合同信息登記管理制度

合同信息登記管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同信息管理，規(guī)范合同信息登記工作流程，確保合同信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，提高公司合同管理水平，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門簽訂的各類合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。（三）基本原則1.及時(shí)準(zhǔn)確原則合同簽訂后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將合同信息進(jìn)行登記，確保登記信息與合同內(nèi)容一致，不得遺漏或錯(cuò)誤登記重要信息。2.全面完整原則登記的合同信息應(yīng)涵蓋合同的各個(gè)方面，包括合同主體、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等，保證合同信息的完整性。3.安全保密原則合同信息屬于公司重要商業(yè)機(jī)密，應(yīng)采取必要的安全保密措施，防止信息泄露。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、傳播合同信息。二、合同信息登記職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門合同的起草、談判、簽訂工作。2.在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同原件及相關(guān)附件提交至合同管理部門，并同時(shí)提供合同信息登記表（以下簡(jiǎn)稱“登記表”），登記表內(nèi)容應(yīng)包括合同名稱、合同編號(hào)、簽訂日期、合同主體、標(biāo)的、金額、履行期限等基本信息。3.負(fù)責(zé)對(duì)合同執(zhí)行過程中的信息變更情況進(jìn)行跟蹤，并及時(shí)通知合同管理部門進(jìn)行相應(yīng)的信息更新。（二）合同管理部門1.負(fù)責(zé)建立和維護(hù)公司合同信息管理系統(tǒng)，對(duì)各部門提交的合同信息進(jìn)行集中登記、存儲(chǔ)和管理。2.對(duì)業(yè)務(wù)部門提交的合同信息登記表進(jìn)行審核，確保登記信息準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通核實(shí)，并要求其進(jìn)行修正。3.定期對(duì)合同信息進(jìn)行整理、歸檔，按照合同類別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類存放，便于查詢和檢索。4.負(fù)責(zé)合同信息的安全保密工作，制定相應(yīng)的安全管理制度，采取加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，防止合同信息泄露。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核合同中的價(jià)款、支付方式、結(jié)算周期等財(cái)務(wù)條款，確保合同財(cái)務(wù)條款符合公司財(cái)務(wù)管理制度和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.根據(jù)合同執(zhí)行情況，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，并將合同執(zhí)行過程中的財(cái)務(wù)信息反饋給合同管理部門，以便進(jìn)行合同信息的更新和跟蹤。（四）法務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對(duì)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，確保合同條款符合法律法規(guī)規(guī)定，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。2.參與重大合同的談判、起草工作，提供法律意見和建議。3.對(duì)合同糾紛的處理提供法律支持，協(xié)助相關(guān)部門維護(hù)公司合法權(quán)益。三、合同信息登記內(nèi)容（一）合同基本信息1.合同名稱：填寫合同的具體名稱，應(yīng)準(zhǔn)確反映合同的性質(zhì)和主要內(nèi)容。2.合同編號(hào)：由合同管理部門按照一定的編號(hào)規(guī)則統(tǒng)一編制，確保每份合同具有唯一的編號(hào)，便于識(shí)別和管理。編號(hào)規(guī)則應(yīng)體現(xiàn)合同類別、年份、順序號(hào)等信息，例如：采購合同20XX001。3.簽訂日期：填寫合同雙方簽字（或蓋章）的日期。4.合同主體：包括合同甲方（我方）和乙方（對(duì)方）的詳細(xì)信息，如公司名稱、法定代表人、地址、聯(lián)系方式等。5.標(biāo)的：明確合同所指向的具體交易對(duì)象，如貨物、服務(wù)、工程項(xiàng)目等，并對(duì)標(biāo)的的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等進(jìn)行詳細(xì)描述。6.金額：填寫合同的總金額，包括價(jià)款、酬金、定金等各項(xiàng)費(fèi)用，并注明金額的幣種。7.履行期限：明確合同開始履行和結(jié)束履行的具體時(shí)間，如有分期履行的情況，應(yīng)詳細(xì)列出各期履行的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。（二）合同條款信息1.質(zhì)量要求：詳細(xì)描述合同標(biāo)的應(yīng)達(dá)到的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，可引用國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方另行約定的特殊標(biāo)準(zhǔn)。2.價(jià)款支付方式：明確合同價(jià)款的支付方式，如一次性支付、分期支付、銀行承兌匯票、支票等，并注明支付的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和條件。3.