會議紀(jì)錄管理制度VIP

會議紀(jì)錄管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司會議紀(jì)錄工作，確保會議內(nèi)容準(zhǔn)確記錄、有效傳達與妥善保存，提高會議效率和決策執(zhí)行效果，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部召開的各類會議，包括但不限于公司例會、部門會議、專題會議、項目會議等。（三）職責(zé)1.會議組織者負(fù)責(zé)確定會議主題、議程、參會人員等。在會議召開前，明確會議紀(jì)錄的要求和重點。協(xié)調(diào)會議紀(jì)錄相關(guān)事宜，確保會議紀(jì)錄工作順利進行。2.會議紀(jì)錄人員全面、準(zhǔn)確、及時地記錄會議內(nèi)容，包括會議討論事項、決議、工作安排等。對會議紀(jì)錄進行整理、編輯，確保紀(jì)錄內(nèi)容清晰、邏輯連貫。按時將會議紀(jì)錄分發(fā)給相關(guān)人員，并負(fù)責(zé)會議紀(jì)錄的歸檔保存。3.參會人員積極參與會議討論，提供準(zhǔn)確、有價值的信息。配合會議紀(jì)錄人員，確保會議紀(jì)錄全面反映會議情況。二、會議紀(jì)錄的內(nèi)容要求（一）基本信息1.會議名稱：明確會議的具體名稱，如“月度公司例會”“[項目名稱]項目進度會議”等。2.會議時間：記錄會議開始和結(jié)束的具體時間，精確到分鐘。3.會議地點：詳細(xì)記錄會議召開的地點。4.參會人員：列出參會人員的姓名、部門及職位。（二）會議議程按照會議組織者預(yù)先設(shè)定的議程順序，依次記錄各項議程的主題及簡要內(nèi)容。（三）會議討論內(nèi)容1.發(fā)言內(nèi)容：準(zhǔn)確記錄每位參會人員的發(fā)言要點，盡量使用原話，如因特殊情況需概括表述，應(yīng)確保意思準(zhǔn)確傳達。2.討論焦點：明確會議討論過程中的核心問題、爭議點以及各方的觀點和理由。3.相關(guān)數(shù)據(jù)及事例：記錄討論中涉及的重要數(shù)據(jù)、實際案例等，以增強紀(jì)錄的說服力和參考價值。（四）會議決議1.明確決議事項：清晰列出會議達成的各項決議，確保決議內(nèi)容具體、可操作。2.責(zé)任分工：對于各項決議，明確責(zé)任部門、責(zé)任人以及完成時間節(jié)點。（五）工作安排1.任務(wù)詳情：記錄會議部署的各項工作任務(wù)，包括任務(wù)內(nèi)容、目標(biāo)要求、工作步驟等。2.跟進措施：如有需要，記錄為確保任務(wù)順利完成而制定的跟進措施，如定期匯報進度、召開專項會議等。（六）其他事項記錄會議中的其他重要信息，如臨時提出的問題、待進一步研究的事項、領(lǐng)導(dǎo)指示等。三、會議紀(jì)錄的方法與規(guī)范（一）紀(jì)錄方式1.手工紀(jì)錄：可根據(jù)會議實際情況，選擇使用筆記本進行手工紀(jì)錄。紀(jì)錄時應(yīng)書寫工整、字跡清晰，確保內(nèi)容完整可辨。2.電子紀(jì)錄：鼓勵使用電子文檔（如Word、Excel等）進行會議紀(jì)錄，以便于整理、編輯和存儲。使用電子紀(jì)錄時，應(yīng)提前準(zhǔn)備好空白文檔，并按照統(tǒng)一的格式進行紀(jì)錄。（二）紀(jì)錄規(guī)范1.語言規(guī)范：使用簡潔明了、準(zhǔn)確規(guī)范的語言進行紀(jì)錄，避免使用模糊、歧義或口語化的表述。2.格式規(guī)范：標(biāo)題：會議名稱、時間、地點、參會人員等基本信息應(yīng)作為標(biāo)題，采用較大字體或加粗顯示，以示突出。正文：按照會議討論內(nèi)容的順序，分段記錄發(fā)言內(nèi)容、討論焦點、決議等。每段開頭可注明發(fā)言人員姓名及職位，以清晰區(qū)分不同人員的觀點。序號與編號：對于決議事項、工作任務(wù)等，可使用序號或編號進行標(biāo)注，以便于查找和引用。圖表與附件：如會議中有相關(guān)圖表、文件等附件，應(yīng)在紀(jì)錄中注明附件名稱及存放位置，并確保附件與紀(jì)錄內(nèi)容相互對應(yīng)。