秘書溝通禮儀介紹VIP

秘書溝通禮儀介紹

秘書在溝通時的表現(xiàn)，溝通禮儀不但是其工作能力、待人接物態(tài)

度的體現(xiàn)，也是展示個人魅力與風采的方式之一，下面小編給大

家介紹關(guān)于秘書溝通禮儀的相關(guān)資料，希望對您有所幫助.

秘書溝通禮儀如下

交談的態(tài)度

在與人交談時應當體現(xiàn)出以誠相待、以禮相待、謙虛謹慎、主動

熱情的基本態(tài)度，而絕對不能逢場作戲、虛情假意或應付了事.

一要表情自然

第一，專注.交談時目光應當專注，或注視對方，或凝神思考，

從而和諧地與交談進程相配合.眼珠一動不動，眼神呆滯，甚至

直愣愣地盯視對方，都是極不禮貌的.目光東游西走，四處“掃

瞄”，漫無邊際，則是對對方不屑一顧的失禮之舉，也是不可取

的.如果是多人交談，就應該不時地用目光與眾人交流，以表示

彼此是平等的.

第二，配合.交談時可適當運用眉毛、嘴、眼睛在形態(tài)上的變

化，來表達自己對對方所言的贊同、理解、驚訝、疑惑，從而表

明自己的專注之情，使交談順利進行.

第三，協(xié)調(diào).交談時的表情應與說話的內(nèi)容相配合.與上級領(lǐng)導

談話，應恭敬而大方；與客人談話，則應親切而自然.

二要說話禮貌

第一，注意語音.與人進行交談時，尤其是在大庭廣眾之下，必

須有意識地壓低自己說話時的音量.最佳的說話聲音標準是，只

要交談對象可以聽清楚即可.如果粗聲大氣，不僅有礙于他人，

而且也說明自己缺乏教養(yǎng).

第二，注意語態(tài).與人交談時，在神杰上要既親切友善，又舒展

自如、不卑不亢.自己說話時，要恭敬有禮，切忌指手畫腳、咄

咄逼人.最佳的語態(tài)是平等待人、和緩親善、熱情友好、自然而

然.當別人講話時，則要洗耳恭聽，最忌三心二意、用心不專.

最佳的語態(tài)是積極合作、認真聆聽、努力呼應、有來有往、專心

致志.

第三，注意語氣.在與別人交談時，秘書的語氣應當和藹可親，

一定要注意平等待人、謙恭禮貌.講話的速度稍微舒緩一些，講

話的音量低一些，講話的語調(diào)抑揚頓挫一些.在交談時既不要表

現(xiàn)得居高臨下，由不宜在語氣上刻意奉迎，故意討好對方，令對

方反感.同時，在語氣上一定要力戒生硬、急躁或者輕慢.

第四，注意語速.在交談之中，語速應保持相對的穩(wěn)定，既快慢

適宜，舒張有度，又在一定時間內(nèi)保持勻速.語速過快、過慢、

或者忽快忽慢，會給人一種沒有條理、慌慌張張的感覺，是應當

力戒的.

三要舉止得體

第一，善于運用舉止傳遞信息.例如，發(fā)言者可用手勢來補充說

明其所闡述的具體事由，適度的舉止既可表達敬人之意，又有助

于雙方的溝通和交流.

第二，避免過分或多余的動作.與人交談時可有動作，但動作不

可過大，更不要手舞足蹈、拉拉扯扯、拍拍打打.為表達敬人之

意，切勿在談話時左顧右盼，或是雙手置于腦后，或是高架“二

郎腿”，甚至修指甲、挖耳朵等.交談時應盡量避免打哈欠，如

果實在忍不住，也應側(cè)頭掩口，并向他人致歉.尤其應當注意的

是，不要在交談時以手指指人，否則就有污蔑之意.

四要遵守慣例

秘書在交談時往往還能夠通過一些細節(jié)來體現(xiàn)自己的談話態(tài)度，

在這些細節(jié)的處理上要遵守一定的既成慣例.

第一，注意傾聽.秘書在交談時務必要認真聆聽對方的發(fā)言，以

表情舉止予以配合，從而表達自己的敬意，并為積極融入到交談

中去做最充分的準備.切不可追求“獨角戲”，對他人發(fā)言不聞

不問，甚至隨意打斷對方的發(fā)言.

第二，謹慎插話.交談中不應當隨便打斷別人說話，要盡量讓對

方把話說完再發(fā)表自己的看法.如確實想要插話，應向?qū)Ψ较却?/p>

招呼：“對不起，我插一句行嗎？”所插之言亦不可冗長，一句

兩句點到為止即可，不能接過話茬就開始長篇大論，完全不顧及

對方的感受，也不管對方是否已經(jīng)闡達完畢.

第三，重視交流.交談是一種雙向或多向交流過程，需要各方的

積極參與.因此在交談時切勿造成“一言堂”的局面.自己發(fā)言

時要給其他人發(fā)表意見的機會，別人說話時自己則要適時發(fā)表個

人看法，互動式地促進交談進行.同時，要以交談各方都共同感

興趣的話題為中心，并利用雙方均能接受的方式進行.若發(fā)現(xiàn)話

不投機，需及時調(diào)整話題.

