會(huì)展業(yè)務(wù)管理制度VIP

會(huì)展業(yè)務(wù)管理制度總則目的為規(guī)范公司會(huì)展業(yè)務(wù)的運(yùn)作，提高會(huì)展業(yè)務(wù)的質(zhì)量和效率，加強(qiáng)對(duì)會(huì)展業(yè)務(wù)的管理與監(jiān)督，確保公司會(huì)展業(yè)務(wù)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部從事會(huì)展業(yè)務(wù)的所有部門和人員，包括但不限于市場(chǎng)部、策劃部、銷售部、運(yùn)營部等相關(guān)工作人員?；驹瓌t1.合法合規(guī)原則：會(huì)展業(yè)務(wù)的開展必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.客戶導(dǎo)向原則：以滿足客戶需求為出發(fā)點(diǎn)，提供優(yōu)質(zhì)、高效、專業(yè)的會(huì)展服務(wù)。3.質(zhì)量第一原則：確保會(huì)展活動(dòng)的策劃、組織、執(zhí)行等各個(gè)環(huán)節(jié)達(dá)到高質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。4.團(tuán)隊(duì)協(xié)作原則：各部門之間密切配合，形成合力，共同完成會(huì)展業(yè)務(wù)任務(wù)。5.成本效益原則：在保證會(huì)展業(yè)務(wù)質(zhì)量的前提下，合理控制成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。會(huì)展業(yè)務(wù)流程規(guī)范項(xiàng)目立項(xiàng)1.市場(chǎng)調(diào)研市場(chǎng)部負(fù)責(zé)收集、分析行業(yè)動(dòng)態(tài)、市場(chǎng)趨勢(shì)、競爭對(duì)手信息以及潛在客戶需求等。定期撰寫市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告，為會(huì)展項(xiàng)目立項(xiàng)提供數(shù)據(jù)支持和決策依據(jù)。2.項(xiàng)目策劃根據(jù)市場(chǎng)調(diào)研結(jié)果，策劃部聯(lián)合相關(guān)部門制定會(huì)展項(xiàng)目策劃方案。策劃方案應(yīng)包括項(xiàng)目主題、目標(biāo)定位、內(nèi)容規(guī)劃、時(shí)間安排、場(chǎng)地選擇、預(yù)算編制等詳細(xì)內(nèi)容。3.立項(xiàng)審批策劃方案提交公司管理層進(jìn)行立項(xiàng)審批。管理層根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)、市場(chǎng)需求、資源狀況等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，決定是否批準(zhǔn)項(xiàng)目立項(xiàng)。項(xiàng)目籌備1.團(tuán)隊(duì)組建項(xiàng)目立項(xiàng)后，成立專門的會(huì)展項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，明確各成員的職責(zé)和分工。團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和技能，包括市場(chǎng)營銷、策劃、設(shè)計(jì)、運(yùn)營、客服等。2.場(chǎng)地預(yù)訂根據(jù)項(xiàng)目規(guī)模和需求，選擇合適的會(huì)展場(chǎng)地。與場(chǎng)地供應(yīng)商進(jìn)行洽談，簽訂場(chǎng)地租賃合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.宣傳推廣制定宣傳推廣計(jì)劃，確定宣傳渠道和方式，如線上廣告、社交媒體推廣、線下活動(dòng)宣傳等。設(shè)計(jì)制作宣傳資料，包括海報(bào)、宣傳單頁、邀請(qǐng)函、網(wǎng)站頁面等。組織開展宣傳活動(dòng)，吸引潛在客戶關(guān)注和參與。4.展品籌備確定展品范圍和清單，與參展商或供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保展品按時(shí)、按質(zhì)到位。負(fù)責(zé)展品的運(yùn)輸、存儲(chǔ)、布置等工作，保證展品展示效果良好。5.人員培訓(xùn)對(duì)會(huì)展項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，包括項(xiàng)目流程、服務(wù)規(guī)范、應(yīng)急處理等方面的內(nèi)容。提高團(tuán)隊(duì)成員的專業(yè)素質(zhì)和服務(wù)水平，確保能夠?yàn)榭蛻籼峁﹥?yōu)質(zhì)的服務(wù)。項(xiàng)目執(zhí)行1.現(xiàn)場(chǎng)布置按照設(shè)計(jì)方案進(jìn)行會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)的布置，包括展位搭建、展品陳列、設(shè)備調(diào)試等。確保現(xiàn)場(chǎng)布置符合安全、美觀、實(shí)用的要求，營造良好的展會(huì)氛圍。2.活動(dòng)組織組織開展各類會(huì)展活動(dòng)，如開幕式、論壇、研討會(huì)、洽談會(huì)、表演等。做好活動(dòng)的策劃、組織、協(xié)調(diào)和實(shí)施工作，確?；顒?dòng)順利進(jìn)行，達(dá)到預(yù)期效果。3.客戶接待熱情接待參展商、觀眾和其他相關(guān)人員，提供周到的服務(wù)。及時(shí)解答客戶的咨詢和疑問，處理客戶的投訴和建議，提高客戶滿意度。4.安全保障制定安全管理制度，加強(qiáng)會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)的安全管理。