公司座機(jī)電話管理制度

公司座機(jī)電話管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司座機(jī)電話的使用管理，確保通訊暢通，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有座機(jī)電話的使用與管理。3.管理原則遵循規(guī)范、高效、節(jié)約的原則，合理使用座機(jī)電話資源，禁止利用公司座機(jī)電話從事與工作無關(guān)的活動。二、電話使用規(guī)范1.接聽要求電話鈴響三聲內(nèi)必須接聽，拿起話筒后應(yīng)先自報(bào)公司名稱及部門，如“您好，[公司名稱][部門]”。禮貌用語，態(tài)度熱情，耐心解答來電者的問題，不得使用生硬、冷漠或不耐煩的語氣。對于重要事項(xiàng)或需記錄的信息，應(yīng)認(rèn)真記錄，并及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)人員。2.撥打要求撥打外線電話前，需確認(rèn)對方電話號碼的準(zhǔn)確性，避免誤撥。明確通話目的，簡潔明了地表達(dá)所需溝通的內(nèi)容，避免冗長、無關(guān)的交談。如需轉(zhuǎn)接電話，應(yīng)先詢問對方是否方便，并告知轉(zhuǎn)接的部門或人員。轉(zhuǎn)接后，應(yīng)向被轉(zhuǎn)接方說明轉(zhuǎn)接原因。3.禁止行為禁止利用公司座機(jī)電話撥打私人長途電話、閑聊或進(jìn)行與工作無關(guān)的娛樂活動。禁止在工作時(shí)間內(nèi)使用座機(jī)電話撥打聲訊臺、進(jìn)行網(wǎng)上購物等非工作用途的操作。不得故意占用公司座機(jī)電話，影響正常通訊。三、電話費(fèi)用管理1.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，制定合理的電話費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。具體費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)將根據(jù)公司實(shí)際情況定期進(jìn)行評估和調(diào)整。2.費(fèi)用核算每月由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)各部門的電話費(fèi)用，并與電信運(yùn)營商提供的賬單進(jìn)行核對。核對無誤后，將電話費(fèi)用明細(xì)發(fā)送至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核算和報(bào)銷。3.費(fèi)用控制各部門應(yīng)合理控制電話費(fèi)用支出，避免不必要的浪費(fèi)。如發(fā)現(xiàn)電話費(fèi)用異常增長，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取措施進(jìn)行整改。行政部門定期對各部門的電話費(fèi)用使用情況進(jìn)行分析和評估，對于費(fèi)用控制較好的部門給予表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)，對于費(fèi)用超支嚴(yán)重的部門進(jìn)行通報(bào)批評，并要求其做出書面說明。四、電話設(shè)備管理1.設(shè)備配置根據(jù)公司工作需要，合理配置座機(jī)電話設(shè)備。新入職員工如需配備座機(jī)電話，由所在部門提出申請，經(jīng)行政部門審核后統(tǒng)一安排。2.設(shè)備維護(hù)行政部門負(fù)責(zé)定期對公司座機(jī)電話設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)電話設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系電信運(yùn)營商或?qū)I(yè)維修人員進(jìn)行維修，并做好記錄。員工在使用過程中發(fā)現(xiàn)電話設(shè)備有問題，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，不得擅自拆卸或維修電話設(shè)備。3.設(shè)備更新隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，行政部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況適時(shí)對座機(jī)電話設(shè)備進(jìn)行更新和升級，以滿足工作需求。五、電話記錄管理1.記錄內(nèi)容接聽或撥打電話時(shí)，應(yīng)詳細(xì)記錄通話時(shí)間、對方號碼、通話內(nèi)容、處理結(jié)果等重要信息。對于重要的會議通知、工作安排等電話，應(yīng)記錄在專門的工作記錄簿上，并及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)人員。2.記錄保存電話記錄應(yīng)妥善保存，保存期限根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，電話記錄應(yīng)保存至少一年，以備查閱。電話記錄可以采用紙質(zhì)記錄或電子記錄的方式保存。電子記錄應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.查閱權(quán)限因工作需要查閱電話記錄的，應(yīng)填寫《電話記錄查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱電話記錄時(shí)，應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露記錄中的敏感信息。六、違規(guī)處理1.警告處分對于違反本制度規(guī)定，利用公司座機(jī)電話從事與工作無關(guān)活動的員工，給予警告處分，并責(zé)令其立即改正。2.經(jīng)濟(jì)處罰對于因個(gè)人原因?qū)е码娫捹M(fèi)用超支的員工，公司將根據(jù)超支金額的大小給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。經(jīng)濟(jì)處罰金額將從員工當(dāng)月工資中扣除。3.辭退處理對于多次違反本制度規(guī)定，情