公司固話手機(jī)管理制度

公司固話手機(jī)管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司固話和手機(jī)的使用管理，規(guī)范通訊行為，確保通訊暢通，提高工作效率，節(jié)約通訊費(fèi)用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.基本原則（1）規(guī)范使用原則：?jiǎn)T工應(yīng)按照本制度規(guī)定的方式和用途使用固話和手機(jī)，確保通訊的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。（2）安全保密原則：在使用固話和手機(jī)過程中，要注意保護(hù)公司機(jī)密信息，不得泄露公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和個(gè)人隱私等。（3）成本控制原則：合理使用通訊資源，降低通訊費(fèi)用，避免不必要的浪費(fèi)。二、固話管理1.固話配置與使用（1）公司根據(jù)工作需要為各部門配備固話，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)固話的日常管理和維護(hù)。（2）固話主要用于公司內(nèi)部辦公通訊、業(yè)務(wù)聯(lián)系以及客戶服務(wù)等工作用途，不得用于私人聊天、娛樂等非工作目的。2.撥打規(guī)定（1）員工在撥打固話時(shí)，應(yīng)先確認(rèn)對(duì)方的電話號(hào)碼是否準(zhǔn)確無(wú)誤，避免因撥錯(cuò)號(hào)碼造成通訊不暢。（2）撥打長(zhǎng)途電話時(shí)，需按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可撥打。長(zhǎng)途電話申請(qǐng)應(yīng)注明通話事由、對(duì)方電話號(hào)碼、預(yù)計(jì)通話時(shí)長(zhǎng)等信息。（3）嚴(yán)禁利用公司固話撥打聲訊臺(tái)、信息臺(tái)等收費(fèi)電話，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將按照公司規(guī)定嚴(yán)肅處理。3.接聽規(guī)定（1）接聽固話應(yīng)及時(shí)、禮貌，在電話鈴響三聲內(nèi)接聽，并主動(dòng)報(bào)出公司名稱和部門。（2）對(duì)于客戶咨詢、業(yè)務(wù)洽談等電話，應(yīng)認(rèn)真傾聽對(duì)方需求，做好記錄，并及時(shí)轉(zhuǎn)接相關(guān)人員或給予準(zhǔn)確答復(fù)。（3）如遇重要電話或緊急事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并按照領(lǐng)導(dǎo)指示進(jìn)行處理。4.故障處理（1）發(fā)現(xiàn)固話出現(xiàn)故障時(shí)，負(fù)責(zé)管理的人員應(yīng)及時(shí)向公司行政部門報(bào)告，并填寫《固話故障報(bào)修單》，注明故障現(xiàn)象、所在部門、電話號(hào)碼等信息。（2）行政部門接到報(bào)修后，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系電信運(yùn)營(yíng)商進(jìn)行維修，并跟蹤維修進(jìn)度，確保固話盡快恢復(fù)正常使用。（3）在固話維修期間，如因工作需要，可臨時(shí)使用其他通訊設(shè)備替代。三、手機(jī)管理1.手機(jī)配置與使用（1）公司根據(jù)工作需要為部分員工配備工作手機(jī)，員工應(yīng)妥善保管和使用工作手機(jī)，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或挪作他用。（2）工作手機(jī)主要用于與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的通訊聯(lián)系，包括但不限于接收工作任務(wù)、匯報(bào)工作進(jìn)展、與客戶溝通等。員工應(yīng)確保工作手機(jī)24小時(shí)開機(jī)，保持通訊暢通。（3）員工在非工作時(shí)間使用工作手機(jī)處理工作事務(wù)的，應(yīng)按照公司規(guī)定給予相應(yīng)的加班補(bǔ)貼或調(diào)休。2.費(fèi)用報(bào)銷（1）公司為員工配備的工作手機(jī)，其通訊費(fèi)用由公司統(tǒng)一支付。員工應(yīng)按照公司規(guī)定的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)和流程，提交手機(jī)通訊費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)。（2）報(bào)銷時(shí)，應(yīng)提供正規(guī)的通訊費(fèi)用發(fā)票，并注明手機(jī)號(hào)碼、費(fèi)用所屬期間等信息。發(fā)票應(yīng)與工作手機(jī)的使用情況相符，不得虛報(bào)、多報(bào)通訊費(fèi)用。（3）對(duì)于超出公司規(guī)定報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的通訊費(fèi)用，由員工自行承擔(dān)。3.安全保密（1）員工應(yīng)妥善保管工作手機(jī)，防止丟失、被盜或損壞。如發(fā)生工作手機(jī)丟失或被盜，應(yīng)立即向公司報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施，如掛失、報(bào)警等，以防止公司信息泄露。（2）工作手機(jī)內(nèi)存儲(chǔ)的公司文件、資料、客戶信息等屬于公司機(jī)密，員工不得擅自刪除、修改或泄露。