會(huì)計(jì)歸檔管理制度VIP

會(huì)計(jì)歸檔管理制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的安全、完整、有序，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在公司經(jīng)濟(jì)管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》以及財(cái)政部、國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會(huì)計(jì)檔案管理工作。3.定義會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。4.管理原則會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，確保會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容1.會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證和記賬憑證。原始憑證是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的憑證，如發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單等；記賬憑證是根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制的，用以確定會(huì)計(jì)分錄，作為登記賬簿依據(jù)的憑證。2.會(huì)計(jì)賬簿包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿?？傎~是根據(jù)總分類科目開(kāi)設(shè)賬戶，用來(lái)登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿；明細(xì)賬是根據(jù)明細(xì)分類科目設(shè)置的，用來(lái)對(duì)會(huì)計(jì)要素的具體內(nèi)容進(jìn)行明細(xì)分類核算的賬簿；日記賬是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的時(shí)間先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿；固定資產(chǎn)卡片是記錄固定資產(chǎn)詳細(xì)信息的卡片，包括固定資產(chǎn)名稱、型號(hào)、規(guī)格、購(gòu)置日期、原值、折舊等；其他輔助性賬簿是對(duì)某些在序時(shí)賬簿和分類賬簿中未能記載或記載不全的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行補(bǔ)充登記的賬簿。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告通常僅指會(huì)計(jì)報(bào)表，會(huì)計(jì)報(bào)表至少應(yīng)當(dāng)包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等；年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告是全面反映公司年度財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量的書(shū)面文件，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)報(bào)表附注和財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)等。4.其他會(huì)計(jì)資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。三、會(huì)計(jì)檔案的歸檔要求1.整理要求會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按記賬憑證編號(hào)順序，連同所附原始憑證一并整理裝訂成冊(cè)，加具封面、封底，在裝訂線上加封簽，并由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后，按照總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿的順序進(jìn)行整理，活頁(yè)賬簿應(yīng)抽出空白頁(yè)并撤掉賬夾，裝訂成冊(cè)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按時(shí)間順序整理，加具封面，裝訂成冊(cè)，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、報(bào)表名稱等。其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)按照類別和形成時(shí)間順序進(jìn)行整理，分別裝訂成冊(cè)或裝盒，并在封面或盒面上注明資料名稱、年度、月份等。2.編號(hào)要求會(huì)計(jì)檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，以便于查找和管理。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。會(huì)計(jì)憑證可按年度和月份進(jìn)行編號(hào)，如“20XX年X月第X號(hào)”。會(huì)計(jì)賬簿可按年度進(jìn)行編號(hào)，如“20XX年總賬”、“20XX年明細(xì)賬”等。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告可按年度進(jìn)行編號(hào)，如“20XX年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告”。其他會(huì)計(jì)資料可按類別和年度進(jìn)行編號(hào)，如“20XX年銀行存款余額調(diào)節(jié)表”、“20XX年會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)”等。3.標(biāo)識(shí)要求會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在封面、封底、脊背等部位加蓋單位公章，并注明檔案名稱、年度、月份、保管期限等信息。會(huì)計(jì)憑證應(yīng)在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)等信息。會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、賬簿頁(yè)數(shù)等信息。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)在封面上注明單位名稱、年度、月份、報(bào)表名稱、報(bào)表份數(shù)等信息。其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)在封面或盒面上注明資料名稱、年度、月份、保管期限等信息。四、會(huì)計(jì)檔案的保管期限1.定期保管期限會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限分為10年和30年兩類。會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿（總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿）、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年。月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表保管期限為10年。年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)保管期限為永久。2.保管期限的計(jì)算會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。五、會(huì)計(jì)檔案的保管1.保管部門公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、裝訂、保管等工作，并指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的日常管理。2.保管地點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案室或檔案柜中，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防鼠等安全措施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全。3.保管要求會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，便于查找和利用。定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保會(huì)計(jì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，如光盤、硬盤等，同時(shí)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)檔案的借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱、復(fù)制、借出會(huì)計(jì)檔案。六、會(huì)計(jì)檔案的借閱1.借閱范圍公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)；外部單位因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查等工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)持單位介紹信，并經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.借閱手續(xù)借閱人應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、年度、月份、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后在申請(qǐng)表上簽字，并安排專人負(fù)責(zé)辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)在借閱登記冊(cè)上簽字，領(lǐng)取會(huì)計(jì)檔案，并按照規(guī)定的期限歸還。3.借閱期限公司內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案的期限一般不得超過(guò)10個(gè)工作日；外部單位借閱會(huì)計(jì)檔案的期限一般不得超過(guò)3個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.借閱要求借閱人應(yīng)妥善保管會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失會(huì)計(jì)檔案。借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還會(huì)計(jì)檔案，如需延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人歸還會(huì)計(jì)檔案時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案有損壞、丟失等情況的，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。七、會(huì)計(jì)檔案的銷毀1.銷毀條件會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，應(yīng)由公司財(cái)務(wù)部門提出銷毀意見(jiàn)，會(huì)同檔案管理部門共同鑒定，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可銷毀。2.銷毀程序財(cái)務(wù)部門應(yīng)編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、年度、月份、冊(cè)數(shù)、起止號(hào)碼、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容，并由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。公司負(fù)責(zé)人對(duì)《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后在銷毀清冊(cè)上簽字。財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門應(yīng)共同派人監(jiān)銷會(huì)計(jì)檔案。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)按照銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司負(fù)責(zé)人。3.不得銷毀的會(huì)計(jì)檔案保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。八、會(huì)計(jì)檔案的信息化管理1.電子會(huì)計(jì)檔案的形成公司應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司內(nèi)部管理制度，及時(shí)將會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)資料進(jìn)行電子化處理，形成電子會(huì)計(jì)檔案。電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)符合國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定的格式和要求，并與其元數(shù)據(jù)一并保存。2.電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份。備份應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)管理制度，確保電子會(huì)計(jì)檔案的安全存儲(chǔ)。3.電子會(huì)計(jì)檔案的管理公司應(yīng)建立電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、檢索、利用等管理。電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)等功能，確保電子會(huì)計(jì)檔案的安全和有效利用。4.電子會(huì)計(jì)檔案的移交公司因撤銷、合并等原因終止的，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)。電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，并按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理交接手續(xù)。九、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督部門公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司內(nèi)部管理制度的要求。2.檢查內(nèi)容會(huì)計(jì)檔案的整理、裝訂、保管等工作是否符合規(guī)定要求。會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)、標(biāo)識(shí)是否清晰、準(zhǔn)確。會(huì)計(jì)檔案的保管期限是否符合規(guī)定要求。會(huì)計(jì)檔案的借閱、銷毀等手續(xù)是否齊全、合規(guī)。電子會(huì)計(jì)檔案的管理是否符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司內(nèi)部管理制度的要求。3.檢查方式定期檢查：審計(jì)部門每年定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作