配備必要的安全設(shè)施和人員，確保會(huì)展活動(dòng)期間人員和財(cái)產(chǎn)的安全。5.后勤保障做好會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)的后勤保障工作，包括餐飲、住宿、交通、通訊等方面的安排。確保后勤服務(wù)質(zhì)量，為參展商和觀眾提供便利。項(xiàng)目收尾1.展品清理會(huì)展活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)組織清理展品，與參展商辦理展品交接手續(xù)。對(duì)展品進(jìn)行妥善處理，如退還、存儲(chǔ)、運(yùn)輸?shù)取?.場(chǎng)地清理拆除展位搭建，清理會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)垃圾，恢復(fù)場(chǎng)地原狀。與場(chǎng)地供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)算，辦理場(chǎng)地歸還手續(xù)。3.客戶反饋收集向參展商、觀眾等客戶發(fā)放滿意度調(diào)查問卷，收集客戶反饋意見。對(duì)客戶反饋進(jìn)行整理和分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的會(huì)展業(yè)務(wù)改進(jìn)提供參考。4.項(xiàng)目總結(jié)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對(duì)會(huì)展項(xiàng)目進(jìn)行全面總結(jié)，撰寫項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括項(xiàng)目執(zhí)行情況、目標(biāo)達(dá)成情況、客戶滿意度、存在問題及改進(jìn)措施等。會(huì)展業(yè)務(wù)人員管理崗位職責(zé)1.項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)會(huì)展項(xiàng)目的整體規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)和控制。制定項(xiàng)目計(jì)劃和預(yù)算，監(jiān)督項(xiàng)目進(jìn)度和質(zhì)量，確保項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。與客戶、供應(yīng)商、合作伙伴等進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，維護(hù)良好的合作關(guān)系。解決項(xiàng)目執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況。2.市場(chǎng)專員開展市場(chǎng)調(diào)研，收集市場(chǎng)信息，分析市場(chǎng)趨勢(shì)和競爭對(duì)手情況。制定會(huì)展項(xiàng)目的宣傳推廣方案，組織實(shí)施宣傳推廣活動(dòng)。負(fù)責(zé)客戶資源的開發(fā)和維護(hù)，拓展業(yè)務(wù)渠道，提高項(xiàng)目的參展率和參觀率。3.策劃專員參與會(huì)展項(xiàng)目的策劃工作，制定項(xiàng)目策劃方案和活動(dòng)方案。負(fù)責(zé)會(huì)展項(xiàng)目的創(chuàng)意設(shè)計(jì)，包括主題策劃、內(nèi)容設(shè)計(jì)、視覺設(shè)計(jì)等。協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理組織項(xiàng)目實(shí)施，確保策劃方案的有效執(zhí)行。4.運(yùn)營專員負(fù)責(zé)會(huì)展項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)的運(yùn)營管理，包括展位布置、活動(dòng)組織、客戶接待等工作。協(xié)調(diào)現(xiàn)場(chǎng)各部門之間的工作，確保項(xiàng)目順利進(jìn)行。處理現(xiàn)場(chǎng)突發(fā)情況，保障會(huì)展活動(dòng)的安全和秩序。5.客服專員負(fù)責(zé)會(huì)展項(xiàng)目客戶的咨詢、投訴和建議的處理。及時(shí)回復(fù)客戶的郵件、電話、微信等咨詢信息，提供專業(yè)、熱情的服務(wù)。收集客戶反饋意見，協(xié)助相關(guān)部門改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量，提高客戶滿意度?？冃Э己?.考核指標(biāo)工作業(yè)績：包括項(xiàng)目完成情況、參展商數(shù)量、觀眾人數(shù)、銷售額等指標(biāo)。工作態(tài)度：包括責(zé)任心、團(tuán)隊(duì)合作精神、工作積極性等方面的表現(xiàn)。專業(yè)能力：包括專業(yè)知識(shí)、技能水平、解決問題能力等方面的考核?？蛻魸M意度：通過客戶反饋調(diào)查等方式對(duì)客戶滿意度進(jìn)行評(píng)價(jià)。2.考核周期績效考核周期為季度考核和年度考核相結(jié)合。季度考核于每季度末進(jìn)行，年度考核于每年年末進(jìn)行。3.考核方式績效考核采用自評(píng)、上級(jí)評(píng)價(jià)、同事評(píng)價(jià)和客戶評(píng)價(jià)相結(jié)合的方式?？己私Y(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。4.考核結(jié)果應(yīng)用根據(jù)績效考核結(jié)果，發(fā)放績效獎(jiǎng)金，調(diào)整薪酬待遇。對(duì)于考核優(yōu)秀的員工，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，提供晉升機(jī)會(huì)。