采購及查驗管理制度

采購及查驗管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購及查驗工作流程，確保所采購的物資和服務符合公司要求，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購活動，包括但不限于原材料、設備、辦公用品、服務等的采購及查驗工作。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購及查驗活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。2.效益性原則：在滿足公司需求的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。3.質量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購物資和服務的質量。4.公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、采購流程（一）采購需求提出1.使用部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、庫存情況等，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等信息，并提交至部門負責人審核。2.部門負責人對采購申請的必要性、合理性進行審核，簽署意見后提交至采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到經(jīng)審核的《采購申請表》后，進行匯總整理，結合公司庫存情況、采購周期等因素，制定采購計劃。2.采購計劃應明確采購物資或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預算金額、采購時間等內(nèi)容，并提交至分管領導審批。（三）供應商選擇與管理1.采購部門根據(jù)采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行初步篩選，評估其資質、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質量、價格水平、售后服務等方面，確定入圍供應商名單。3.建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、合作歷史、評價結果等內(nèi)容，并定期對供應商進行評估和更新。4.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資或服務的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質量標準、付款方式、違約責任等條款。（四）采購執(zhí)行1.采購部門根據(jù)采購合同，向供應商發(fā)送采購訂單，明確采購物資或服務的具體要求和交貨時間等信息。2.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調，確保按時、按質、按量交貨。如遇問題，應及時采取措施解決，并向相關部門反饋。（五）到貨驗收1.物資到貨前，采購部門應通知使用部門、質量檢驗部門等相關人員做好驗收準備工作。2.物資到貨時，由質量檢驗部門按照合同要求和相關標準進行檢驗，主要包括物資的外觀、數(shù)量、規(guī)格、型號、質量證明文件等方面的檢查。3.使用部門對物資的適用性進行驗收，檢查物資是否符合生產(chǎn)經(jīng)營需求。4.驗收合格后，驗收人員在《驗收單》上簽字確認；如驗收不合格，應及時與供應商聯(lián)系，協(xié)商解決辦法，并做好記錄。（六）付款結算1.采購部門根據(jù)合同約定和驗收情況，填寫《付款申請單》，附上采購合同、發(fā)票、驗收單等相關憑證，提交至財務部門審核。2.財務部門對付款申請進行審核，核對相關憑證的真實性、完整性、合法性，以及付款金額是否準確無誤。審核通過后，按照公司財務制度辦理付款手續(xù)。三、查驗管理（一）查驗標準1.質量標準：采購物資應符合國家相關標準、行業(yè)標準以及公司內(nèi)部制定的質量標準。對于有特殊質量要求的物資，應在采購合同中明確規(guī)定。2.數(shù)量標準：按照采購合同約定的數(shù)量進行驗收，允許一定范圍內(nèi)的合理誤差。誤差范圍應在合同中明確規(guī)定，如無約定，一般按照國家相關規(guī)定執(zhí)行。3.規(guī)格型號標準：物資的規(guī)格型號應與采購合同一致，如有不符，應及時與供應商溝通解決。（二）查驗方法1.外觀檢查：通過目視、觸摸等方式檢查物資的外觀是否有損壞、變形、污漬等缺陷。2.數(shù)量清點：按照采購合同約定的數(shù)量，對物資進行逐一清點，確保數(shù)量準確無誤。3.質量檢驗：采用專業(yè)的檢測設備和方法，對物資的質量進行檢驗，如抽樣檢驗、理化性能檢測等。對于重要物資或關鍵零部件，應進行全檢。4.文件核對：檢查物資的質量證明文件、合格證、說明書等相關資料是否齊全、真實有效。（三）查驗記錄1.驗收人員應詳細記錄查驗過程和結果，包括物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質量狀況、驗收時間、驗收人員等信息。2.查驗記錄應采用書面形式或電子文檔形式保存，保存期限應符合公司檔案管理規(guī)定。（四）不合格品處理1.對于驗收不合格的物資，驗收人員應及時填寫《不合格品報告》，詳細說明不合格情況，并提交至采購部門。2.采購部門負責與供應商聯(lián)系，協(xié)商處理不合格品的退換貨、補貨、降價等事宜。如因供應商原因導致不合格品出現(xiàn)，供應商應承擔相應的責任。3.對于無法退換貨或供應商不同意承擔責任的不合格品，應根據(jù)公司實際情況，采取報廢、返工、降級使用等處理措施，并做好記錄。四、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：包括市場價格波動、物資供應短缺、供應商壟斷等風險。2.質量風險：采購物資不符合質量要求，影響公司生產(chǎn)經(jīng)營活動或產(chǎn)品質量。3.合同風險：采購合同條款不明確、不合理，導致公司在合同履行過程中面臨法律風險或經(jīng)濟損失。4.供應商風險：供應商信譽不佳、經(jīng)營不善、破產(chǎn)倒閉等，導致物資供應中斷或質量問題。（二）風險評估1.對識別出的風險進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風險評估結果，確定風險等級，分為高風險、中風險、低風險。（三）風險應對措施1.市場風險應對措施：建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握市場價格動態(tài)，合理安排采購時機。與多家供應商建立合作關系，避免過度依賴單一供應商，降低供應短缺風險。關注行業(yè)動態(tài)，加強市場調研，應對供應商壟斷風險。2.質量風險應對措施：嚴格選擇供應商，加強供應商管理和評估，確保供應商具備良好的質量控制能力。加強采購物資的質量檢驗，增加檢驗頻次和嚴格度，確保不合格物資不進入公司。與供應商簽訂質量保證協(xié)議，明確質量責任和賠償條款。3.合同風險應對措施：制定規(guī)范的采購合同模板，明確合同條款，確保合同內(nèi)容合法、合理、完整。加強合同審核，由法務部門或專業(yè)人員對合同進行審核，避免合同風險。建立合同執(zhí)行跟蹤機制，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中的問題。4.供應商風險應對措施：對供應商進行定期評估和考核，及時發(fā)現(xiàn)供應商存在的問題，并采取相應措施。要求供應商提供擔?；虮ＷC金，降低供應商破產(chǎn)倒閉等風險。建立供應商應急管理機制，在供應商出現(xiàn)問題時，能夠及時尋找替代供應商，確保物資供應不受影響。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司內(nèi)部設立采購監(jiān)督小組，成員包括財務、審計、紀檢等部門人員，負責對采購及查驗工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對采購項目進行抽查，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、驗收工作是否到位等情況。3.接受公司員工和相關部門的監(jiān)督舉報，對舉報內(nèi)容進行調查核實，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，依法依規(guī)進行處理。（二）考核辦法1.建立采購及查驗工作考核指標體系，包括采購成本控制、采購質量、采購效率、供應商管理等方面的指標。2.定期對采購部門和相關人員的