酒店協(xié)議價(jià)管理制度VIP

酒店協(xié)議價(jià)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司與酒店合作的協(xié)議價(jià)管理，有效控制差旅成本，確保公司員工在商務(wù)出行時(shí)能夠享受到合理、優(yōu)惠的酒店價(jià)格，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工因商務(wù)活動(dòng)需要入住合作酒店的情況。（三）基本原則1.合規(guī)性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及公司相關(guān)財(cái)務(wù)制度，確保協(xié)議價(jià)的獲取、使用和管理合法合規(guī)。2.經(jīng)濟(jì)性原則在保證住宿質(zhì)量和服務(wù)水平的前提下，通過(guò)與酒店談判爭(zhēng)取最優(yōu)協(xié)議價(jià)格，降低公司差旅成本。3.透明性原則協(xié)議價(jià)的制定、調(diào)整及使用情況應(yīng)保持透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、酒店協(xié)議管理（一）合作酒店選擇1.市場(chǎng)調(diào)研定期對(duì)公司業(yè)務(wù)涉及地區(qū)的酒店進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，收集酒店的地理位置、設(shè)施設(shè)備、服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格水平等信息，建立酒店信息庫(kù)。2.合作洽談根據(jù)公司差旅需求和市場(chǎng)調(diào)研結(jié)果，選擇合適的酒店進(jìn)行合作洽談。與酒店就房?jī)r(jià)、房型、早餐、延遲退房、會(huì)議場(chǎng)地使用等合作條款進(jìn)行協(xié)商，爭(zhēng)取有利的合作條件。3.合同簽訂與選定的酒店簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括協(xié)議價(jià)格、價(jià)格有效期、結(jié)算方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。協(xié)議簽訂后，由專人負(fù)責(zé)保管，并及時(shí)將協(xié)議信息錄入公司差旅管理系統(tǒng)。（二）協(xié)議價(jià)格制定1.價(jià)格談判在與酒店洽談合作時(shí)，充分了解酒店的價(jià)格體系和市場(chǎng)行情，通過(guò)與酒店方的多次溝通和協(xié)商，爭(zhēng)取到具有競(jìng)爭(zhēng)力的協(xié)議價(jià)格。價(jià)格談判應(yīng)綜合考慮酒店的檔次、地理位置、淡旺季等因素，確保協(xié)議價(jià)格既能滿足公司差旅成本控制要求，又能保證酒店的合理利潤(rùn)空間。2.價(jià)格調(diào)整根據(jù)市場(chǎng)變化、酒店經(jīng)營(yíng)情況以及公司差旅需求，定期對(duì)協(xié)議價(jià)格進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整。如遇酒店價(jià)格普遍上漲或公司業(yè)務(wù)重點(diǎn)轉(zhuǎn)移等情況，及時(shí)與酒店協(xié)商調(diào)整協(xié)議價(jià)格。價(jià)格調(diào)整應(yīng)遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，確保調(diào)整過(guò)程透明，并提前通知公司員工。（三）協(xié)議執(zhí)行監(jiān)督1.定期評(píng)估定期對(duì)合作酒店的服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格執(zhí)行情況等進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括酒店的房間衛(wèi)生、設(shè)施維護(hù)、服務(wù)態(tài)度、是否按照協(xié)議價(jià)格提供住宿等方面。通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、員工反饋等方式收集相關(guān)信息，形成評(píng)估報(bào)告。2.違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)酒店存在違反協(xié)議條款的行為，如擅自提高價(jià)格、降低服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等，應(yīng)及時(shí)與酒店溝通協(xié)商解決。