對(duì)于考核不合格的員工，進(jìn)行培訓(xùn)輔導(dǎo)或調(diào)崗處理，連續(xù)兩次考核不合格的予以辭退。培訓(xùn)與發(fā)展1.培訓(xùn)計(jì)劃根據(jù)員工的崗位需求和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)師資等方面的安排。2.培訓(xùn)內(nèi)容專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)：包括會(huì)展業(yè)務(wù)知識(shí)、市場(chǎng)營銷知識(shí)、項(xiàng)目管理知識(shí)等。技能培訓(xùn)：如溝通技巧、客戶服務(wù)技巧、設(shè)計(jì)軟件操作技能等。行業(yè)動(dòng)態(tài)培訓(xùn)：及時(shí)了解行業(yè)最新趨勢(shì)和發(fā)展動(dòng)態(tài)。3.培訓(xùn)方式內(nèi)部培訓(xùn)：由公司內(nèi)部專業(yè)人員或邀請(qǐng)外部專家進(jìn)行授課。外部培訓(xùn)：選派員工參加外部專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)舉辦的培訓(xùn)課程。在線學(xué)習(xí)：利用網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺(tái)，提供豐富的學(xué)習(xí)資源，供員工自主學(xué)習(xí)。4.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃為員工提供職業(yè)發(fā)展指導(dǎo)，幫助員工制定個(gè)人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。根據(jù)員工的能力和業(yè)績，為員工提供晉升機(jī)會(huì)和崗位輪換機(jī)會(huì)，拓寬員工的職業(yè)發(fā)展路徑。會(huì)展業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)市場(chǎng)需求變化、競爭加劇、市場(chǎng)份額下降等風(fēng)險(xiǎn)。宏觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境波動(dòng)、行業(yè)政策調(diào)整等因素對(duì)會(huì)展業(yè)務(wù)的影響。2.項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目策劃不合理、籌備不充分、執(zhí)行不到位等導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目進(jìn)度延誤、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、成本超支等風(fēng)險(xiǎn)。3.客戶風(fēng)險(xiǎn)客戶違約、拖欠款項(xiàng)、投訴糾紛等風(fēng)險(xiǎn)?？蛻粜枨笞兏M意度下降等影響項(xiàng)目收益的風(fēng)險(xiǎn)。4.安全風(fēng)險(xiǎn)會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)發(fā)生火災(zāi)、地震、擁擠踩踏等安全事故的風(fēng)險(xiǎn)。展品丟失、損壞、信息泄露等風(fēng)險(xiǎn)。5.法律風(fēng)險(xiǎn)會(huì)展業(yè)務(wù)涉及的法律法規(guī)問題，如知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛、合同糾紛等。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性評(píng)估：根據(jù)歷史數(shù)據(jù)、經(jīng)驗(yàn)判斷等方法，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性進(jìn)行評(píng)估，分為高、中、低三個(gè)等級(jí)。2.風(fēng)險(xiǎn)影響程度評(píng)估：評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后對(duì)公司會(huì)展業(yè)務(wù)目標(biāo)、財(cái)務(wù)狀況、聲譽(yù)等方面的影響程度，分為嚴(yán)重、較大、一般、輕微四個(gè)等級(jí)。3.風(fēng)險(xiǎn)矩陣?yán)L制：將風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行組合，繪制風(fēng)險(xiǎn)矩陣，直觀展示風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和優(yōu)先級(jí)。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性高且影響程度嚴(yán)重的風(fēng)險(xiǎn)，采取放棄項(xiàng)目或改變業(yè)務(wù)模式等方式進(jìn)行規(guī)避。2.風(fēng)險(xiǎn)減輕：通過采取措施降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性或減輕風(fēng)險(xiǎn)影響程度，如加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研、優(yōu)化項(xiàng)目策劃、完善安全管理制度等。3.風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移：將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移給第三方，如購買保險(xiǎn)、簽訂免責(zé)條款等方式。4.