辦公電器設(shè)備管理制度

辦公電器設(shè)備管理制度總則1.目的為加強(qiáng)公司辦公電器設(shè)備的管理，確保辦公電器設(shè)備的正常使用，提高工作效率，延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有辦公電器設(shè)備，包括但不限于電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、投影儀、空調(diào)、飲水機(jī)等。3.管理原則遵循“統(tǒng)一管理、合理配置、規(guī)范使用、定期維護(hù)、及時(shí)更新”的原則，確保辦公電器設(shè)備的管理工作科學(xué)、規(guī)范、有序。管理職責(zé)1.行政部門負(fù)責(zé)辦公電器設(shè)備的統(tǒng)一采購(gòu)、調(diào)配、登記、入賬、報(bào)廢等工作。制定辦公電器設(shè)備的年度采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)公司實(shí)際需求和預(yù)算安排，合理采購(gòu)各類設(shè)備。建立辦公電器設(shè)備臺(tái)賬，詳細(xì)記錄設(shè)備的型號(hào)、規(guī)格、購(gòu)置時(shí)間、使用部門、使用人等信息。定期組織對(duì)辦公電器設(shè)備進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。負(fù)責(zé)聯(lián)系專業(yè)維修人員，對(duì)辦公電器設(shè)備進(jìn)行維修和保養(yǎng)，及時(shí)解決設(shè)備故障。對(duì)辦公電器設(shè)備的報(bào)廢進(jìn)行鑒定和審核，按照規(guī)定辦理報(bào)廢手續(xù)。2.使用部門負(fù)責(zé)本部門辦公電器設(shè)備的日常管理和使用，指定專人負(fù)責(zé)設(shè)備的保管和維護(hù)。督促本部門員工正確使用辦公電器設(shè)備，遵守操作規(guī)程，愛護(hù)設(shè)備。定期對(duì)本部門辦公電器設(shè)備進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向行政部門報(bào)告。協(xié)助行政部門做好辦公電器設(shè)備的維修、保養(yǎng)和盤點(diǎn)等工作。3.使用人員負(fù)責(zé)所使用辦公電器設(shè)備的日常清潔、保養(yǎng)和簡(jiǎn)單故障排除。嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用辦公電器設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置和拆卸設(shè)備部件。發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或異常情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)向本部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并協(xié)助維修人員進(jìn)行維修。妥善保管個(gè)人使用的辦公電器設(shè)備，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。采購(gòu)與配置1.采購(gòu)申請(qǐng)各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公電器設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明設(shè)備名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)行政部門。2.審批流程行政部門收到采購(gòu)申請(qǐng)后，進(jìn)行審核，核實(shí)申請(qǐng)的合理性和必要性。對(duì)于金額較大的采購(gòu)申請(qǐng)，需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，行政部門按照公司采購(gòu)流程進(jìn)行采購(gòu)。3.配置原則根據(jù)公司各部門的工作性質(zhì)和實(shí)際需求，合理配置辦公電器設(shè)備。優(yōu)先考慮共享設(shè)備，提高設(shè)備利用率，避免重復(fù)購(gòu)置。對(duì)于特殊崗位或有特殊需求的部門，可根據(jù)實(shí)際情況單獨(dú)配置設(shè)備。登記與入賬1.設(shè)備驗(yàn)收辦公電器設(shè)備到貨后，行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀、性能等是否與采購(gòu)合同一致，隨機(jī)附件、資料是否齊全。驗(yàn)收合格后，填寫《辦公電器設(shè)備驗(yàn)收單》。2.登記入賬行政部門根據(jù)驗(yàn)收單，及時(shí)將辦公電器設(shè)備登記到設(shè)備臺(tái)賬中，并按照財(cái)務(wù)制度進(jìn)行入賬處理。