會(huì)務(wù)活動(dòng)管理制度VIP

會(huì)務(wù)活動(dòng)管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會(huì)務(wù)活動(dòng)的組織與管理，提高會(huì)務(wù)活動(dòng)的質(zhì)量和效率，確保各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類(lèi)會(huì)議、培訓(xùn)、活動(dòng)等會(huì)務(wù)活動(dòng)的組織、協(xié)調(diào)、安排及管理。（三）基本原則1.高效原則：以提高工作效率為核心，合理安排會(huì)議時(shí)間、議程和參與人員，確保會(huì)議能夠快速、有效地解決問(wèn)題，達(dá)成預(yù)期目標(biāo)。2.規(guī)范原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)組織會(huì)務(wù)活動(dòng)，保證會(huì)務(wù)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)有序進(jìn)行，做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.節(jié)約原則：在會(huì)務(wù)活動(dòng)組織過(guò)程中，要充分考慮資源的合理利用，避免浪費(fèi)，降低成本。4.服務(wù)原則：樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，為參會(huì)人員提供優(yōu)質(zhì)、周到的服務(wù)，確保會(huì)務(wù)活動(dòng)順利進(jìn)行，參會(huì)人員滿(mǎn)意。二、會(huì)務(wù)活動(dòng)分類(lèi)及職責(zé)分工（一）會(huì)務(wù)活動(dòng)分類(lèi)1.公司級(jí)會(huì)議：包括公司年度會(huì)議、季度會(huì)議、月度會(huì)議等，主要傳達(dá)公司戰(zhàn)略、總結(jié)工作、部署任務(wù)等。2.部門(mén)會(huì)議：由各部門(mén)組織召開(kāi)，用于部門(mén)內(nèi)部工作溝通、任務(wù)安排、問(wèn)題討論等。3.專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議：針對(duì)特定項(xiàng)目、工作或問(wèn)題召開(kāi)的會(huì)議，如項(xiàng)目研討會(huì)、問(wèn)題解決會(huì)等。4.培訓(xùn)活動(dòng)：包括內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)等，旨在提升員工專(zhuān)業(yè)技能和綜合素質(zhì)。5.其他活動(dòng)：如公司團(tuán)建活動(dòng)、表彰大會(huì)、慶典活動(dòng)等。（二）職責(zé)分工1.總裁辦公室負(fù)責(zé)公司級(jí)重要會(huì)議的組織、協(xié)調(diào)和安排，制定會(huì)議議程，準(zhǔn)備會(huì)議資料，通知參會(huì)人員，記錄會(huì)議內(nèi)容，跟蹤會(huì)議決議執(zhí)行情況。協(xié)助各部門(mén)進(jìn)行會(huì)議組織和管理，提供必要的支持和指導(dǎo)。負(fù)責(zé)公司大型活動(dòng)的策劃、組織和實(shí)施，包括活動(dòng)方案制定、場(chǎng)地布置、人員安排、物資準(zhǔn)備等。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)會(huì)議的組織和管理，根據(jù)工作需要確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)和參會(huì)人員，提前通知并準(zhǔn)備相關(guān)資料。負(fù)責(zé)本部門(mén)員工培訓(xùn)需求的調(diào)研和分析，制定培訓(xùn)計(jì)劃并組織實(shí)施。配合總裁辦公室做好公司級(jí)會(huì)議和活動(dòng)的相關(guān)工作，按照要求提供資料、人員支持等。3.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)培訓(xùn)活動(dòng)的整體規(guī)劃和資源協(xié)調(diào)，包括培訓(xùn)師資的選拔與管理、培訓(xùn)課程的開(kāi)發(fā)與采購(gòu)等。協(xié)助各部門(mén)進(jìn)行培訓(xùn)效果評(píng)估和反饋，為員工培訓(xùn)與發(fā)展提供支持。負(fù)責(zé)公司團(tuán)建活動(dòng)的策劃和組織，增強(qiáng)員工凝聚力和團(tuán)隊(duì)合作精神。4.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的預(yù)算編制、審核和控制，確保經(jīng)費(fèi)使用合理、合規(guī)。對(duì)會(huì)務(wù)活動(dòng)費(fèi)用進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)審核，按照財(cái)務(wù)制度辦理相關(guān)手續(xù)。5.行政部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)活動(dòng)場(chǎng)地的安排和布置，確保場(chǎng)地設(shè)施齊全、環(huán)境整潔。負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)活動(dòng)所需物資的采購(gòu)、管理和發(fā)放，保障物資供應(yīng)。負(fù)責(zé)會(huì)議期間的餐飲、住宿等后勤保障工作，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。