如協(xié)商無(wú)果，可根據(jù)協(xié)議約定采取相應(yīng)的違約責(zé)任追究措施，直至終止合作協(xié)議。同時(shí)，對(duì)違規(guī)酒店的相關(guān)信息進(jìn)行記錄，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)，避免再次選擇該酒店合作。三、協(xié)議價(jià)申請(qǐng)與預(yù)訂（一）申請(qǐng)流程1.出差申請(qǐng)員工因商務(wù)活動(dòng)需要出差，應(yīng)提前在公司內(nèi)部的差旅管理系統(tǒng)中提交出差申請(qǐng)，注明出差目的地、出差時(shí)間、預(yù)計(jì)入住酒店等信息。2.審批流程出差申請(qǐng)?zhí)峤缓?，按照公司的審批流程進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)顯示該員工出差目的地的合作酒店列表及協(xié)議價(jià)格。3.協(xié)議價(jià)申請(qǐng)員工根據(jù)審批通過(guò)的出差申請(qǐng)，在差旅管理系統(tǒng)中選擇合適的合作酒店，并申請(qǐng)使用協(xié)議價(jià)預(yù)訂房間。申請(qǐng)時(shí)應(yīng)填寫(xiě)準(zhǔn)確的入住日期、退房日期、房型等信息。（二）預(yù)訂方式1.線上預(yù)訂員工可通過(guò)公司指定的差旅管理系統(tǒng)直接在線預(yù)訂合作酒店的房間。系統(tǒng)將自動(dòng)按照協(xié)議價(jià)格進(jìn)行結(jié)算，確保價(jià)格的準(zhǔn)確性和一致性。2.線下預(yù)訂如遇特殊情況無(wú)法通過(guò)線上預(yù)訂，員工可撥打公司差旅管理部門提供的預(yù)訂熱線或聯(lián)系指定的預(yù)訂專員，按照預(yù)訂專員的指導(dǎo)進(jìn)行線下預(yù)訂。線下預(yù)訂完成后，員工應(yīng)及時(shí)將預(yù)訂信息反饋給預(yù)訂專員，以便進(jìn)行后續(xù)的確認(rèn)和結(jié)算工作。（三）預(yù)訂變更與取消1.變更員工如需變更預(yù)訂信息，如入住日期、退房日期、房型等，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提交變更申請(qǐng)。變更申請(qǐng)需經(jīng)過(guò)原審批流程審批通過(guò)后，方可進(jìn)行變更操作。如因變更導(dǎo)致房?jī)r(jià)發(fā)生變化，系統(tǒng)將自動(dòng)按照新的價(jià)格進(jìn)行結(jié)算。2.取消員工如需取消預(yù)訂，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提交取消申請(qǐng)。取消申請(qǐng)需經(jīng)過(guò)原審批流程審批通過(guò)后，方可取消預(yù)訂。如因取消預(yù)訂給酒店造成損失，根據(jù)協(xié)議約定，由公司或員工承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。四、費(fèi)用結(jié)算（一）結(jié)算方式1.月結(jié)公司與合作酒店約定采用月結(jié)的結(jié)算方式。每月末，酒店將當(dāng)月公司員工的入住明細(xì)及費(fèi)用賬單提供給公司差旅管理部門。差旅管理部門核對(duì)無(wú)誤后，提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行結(jié)算。2.其他結(jié)算方式如因特殊情況需要采用其他結(jié)算方式，需經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門和差旅管理部門共同審批后執(zhí)行。（二）費(fèi)用核對(duì)1.酒店賬單核對(duì)財(cái)務(wù)部門收到酒店提供的費(fèi)用賬單后，應(yīng)及時(shí)與公司差旅管理系統(tǒng)中的預(yù)訂信息和入住記錄進(jìn)行核對(duì)。核對(duì)內(nèi)容包括入住日期、退房日期、房型、房?jī)r(jià)、消費(fèi)項(xiàng)目等，確保賬單信息準(zhǔn)確無(wú)誤。2.差異處理如發(fā)現(xiàn)賬單信息與預(yù)訂信息存在差異，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與酒店溝通核實(shí)。如因酒店原因?qū)е碌牟町?，由酒店?fù)責(zé)調(diào)整賬單；如因員工個(gè)人原因?qū)е碌牟町?，如額外消費(fèi)未提前告知等，由員工自行承擔(dān)相應(yīng)費(fèi)用。