公章印鑒備案管理制度

公章印鑒備案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公章印鑒的管理，確保公章印鑒的使用規(guī)范、安全，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的公章印鑒管理。（三）定義1.公章：指公司法定名稱章，用于公司對(duì)外的正式文件、信函、合同、協(xié)議等。2.印鑒：包括公司財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、法定代表人章等具有特定用途的印章。二、公章印鑒的刻制與啟用（一）刻制1.公司公章、印鑒的刻制由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定及實(shí)際工作需要，填寫《公章印鑒刻制申請(qǐng)表》，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表審批后，到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位進(jìn)行刻制。2.刻制的公章印鑒必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定的要求，確保印章的質(zhì)量和安全性。（二）啟用1.新刻制的公章印鑒在領(lǐng)取后，由行政部門負(fù)責(zé)登記備案，并填寫《公章印鑒啟用登記表》。2.啟用公章印鑒時(shí)，行政部門應(yīng)將啟用日期、印章名稱、印章規(guī)格、啟用范圍等信息以書面形式通知公司各部門，并在公司內(nèi)部進(jìn)行公示。3.各部門在收到公章印鑒啟用通知后，應(yīng)及時(shí)更新相關(guān)文件模板及業(yè)務(wù)流程，確保公章印鑒的正確使用。三、公章印鑒的保管（一）保管原則1.實(shí)行專人保管制度，確保公章印鑒的安全。2.保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守公章印鑒管理規(guī)定，不得擅自將公章印鑒交予他人使用。（二）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)公章印鑒的日常保管，確保印章存放安全，防止印章被盜、丟失或損壞。2.按照規(guī)定的使用范圍和程序，審核用印申請(qǐng)，對(duì)不符合規(guī)定的用印申請(qǐng)有權(quán)拒絕，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。3.做好公章印鑒使用登記工作，詳細(xì)記錄用印時(shí)間、用印內(nèi)容、用印人等信息。4.定期對(duì)公章印鑒進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。（三）保管地點(diǎn)1.公章應(yīng)存放在公司指定的保險(xiǎn)柜內(nèi)，保險(xiǎn)柜鑰匙由保管人員專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。2.印鑒應(yīng)根據(jù)其使用性質(zhì)和頻率，分別存放在安全可靠的地方，確保取用方便且安全。四、公章印鑒的使用（一）使用范圍1.公司公章用于公司對(duì)外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、授權(quán)委托書、資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照副本等的蓋章。2.財(cái)務(wù)專用章用于公司財(cái)務(wù)票據(jù)、報(bào)表、稅務(wù)申報(bào)等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的蓋章。3.合同專用章用于公司簽訂各類合同、協(xié)議的蓋章。4.法定代表人章用于公司法定代表人授權(quán)的特定事項(xiàng)或文件的蓋章。（二）使用流程1.用印申請(qǐng)各部門因工作需要使用公章印鑒時(shí)，應(yīng)填寫《公章印鑒使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印時(shí)間等信息。用印申請(qǐng)需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，涉及重要事項(xiàng)或金額較大的合同、協(xié)議等，還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人審批。2.審核保管人員收到用印申請(qǐng)后，應(yīng)認(rèn)真審核申請(qǐng)內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，審批手續(xù)是否齊全。對(duì)不符合規(guī)定的用印申請(qǐng)，保管人員應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)部門溝通，說明原因并要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)材料。3.用印審核通過后，保管人員應(yīng)在指定地點(diǎn)使用公章印鑒，并確保蓋章清晰、端正，符合文件格式要求。用印過程中，保管人員應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督用印情況，防止他人擅自使用公章印鑒。4.登記用印完畢后，保管人員應(yīng)在《公章印鑒使用登記表》上詳細(xì)記錄用印時(shí)間、用印內(nèi)容、用印人、批準(zhǔn)人等信息，并由用印人簽字確認(rèn)。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況，無法事先填寫用印申請(qǐng)表并按正常流程審批時(shí)，用印人應(yīng)通過電話或其他方式向部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人報(bào)告，經(jīng)同意后可先行用印，但事后必須及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)和用印登記。2.因工作需要攜帶公章印鑒外出使用時(shí)，必須經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表批準(zhǔn)，并填寫《公章印鑒外出使用申請(qǐng)表》，注明外出時(shí)間、地點(diǎn)、用途等信息。外出期間，公章印鑒必須由專人妥善保管，使用完畢后立即帶回公司交回保管人員。五、公章印鑒的廢止與銷毀（一）廢止1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要廢止公章印鑒時(shí)，由行政部門填寫《公章印鑒廢止申請(qǐng)表》，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表審批后，辦理廢止手續(xù)。2.廢止的公章印鑒應(yīng)及時(shí)收回，并與《公章印鑒啟用登記表》進(jìn)行核對(duì)，確保印章收回齊全。（二）銷毀1.對(duì)于廢止的公章印鑒，行政部門應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。2.銷毀時(shí)，應(yīng)填寫《公章印鑒銷毀登記表》，詳細(xì)記錄銷毀時(shí)間、銷毀方式、銷毀印章名稱、規(guī)格等信息，并由行政部門負(fù)責(zé)人、監(jiān)督人員及銷毀人員簽字確認(rèn)。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行拍照或錄像，留存相關(guān)資料以備查。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)定期對(duì)公章印鑒的管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查公章印鑒的保管、使用、登記等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.行政部門應(yīng)定期對(duì)公章印鑒的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行整改。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、政府相關(guān)部門及其他外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合提供有關(guān)公章印鑒管理的資料和信息。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)整改，并將整改情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)責(zé)任1.對(duì)違反本制度規(guī)定，擅自使用公章印鑒、保管不善導(dǎo)致公章印鑒丟失或被盜用等行為，公司將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.因公章印鑒使用不當(dāng)給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或法律糾紛的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。（二）賠償責(zé)任1.因保管人員失職導(dǎo)致公章印鑒丟失或被盜用，保管人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償金額根據(jù)公司實(shí)際損失情況確定，最高不超過公章印鑒重置費(fèi)用的[X]倍。2.因用印人違規(guī)操作導(dǎo)致公司遭受損失的，用印人應(yīng)承擔(dān)全部賠償責(zé)任。賠償金額包括但不限于直接經(jīng)濟(jì)損失