行政信息類管理制度VIP

行政信息類管理制度總則目的本制度旨在規(guī)范公司行政信息的管理，確保信息的準(zhǔn)確、及時、安全與有效傳遞，提高公司行政管理效率，為公司決策提供有力支持，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的順利開展。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)，涵蓋公司內(nèi)部所有涉及行政信息的部門、崗位及人員?；驹瓌t1.準(zhǔn)確性原則：行政信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司實(shí)際情況，避免虛假、誤導(dǎo)性信息。2.及時性原則：及時收集、整理、傳遞行政信息，確保信息的時效性，以便相關(guān)人員能夠及時做出決策。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司保密規(guī)定，對涉及公司機(jī)密的行政信息予以保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：行政信息的管理應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保信息的格式、內(nèi)容等符合要求。5.共享性原則：在確保信息安全和保密的前提下，促進(jìn)行政信息的共享，提高信息的利用價值。行政信息的分類與編碼行政信息分類1.公司組織架構(gòu)信息：包括公司各部門設(shè)置、職責(zé)分工、人員編制等。2.公司規(guī)章制度信息：涵蓋公司各項(xiàng)管理制度、流程、辦法等。3.會議信息：記錄公司各類會議的時間、地點(diǎn)、參會人員、會議內(nèi)容、決議等。4.文件信息：包括公司正式文件、通知、報告、請示等。5.檔案信息：涉及公司各類檔案資料，如合同檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等。6.行政事務(wù)信息：如辦公用品采購、車輛管理、辦公區(qū)域管理等相關(guān)信息。7.對外聯(lián)絡(luò)信息：包括與政府部門、合作伙伴、客戶等的溝通聯(lián)絡(luò)記錄。行政信息編碼為便于行政信息的管理和查詢，對各類行政信息進(jìn)行編碼。編碼規(guī)則如下：1.編碼結(jié)構(gòu)：采用層次碼結(jié)構(gòu)，由大類碼、中類碼、小類碼和順序碼組成。2.大類碼：用一位數(shù)字表示，對應(yīng)行政信息分類中的各大類。3.中類碼：用兩位數(shù)字表示，在大類碼基礎(chǔ)上進(jìn)一步細(xì)分。4.小類碼：用三位數(shù)字表示，進(jìn)一步明確中類信息的具體類別。5.順序碼：用四位數(shù)字表示，對同一小類信息進(jìn)行順序編號。例如，公司組織架構(gòu)信息的編碼為“1”，其中部門設(shè)置編碼為“101”，人員編制編碼為“102”等。行政信息的收集與整理收集渠道1.內(nèi)部部門報送：各部門按照規(guī)定定期向行政部門報送相關(guān)行政信息。2.會議記錄：行政部門安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，收集會議信息。3.文件流轉(zhuǎn)：對公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)的文件進(jìn)行及時收集。4.日常工作記錄：相關(guān)崗位人員做好日常行政事務(wù)的記錄，如辦公用品領(lǐng)用記錄、車輛使用記錄等。收集要求1.明確信息來源：收集行政信息時，應(yīng)注明信息的提供者及來源渠道。2.確保信息完整：收集的行政信息應(yīng)內(nèi)容完整，避免遺漏重要信息。3.及時準(zhǔn)確：按照規(guī)定的時間和要求及時收集行政信息，確保信息的準(zhǔn)確性。整理方法1.分類整理：按照行政信息分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的信息進(jìn)行分類。2.編號標(biāo)注：根據(jù)行政信息編碼規(guī)則，對整理后的信息進(jìn)行編號標(biāo)注。3.內(nèi)容審核：對整理后的行政信息進(jìn)行內(nèi)容審核，確保信息準(zhǔn)確無誤。4.建立索引：建立行政信息索引，方便快速查詢和檢索。行政信息的存儲與保管存儲方式1.電子存儲：利用公司內(nèi)部服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫等電子設(shè)備存儲行政信息，建立電子文檔庫。2.紙質(zhì)存儲：對于重要的行政文件、檔案等，同時進(jìn)行紙質(zhì)存儲，建立紙質(zhì)檔案庫。存儲要求1.安全可靠：確保電子存儲設(shè)備的安全運(yùn)行，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.分類存放：按照行政信息分類，將電子文檔和紙質(zhì)檔案分別存放在相應(yīng)的文件夾和檔案柜中。3.標(biāo)識清晰：對存儲的行政信息進(jìn)行清晰標(biāo)識，注明信息類別、編號、日期等。保管期限1.短期保管：部分行政信息如臨時性通知、一般性文件等，保管期限為1年。2.中期保管：涉及公司一定時期內(nèi)業(yè)務(wù)活動的行政信息，如年度工作報告、季度財務(wù)報表等，保管期限為35年。3.長期保管：重要的行政檔案如公司戰(zhàn)略規(guī)劃、重大合同檔案等，保管期限為10年以上甚至永久保管。檔案查閱與借閱1.查閱規(guī)定：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱行政信息檔案時，需填寫《行政信息查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門指定地點(diǎn)查閱。查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案。2.借閱規(guī)定：因特殊原因需要借閱行政信息檔案的，需填寫《行政信息借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由和歸還時間，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得遺失、損壞或擅自轉(zhuǎn)借他人。行政信息的傳遞與共享傳遞方式1.內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)：通過公司內(nèi)部辦公網(wǎng)絡(luò)平臺傳遞行政信息，如發(fā)布通知、共享文件等。2.電子郵件：對于緊急、重要且不涉及機(jī)密的行政信息，可通過電子郵件進(jìn)行傳遞。3.紙質(zhì)傳遞：對于需要簽字、蓋章等具有法律效力的行政文件，采用紙質(zhì)傳遞方式。傳遞流程1.信息發(fā)送：信息提供者按照規(guī)定格式和要求編寫行政信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后發(fā)送至行政部門或相關(guān)接收方。