如因工作需要查閱或使用工作手機(jī)內(nèi)的信息，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行申請(qǐng)。（3）員工離職時(shí)，應(yīng)將工作手機(jī)及相關(guān)配件交回公司，并確保手機(jī)內(nèi)的公司信息已全部清除。4.故障處理（1）工作手機(jī)出現(xiàn)故障時(shí)，員工應(yīng)及時(shí)向公司報(bào)告，并說明故障情況。如因個(gè)人原因?qū)е鹿ぷ魇謾C(jī)損壞的，員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的維修費(fèi)用。（2）公司根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)故障手機(jī)進(jìn)行維修或更換。在手機(jī)維修或更換期間，員工可使用備用手機(jī)或其他通訊設(shè)備繼續(xù)工作。四、通訊費(fèi)用管理1.預(yù)算編制（1）公司行政部門應(yīng)根據(jù)上一年度通訊費(fèi)用支出情況，結(jié)合本年度公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和人員變動(dòng)情況，編制本年度通訊費(fèi)用預(yù)算。（2）通訊費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括固話費(fèi)用、手機(jī)費(fèi)用、網(wǎng)絡(luò)費(fèi)用等各項(xiàng)支出，并明確各項(xiàng)費(fèi)用的預(yù)算額度和控制指標(biāo)。（3）通訊費(fèi)用預(yù)算經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行，在預(yù)算執(zhí)行過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制費(fèi)用支出，不得超預(yù)算使用通訊費(fèi)用。2.費(fèi)用核算與報(bào)銷（1）公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)通訊費(fèi)用的核算與報(bào)銷工作。每月末，財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)電信運(yùn)營(yíng)商提供的通訊費(fèi)用賬單，對(duì)公司的通訊費(fèi)用進(jìn)行核對(duì)和結(jié)算。（2）員工應(yīng)按照公司規(guī)定的報(bào)銷流程，及時(shí)提交通訊費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)。報(bào)銷申請(qǐng)應(yīng)注明通訊費(fèi)用所屬期間、費(fèi)用明細(xì)、報(bào)銷金額等信息，并附上正規(guī)的發(fā)票。（3）財(cái)務(wù)部門對(duì)員工提交的報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后予以報(bào)銷。對(duì)于不符合報(bào)銷規(guī)定的費(fèi)用，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕報(bào)銷。3.費(fèi)用分析與控制（1）公司行政部門應(yīng)定期對(duì)通訊費(fèi)用支出情況進(jìn)行分析，統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)通訊費(fèi)用的使用情況，找出費(fèi)用支出的異常點(diǎn)和原因。（2）根據(jù)費(fèi)用分析結(jié)果，行政部門應(yīng)采取相應(yīng)的措施進(jìn)行費(fèi)用控制，如優(yōu)化通訊套餐、加強(qiáng)通訊設(shè)備管理、規(guī)范員工通訊行為等，確保通訊費(fèi)用支出合理、合規(guī)。（3）對(duì)于通訊費(fèi)用超支的部門或個(gè)人，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行預(yù)警和提醒，并要求其說明原因和提出改進(jìn)措施。如因工作需要確實(shí)需要增加通訊費(fèi)用支出的，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行申請(qǐng)。五、違規(guī)處理1.員工如有下列違反本制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：（1）利用公司固話或手機(jī)撥打聲訊臺(tái)、信息臺(tái)等收費(fèi)電話的，每次處以[X]元罰款，并責(zé)令退還所產(chǎn)生的費(fèi)用。（2）擅自將工作手機(jī)轉(zhuǎn)借他人或挪作他用的，每次處以[X]元罰款，并收回工作手機(jī)。（3）因個(gè)人原因?qū)е鹿ぷ魇謾C(jī)丟失、被盜或損壞，未及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施，造成公司信息泄露或損失的，視情節(jié)輕重給予警告、記過、降職等處分，并要求員工承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（4）虛報(bào)、多報(bào)通訊費(fèi)用的，除責(zé)令退還虛報(bào)、多報(bào)的費(fèi)用外，并處以虛報(bào)、多報(bào)金額[X]倍的罰款，同時(shí)視情節(jié)輕重給予警告、記過、降職等處分。（5）違反安全保密規(guī)定，擅自刪除、修改或泄露工作手機(jī)內(nèi)公司機(jī)密信息的，給予開除處分，并依法追究其法律責(zé)任。2.對(duì)于違反