三、會(huì)務(wù)活動(dòng)組織流程（一）會(huì)議籌備1.確定會(huì)議主題和目的：根據(jù)公司工作安排和實(shí)際需要，明確會(huì)議要解決的問(wèn)題和達(dá)成的目標(biāo)。2.確定會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)會(huì)議時(shí)間應(yīng)避免與重要工作或其他會(huì)議沖突，同時(shí)要考慮參會(huì)人員的方便。會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模、性質(zhì)和需求選擇合適的場(chǎng)所，確保環(huán)境舒適、設(shè)施齊全。3.確定參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和目的，明確參會(huì)部門(mén)和人員名單，并提前通知。4.制定會(huì)議議程：根據(jù)會(huì)議主題和目的，合理安排會(huì)議議程，包括會(huì)議開(kāi)場(chǎng)、主題發(fā)言、討論交流、決議形成、會(huì)議總結(jié)等環(huán)節(jié)。議程應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，重點(diǎn)突出，時(shí)間分配合理。5.準(zhǔn)備會(huì)議資料：根據(jù)會(huì)議議程，準(zhǔn)備相關(guān)的文件、報(bào)告、資料等，確保資料準(zhǔn)確、完整、清晰。提前將資料發(fā)放給參會(huì)人員，以便其提前了解會(huì)議內(nèi)容，做好準(zhǔn)備。6.通知參會(huì)人員：提前[X]天通過(guò)郵件、短信、內(nèi)部通訊工具等方式向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、所需準(zhǔn)備資料等信息。對(duì)于重要會(huì)議，可進(jìn)行電話(huà)確認(rèn)，確保參會(huì)人員收到通知并知曉會(huì)議要求。（二）會(huì)議組織與實(shí)施1.場(chǎng)地布置：根據(jù)會(huì)議類(lèi)型和規(guī)模，對(duì)會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行合理布置。包括桌椅擺放、音響設(shè)備調(diào)試、投影儀設(shè)置、資料擺放等，確保場(chǎng)地整潔、舒適，設(shè)備正常運(yùn)行。2.會(huì)議簽到：在會(huì)議開(kāi)始前[X]分鐘，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議簽到，收集參會(huì)人員的簽到表，統(tǒng)計(jì)參會(huì)人數(shù)，確保應(yīng)到人員全部到會(huì)。3.會(huì)議主持：主持人應(yīng)提前熟悉會(huì)議議程和內(nèi)容，掌握會(huì)議時(shí)間，引導(dǎo)會(huì)議順利進(jìn)行。在會(huì)議過(guò)程中，要保持良好的溝通和互動(dòng)，確保參會(huì)人員充分發(fā)表意見(jiàn)，避免出現(xiàn)冷場(chǎng)或偏離主題的情況。4.會(huì)議記錄：安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議的主要內(nèi)容、討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)等。記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，會(huì)后及時(shí)整理形成會(huì)議紀(jì)要。5.會(huì)議服務(wù)：會(huì)議期間，要提供必要的服務(wù)，如茶水、咖啡、文具等。確保參會(huì)人員的需求得到及時(shí)滿(mǎn)足，營(yíng)造良好的會(huì)議氛圍。（三）會(huì)議后續(xù)工作1.會(huì)議紀(jì)要整理與發(fā)布：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)主持人審核后，在[X]個(gè)工作日內(nèi)發(fā)布給參會(huì)人員和相關(guān)部門(mén)。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確會(huì)議決議事項(xiàng)、責(zé)任部門(mén)、完成時(shí)間等，以便跟蹤落實(shí)。2.會(huì)議決議跟蹤：各責(zé)任部門(mén)應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，認(rèn)真落實(shí)會(huì)議決議事項(xiàng)?？偛棉k公室負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并協(xié)調(diào)解決。對(duì)于未按時(shí)完成的事項(xiàng)，要及時(shí)督促責(zé)任部門(mén)說(shuō)明原因，并采取相應(yīng)的措施。3.會(huì)議資料歸檔：會(huì)議結(jié)束后，相關(guān)資料如會(huì)議通知、議程、資料、簽到表、會(huì)議紀(jì)要等應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理歸檔，保存期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。（四）培訓(xùn)活動(dòng)組織流程1.培訓(xùn)需求調(diào)研：人力資源部門(mén)定期組織培訓(xùn)需求調(diào)研，了解員工的培訓(xùn)需求和發(fā)展方向。