設(shè)備臺(tái)賬應(yīng)包括設(shè)備編號(hào)、名稱、型號(hào)、規(guī)格、購(gòu)置時(shí)間、使用部門、使用人、原值、折舊等信息。使用與維護(hù)1.操作規(guī)程行政部門負(fù)責(zé)制定各類辦公電器設(shè)備的操作規(guī)程，并發(fā)放給使用部門和使用人員。使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用設(shè)備，不得違規(guī)操作。2.日常維護(hù)使用人員應(yīng)做好辦公電器設(shè)備的日常清潔工作，保持設(shè)備外觀整潔。定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備運(yùn)行異常、部件損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并協(xié)助維修。按照設(shè)備使用說明書的要求，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，如更換耗材、添加潤(rùn)滑油等。3.維修管理辦公電器設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用人員應(yīng)及時(shí)填寫《辦公電器設(shè)備維修申請(qǐng)表》，報(bào)本部門負(fù)責(zé)人審核后送行政部門。行政部門接到維修申請(qǐng)后，根據(jù)設(shè)備故障情況，聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。對(duì)于一些簡(jiǎn)單故障，行政部門可安排專人進(jìn)行維修。維修人員維修設(shè)備時(shí)，應(yīng)做好維修記錄，包括故障現(xiàn)象、維修方法、更換部件等信息。維修完成后，使用人員應(yīng)在維修記錄上簽字確認(rèn)。對(duì)于維修費(fèi)用較高的設(shè)備，行政部門應(yīng)進(jìn)行維修成本核算，評(píng)估是否有必要維修。如維修成本過高，可考慮購(gòu)置新設(shè)備。4.設(shè)備借用因工作需要借用辦公電器設(shè)備時(shí)，借用部門應(yīng)填寫《辦公電器設(shè)備借用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)行政部門審批。行政部門批準(zhǔn)后，辦理借用手續(xù)，并明確借用期限和歸還時(shí)間。借用人員應(yīng)妥善保管借用設(shè)備，如有損壞或丟失，應(yīng)照價(jià)賠償。盤點(diǎn)與清查1.定期盤點(diǎn)行政部門每年組織一次對(duì)辦公電器設(shè)備的全面盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、型號(hào)、規(guī)格、使用狀態(tài)等。2.不定期清查根據(jù)工作需要，行政部門可對(duì)部分辦公電器設(shè)備進(jìn)行不定期清查，重點(diǎn)檢查設(shè)備的使用情況、維護(hù)情況等。3.盤點(diǎn)結(jié)果處理盤點(diǎn)結(jié)束后，行政部門應(yīng)編制《辦公電器設(shè)備盤點(diǎn)報(bào)告》，對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析和總結(jié)。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)查明原因，及時(shí)調(diào)整設(shè)備臺(tái)賬，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。報(bào)廢與處置1.報(bào)廢條件辦公電器設(shè)備符合下列條件之一的，可申請(qǐng)報(bào)廢：已超過規(guī)定使用年限，且設(shè)備性能嚴(yán)重下降，無法正常使用的。因技術(shù)進(jìn)步或其他原因，已被淘汰的。設(shè)備損壞嚴(yán)重，經(jīng)維修后仍無法正常使用的。因自然災(zāi)害或其他不可抗力因素導(dǎo)致設(shè)備損壞無法修復(fù)的。2.報(bào)廢申請(qǐng)使用部門或使用人員發(fā)現(xiàn)辦公電器設(shè)備符合報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫《辦公電器設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明設(shè)備名稱、型號(hào)、規(guī)格、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)行政部門。3.鑒定與審核行政部門收到報(bào)廢申請(qǐng)后，組織相關(guān)人員對(duì)設(shè)備進(jìn)行鑒定，核實(shí)報(bào)廢原因和設(shè)備狀況。對(duì)于金額較大的設(shè)備報(bào)廢，需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，行政部門按照規(guī)定辦理報(bào)廢手續(xù)。4.報(bào)廢處置辦公電器設(shè)備報(bào)廢后，行政