辦公室設(shè)備管理制度VIP

辦公室設(shè)備管理制度一、總則1.目的為了加強公司辦公室設(shè)備的管理，確保設(shè)備的正常運行，提高設(shè)備的使用效率，延長設(shè)備的使用壽命，降低設(shè)備使用成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有辦公室設(shè)備的管理，包括但不限于電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、掃描儀、投影儀、辦公桌椅、文件柜等。3.管理原則辦公室設(shè)備管理遵循“統(tǒng)一管理、分級負責、合理使用、定期維護、及時更新”的原則。二、設(shè)備采購與配置1.需求申請各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公室設(shè)備需求申請表》，詳細說明設(shè)備名稱、型號、數(shù)量、用途及預(yù)計使用時間等信息，經(jīng)部門負責人簽字后提交至行政部門。2.審核與審批行政部門收到申請后，對設(shè)備需求的合理性、必要性進行審核，并根據(jù)公司實際情況進行綜合評估。審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購流程經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門按照公司采購相關(guān)規(guī)定進行設(shè)備采購。采購過程中要嚴格遵循采購程序，選擇質(zhì)量可靠、價格合理的設(shè)備供應(yīng)商，確保所采購設(shè)備符合公司要求。4.設(shè)備配置設(shè)備采購到貨后，行政部門負責組織相關(guān)人員進行驗收。驗收合格后，按照各部門申請需求進行設(shè)備配置，并做好設(shè)備領(lǐng)用登記手續(xù)。三、設(shè)備使用與操作1.使用培訓(xùn)新設(shè)備投入使用前，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行使用培訓(xùn)，確保使用人員熟悉設(shè)備的性能、操作方法、注意事項等。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括設(shè)備的基本原理、操作流程、日常維護、常見故障排除等。2.專人專用辦公室設(shè)備原則上實行專人專用，使用人員應(yīng)妥善保管設(shè)備，不得擅自轉(zhuǎn)借他人使用。如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借，須經(jīng)部門負責人同意，并辦理相關(guān)轉(zhuǎn)借手續(xù)。3.規(guī)范操作使用人員應(yīng)嚴格按照設(shè)備操作規(guī)程進行操作，不得違規(guī)操作或野蠻使用設(shè)備。在操作過程中如發(fā)現(xiàn)設(shè)備異常，應(yīng)立即停止使用，并及時通知行政部門進行維修。4.安全使用使用人員要注意設(shè)備的安全使用，避免因操作不當引發(fā)安全事故。對于涉及電氣設(shè)備的操作，要確保設(shè)備接地良好，防止觸電事故發(fā)生。同時，要注意防火、防潮、防塵等，保持設(shè)備工作環(huán)境的整潔。四、設(shè)備維護與保養(yǎng)1.日常維護使用人員負責設(shè)備的日常清潔、保養(yǎng)工作，定期對設(shè)備進行擦拭、除塵，保持設(shè)備外觀整潔。同時，要按照設(shè)備使用說明書的要求，定期對設(shè)備進行檢查、維護，如添加墨水、更換硒鼓、清理卡紙等，確保設(shè)備正常運行。2.定期巡檢行政部門定期組織對辦公室設(shè)備進行巡檢，檢查設(shè)備的運行狀況、使用情況、維護記錄等。巡檢過程中發(fā)現(xiàn)問題及時記錄，并安排維修人員進行維修。3.維修管理設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用人員應(yīng)及時填寫《辦公室設(shè)備維修申請表》，詳細說明故障現(xiàn)象、發(fā)生時間等信息，提交至行政部門。行政部門根據(jù)故障情況，聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修。維修完成后，使用人員要對維修情況進行確認，并在維修記錄上簽字。4.保養(yǎng)計劃行政部門根據(jù)設(shè)備的使用情況和使用壽命，制定設(shè)備保養(yǎng)計劃。保養(yǎng)計劃應(yīng)明確保養(yǎng)內(nèi)容、保養(yǎng)時間、責任人等信息，并按照計劃組織實施設(shè)備保養(yǎng)工作。對于需要定期保養(yǎng)的設(shè)備，如打印機、復(fù)印機等，要確保按時進行保養(yǎng)，延長設(shè)備使用壽命。五、設(shè)備報廢與處置1.報廢鑒定設(shè)備因使用年限已久、技術(shù)落后、損壞嚴重等原因無法繼續(xù)使用時，由使用部門填寫《辦公室設(shè)備報廢申請表》，詳細說明設(shè)備報廢原因、購置時間、使用情況等信息，提交至行政部門。行政部門組織相關(guān)人員對設(shè)備進行技術(shù)鑒定，確認設(shè)備是否符合報廢條件。2.報廢審批經(jīng)技術(shù)鑒定符合報廢條件的設(shè)備，行政部門將《辦公室設(shè)備報廢申請表》報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，方可進行設(shè)備報廢處置。3.報廢處置設(shè)備報廢后，行政部門負責組織對設(shè)備進行清理、拆卸，將可回收利用的零部件進行回收，其余部分按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理，如變賣、捐贈等。同時，要做好設(shè)備報廢處置記錄，包括設(shè)備名稱、型號、數(shù)量、報廢原因、處置方式等信息。六、設(shè)備盤點與清查1.定期盤點行政部門定期組織對辦公室設(shè)備進行盤點，盤點時間原則上為每年一次。盤點過程中要認真核對設(shè)備的數(shù)量、型號、使用狀態(tài)等信息，確保賬實相符。2.不定期清查根據(jù)工作需要，行政部門可隨時組織對辦公室設(shè)備進行不定期清查，重點檢查設(shè)備的使用情況、維護記錄、報廢處置等情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決設(shè)備管理中存在的問題。3.盤點報告盤點結(jié)束后，行政部門應(yīng)編制《辦公室設(shè)備盤點報告》，詳細說明盤點情況，包括設(shè)備數(shù)量、價值、使用狀況、存在問題及改進建議等信息。盤點報告經(jīng)部門負責人審核后報公司領(lǐng)導(dǎo)。七、設(shè)備檔案管理1.檔案建立行政部門負責建立辦公室設(shè)備檔案，對每臺設(shè)備的相關(guān)資料進行歸檔管理。設(shè)備檔案應(yīng)包括設(shè)備采購合同、發(fā)票、使用說明書、維修記錄、保養(yǎng)記錄、報廢申請表等資料。2.檔案保管設(shè)備檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性。檔案管理人員要定期對檔案進行整理、歸檔，防止檔案丟失或損壞。3.檔案查閱因工作需要查閱設(shè)備檔案時，查閱人員應(yīng)填寫《辦公室設(shè)備檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到行政部門查閱檔案。查閱過程中要愛護檔案資料，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案資料。八、違規(guī)處理1.違規(guī)行為使用人員如有以下違規(guī)行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰：擅自轉(zhuǎn)借設(shè)備或讓非指定人員使用設(shè)備的；違規(guī)操作設(shè)備，造成設(shè)備損壞的；未按規(guī)定進行設(shè)備維護、保養(yǎng)，導(dǎo)致設(shè)備出現(xiàn)故障的；故意損壞設(shè)備或隱瞞設(shè)備故障不報的；未經(jīng)批準擅自處置設(shè)備的。2.處罰措施對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予警告處分，并責令其限期