促銷贈品管理制度VIP

促銷贈品管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司促銷贈品的管理，確保促銷活動的順利開展，有效控制成本，提高促銷效果，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及促銷贈品的活動，包括但不限于線上線下促銷、新品推廣、節(jié)日營銷等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：促銷贈品活動應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保活動合法合規(guī)。2.成本效益原則：在保證促銷效果的前提下，合理控制贈品成本，提高投入產(chǎn)出比。3.公平公正原則：贈品的發(fā)放應(yīng)公平公正，避免出現(xiàn)內(nèi)部人員違規(guī)操作或不公平對待消費者的情況。4.可追溯原則：對促銷贈品的采購、存儲、發(fā)放等環(huán)節(jié)進行詳細記錄，以便追溯和查詢。二、職責(zé)分工（一）市場部1.負責(zé)制定促銷活動方案，明確贈品的種類、數(shù)量、發(fā)放方式等細節(jié)。2.根據(jù)促銷活動目標和預(yù)算，選擇合適的贈品供應(yīng)商，并進行商務(wù)洽談。3.協(xié)同其他部門組織實施促銷活動，確保贈品及時、準確發(fā)放。（二）采購部1.根據(jù)市場部提供的贈品需求，進行采購詢價、比價，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，簽訂采購合同。2.負責(zé)贈品的采購、運輸、驗收等工作，確保贈品的質(zhì)量和數(shù)量符合要求。3.對采購過程中的各項費用進行審核和控制，確保采購成本合理。（三）倉儲部1.負責(zé)贈品的入庫、存儲、保管等工作，建立贈品庫存臺賬，定期盤點，確保賬實相符。2.根據(jù)市場部的發(fā)貨通知，及時準確地發(fā)放贈品，做好發(fā)貨記錄。3.對庫存贈品進行妥善保管，防止損壞、丟失等情況發(fā)生。（四）財務(wù)部1.參與促銷活動預(yù)算的編制和審核，對贈品費用進行財務(wù)核算和監(jiān)督。2.審核采購合同及相關(guān)費用報銷憑證，確保費用支出合規(guī)。3.定期對促銷贈品活動的成本效益進行分析，為公司決策提供財務(wù)支持。（五）法務(wù)部1.對促銷活動方案及相關(guān)合同進行法律審核，確?；顒雍戏ê弦?guī)，避免法律風(fēng)險。2.處理促銷活動中可能出現(xiàn)的法律糾紛，維護公司的合法權(quán)益。三、促銷贈品的策劃與預(yù)算（一）策劃1.市場部應(yīng)根據(jù)公司的營銷目標、產(chǎn)品特點、目標客戶群體等因素，制定詳細的促銷活動方案，明確贈品的選擇、發(fā)放方式、活動時間等內(nèi)容。2.贈品的選擇應(yīng)與產(chǎn)品或品牌形象相符，具有一定的實用性、吸引力和紀念價值，能夠有效激發(fā)消費者的購買欲望。3.在策劃過程中，應(yīng)充分考慮競爭對手的促銷活動情況，避免贈品策略同質(zhì)化，突出公司的差異化優(yōu)勢。（二）預(yù)算1.市場部應(yīng)根據(jù)促銷活動方案，編制贈品預(yù)算，明確贈品的采購成本、運輸費用、倉儲費用、發(fā)放費用等各項支出。2.贈品預(yù)算應(yīng)報公司管理層審核批準，確保預(yù)算合理、可行。在活動執(zhí)行過程中，應(yīng)嚴格控制預(yù)算，避免超支。3.財務(wù)部應(yīng)對贈品預(yù)算進行跟蹤和監(jiān)控，定期對預(yù)算執(zhí)行情況進行分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。四、促銷贈品的采購管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部應(yīng)根據(jù)市場部提供的贈品需求，通過多種渠道尋找合適的供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對供應(yīng)商進行評估和篩選，考察其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、信譽度、售后服務(wù)等方面的情況，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立合作關(guān)系。