各部門(mén)也應(yīng)根據(jù)本部門(mén)工作實(shí)際，及時(shí)反饋培訓(xùn)需求。2.培訓(xùn)計(jì)劃制定：根據(jù)培訓(xùn)需求調(diào)研結(jié)果，人力資源部門(mén)制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)師資等內(nèi)容。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。3.培訓(xùn)課程開(kāi)發(fā)與采購(gòu)：對(duì)于內(nèi)部培訓(xùn)課程，由公司內(nèi)部培訓(xùn)師或相關(guān)專(zhuān)家進(jìn)行開(kāi)發(fā)；對(duì)于外部培訓(xùn)課程，可通過(guò)采購(gòu)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的課程或邀請(qǐng)外部專(zhuān)家授課等方式進(jìn)行。培訓(xùn)課程應(yīng)符合公司發(fā)展戰(zhàn)略和員工實(shí)際需求，具有針對(duì)性和實(shí)用性。4.培訓(xùn)組織與實(shí)施：按照培訓(xùn)計(jì)劃，人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)培訓(xùn)活動(dòng)的具體組織和實(shí)施。包括培訓(xùn)場(chǎng)地安排、培訓(xùn)資料準(zhǔn)備、培訓(xùn)師資溝通、學(xué)員報(bào)名與管理等工作。培訓(xùn)過(guò)程中，要注重培訓(xùn)效果的評(píng)估和反饋，及時(shí)調(diào)整培訓(xùn)方式和內(nèi)容。5.培訓(xùn)效果評(píng)估：培訓(xùn)結(jié)束后，人力資源部門(mén)應(yīng)組織對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估方式可包括考試、實(shí)際操作、問(wèn)卷調(diào)查、學(xué)員反饋等。通過(guò)評(píng)估，了解學(xué)員對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容的掌握程度和培訓(xùn)效果的滿(mǎn)意度，為后續(xù)培訓(xùn)改進(jìn)提供依據(jù)。6.培訓(xùn)資料歸檔：培訓(xùn)活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)資料如培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、學(xué)員名單、培訓(xùn)評(píng)估報(bào)告等應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理歸檔，保存期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。（五）其他活動(dòng)組織流程1.活動(dòng)策劃：根據(jù)活動(dòng)目的和主題，由相關(guān)部門(mén)或人員制定活動(dòng)策劃方案，明確活動(dòng)內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、活動(dòng)流程、物資準(zhǔn)備等?；顒?dòng)策劃方案應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。2.活動(dòng)組織與實(shí)施：按照活動(dòng)策劃方案，各責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)活動(dòng)的具體組織和實(shí)施。包括場(chǎng)地布置、物資采購(gòu)、人員安排、活動(dòng)流程執(zhí)行等工作。活動(dòng)過(guò)程中，要注重安全管理，確?；顒?dòng)順利進(jìn)行。3.活動(dòng)總結(jié)：活動(dòng)結(jié)束后，由活動(dòng)組織部門(mén)對(duì)活動(dòng)進(jìn)行總結(jié)，分析活動(dòng)效果、存在問(wèn)題及改進(jìn)措施?？偨Y(jié)報(bào)告應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。4.活動(dòng)資料歸檔：活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)資料如活動(dòng)策劃方案、活動(dòng)照片、視頻、總結(jié)報(bào)告等應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理歸檔，保存期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。四、會(huì)務(wù)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)管理（一）經(jīng)費(fèi)預(yù)算1.會(huì)務(wù)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)根據(jù)活動(dòng)類(lèi)型、規(guī)模、預(yù)計(jì)參與人數(shù)等因素進(jìn)行編制。預(yù)算內(nèi)容包括場(chǎng)地租賃費(fèi)用、設(shè)備租賃費(fèi)用、資料印刷費(fèi)用、餐飲住宿費(fèi)用、交通費(fèi)用、培訓(xùn)師資費(fèi)用、活動(dòng)獎(jiǎng)品費(fèi)用等。2.