公司辦公用品管理制度VIP

公司辦公用品管理制度總則一、目的為規(guī)范公司辦公用品的管理，提高辦公用品的使用效率，降低辦公成本，特制定本管理制度。本制度旨在確保辦公用品的合理采購、儲存、發(fā)放和使用，以滿足公司日常辦公的需要。二、適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括總部及各分支機構的員工。三、管理職責1.人事行政部負責辦公用品的采購、驗收、入庫、保管、發(fā)放和盤點等日常管理工作。制定辦公用品的采購計劃和預算，報經相關領導批準后實施。建立辦公用品的庫存臺賬，定期進行盤點，確保賬物相符。負責辦公用品的調配和借用管理，確保辦公用品的合理使用。對辦公用品的使用情況進行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.各部門負責本部門辦公用品的需求申請和使用管理，嚴格按照規(guī)定使用辦公用品。合理安排辦公用品的使用，避免浪費和濫用。對本部門使用的辦公用品進行保管和維護，延長辦公用品的使用壽命。及時歸還借用的辦公用品，如有損壞或丟失，應照價賠償。四、辦公用品的分類1.消耗品指使用后即消耗或需要定期更換的辦公用品，如打印紙、墨盒、硒鼓、便簽紙、圓珠筆等。消耗品的采購和發(fā)放以滿足日常辦公需求為原則，實行按需領用的方式。2.耐用品指可以長期使用的辦公用品，如電腦、打印機、復印機、辦公桌椅等。耐用品的采購和管理應按照公司的固定資產管理制度進行，實行統(tǒng)一采購、登記入賬、專人保管的方式。3.低值易耗品指價值較低、使用期限較短的辦公用品，如文件夾、訂書機、計算器等。低值易耗品的采購和發(fā)放以滿足日常辦公需求為原則，實行定額發(fā)放的方式。五、辦公用品的采購1.采購申請各部門根據實際工作需要，填寫《辦公用品申購單》，注明辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經部門負責人簽字后提交給人事行政部。2.采購計劃人事行政部根據各部門的申購單，制定辦公用品采購計劃，報經相關領導批準后實施。采購計劃應根據辦公用品的庫存情況、使用周期和預算等因素進行合理安排。3.供應商選擇人事行政部應根據辦公用品的采購需求，選擇信譽良好、價格合理、質量可靠的供應商進行采購。采購過程中應遵循公司的采購管理制度，簽訂采購合同，明確采購數(shù)量、價格、質量標準、交貨時間等條款。4.采購驗收人事行政部應按照采購合同的約定，對采購的辦公用品進行驗收。驗收內容包括辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質量等方面，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與供應商聯(lián)系處理。驗收合格后，應填寫《辦公用品驗收單》，辦理入庫手續(xù)。六、辦公用品的入庫與保管1.入庫登記人事行政部應將驗收合格的辦公用品及時入庫，并填寫《辦公用品入庫單》，記錄辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應商等信息。入庫單應一式兩份，一份留存人事行政部，一份交財務部門作為入賬憑證。2.保管要求辦公用品應存放在干燥、通風、安全的場所，避免陽光直射和潮濕。對于貴重的辦公用品，應采取專人保管、上鎖等措施，防止丟失或被盜。定期對辦公用品進行盤點，核對庫存數(shù)量與臺賬記錄是否相符，如發(fā)現(xiàn)差異應及時查明原因并處理。3.出庫管理各部門需要領用辦公用品時，應填寫《辦公用品領用單》，注明領用辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，經部門負責人簽字后提交給人事行政部。人事行政部根據領用單發(fā)放辦公用品，并填寫《辦公用品出庫單》，記錄辦公用品的領用情況。出庫單應一式兩份，一份留存人事行政部，一份交領用部門作為領用憑證。七、辦公用品的發(fā)放1.定額發(fā)放對于低值易耗品，人事行政部應根據各部門的人員編制和工作需要，制定辦公用品的定額發(fā)放標準。各部門應按照定額標準領取辦公用品，不得超領。2.按需領用對于消耗品和耐用品，各部門應根據實際工作需要，填寫《辦公用品領用單》，經部門負責人簽字后到人事行政部領取辦公用品。人事行政部應嚴格控制辦公用品的發(fā)放，避免浪費和濫用。3.特殊情況處理對于特殊情況下需要額外領用辦公用品的，如舉辦大型會議、活動等，應經相關領導批準后，由人事行政部統(tǒng)一安排發(fā)放。八、辦公用品的調配與借用1.調配管理人事行政部應定期對公司的辦公用品進行調配，將閑置的辦公用品調配到需要的部門或崗位。調配應遵循公平、合理的原則，確保辦公用品的有效利用。2.借用管理員工因工作需要借用辦公用品時，應填寫《辦公用品借用單》，注明借用辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、借用時間等信息，經部門負責人簽字后到人事行政部辦理借用手續(xù)。借用期限一般不超過一個月，如需要延長借用期限，應及時辦理續(xù)借手續(xù)。借用的辦公用品應妥善保管，如有損壞或丟失，應照價賠償。九、辦公用品的使用與維護1.使用要求員工應嚴格按照辦公用品的使用說明進行使用，不得擅自更改或損壞辦公用品。對于貴重的辦公用品，應嚴格遵守操作規(guī)程，避免因操作不當而導致?lián)p壞。2.維護與保養(yǎng)各部門應負責本部門使用的辦公用品的維護與保養(yǎng)工作，定期對辦公用品進行清潔、檢查和維修，確保辦公用品的正常使用。對于需要維修的辦公用品，應及時通知人事行政部進行維修或更換。3.報廢處理對于無法繼續(xù)使用的辦公用品，應按照公司的固定資產管理制度進行報廢處理。報廢的辦公用品應經相關部門鑒定后，填寫《辦公用品報廢單》，報經相關領導批準后進行處理。十、監(jiān)督與檢查1.人事行政部應定期對辦公用品的管理情況進行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.各部門應加強對本部門辦公用品使用情況的管理，定期對員工的辦公用品使用情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)浪費和濫用行為應及時制止并處理。3.公司設立舉報電話和郵箱，鼓勵員工對辦公用品管理中的違規(guī)行為進行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。附則一、本制度由人事行政部負責解釋和修訂。