檔案查閱室管理制度

檔案查閱室管理制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司檔案查閱室的管理，規(guī)范檔案查閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及員工查閱公司檔案查閱室內(nèi)檔案的活動(dòng)。公司外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司檔案的，按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。確保檔案的安全與保密，維護(hù)檔案的真實(shí)性和完整性。方便公司內(nèi)部查閱利用，提高檔案服務(wù)效率。二、檔案查閱室職責(zé)1.檔案保管負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中保管，按照檔案管理要求，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、上架，確保檔案存放有序、易于查找。2.查閱服務(wù)為公司內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱服務(wù)，解答查閱過程中的相關(guān)問題，協(xié)助查閱人員快速、準(zhǔn)確地獲取所需檔案資料。3.安全管理加強(qiáng)檔案查閱室的安全防范措施，保障檔案實(shí)體安全和信息安全。定期檢查消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境符合要求。4.制度執(zhí)行嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱室管理制度，對(duì)查閱行為進(jìn)行規(guī)范和監(jiān)督，確保各項(xiàng)規(guī)定得到有效落實(shí)。三、檔案查閱室工作流程1.查閱申請(qǐng)公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱目的、所需檔案名稱及編號(hào)、查閱時(shí)間等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案查閱室。2.申請(qǐng)審核檔案查閱室工作人員收到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。重點(diǎn)審核查閱目的是否合理、所需檔案是否屬于查閱范圍、申請(qǐng)手續(xù)是否齊全等。對(duì)于符合查閱規(guī)定的申請(qǐng)，予以批準(zhǔn)，并在申請(qǐng)表上注明批準(zhǔn)意見及查閱期限。對(duì)于不符合查閱規(guī)定的申請(qǐng)，及時(shí)與申請(qǐng)人溝通，說明原因，不予批準(zhǔn)。3.查閱登記經(jīng)批準(zhǔn)的查閱申請(qǐng)，查閱人員需在檔案查閱室進(jìn)行查閱登記。登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、所在部門、查閱檔案名稱及編號(hào)、查閱期限等。4.檔案查閱查閱人員在檔案查閱室內(nèi)按照批準(zhǔn)的查閱范圍和要求進(jìn)行查閱。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、撕毀等。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案查閱室工作人員同意，并按照規(guī)定的復(fù)印份數(shù)和要求進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印完成后，由檔案查閱室工作人員對(duì)復(fù)印資料與原件進(jìn)行核對(duì)，并在復(fù)印件上加蓋“與原件核對(duì)無誤”章。如需摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的摘抄紙，并在摘抄紙上注明摘抄日期、摘抄人員姓名、所在部門及摘抄內(nèi)容來源等信息。摘抄完成后，由檔案查閱室工作人員對(duì)摘抄內(nèi)容與原件進(jìn)行核對(duì)，并在摘抄紙上簽字確認(rèn)。5.查閱歸還查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將所查閱的檔案歸還檔案查閱室。檔案查閱室工作人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案無損壞、丟失等情況后，辦理歸還手續(xù)，并在查閱登記記錄上注明歸還日期。四、檔案查閱范圍1.公司員工查閱本人在工作中形成的檔案材料，如入職資料、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、工資待遇等。2.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料，如項(xiàng)目文檔、合同協(xié)議、工作計(jì)劃與總結(jié)等。3.公司管理層因決策、管理等工作需要查閱相關(guān)檔案資料的，可不受查閱范圍限制，但需按照規(guī)定辦理查閱審批手續(xù)。五、檔案查閱審批1.查閱公司重要檔案（涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等）的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.查閱公司一般檔案的，由所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.查閱涉及多個(gè)部門或跨年度的檔案，需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽后批準(zhǔn)。審批人應(yīng)嚴(yán)格審查查閱申請(qǐng)，確保查閱目的合法合規(guī)，查閱范圍合理必要。對(duì)于不符合查閱規(guī)定或可能影響檔案安全與保密的申請(qǐng)，應(yīng)不予批準(zhǔn)，并說明理由。六、檔案查閱室安全與保密管理1.安全管理檔案查閱室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、防盜門窗、監(jiān)控系統(tǒng)等，并定期進(jìn)行檢查維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。檔案查閱室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、使用明火及存放易燃、易爆等危險(xiǎn)物品。離開檔案查閱室時(shí)，查閱人員應(yīng)關(guān)閉電器設(shè)備、門窗等，確保室內(nèi)安全。2.保密管理檔案查閱室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容及查閱情況。查閱人員應(yīng)妥善保管所查閱的檔案資料，不得私自傳播、轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。對(duì)于涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，查閱過程中應(yīng)采取必要的保密措施，如限制查閱人數(shù)、指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督等。檔案查閱室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或泄密等情況，應(yīng)立即采取措施，并及時(shí)報(bào)告公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。七、檔案查閱期限1.一般檔案的查閱期限為[X]個(gè)工作日，特殊情況經(jīng)檔案查閱室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可適當(dāng)延長(zhǎng)，但最長(zhǎng)不得超過[X]個(gè)工作日。2.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱期限內(nèi)歸還所查閱的檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。3.對(duì)于逾期未歸還的檔案，檔案查閱室工作人員應(yīng)及時(shí)催還，并記錄在案。對(duì)于多次逾期未還或拒不歸還的，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。八、違規(guī)處理1.查閱人員違反本制度規(guī)定，有下列行為之一的，檔案查閱室工作人員有權(quán)制止，并視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育或提請(qǐng)所在部門按公司規(guī)定進(jìn)行處理：未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱檔案的。超出批準(zhǔn)范圍查閱檔案的。在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、撕毀等的。私自傳播、轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的的。未按規(guī)定期限歸還檔案的。2.檔案查閱室工作人員違反本制度規(guī)定，有下列行為之一的，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、記過等處分；造成檔案損失或泄密的，依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任：對(duì)查閱申請(qǐng)審核不嚴(yán)，導(dǎo)致不符合查閱規(guī)定的申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)的。未按規(guī)定提供查閱服務(wù)，影響工作效率的。泄露檔案內(nèi)容及查閱情況的。未妥善保管檔案，造成檔案丟失、損