合同借閱存檔管理制度

合同借閱存檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同借閱和存檔行為，確保合同資料的安全、完整與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在合同簽訂、履行、變更、終止等過(guò)程中涉及的合同借閱與存檔管理工作。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保合同管理合法合規(guī)。2.明確職責(zé)分工，做到借閱有審批、存檔有規(guī)范、保管有責(zé)任。3.保證合同資料的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，防止合同信息泄露和丟失。二、合同存檔管理（一）存檔范圍公司簽訂的各類(lèi)合同，包括但不限于買(mǎi)賣(mài)合同、租賃合同、服務(wù)合同、勞動(dòng)合同、技術(shù)合同等。（二）存檔流程1.合同簽訂后，合同承辦部門(mén)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將合同原件及相關(guān)附件整理齊全，提交至公司檔案室。2.檔案室工作人員對(duì)合同資料進(jìn)行審核，檢查合同內(nèi)容是否完整、條款是否清晰、簽字蓋章是否齊全等。審核無(wú)誤后，按照合同類(lèi)別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，并建立電子和紙質(zhì)檔案。3.對(duì)于重要合同或涉及金額較大的合同，檔案室應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)存放，并設(shè)置特殊標(biāo)識(shí)。（三）存檔要求1.合同檔案應(yīng)保持整潔、完好，不得隨意涂改、損壞。2.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，異地存放。3.檔案室應(yīng)建立合同檔案索引目錄，方便查詢(xún)和檢索。三、合同借閱管理（一）借閱權(quán)限1.因工作需要借閱合同檔案的，需填寫(xiě)《合同借閱申請(qǐng)表》，明確借閱目的、借閱期限等內(nèi)容。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人有權(quán)借閱本部門(mén)簽訂的合同檔案；涉及多個(gè)部門(mén)的合同，相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人均可借閱；其他人員因特殊原因需要借閱的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱流程1.申請(qǐng)人填寫(xiě)《合同借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案室。2.檔案室工作人員對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合借閱條件的，予以辦理借閱手續(xù)，并登記借閱人姓名、部門(mén)、借閱合同名稱(chēng)、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。3.借閱人憑有效證件領(lǐng)取合同檔案，并在借閱期限內(nèi)歸還。（三）借閱期限1.一般合同的借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日；重要合同或涉及重大事項(xiàng)的合同，借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案室提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還合同檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管合同檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、掃描、拍照或泄露合同內(nèi)容。如因工作需要復(fù)印合同的，需經(jīng)檔案室同意，并在復(fù)印件上注明“僅供[具體用途]使用，不得用于其他目的”字樣。2.借閱人在借閱期間應(yīng)確保合同檔案的安全，如發(fā)生丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案室報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.借閱人歸還合同檔案時(shí)，檔案室工作人員應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查合同是否完整、有無(wú)損壞等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通解決。四、合同查閱管理（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，需填寫(xiě)《合同查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案室。2.涉及公司商業(yè)秘密或重要信息的合同，查閱人員需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱流程1.申請(qǐng)人填寫(xiě)《合同查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)審批通過(guò)后，提交至檔案室。2.檔案室工作人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的合同檔案，并安排查閱地點(diǎn)。查閱人員應(yīng)在檔案室工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱，不得擅自將合同帶出檔案室。3.查閱人員如需摘抄、復(fù)印合同內(nèi)容的，需經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）查閱要求1.查閱人員應(yīng)遵守檔案室的管理制度，保持安靜、整潔，不得在合同檔案上涂改、標(biāo)記或損壞。2.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將合同檔案歸還原位，并協(xié)助檔案室工作人員整理好查閱現(xiàn)場(chǎng)。五、合同銷(xiāo)毀管理（一）銷(xiāo)毀條件1.合同已履行完畢，且無(wú)留存必要的。2.因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法履行，且已超過(guò)法律規(guī)定的訴訟時(shí)效的。3.經(jīng)公司批準(zhǔn)同意銷(xiāo)毀的其他合同。（二）銷(xiāo)毀流程1.合同承辦部門(mén)或檔案室定期對(duì)已滿(mǎn)足銷(xiāo)毀條件的合同進(jìn)行清理，填寫(xiě)《合同銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出擬銷(xiāo)毀合同的名稱(chēng)、編號(hào)、簽訂時(shí)間、履行情況等信息。2.《合同銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，由檔案室負(fù)責(zé)組織合同銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)安排專(zhuān)人監(jiān)督，確保合同被徹底銷(xiāo)毀，防止信息泄露。4.合同銷(xiāo)毀后，檔案室應(yīng)在《合同銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》上記錄銷(xiāo)毀情況，并將申請(qǐng)表存檔。（三）銷(xiāo)毀方式合同銷(xiāo)毀可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保合同內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門(mén)公司行政部負(fù)責(zé)對(duì)合同借閱存檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.合同存檔是否及時(shí)、完整，檔案整理是否規(guī)范。2.合同借閱、查閱手續(xù)是否齊全，借閱期限是否符合規(guī)定。3.合同保管是否安全，有無(wú)丟失、損壞等情況。4.合同銷(xiāo)毀是否按規(guī)定程序進(jìn)行，銷(xiāo)毀記錄是否完整。（三）檢查頻率行政部定期對(duì)合同借閱存檔管理情況進(jìn)行檢查，每季度至少進(jìn)行一次全面檢查，并形成檢查報(bào)告。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，責(zé)令相關(guān)部門(mén)限期整改。七、責(zé)任追究（一）違反本制度的行為1.未按規(guī)定流程借閱、查閱合同檔案的。2.擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、掃描、拍照或泄露合同內(nèi)容的。3.因保管不善導(dǎo)致合同檔案丟失、損壞的。4.未按規(guī)定進(jìn)行合同存檔或銷(xiāo)毀的。（二）責(zé)任追究措施1.對(duì)于違反本制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰。2.因違反本制度給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.如違反法律法規(guī)的，將依法追究其法律責(zé)任。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司行政部負(fù)責(zé)解釋