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。（二）采購流程1.采購部根據(jù)市場部提供的贈品需求清單，向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單，明確采購的產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間等要求。2.供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)及時確認訂單內(nèi)容，并按照約定的時間和質(zhì)量標準組織生產(chǎn)和發(fā)貨。3.采購部應(yīng)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保貨物按時、按質(zhì)、按量到達公司指定地點。4.贈品到貨后，倉儲部應(yīng)按照驗收標準進行驗收，檢查贈品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否與采購訂單一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時通知采購部與供應(yīng)商協(xié)商解決。（三）采購成本控制1.采購部應(yīng)通過與供應(yīng)商談判、招標、詢價等方式，爭取最優(yōu)惠的采購價格，降低采購成本。2.在采購過程中，應(yīng)合理控制采購數(shù)量，避免因庫存積壓導(dǎo)致成本增加。同時，應(yīng)關(guān)注市場價格波動，適時采購，降低采購風(fēng)險。3.財務(wù)部應(yīng)加強對采購成本的審核和監(jiān)督，確保采購費用支出合理合規(guī)，杜絕浪費和不合理開支。五、促銷贈品的倉儲管理（一）入庫管理1.贈品到貨后，倉儲部應(yīng)及時組織驗收，核對贈品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等與采購訂單是否一致。2.驗收合格的贈品應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明贈品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等信息，并將入庫單交財務(wù)部進行賬務(wù)處理。3.對入庫贈品進行分類存放，建立清晰的庫存臺賬，記錄贈品的出入庫情況，確保賬實相符。（二）存儲管理1.根據(jù)贈品的特性和存儲要求，合理安排倉儲空間，確保贈品存放安全、整齊、有序。2.對庫存贈品進行定期盤點，每月至少盤點一次，核對庫存數(shù)量與臺賬記錄是否一致。如發(fā)現(xiàn)盤盈、盤虧等情況，應(yīng)及時查明原因，并進行相應(yīng)的處理。3.加強對倉儲環(huán)境的管理，保持倉庫通風(fēng)、干燥、清潔，防止贈品受潮、發(fā)霉、變質(zhì)等情況發(fā)生。同時，應(yīng)做好防火、防盜、防蟲等工作，確保贈品安全。（三）出庫管理1.市場部根據(jù)促銷活動的實際需要，提前向倉儲部提交贈品發(fā)放申請單，注明贈品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)放對象等信息。2.倉儲部收到發(fā)放申請單后，應(yīng)認真審核，確認無誤后按照申請單要求發(fā)放贈品，并填寫出庫單，注明贈品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)放日期、發(fā)放對象等信息。3.發(fā)放贈品時，應(yīng)嚴格按照規(guī)定的發(fā)放方式和流程進行操作，確保贈品發(fā)放準確、及時、公平。同時，應(yīng)做好發(fā)放記錄，以便追溯和查詢。六、促銷贈品的發(fā)放管理（一）發(fā)放方式1.現(xiàn)場發(fā)放：在促銷活動現(xiàn)場，如商場、超市、門店等，由工作人員直接向消費者發(fā)放贈品。2.郵寄發(fā)放：對于線上促銷活動或不方便現(xiàn)場領(lǐng)取贈品的消費者，可通過郵寄的方式發(fā)放贈品。3.電子兌換：對于一些數(shù)字化的贈品，如優(yōu)惠券、積分、虛擬物品等，可通過電子平臺進行兌換發(fā)放。（二）發(fā)放流程1.現(xiàn)場發(fā)放流程消費者參與促銷活動，滿足贈品領(lǐng)取條件。消費者向工作人員出示有效憑證，如購物小票、參與活動記錄等。工作人員核對憑證信息，確認無誤后，按照規(guī)定發(fā)放贈品，并在發(fā)放記錄上簽字確認。消費者領(lǐng)取贈品后，在發(fā)放記錄上簽字確認。