第四，禮讓對方.在與他人進行交談時，不要以自我為中心，而

忽略了對對方的尊重.正常情況下，在談話中不要隨便否定對方

或是質(zhì)疑對方，不要動輒插嘴、抬杠，不要一人獨霸“講壇”，

或者一言不發(fā)、有意冷場.

第五，委婉表達.在陳述自己的見解時，應該力求和緩、中聽，

不僅要善解人意，而且要留有余地.即使是提出建議或忠告，也

可以采用設(shè)問句，最好不用有命令之嫌的祈使句.在任何時候，

都不要強人所難.

交談的語言

語言運用是否準確恰當，直接影響著交談能否順利進行.所以，

在交談中尤其要注意語言的使用問題.

一要通俗易懂

第一，說普通話.在日常工作中，秘書應該自覺使用普通話，不

要使用別人聽不懂的方言或土語.

第二，說明白話.秘書所使用的語言最好是讓人一聽便懂的明白

話，切不可滿口“之乎者也”，濫用書面語言、專業(yè)術(shù)語或名詞

典故.在交談時，要以務實為本，應當通俗活潑、生動形象、淺

顯易懂，猶如家常話一般.

第三，說通俗話.在與普通群眾交談時，為了避免自己談話時語

言枯燥乏味，應充分考慮到對方的職業(yè)、受教育程度等因素，努

力使自己的語言生動、形象、具體、鮮明，所說的話應力求平易

通俗，以利于溝通交流.如果“官話”連篇，不僅有礙信息的傳

達，而且容易脫離群眾.

二要掌握口語

第一，機動靈活.在交談過程中隨時對自己所運用的口語具體內(nèi)

容與形式進行適度的調(diào)整.從表面上來看，口語大都顯得語句簡

短，結(jié)構(gòu)松散，多有省略之處.有時，它甚至會出現(xiàn)話題轉(zhuǎn)變、

內(nèi)容脫節(jié)、詞序顛倒等現(xiàn)象.然而由于口頭交際具有一定的雙向

性、互動性，這些問題往往瑕不掩瑜，反而更能顯示口語生動活

潑的特性.

第二，簡明扼要.一方面要求發(fā)音標準，吐字清晰；另一方面則

要求所說之話含義明確，不可模棱兩可產(chǎn)生歧義，以免造成不必

要的誤會.

三要文明禮貌

第一，要盡量使用尊稱，并善于使用一些約定俗成的禮貌用語，

如“您”“謝謝”“對不起”等.

第二，要多使用文明用語，在語言的選擇和使用之中，應當既表

現(xiàn)出使用者良好的文化素質(zhì)、待人處事的實際態(tài)度，又能夠令人

產(chǎn)生優(yōu)雅、溫和、脫俗之感.

第三，在交談時不可意氣用事，以尖酸刻薄的話對他人冷嘲熱

諷，也不可夜郎自大，處處賣弄才識指正別人.

第四，交談中應當盡量避免某些不文雅的語句和說法，對于不宜

明言的一些事情，可以盡量用委婉的詞句來表達，多用一些約定

俗成的隱語.例如想要上廁所時，可以說：“對不起，我去一下

洗手間.”或者說：“不好意思，我去打個電話.”

交談的內(nèi)容

交談內(nèi)容的選擇，應遵守一定的原則.

一要切合語境

第一，交談內(nèi)容務必要與交談的時間、地點與場合相對應，否則

就有可能出錯.

第二，交談內(nèi)容還應符合自己的身份.應使談話符合中國的法律

法規(guī)，并與單位和領(lǐng)導保持一致.切勿與單位或領(lǐng)導唱反調(diào)，切

勿泄露本單位的機密.

二要因人而異

在交談時要根據(jù)交談對象的不同而選擇不同的交談內(nèi)容.談話的

本質(zhì)是一種交流與合作，因此秘書在選擇交談內(nèi)容時，就應當為

談話對象著想，根據(jù)對方的性別、年齡、性格、民族、閱歷、職

業(yè)、地位等而選擇適宜的話題.

三要回避禁忌

秘書在與別人交談時，應當把握好“度”.在態(tài)度上要注意克

制，不要引起對方的不快，不可一言不發(fā)，不可沒完沒了.不可

諷刺挖苦，不可驕傲自大.在內(nèi)容上要慎重斟酌，千萬不要犯

忌，不宜對自己的單位或領(lǐng)導橫加非議，必須時刻維護單位的聲

譽，絕對不能對自己的領(lǐng)導、同事、同行說三道四.不應涉及對

方單位內(nèi)部事務，不要涉及對方弱點與短處.同時，如果雙方不

是十分熟識，也不要涉及對方的個人隱私，如年齡、收入等.

交談的方式

與他人交談，既要注意具體內(nèi)容，又要注意表達方式.可根據(jù)不

同的情況，采取以下幾種不同的談話方式.

一是擴展式.指交談雙方就某些共同關(guān)心的問題進行由此及彼、

由表及里、由淺入深的討論.

二是評判式.指在交談過程中聽取對方的觀點以后，在適當?shù)臅r

刻，以適當?shù)姆椒?，恰如其分地進行插話，來發(fā)表自己就此問題

的主要看法.

三是傾瀉式.指在談話時對對方毫無俁留，將自己的全部想法都

全盤托出，也就是人們通常所說的“打開天窗說亮話”.

四是靜聽式.指與別人進行談話時，自己主要是洗耳恭聽.

五是啟發(fā)式.指交談中的一方主動幫助