小學物資采購管理制度

小學物資采購管理制度一、總則1.目的為了加強小學物資采購管理，規(guī)范采購行為，提高資金使用效益，確保學校各項工作的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于學校各部門、各班級所需的教學用品、辦公用品、設備設施、圖書資料、食品及其他物資的采購活動。3.基本原則合法性原則：物資采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策規(guī)定。合理性原則：根據學校實際需求，合理確定采購物資的品種、數量和規(guī)格，避免浪費。效益性原則：在保證物資質量的前提下，努力降低采購成本，提高資金使用效益。公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受學校師生和社會監(jiān)督。二、采購組織與職責1.采購領導小組成立以校長為組長，副校長、財務負責人、教師代表等為成員的采購領導小組。其職責如下：負責制定學校物資采購政策和制度。審議年度采購計劃和重大采購項目。監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況，協(xié)調解決采購過程中的重大問題。2.采購工作小組由后勤部門負責人擔任組長，相關工作人員為成員。其職責如下：具體負責采購項目的組織實施，包括市場調研、供應商選擇、采購談判、合同簽訂等。建立采購檔案，妥善保管采購過程中的各類文件和資料。定期向采購領導小組匯報采購工作進展情況。3.使用部門各部門、各班級為物資的使用部門，負責提出物資采購申請，明確采購物資的名稱、規(guī)格、數量、用途等詳細要求，并參與采購物資的驗收工作。三、采購計劃管理1.年度采購計劃每年末，各使用部門應根據本部門下一年度的工作任務和實際需求，編制物資采購計劃，報后勤部門匯總。后勤部門對各部門的采購計劃進行審核、平衡后，編制學校年度采購計劃，提交采購領導小組審議。經采購領導小組批準后的年度采購計劃作為學校下一年度物資采購的依據。2.臨時采購計劃因特殊情況需要臨時采購物資的，使用部門應填寫臨時采購申請表，說明采購原因、物資名稱、規(guī)格、數量等，經部門負責人簽字后報后勤部門。后勤部門根據實際情況進行審核，確需采購的，報采購領導小組審批后實施臨時采購。四、采購流程1.采購申請使用部門根據物資需求情況，填寫物資采購申請表，詳細注明物資名稱、規(guī)格、數量、預算金額、用途等信息，并經部門負責人簽字確認后提交后勤部門。2.采購審批后勤部門收到采購申請表后，對申請內容進行審核，審核通過后報采購領導小組審批。采購領導小組根據學校實際情況和資金狀況進行審批，審批通過的申請進入采購程序。3.市場調研采購工作小組針對擬采購的物資進行市場調研，了解供應商的產品質量、價格、售后服務等情況，收集相關資料，為選擇供應商提供參考。4.供應商選擇根據市場調研結果，采購工作小組從眾多供應商中篩選出若干家符合要求的供應商，并對其進行實地考察或資質審核。綜合考慮供應商的信譽、產品質量、價格、售后服務等因素，確定最終的供應商名單。5.采購談判采購工作小組與選定的供應商進行采購談判，就物資的價格、質量、交貨期、售后服務等條款進行協(xié)商，達成一致意見后簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，確保采購活動的順利進行。6.合同簽訂采購合同經學校法律顧問審核后，由學校法定代表人或其授權代表與供應商簽訂。合同簽訂后，采購工作小組應及時將合同副本送財務部門備案。7.采購實施采購工作小組按照采購合同的約定，督促供應商按時、按質、按量供應物資。在物資采購過程中，如發(fā)現供應商提供的物資不符合合同要求，采購工作小組應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其限期整改或更換物資。8.驗收付款物資到貨后，采購工作小組應及時組織使用部門、質量檢驗部門等相關人員進行驗收。驗收內容包括物資的品種、規(guī)格、數量、質量、外觀等。驗收合格的物資，由驗收人員填寫驗收報告，并簽字確認。驗收報告作為支付貨款的依據之一。財務部門根據采購合同、驗收報告等相關資料，按照學校財務管理制度的規(guī)定辦理付款手續(xù)。五、采購預算管理1.預算編制學校物資采購預算應根據年度采購計劃和學校財務預算編制原則進行編制。采購預算應明確采購項目、金額、資金來源等內容，確保采購資金的合理安排。2.預算執(zhí)行采購工作應嚴格按照采購預算執(zhí)行，不得擅自突破預算。如因特殊情況需要調整采購預算的，應按照學校預算調整程序進行審批。3.預算監(jiān)督財務部門負責對采購預算的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，定期向采購領導小組匯報預算執(zhí)行情況，發(fā)現問題及時采取措施加以解決。六、采購合同管理1.合同簽訂采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務。合同內容應包括物資名稱、規(guī)格、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務、付款方式等條款。2.合同履行采購工作小組應按照采購合同的約定，督促供應商履行合同義務，確保物資按時、按質、按量供應。在合同履行過程中，如發(fā)現問題應及時與供應商協(xié)商解決，并做好記錄。3.合同變更與解除如因不可抗力或其他原因需要變更或解除采購合同的，應經雙方協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。變更或解除合同的協(xié)議應作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。4.合同歸檔采購合同簽訂后，采購工作小組應及時將合同副本送財務部門備案，并將合同原件及相關資料整理歸檔，妥善保管。七、采購監(jiān)督與考核1.內部監(jiān)督學校成立采購監(jiān)督小組，負責對采購活動進行全程監(jiān)督。監(jiān)督小組應定期對采購項目進行檢查，發(fā)現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。采購工作小組應定期向采購領導小組和監(jiān)督小組匯報采購工作進展情況，接受監(jiān)督檢查。2.外部監(jiān)督學校應主動接受上級主管部門、財政部門、審計部門等的監(jiān)督檢查，及時整改存在的問題。同時，鼓勵師生和社會公眾對采購活動進行監(jiān)督，對舉報屬實的給予獎勵。3.考核評價學校建立采購工作考核評價機制，對采購工作小組和相關工作人員的采購業(yè)績、工作效率、廉潔自律等方面進行考核評價?？己私Y果作為工作人員獎懲和職務晉升的重要依據。八、采購風險管理1.風險識別采購工作小組應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別，如供應商違約風險、質量風險、價格風險、合同風險等。2.風險評估對識別出的風險進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。3.風險應對針對不同等級的風險，