結(jié)算周期：對(duì)于分期支付的合同，規(guī)定結(jié)算周期，即每隔多長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行一次結(jié)算。4.交貨地點(diǎn)和方式：填寫貨物交付或服務(wù)提供的地點(diǎn)，以及采用的交貨方式，如送貨上門、自提等。5.違約責(zé)任：明確合同雙方在履行合同過程中如出現(xiàn)違約行為應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和賠償方式，包括違約金的數(shù)額或計(jì)算方法、損失賠償?shù)姆秶取?.爭(zhēng)議解決方式：約定合同雙方在履行合同過程中發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)的解決方式，如協(xié)商解決、仲裁或訴訟，并明確具體的仲裁機(jī)構(gòu)或管轄法院。（三）合同變更信息1.變更日期：記錄合同變更發(fā)生的日期。2.變更內(nèi)容：詳細(xì)描述合同變更的具體條款和內(nèi)容，包括標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限等方面的變更情況。3.變更原因：說明合同變更的原因，如市場(chǎng)需求變化、不可抗力因素等。4.變更審批情況：記錄合同變更經(jīng)過的審批流程和審批結(jié)果，包括審批部門、審批人及審批意見等。（四）合同執(zhí)行情況信息1.實(shí)際履行情況：記錄合同實(shí)際履行過程中的各項(xiàng)情況，如貨物交付數(shù)量、質(zhì)量驗(yàn)收結(jié)果、服務(wù)提供進(jìn)度、價(jià)款支付情況等。2.驗(yàn)收情況：填寫合同標(biāo)的的驗(yàn)收結(jié)果，包括驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收結(jié)論等。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)詳細(xì)說明不合格的原因及處理情況。3.付款記錄：記錄合同價(jià)款的實(shí)際支付情況，包括每次付款的日期、金額、付款方式等。4.合同糾紛情況：如在合同履行過程中發(fā)生糾紛，記錄糾紛的起因、經(jīng)過、處理情況及結(jié)果等信息。四、合同信息登記流程（一）合同簽訂前1.業(yè)務(wù)部門在起草合同過程中，應(yīng)同時(shí)準(zhǔn)備合同信息登記表，按照要求填寫合同基本信息和條款信息。2.合同初稿完成后，業(yè)務(wù)部門將合同文本及登記表提交給相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)簽。會(huì)簽部門包括合同管理部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等，各部門按照職責(zé)對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行審核，并在登記表上簽署審核意見。3.業(yè)務(wù)部門根據(jù)各部門的審核意見對(duì)合同進(jìn)行修改完善，直至合同通過審核。（二）合同簽訂后1.業(yè)務(wù)部門在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同原件及相關(guān)附件一式兩份提交至合同管理部門，同時(shí)提交填寫完整的合同信息登記表。2.合同管理部門收到業(yè)務(wù)部門提交的合同及登記表后，對(duì)登記表進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括信息的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通核實(shí)，并要求其進(jìn)行修正。3.審核通過后，合同管理部門將合同信息錄入合同信息管理系統(tǒng)，并按照合同類別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類存儲(chǔ)。同時(shí)，將一份合同原件及登記表歸檔保存，另一份合同原件返還給業(yè)務(wù)部門。（三）合同執(zhí)行過程中1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，如發(fā)生合同變更、履行過程中的問題等，應(yīng)及時(shí)填寫合同變更信息登記表或合同執(zhí)行情況登記表，并提交給合同管理部門。2.合同管理部門收到變更或執(zhí)行情況登記表后，進(jìn)行審核并更新合同信息管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。如涉及財(cái)務(wù)信息變更，合同管理部門應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同執(zhí)行情況，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，并將財(cái)務(wù)信息反饋給合同管理部門。合同管理部門將財(cái)務(wù)信息與合同執(zhí)行情況進(jìn)行核對(duì)，確保信息一致。（四）合同履行完畢后1.業(yè)務(wù)部門在合同履行完畢后，填寫合同履行情況登記表，總結(jié)合同履行過程中的各項(xiàng)情況，包括實(shí)際履行情況、驗(yàn)收情況、付款記錄、糾紛處理情況等，并提交給合同管理部門。2.合同管理部門對(duì)合同履行情況登記表進(jìn)行審核，確認(rèn)合同已履行完畢且無遺留問題后，將合同信息從合同信息管理系統(tǒng)中進(jìn)行歸檔封存，并對(duì)相關(guān)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理歸檔。五、合同信息查詢與使用（一）查詢權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢合同信息的，應(yīng)按照以下權(quán)限進(jìn)行申請(qǐng)：普通員工：經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可查詢與本人工作相關(guān)的合同信息。部門負(fù)責(zé)人：可查詢本部門簽訂的所有合同信息。