分子公司用印管理制度VIP

分子公司用印管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)分子公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司下屬各分子公司及其所屬部門、分支機(jī)構(gòu)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：印章使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.審慎使用原則：嚴(yán)格審批程序，確保印章使用的必要性和安全性。3.責(zé)任明確原則：明確印章使用各環(huán)節(jié)的責(zé)任，做到責(zé)任到人。二、印章種類及管理（一）印章種類1.公司公章：用于代表公司對外行使權(quán)利、履行義務(wù)，如簽訂合同、協(xié)議等。2.合同專用章：專門用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。4.法定代表人章：用于特定的財(cái)務(wù)或其他需要法定代表人簽字確認(rèn)的文件。5.部門章：各部門根據(jù)工作需要刻制的印章，用于部門內(nèi)部文件、資料等。（二）印章管理職責(zé)1.分子公司綜合管理部門負(fù)責(zé)本公司印章的統(tǒng)一管理，設(shè)立印章管理臺賬，記錄印章的啟用、變更、停用等情況。2.明確專人負(fù)責(zé)印章的保管，保管人員必須具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)專用章和法定代表人章的管理，按照財(cái)務(wù)制度規(guī)定使用。三、印章的刻制與啟用（一）刻制1.因工作需要刻制印章的，由相關(guān)部門提出申請，填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、刻制數(shù)量等信息。2.申請表經(jīng)分子公司負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)總公司相關(guān)部門備案。3.由總公司統(tǒng)一指定具有資質(zhì)的刻章單位進(jìn)行刻制，確保印章的規(guī)格、樣式符合公司要求。（二）啟用1.新印章刻制完成后，由分子公司綜合管理部門負(fù)責(zé)領(lǐng)取，并在印章管理臺賬上登記啟用日期。2.啟用前，應(yīng)檢查印章的清晰度、完整性等，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與刻章單位聯(lián)系更換。3.新印章啟用時(shí)，應(yīng)發(fā)布啟用通知，明確印章的使用范圍和管理要求。四、印章的保管（一）保管要求1.印章必須由專人保管，保管人員不得擅自將印章交他人代管。2.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，確保印章安全。3.保管人員因事請假或離職時(shí)，應(yīng)辦理印章交接手續(xù)，由分子公司負(fù)責(zé)人指定臨時(shí)保管人員，并監(jiān)督交接過程。（二）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)印章的日常保管，確保印章隨時(shí)可用。2.嚴(yán)格按照規(guī)定使用印章，對印章使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。3.定期檢查印章的保管情況，如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。五、印章的使用（一）使用范圍1.公司公章：用于公司對外的重要文件、合同、協(xié)議等的簽署。2.合同專用章：僅限于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同。3.財(cái)務(wù)專用章：用于財(cái)務(wù)收支、票據(jù)開具、銀行結(jié)算等財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。4.法定代表人章：用于特定的財(cái)務(wù)或其他需要法定代表人簽字確認(rèn)的文件。5.部門章：用于部門內(nèi)部的文件、通知、報(bào)表等。（二）使用流程1.用印申請：使用印章的部門或個(gè)人填寫《用印申請表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、文件名稱、份數(shù)、用印時(shí)間等信息。2.審批：一般事項(xiàng)由分子公司相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。重要事項(xiàng)需報(bào)總公司相關(guān)部門審批。涉及財(cái)務(wù)、重大合同等事項(xiàng)，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等審核后，再按審批流程辦理。3.用印登記：保管人員根據(jù)審批通過的《用印申請表》進(jìn)行用印登記，記錄用印時(shí)間、用印事項(xiàng)、文件名稱、份數(shù)、申請人等信息。4.用?。罕９苋藛T在用印前，應(yīng)認(rèn)真核對用印文件的內(nèi)容與審批內(nèi)容是否一致，確認(rèn)無誤后在用印文件上加蓋印章，并確保印章清晰、端正。5.用印后文件的處理：用印后的文件由申請人負(fù)責(zé)整理歸檔，確保文件的完整性和安全性。（三）特殊情況用印1.緊急情況下需用印的，可先電話請示相關(guān)負(fù)責(zé)人同意，但事后必須及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)和用印登記。2.異地用?。阂蚬ぷ餍枰诋惖赜糜〉?，應(yīng)通過傳真等方式將《用印申請表》及相關(guān)文件發(fā)送至分子公司綜合管理部門，經(jīng)審批后，由保管人員將印章郵寄至指定地點(diǎn)，或由異地分支機(jī)構(gòu)指定專人攜帶分子公司開具的授權(quán)委托書及印章前往用印地點(diǎn)，用印完成后及時(shí)將印章及相關(guān)文件返回。六、印章的變更與停用（一）變更1.印章的名稱、樣式、規(guī)格等發(fā)生變更時(shí)，由分子公司綜合管理部門提出申請，填寫《印章變更申請表》，詳細(xì)說明變更原因及變更內(nèi)容。2.申請表經(jīng)分子公司負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)總公司相關(guān)部門備案，并按規(guī)定重新刻制印章。3.新印章啟用后，原印章同時(shí)廢止，應(yīng)及時(shí)辦理印章交接手續(xù)，并在印章管理臺賬上注明變更情況。（二）停用1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，印章不再使用時(shí)，由分子公司綜合管理部門提出停用申請，填寫《印章停用申請表》。2.申請表經(jīng)分子公司負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)總公司相關(guān)部門備案。3.停用的印章應(yīng)及時(shí)交回分子公司綜合管理部門，由保管人員進(jìn)行封存，并在印章管理臺賬上注明停用日期。4.封存的印章應(yīng)妥善保管，定期檢查，防止印章丟失或被盜用。如需銷毀，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行。七、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查分子公司綜合管理部門應(yīng)定期對印章的保管、使用情況進(jìn)行檢查，確保印章管理規(guī)范、使用安全。檢查內(nèi)容包括印章保管是否安全、使用流程是否合規(guī)、用印登記是否完整等。（二）不定期抽查總公司相關(guān)部門將不定期對分子公司印章管理情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（三）違規(guī)處理對違反本制度規(guī)定使用印章的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的