（三）紀(jì)錄技巧1.快速捕捉要點：在會議過程中，集中注意力，迅速抓住發(fā)言者的關(guān)鍵觀點、重要數(shù)據(jù)和核心結(jié)論，及時記錄下來。2.靈活運用縮寫與符號：為提高紀(jì)錄速度，可適當(dāng)運用一些常用的縮寫和符號，但應(yīng)確保這些縮寫和符號在紀(jì)錄中具有一致性和明確的含義，不會引起誤解。例如，“同意”可縮寫為“√”，“不同意”可縮寫為“×”，“重點”可標(biāo)注為“★”等。3.及時補充完善：會議結(jié)束后，應(yīng)盡快對紀(jì)錄進行整理和補充，核對紀(jì)錄內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性，確保沒有遺漏重要信息。對于不確定的內(nèi)容，應(yīng)及時向相關(guān)人員核實。四、會議紀(jì)錄的整理與分發(fā)（一）整理要求1.內(nèi)容審核：會議紀(jì)錄人員完成紀(jì)錄初稿后，應(yīng)進行自我審核，檢查紀(jì)錄內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，語言表達是否清晰、規(guī)范，格式是否符合要求。2.編輯修改：根據(jù)審核結(jié)果，對紀(jì)錄內(nèi)容進行必要的編輯修改，調(diào)整表述方式，糾正錯別字和語病，確保紀(jì)錄質(zhì)量。3.排版規(guī)范：對整理好的會議紀(jì)錄進行排版，使其格式統(tǒng)一、美觀易讀。注意字體、字號、行距、頁邊距等的設(shè)置，確保整體視覺效果良好。（二）分發(fā)流程1.確定分發(fā)范圍：根據(jù)會議性質(zhì)和決議事項，明確會議紀(jì)錄的分發(fā)對象，一般包括參會人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)等。2.電子分發(fā)：通過公司內(nèi)部電子郵件系統(tǒng)，將會議紀(jì)錄以電子文檔形式發(fā)送給分發(fā)對象。郵件主題應(yīng)明確會議名稱及紀(jì)錄版本號，郵件正文可簡要說明會議的主要內(nèi)容和重點決議，以便收件人快速了解郵件內(nèi)容。3.紙質(zhì)分發(fā)（如有需要）：對于一些重要會議或涉及較多部門協(xié)作的會議，根據(jù)實際情況，可同時打印紙質(zhì)會議紀(jì)錄，并分發(fā)給相關(guān)人員。紙質(zhì)紀(jì)錄應(yīng)加蓋公司公章或會議專用章，以示正式。4.分發(fā)記錄：建立會議紀(jì)錄分發(fā)臺賬，記錄分發(fā)時間、分發(fā)對象、分發(fā)方式等信息，以便跟蹤和查詢。五、會議紀(jì)錄的歸檔與保存（一）歸檔原則1.集中統(tǒng)一：公司會議紀(jì)錄應(yīng)實行集中統(tǒng)一歸檔管理，確保所有會議紀(jì)錄都能得到妥善保存，便于查詢和使用。2.分類整理：按照會議類型、時間順序等對會議紀(jì)錄進行分類整理，建立清晰的檔案體系，便于快速查找和檢索。（二）歸檔方式1.電子歸檔：將整理好的電子會議紀(jì)錄按照分類目錄存儲在公司指定的電子存儲設(shè)備或文件服務(wù)器中，并定期進行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.紙質(zhì)歸檔：對于紙質(zhì)會議紀(jì)錄，應(yīng)按照分類順序裝訂成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案名稱、年度、保管期限等信息。同時，建立紙質(zhì)檔案目錄，詳細(xì)記錄每份檔案的相關(guān)信息，方便查找和借閱。（三）保存期限1.短期保存：一般性的部門會議紀(jì)錄、臨時工作會議紀(jì)錄等，保存期限為[X]年。2.長期保存：涉及公司重要決策、重大項目、戰(zhàn)略規(guī)劃等會議紀(jì)錄，保存期限為[X]年或永久保存。具體保存期限可根據(jù)公司實際情況和相關(guān)法律法規(guī)要求確定。