合同管理部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)職能部門人員：可根據(jù)工作需要查詢公司所有合同信息，但應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。2.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查詢公司合同信息的，必須經(jīng)過公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后方可查詢。查詢過程中，公司應(yīng)安排專人陪同，確保信息安全。（二）查詢方式1.公司內(nèi)部人員可通過合同信息管理系統(tǒng)進(jìn)行在線查詢，輸入合同編號(hào)、合同名稱、簽訂時(shí)間等相關(guān)信息，即可獲取合同的詳細(xì)信息。2.如需查詢紙質(zhì)合同檔案，可向合同管理部門提出申請(qǐng)，合同管理部門根據(jù)申請(qǐng)?zhí)峁┫鄳?yīng)的合同檔案供查詢。（三）信息使用1.公司內(nèi)部人員查詢合同信息應(yīng)僅限于工作需要，不得將合同信息用于任何與工作無關(guān)的目的。如需引用合同信息，應(yīng)確保引用內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，并注明合同來源。2.未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何人不得擅自對(duì)外披露公司合同信息。如因工作需要必須向外部披露的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并采取必要的保密措施。六、合同信息安全管理（一）系統(tǒng)安全管理1.合同信息管理系統(tǒng)應(yīng)采用安全可靠的服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，配備防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全防護(hù)軟件，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。及時(shí)安裝系統(tǒng)補(bǔ)丁，修復(fù)安全漏洞。3.設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，對(duì)系統(tǒng)訪問進(jìn)行嚴(yán)格控制。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問合同信息管理系統(tǒng)，并按照其權(quán)限進(jìn)行操作。（二）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對(duì)合同信息進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。備份周期可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定，如每周一次或每月一次。2.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況下能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證合同信息的連續(xù)性和完整性。（三）人員安全管理1.對(duì)涉及合同信息管理的人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和保密意識(shí)，使其了解合同信息安全的重要性和相關(guān)操作規(guī)范。2.與涉及合同信息管理的人員簽訂保密協(xié)議，明確其在合同信息安全方面的責(zé)任和義務(wù)，防止因人員流動(dòng)造成信息泄露。3.加強(qiáng)對(duì)合同信息管理場(chǎng)所的安全管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入，確保合同信息存儲(chǔ)環(huán)境的安全。（四）安全審計(jì)與監(jiān)督1.建立合同信息安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)系統(tǒng)操作日志、數(shù)據(jù)訪問記錄等進(jìn)行定期審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。2.合同管理部門應(yīng)定期對(duì)合同信息安全管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)不定期對(duì)合同信息安全管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保安全管理制度的有效執(zhí)行。七、合同信息檔案管理（一）檔案分類合同信息檔案按照合同類別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類存放，具體分類如下：1.采購合同檔案2.銷售合同檔案3.租賃合同檔案4.服務(wù)合同檔案5.技術(shù)合同檔案6.其他合同檔案每個(gè)類別下再按照簽訂時(shí)間順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。（二）檔案整理1.合同管理部門負(fù)責(zé)對(duì)合同信息檔案進(jìn)行整理，將合同原件、相關(guān)附件、登記表、審批文件等資料進(jìn)行分類裝訂，并編制檔案目錄。2.檔案應(yīng)保持整潔、完整，不得隨意涂改、損壞或丟失。對(duì)于破損或褪色的合同資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）檔案存儲(chǔ)1.合同信息檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專門的檔案柜或檔案室中，確保存儲(chǔ)環(huán)境干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲。2.建立檔案存儲(chǔ)索引，便于快速查找所需檔案。索引應(yīng)包括檔案類別、編號(hào)、存放位置等信息。（四）檔案借閱與歸還1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同信息檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到合同管理部門辦理借閱