風(fēng)險(xiǎn)接受：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性低且影響程度輕微的風(fēng)險(xiǎn)，公司決定接受風(fēng)險(xiǎn)，并制定相應(yīng)的監(jiān)控措施，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控1.建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控指標(biāo)體系：確定關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)，如參展商報(bào)名數(shù)量、觀眾預(yù)登記人數(shù)、項(xiàng)目進(jìn)度偏差率、客戶投訴率等，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。2.定期風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：定期對(duì)會(huì)展業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行重新評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)新的風(fēng)險(xiǎn)因素，調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。3.風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制：設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警閾值，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)超過預(yù)警閾值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，提醒相關(guān)部門采取措施應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)。會(huì)展業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)管理預(yù)算管理1.預(yù)算編制會(huì)展項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)根據(jù)項(xiàng)目策劃方案和工作計(jì)劃，編制項(xiàng)目預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括場(chǎng)地租賃費(fèi)用、宣傳推廣費(fèi)用、展品運(yùn)輸費(fèi)用、人員薪酬、設(shè)備采購費(fèi)用、餐飲住宿費(fèi)用等各項(xiàng)支出。2.預(yù)算審批項(xiàng)目預(yù)算提交公司財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核，財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度和預(yù)算控制指標(biāo)進(jìn)行審批。審批通過后的預(yù)算作為項(xiàng)目成本控制的依據(jù)。3.預(yù)算執(zhí)行項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行各項(xiàng)費(fèi)用支出，確保預(yù)算的嚴(yán)肅性。財(cái)務(wù)部門定期對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行偏差，并采取措施進(jìn)行調(diào)整。成本控制1.成本核算財(cái)務(wù)部門對(duì)會(huì)展項(xiàng)目的各項(xiàng)成本進(jìn)行核算，準(zhǔn)確記錄成本支出情況。成本核算應(yīng)按照成本項(xiàng)目進(jìn)行分類，便于分析和控制成本。2.成本分析定期對(duì)會(huì)展項(xiàng)目成本進(jìn)行分析，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)和存在的問題。通過成本分析，提出改進(jìn)措施，優(yōu)化成本結(jié)構(gòu)，降低項(xiàng)目成本。3.成本控制措施加強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)費(fèi)用支出的審批管理，嚴(yán)格控制費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)。優(yōu)化資源配置，提高資源利用效率，降低不必要的成本支出。與供應(yīng)商進(jìn)行談判，爭取更優(yōu)惠的價(jià)格和服務(wù)條款。收入管理1.參展商收費(fèi)管理制定參展商收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和收費(fèi)方式，明確收費(fèi)項(xiàng)目和金額。及時(shí)向參展商發(fā)送收費(fèi)通知，確保參展商按時(shí)繳納費(fèi)用。對(duì)參展商繳費(fèi)情況進(jìn)行跟蹤和管理，及時(shí)催繳欠費(fèi)。2.門票銷售管理確定門票價(jià)格和銷售渠道，制定門票銷售策略。做好門票銷售統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)掌握門票銷售情況。加強(qiáng)門票銷售過程中的安全管理，防止門票欺詐等行為。財(cái)務(wù)審計(jì)1.內(nèi)部審計(jì)公司財(cái)務(wù)部門定期對(duì)會(huì)展項(xiàng)目進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查項(xiàng)目財(cái)務(wù)收支的真實(shí)性、合法性和合規(guī)性。審計(jì)內(nèi)容