出法、加權(quán)平均法、個別計價法等。存貨核算方法一經(jīng)確定，不得隨意變更。如需變更，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)，并在財務(wù)報表附注中予以說明。2.采用先進先出法核算存貨時，應(yīng)按照先購入的存貨先發(fā)出的原則進行計價；采用加權(quán)平均法核算存貨時，應(yīng)計算存貨的加權(quán)平均單位成本，并據(jù)此計算發(fā)出存貨和期末存貨的成本；采用個別計價法核算存貨時，應(yīng)逐一辨認(rèn)各批發(fā)出存貨和期末存貨所屬的購進批別或生產(chǎn)批別，分別按其購入或生產(chǎn)時所確定的單位成本計算各批發(fā)出存貨和期末存貨的成本。存貨計價1.存貨的計價應(yīng)按照實際成本原則進行，包括采購成本、加工成本和其他成本。采購成本包括購買價款、相關(guān)稅費、運輸費、裝卸費、保險費以及其他可歸屬于存貨采購成本的費用；加工成本包括直接人工以及按照一定方法分配的制造費用；其他成本是指除采購成本、加工成本以外的，使存貨達到目前場所和狀態(tài)所發(fā)生的其他支出。2.對于投資者投入的存貨，應(yīng)按照投資合同或協(xié)議約定的價值確定，但合同或協(xié)議約定價值不公允的除外；對于接受捐贈的存貨，應(yīng)按照同類或類似存貨的市場價格估計的金額，加上應(yīng)支付的相關(guān)稅費作為實際成本；對于盤盈的存貨，應(yīng)按照同類或類似存貨的市場價格作為入賬價值。存貨財務(wù)處理1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)存貨的出入庫憑證，及時進行賬務(wù)處理。對于采購入庫的存貨，應(yīng)借記“原材料”、“庫存商品”等科目，貸記“應(yīng)付賬款”、“銀行存款”等科目；對于銷售出庫的存貨，應(yīng)借記“主營業(yè)務(wù)成本”等科目，貸記“庫存商品”等科目。2.對于存貨的盤盈、盤虧等情況，應(yīng)按照上述盤點結(jié)果處理的規(guī)定進行賬務(wù)處理。盤盈的存貨，應(yīng)借記“庫存商品”等科目，貸記“待處理財產(chǎn)損溢——待處理流動資產(chǎn)損溢”科目；經(jīng)批準(zhǔn)后，借記“待處理財產(chǎn)損溢——待處理流動資產(chǎn)損溢”科目，貸記“管理費用”科目。盤虧的存貨，應(yīng)借記“待處理財產(chǎn)損溢——待處理流動資產(chǎn)損溢”科目，貸記“庫存商品”等科目；屬于應(yīng)由責(zé)任人賠償或保險公司賠償?shù)牟糠?，借記“其他?yīng)收款”等科目，貸記“待處理財產(chǎn)損溢——待處理流動資產(chǎn)損溢”科目；屬于自然災(zāi)害等非常原因造成的損失，借記“營業(yè)外支出——非常損失”科目，貸記“待處理財產(chǎn)損溢——待處理流動資產(chǎn)損溢”科目；屬于一般經(jīng)營損失的部分，借記“管理費用”科目，貸記“待處理財產(chǎn)損溢——待處理流動資產(chǎn)損溢”科目。存貨內(nèi)部控制與監(jiān)督內(nèi)部控制制度1.企業(yè)應(yīng)建立健全存貨內(nèi)部控制制度，明確各部門和人員在存貨管理中的職責(zé)和權(quán)限，規(guī)范存貨管理流程，防范存貨管理風(fēng)險。2.存貨內(nèi)部控制制度應(yīng)包括采購控制、驗收控制、存儲控制、銷售控制、盤點控制等環(huán)節(jié)，確保存貨管理的各個環(huán)節(jié)相互制約、相互監(jiān)督。3.定期對存貨內(nèi)部控制制度進行評估和完善，及時發(fā)現(xiàn)和解決制度執(zhí)行過程中存在的問題，確保制度的有效性和適應(yīng)性。內(nèi)部審計監(jiān)督1.內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對存貨管理情況進行審計監(jiān)督，檢查存貨管理制度的執(zhí)行情況、存貨的采購、驗收、存儲、銷售、盤點等環(huán)節(jié)是否合規(guī)、有效。2.審計人員應(yīng)通過查閱相關(guān)文件、記錄、憑證，實地盤點存貨等方