（三）付款流程1.審批財(cái)務(wù)部門核對(duì)無(wú)誤的費(fèi)用賬單，按照公司的財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，安排付款。2.付款財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批結(jié)果，通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬等方式將款項(xiàng)支付給合作酒店。付款完成后，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，并將付款信息反饋給差旅管理部門。五、信息管理（一）協(xié)議信息管理1.協(xié)議錄入專人負(fù)責(zé)將與酒店簽訂的合作協(xié)議信息準(zhǔn)確錄入公司差旅管理系統(tǒng)，包括酒店名稱、地址、聯(lián)系方式、協(xié)議價(jià)格、價(jià)格有效期、結(jié)算方式等內(nèi)容。確保系統(tǒng)中的協(xié)議信息與紙質(zhì)協(xié)議一致，便于查詢和使用。2.協(xié)議更新定期對(duì)合作協(xié)議信息進(jìn)行更新，如協(xié)議價(jià)格調(diào)整、有效期變更、合作條款修訂等。及時(shí)將更新后的協(xié)議信息錄入系統(tǒng)，并通知相關(guān)部門和員工。（二）預(yù)訂信息管理1.預(yù)訂記錄差旅管理系統(tǒng)自動(dòng)記錄員工的預(yù)訂信息，包括預(yù)訂時(shí)間、入住日期、退房日期、房型、協(xié)議價(jià)格、實(shí)際支付金額等內(nèi)容。預(yù)訂記錄應(yīng)保存完整，以便后續(xù)查詢和統(tǒng)計(jì)分析。2.統(tǒng)計(jì)分析定期對(duì)預(yù)訂信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如各地區(qū)酒店預(yù)訂情況、不同房型的預(yù)訂比例、協(xié)議價(jià)使用頻率等。通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，為公司差旅管理決策提供數(shù)據(jù)支持，優(yōu)化酒店協(xié)議管理策略。（三）員工信息管理1.員工權(quán)限設(shè)置根據(jù)員工的工作職責(zé)和差旅需求，在差旅管理系統(tǒng)中設(shè)置不同的權(quán)限。如普通員工只能查詢和預(yù)訂合作酒店的房間，部門負(fù)責(zé)人可對(duì)本部門員工的出差申請(qǐng)和預(yù)訂信息進(jìn)行審批，財(cái)務(wù)人員可進(jìn)行費(fèi)用核對(duì)和結(jié)算等操作。確保員工權(quán)限設(shè)置合理，既能滿足工作需要，又能保證信息安全。2.員工培訓(xùn)定期組織員工進(jìn)行差旅管理系統(tǒng)操作培訓(xùn)，使員工熟悉協(xié)議價(jià)申請(qǐng)、預(yù)訂、變更、取消等流程，掌握系統(tǒng)的使用方法。同時(shí)，向員工宣傳酒店協(xié)議價(jià)管理制度，強(qiáng)調(diào)遵守制度的重要性，提高員工的合規(guī)意識(shí)。六、監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)酒店協(xié)議價(jià)的管理情況進(jìn)行檢查，包括協(xié)議簽訂、價(jià)格執(zhí)行、費(fèi)用結(jié)算、信息管理等方面。檢查結(jié)果形成報(bào)告，提交公司管理層。2.投訴處理設(shè)立專門的投訴渠道，接受員工對(duì)酒店協(xié)議價(jià)管理方面的投訴和建議。對(duì)投訴內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)調(diào)查核實(shí)，如情況屬實(shí)，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，并將處理結(jié)果反饋給投訴人。（二）外部審計(jì)1.委托審計(jì)定期委托外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司酒店協(xié)議價(jià)管理情況進(jìn)行審計(jì)，確保公司的差旅費(fèi)用支出合理、合規(guī)。審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)具備專業(yè)的審計(jì)資質(zhì)和豐富的酒店行業(yè)審計(jì)經(jīng)驗(yàn)。2.審計(jì)報(bào)告外部審計(jì)機(jī)構(gòu)出具審計(jì)報(bào)