2.行政部門審核：行政部門對接收的行政信息進(jìn)行審核，確保信息內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范。審核通過后，按照規(guī)定的傳遞方式進(jìn)行傳遞。3.接收確認(rèn)：接收方收到行政信息后，應(yīng)及時進(jìn)行確認(rèn)，如回復(fù)收到或簽字確認(rèn)等。信息共享1.共享范圍：根據(jù)行政信息的性質(zhì)和使用需求，確定信息共享范圍。一般分為公司內(nèi)部全員共享、部分部門共享和特定人員共享。2.共享權(quán)限設(shè)置：通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)設(shè)置不同的信息共享權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和共享相關(guān)行政信息。3.共享信息更新：共享的行政信息發(fā)生變更時，信息提供者應(yīng)及時更新共享信息，確保共享信息的準(zhǔn)確性和時效性。行政信息的發(fā)布與公告發(fā)布渠道1.公司內(nèi)部網(wǎng)站：設(shè)立行政信息專欄，發(fā)布公司各類行政信息，供員工查閱。2.公司公告欄：在公司辦公區(qū)域顯著位置設(shè)置公告欄，張貼重要行政信息。3.內(nèi)部郵件群發(fā)：對于需要全體員工知曉的行政信息，通過內(nèi)部郵件群發(fā)的方式進(jìn)行發(fā)布。發(fā)布流程1.信息提交：信息提供者填寫《行政信息發(fā)布申請表》，詳細(xì)說明信息內(nèi)容、發(fā)布渠道、發(fā)布時間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至行政部門。2.行政部門審核：行政部門對提交的行政信息進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核信息內(nèi)容的準(zhǔn)確性、合法性、合規(guī)性等。審核通過后，按照預(yù)定的發(fā)布渠道和時間進(jìn)行發(fā)布。3.發(fā)布記錄：行政部門對行政信息的發(fā)布情況進(jìn)行記錄，包括發(fā)布時間、發(fā)布渠道、信息內(nèi)容等，以備查詢。行政信息的安全管理安全責(zé)任1.信息提供者責(zé)任：信息提供者應(yīng)對所提供行政信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和安全性負(fù)責(zé)，不得提供虛假、涉密或違規(guī)信息。2.行政部門責(zé)任：行政部門負(fù)責(zé)行政信息的統(tǒng)一管理，制定安全管理制度，采取安全技術(shù)措施，確保行政信息的安全存儲、傳遞和使用。3.使用人員責(zé)任：行政信息使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司信息安全規(guī)定，妥善保管個人賬號和密碼，不得擅自將行政信息泄露給無關(guān)人員。安全措施1.網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)：安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.數(shù)據(jù)加密：對重要的行政信息進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。3.訪問控制：通過用戶賬號和權(quán)限管理，限制對行政信息的訪問，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)信息。4.定期備份：定期對行政信息進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。5.安全審計：建立行政信息安全審計機(jī)制，對信息的訪問、操作等進(jìn)行審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全問題。保密管理1.保密制度：制定嚴(yán)格的行政信息保密制度，明確保密范圍、保密措施和保密責(zé)任。2.保密協(xié)議：對于涉及公司機(jī)密的行政信息，與相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。3.保密培訓(xùn)：定期組織行政信息保密培訓(xùn)，提高員工的保密意識和技能。行政信息的維護(hù)與更新定期檢查1.信息準(zhǔn)確性檢查：定期對行政信息進(jìn)行準(zhǔn)確性檢查，發(fā)現(xiàn)錯誤或不準(zhǔn)確的信息及時進(jìn)行更正。2.存儲設(shè)備檢查：檢查電子存儲設(shè)備的運(yùn)行狀況，確保數(shù)據(jù)存儲安全。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行定期盤點(diǎn)，檢查檔案的完整性和保管情況。動態(tài)更新1.信息內(nèi)容更新：隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和變化，及時更新行政信息內(nèi)容，確保信息與實(shí)際情況相符。2.編碼調(diào)整：根據(jù)行政信息分類和編碼規(guī)則的調(diào)整，對相關(guān)信息的編碼進(jìn)行及時更新。廢棄處理1.信息廢棄標(biāo)準(zhǔn)：對于超過保管期限或已不再使用的行政信息，按照規(guī)定進(jìn)行廢棄處理。2.廢棄處理方式：電子信息采用安全刪除的方式進(jìn)行廢棄處理，紙質(zhì)信息應(yīng)進(jìn)行粉碎或銷毀，并做好廢棄處理記錄。行政信息管理的監(jiān)督與考核監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：行政部門定期對行政信息管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。同時，接受公司內(nèi)部其他部門的監(jiān)督和反饋。2.審計監(jiān)督：公司審計部門定期對行政信息管理情況進(jìn)行審計，檢查信息管理的合規(guī)性、準(zhǔn)確性和安全性。考核指標(biāo)1.信息準(zhǔn)確性：考核行政信息的準(zhǔn)確程度，以信息錯誤率為考核指標(biāo)。2.信息及時性：考核行政信息的傳遞和發(fā)布是否及時，以信息按時傳遞率和按時發(fā)布率為考核指標(biāo)。3.信息安全性：考核行政信息在存儲、傳遞和使用過程中的安全情況，以是否發(fā)生信息安全事故為考核指標(biāo)。4.信息共享程度：考核行政信息的共享范圍和共享效果，以信息共享利用率為考核指標(biāo)?？己朔绞?.定期考核：每季度對行政信息管理工作進(jìn)行一次定期考核，根據(jù)考核指標(biāo)進(jìn)行評分。2.不定期抽查：行政部門不定期對行政信息管理情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及