（四）查閱與借閱1.查閱權(quán)限：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會議紀(jì)錄的，應(yīng)向檔案管理部門提出申請，說明查閱目的和范圍。經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時，應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將會議紀(jì)錄帶出或復(fù)制。2.借閱程序：因特殊原因需要借閱會議紀(jì)錄的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的會議紀(jì)錄，不得轉(zhuǎn)借他人或泄露紀(jì)錄內(nèi)容。3.查閱與借閱記錄：檔案管理部門應(yīng)建立查閱與借閱登記臺賬，記錄查閱和借閱的時間、人員、內(nèi)容、歸還情況等信息，以便跟蹤和監(jiān)督。六、會議紀(jì)錄的保密管理（一）保密責(zé)任1.會議紀(jì)錄人員：會議紀(jì)錄人員應(yīng)對會議紀(jì)錄內(nèi)容承擔(dān)保密責(zé)任，嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得私自傳播、泄露會議紀(jì)錄中的任何信息。2.參會人員：參會人員在會議過程中接觸到的涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等會議內(nèi)容，應(yīng)予以保密，不得向無關(guān)人員透露。（二）保密措施1.存儲保密：電子會議紀(jì)錄應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠查閱和修改。紙質(zhì)會議紀(jì)錄應(yīng)存放在安全的檔案柜中，加鎖保管。2.傳遞保密：在分發(fā)會議紀(jì)錄時，應(yīng)通過加密郵件或?qū)Ｈ怂瓦_等方式，確保紀(jì)錄在傳遞過程中的安全性。禁止通過互聯(lián)網(wǎng)等公共渠道隨意發(fā)送會議紀(jì)錄。3.使用保密：查閱和使用會議紀(jì)錄時，應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)進行，不得超出授權(quán)范圍使用或傳播紀(jì)錄內(nèi)容。如因工作需要引用會議紀(jì)錄中的內(nèi)容，應(yīng)注明出處。七、會議紀(jì)錄的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司行政部門或人力資源部門負(fù)責(zé)對會議紀(jì)錄工作進行定期檢查和不定期抽查，檢查會議紀(jì)錄的內(nèi)容質(zhì)量、整理分發(fā)情況、歸檔保存情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.自我監(jiān)督：會議組織者和紀(jì)錄人員應(yīng)在會議過程中自我監(jiān)督，確保紀(jì)錄工作的準(zhǔn)確性和完整性。同時，參會人員如發(fā)現(xiàn)紀(jì)錄內(nèi)容存在問題，應(yīng)及時提出更正意見，協(xié)助提高會議紀(jì)錄質(zhì)量。（二）考核標(biāo)準(zhǔn)1.紀(jì)錄準(zhǔn)確性：會議紀(jì)錄內(nèi)容準(zhǔn)確反映會議討論情況和決議結(jié)果，無明顯錯誤或遺漏。2.整理及時性：會議結(jié)束后，能按照規(guī)定時間完成紀(jì)錄的整理、編輯和分發(fā)工作，不影響會議決議的傳達和執(zhí)行。3.歸檔規(guī)范性：會議紀(jì)錄的歸檔符合要求，分類清晰、存儲有序，便于查詢和使用。4.保密執(zhí)行情況：嚴(yán)格遵守會議紀(jì)錄保密制度，無因紀(jì)錄人員或參會人員原因?qū)е碌男畔⑿孤妒录l(fā)生。（三）考核方式1.定期考核：每季度或半年對會議紀(jì)錄人員的工作進行一次定期考核，根據(jù)考核標(biāo)準(zhǔn)進行評分，考核結(jié)果