碧桂園印章管理制度

碧桂園印章管理制度總則目的為加強(qiáng)碧桂園印章管理，規(guī)范印章使用流程，保障公司合法權(quán)益，維護(hù)公司正常運(yùn)營秩序，特制定本制度。適用范圍本制度適用于碧桂園集團(tuán)總部及各下屬公司、分支機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目公司等（以下統(tǒng)稱“公司”）。印章定義本制度所指印章包括但不限于公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章、部門章、項(xiàng)目章等具有法律效力或代表公司意志的各類印章。印章的刻制與啟用印章刻制1.公司各類印章的刻制均需由專人負(fù)責(zé)，根據(jù)工作需要填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)注明印章名稱、規(guī)格、材質(zhì)、用途等信息。2.《印章刻制申請表》經(jīng)申請部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批后，交由行政部門統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)。3.行政部門應(yīng)選擇具有資質(zhì)、信譽(yù)良好的印章制作單位進(jìn)行刻制，確保印章質(zhì)量和安全性。印章啟用1.新印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)通知申請部門領(lǐng)取，并填寫《印章啟用登記表》。2.領(lǐng)取人需在《印章啟用登記表》上簽字確認(rèn)，并注明啟用日期。3.印章啟用前，行政部門應(yīng)留存印模，并將印模與《印章啟用登記表》一同歸檔保存。印章的保管保管原則1.實(shí)行專人專管制度，確保印章安全存放，防止印章被盜用、丟失或損壞。2.印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定。保管職責(zé)1.公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章由公司行政部門指定專人保管。保管人員應(yīng)妥善保管印章，存放于安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，并設(shè)置密碼鎖。不得將印章隨意交予他人代管，確因工作需要臨時(shí)交接的，需辦理交接手續(xù)，并由交接雙方及監(jiān)交人簽字確認(rèn)。2.部門章由各部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。保管人員應(yīng)在本部門范圍內(nèi)使用印章，并對(duì)印章的使用情況負(fù)責(zé)。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期檢查部門章的保管和使用情況。3.項(xiàng)目章由項(xiàng)目公司負(fù)責(zé)人指定專人保管。保管人員應(yīng)在項(xiàng)目范圍內(nèi)使用印章，并嚴(yán)格按照項(xiàng)目公司的規(guī)定進(jìn)行操作。項(xiàng)目公司負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目章的監(jiān)督和管理。保管要求1.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得擅自將印章帶出公司辦公區(qū)域。確因工作需要攜帶外出的，需填寫《印章外出申請表》，經(jīng)申請部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批后，方可帶出，并由專人陪同使用。2.印章保管人員應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，并申請更換。3.印章保管人員離職或崗位調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理印章交接手續(xù)，交接內(nèi)容包括印章實(shí)物、《印章保管登記表》、印模等。交接手續(xù)未辦理完畢前，不得離職或調(diào)動(dòng)崗位。印章的使用使用原則1.嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限和程序使用印章，確保印章使用的合法性、真實(shí)性和有效性。2.使用印章應(yīng)進(jìn)行登記，注明使用日期、用途、使用部門、使用人等信息。使用審批1.常規(guī)文件蓋章公司內(nèi)部文件、通知、報(bào)告等常規(guī)文件蓋章，由文件起草部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交由行政部門蓋章。行政部門應(yīng)核對(duì)文件內(nèi)容與審批流程是否相符，無誤后方可蓋章。2.合同蓋章合同簽訂前，合同承辦部門應(yīng)將合同文本提交法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查。法務(wù)部門審查通過后，合同承辦部門填寫《合同用印審批表》，依次經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。審批通過后，合同承辦部門將《合同用印審批表》連同合同文本一并交行政部門蓋章。行政部門應(yīng)核對(duì)審批表與合同文本內(nèi)容是否一致，印章使用范圍是否符合規(guī)定，無誤后方可蓋章。3.其他重要文件蓋章涉及公司重大決策、對(duì)外投資、融資、擔(dān)保等重要文件蓋章，除按照合同蓋章流程進(jìn)行審批外，還需報(bào)董事長審批。行政部門應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見蓋章，并做好登記備案工作。使用登記1.印章保管人員應(yīng)建立《印章使用登記表》，對(duì)每一次印章使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.使用人應(yīng)在《印章使用登記表》上簽字確認(rèn)，注明使用日期、用途、使用部門、使用人等信息。3.《印章使用登記表》應(yīng)定期歸檔保存，保存期限為[X]年。使用限制1.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。確因工作需要加蓋空白印章的，需經(jīng)總經(jīng)理特批，并在《印章使用登記表》上注明用途、使用期限等信息。2.印章使用應(yīng)與審批內(nèi)容一致，不得擅自更改使用用途或擴(kuò)大使用范圍。如遇特殊情況需要變更的，應(yīng)重新履行審批手續(xù)。印章的停用與銷毀停用1.因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要停用印章的，由行政部門填寫《印章停用申請表》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，辦理停用手續(xù)。2.印章停用后，保管人員應(yīng)及時(shí)將印章交回行政部門，并在《印章保管登記表》上注明停用日期。銷毀1.對(duì)于停用的印章，行政部門應(yīng)定期進(jìn)行清理，并填寫《印章銷毀申請表》，詳細(xì)注明印章名稱、規(guī)格、停用原因等信息。2.《印章銷毀申請表》經(jīng)總經(jīng)理審批后，由行政部門會(huì)同審計(jì)部門、法務(wù)部門等共同進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。3.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀日期、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、參與人員等信息，保存期限為[X]年。監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)印章管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容1.印章的保管情況，包括是否專人專管、存放是否安全、交接手續(xù)是否齊全等。2.印章的使用情況，包括是否按照規(guī)定的權(quán)限和程序使用、使用登記是否完整、是否存在違規(guī)使用等。3.印章的停用與銷毀情況，包括停用手續(xù)是否辦理、銷毀程序是否合規(guī)等。檢查頻率審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)印章管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查，并形成檢查報(bào)告。違規(guī)處理1.對(duì)于違反印章管理制度的行為，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.處罰措施包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。對(duì)于因違規(guī)使用印章給公司造成損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)