2.郵寄發(fā)放流程市場部根據(jù)活動規(guī)則確定符合郵寄贈品條件的消費者名單，并提供詳細的收件信息。倉儲部根據(jù)收件信息準備贈品，并填寫郵寄清單。采購部安排快遞公司進行郵寄，并將快遞單號反饋給倉儲部。倉儲部將快遞單號及相關(guān)信息通知市場部，市場部及時告知消費者贈品已郵寄。3.電子兌換發(fā)放流程消費者在電子平臺上參與促銷活動，滿足電子贈品兌換條件。系統(tǒng)自動驗證消費者資格，如驗證通過，將贈品發(fā)放至消費者的電子賬戶。消費者可在電子平臺上查看和使用已兌換的贈品。（三）發(fā)放記錄與監(jiān)控1.市場部應(yīng)建立贈品發(fā)放記錄臺賬，詳細記錄贈品的發(fā)放時間、發(fā)放對象、發(fā)放數(shù)量、發(fā)放方式等信息，確保發(fā)放記錄真實、準確、完整。2.倉儲部應(yīng)定期對贈品發(fā)放記錄進行核對，確保賬實相符。同時，應(yīng)配合市場部做好發(fā)放記錄的查詢和統(tǒng)計工作。3.公司應(yīng)加強對贈品發(fā)放過程的監(jiān)控，通過現(xiàn)場檢查、視頻監(jiān)控、數(shù)據(jù)分析等方式，及時發(fā)現(xiàn)和糾正發(fā)放過程中存在的問題，確保贈品發(fā)放公平公正，避免出現(xiàn)違規(guī)發(fā)放、冒領(lǐng)等情況。七、促銷贈品的成本核算與效益評估（一）成本核算1.財務(wù)部應(yīng)定期對促銷贈品的成本進行核算，包括采購成本、運輸成本、倉儲成本、發(fā)放成本等各項費用。2.按照不同的促銷活動項目，分別核算贈品的總成本和單位成本，為成本控制和效益評估提供數(shù)據(jù)支持。3.在成本核算過程中，應(yīng)嚴格按照財務(wù)制度和相關(guān)會計準則進行賬務(wù)處理，確保成本數(shù)據(jù)準確可靠。（二）效益評估1.市場部應(yīng)在促銷活動結(jié)束后，及時對活動效果進行評估，分析贈品對銷售業(yè)績、品牌知名度、客戶滿意度等方面的影響。2.通過對比促銷活動前后的銷售數(shù)據(jù)、市場份額、客戶反饋等信息，評估贈品策略的有效性和投資回報率。3.根據(jù)效益評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后的促銷活動提供參考和改進建議，不斷優(yōu)化贈品管理策略，提高促銷活動的效果和效益。八、促銷贈品的風(fēng)險管理（一）法律風(fēng)險1.法務(wù)部應(yīng)加強對促銷活動相關(guān)法律法規(guī)的研究和學(xué)習(xí)，確保促銷贈品活動符合法律法規(guī)要求，避免因法律問題給公司帶來損失。2.在促銷活動策劃和實施過程中，對涉及的合同、宣傳資料、活動規(guī)則等進行法律審核，防范法律風(fēng)險。3.如發(fā)生法律糾紛，法務(wù)部應(yīng)及時介入，積極應(yīng)對，維護公司的合法權(quán)益。（二）質(zhì)量風(fēng)險1.采購部應(yīng)嚴格把控贈品的質(zhì)量，選擇質(zhì)量可靠的供應(yīng)商，簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，確保贈品符合質(zhì)量標準。2.倉儲部在驗收和存儲贈品過程中，應(yīng)加強對贈品質(zhì)量的檢查，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時通知采購部與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.對于因贈品質(zhì)量問題給消費者造成損失的，公司應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，因此可能導(dǎo)致的賠償?shù)荣M用應(yīng)納入成本核算，并加強對質(zhì)量風(fēng)險的控制和管理。（三）財務(wù)風(fēng)險1.財務(wù)部應(yīng)加強對促銷贈品活動的財務(wù)預(yù)算管理，嚴格控制費用支出，避免因預(yù)算失控導(dǎo)致財務(wù)風(fēng)險。2.對采購合同中的付款條款進行審核，合理安排資金支付，防范資金風(fēng)險。3.定期對促銷贈品活動的財務(wù)狀況進行分析和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在的財務(wù)問題，確保公司財務(wù)穩(wěn)定。（四）聲譽風(fēng)險1.促銷贈品的發(fā)放和質(zhì)量等情