各部門(mén)在組織會(huì)務(wù)活動(dòng)前，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門(mén)提交經(jīng)費(fèi)預(yù)算申請(qǐng)，經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（二）經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)1.會(huì)務(wù)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行。報(bào)銷(xiāo)時(shí)，需提供合法有效的發(fā)票、費(fèi)用明細(xì)清單、審批單等相關(guān)憑證。2.報(bào)銷(xiāo)憑證應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，與實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用相符。對(duì)于不符合財(cái)務(wù)制度的報(bào)銷(xiāo)憑證，財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)拒絕報(bào)銷(xiāo)。3.報(bào)銷(xiāo)流程：經(jīng)辦人填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單并附上相關(guān)憑證，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)審核，最后由公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)予以報(bào)銷(xiāo)。（三）經(jīng)費(fèi)控制1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)務(wù)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的控制和管理，定期對(duì)經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行檢查和分析，確保經(jīng)費(fèi)使用合理、合規(guī)。2.如因特殊情況需要調(diào)整經(jīng)費(fèi)預(yù)算，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。五、會(huì)務(wù)活動(dòng)場(chǎng)地及設(shè)備管理（一）場(chǎng)地管理1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)公司內(nèi)部會(huì)務(wù)活動(dòng)場(chǎng)地的日常管理和維護(hù)，確保場(chǎng)地設(shè)施完好、環(huán)境整潔。2.如需使用外部場(chǎng)地，應(yīng)提前與場(chǎng)地提供方簽訂租賃合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。在使用過(guò)程中，要遵守場(chǎng)地管理規(guī)定，愛(ài)護(hù)場(chǎng)地設(shè)施。3.場(chǎng)地使用完畢后，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)清理場(chǎng)地，恢復(fù)原狀。行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)場(chǎng)地進(jìn)行檢查和驗(yàn)收，確保場(chǎng)地符合要求。（二）設(shè)備管理1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)活動(dòng)所需設(shè)備的采購(gòu)、登記、保管和維護(hù)，建立設(shè)備臺(tái)賬，記錄設(shè)備的型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、使用情況等信息。2.設(shè)備使用部門(mén)應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用設(shè)備，定期進(jìn)行清潔和保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告行政部門(mén)。3.設(shè)備如需外借，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)借出和收回，并做好登記。歸還時(shí)，要對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查，確保設(shè)備完好無(wú)損。4.對(duì)于損壞或報(bào)廢的設(shè)備，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門(mén)，經(jīng)鑒定后按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行處理。六、會(huì)務(wù)活動(dòng)安全管理（一）安全責(zé)任1.會(huì)務(wù)活動(dòng)組織部門(mén)是安全管理的責(zé)任主體，負(fù)責(zé)制定安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，明確安全責(zé)任，確保活動(dòng)安全順利進(jìn)行。2.各參會(huì)人員應(yīng)遵守活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的安全規(guī)定，配合活動(dòng)組織部門(mén)做好安全管理工作。（二）安全措施1.活動(dòng)前，應(yīng)對(duì)活動(dòng)場(chǎng)地進(jìn)行安全檢查，確保場(chǎng)地設(shè)施安全可靠，疏散通道暢通無(wú)阻。2.配備必要的安全設(shè)備和器材，如滅火器、急救箱等，并確保其