會務(wù)中心管理制度VIP

會務(wù)中心管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)會務(wù)中心的管理，提高會務(wù)服務(wù)質(zhì)量和效率，確保各類會議、活動的順利進(jìn)行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司會務(wù)中心的所有工作人員以及使用會務(wù)中心舉辦會議、活動的內(nèi)部部門和外部單位。（三）基本原則1.服務(wù)至上原則：以滿足客戶需求為出發(fā)點(diǎn)，提供優(yōu)質(zhì)、高效、周到的會務(wù)服務(wù)。2.規(guī)范管理原則：建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范會務(wù)中心的運(yùn)營管理流程。3.安全保障原則：確保會務(wù)中心的設(shè)施設(shè)備安全、人員安全以及會議活動的信息安全。4.勤儉節(jié)約原則：合理利用資源，降低運(yùn)營成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。二、會務(wù)中心組織架構(gòu)及職責(zé)（一）組織架構(gòu)會務(wù)中心設(shè)經(jīng)理一名，副經(jīng)理一名，下設(shè)會議服務(wù)部、技術(shù)保障部、物資管理部、綜合協(xié)調(diào)部。（二）職責(zé)分工1.經(jīng)理職責(zé)全面負(fù)責(zé)會務(wù)中心的管理工作，制定工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)與公司內(nèi)部各部門以及外部相關(guān)單位的關(guān)系，確保會務(wù)中心工作的順利開展。負(fù)責(zé)會務(wù)中心人員的管理和培訓(xùn)，提高團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。審核會務(wù)中心的各項(xiàng)費(fèi)用支出，控制成本。定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會務(wù)中心的工作情況，及時解決工作中出現(xiàn)的問題。2.副經(jīng)理職責(zé)協(xié)助經(jīng)理開展會務(wù)中心的日常管理工作，負(fù)責(zé)具體工作的組織和實(shí)施。負(fù)責(zé)會議服務(wù)部、技術(shù)保障部、物資管理部、綜合協(xié)調(diào)部之間的工作協(xié)調(diào)，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。參與會務(wù)中心的工作計(jì)劃制定和費(fèi)用審核，提出合理化建議。負(fù)責(zé)處理會務(wù)中心工作中的突發(fā)事件，及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。3.會議服務(wù)部職責(zé)負(fù)責(zé)各類會議、活動的會前準(zhǔn)備工作，包括場地布置、桌椅擺放、資料準(zhǔn)備等。為會議、活動提供現(xiàn)場服務(wù)，如茶水供應(yīng)、會議記錄、引導(dǎo)參會人員等。負(fù)責(zé)會議、活動結(jié)束后的場地清理和物品整理工作。收集參會人員的反饋意見，不斷改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量。4.技術(shù)保障部職責(zé)負(fù)責(zé)會務(wù)中心的音響、燈光、視頻等設(shè)備的安裝、調(diào)試和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。為會議、活動提供技術(shù)支持，如多媒體演示、網(wǎng)絡(luò)連接等。制定設(shè)備維護(hù)計(jì)劃，定期對設(shè)備進(jìn)行檢查和保養(yǎng)，及時排除設(shè)備故障。負(fù)責(zé)技術(shù)人員的培訓(xùn)和管理，提高技術(shù)人員的業(yè)務(wù)水平。5.物資管理部職責(zé)負(fù)責(zé)會務(wù)中心各類物資的采購、入庫、保管和發(fā)放工作。建立物資臺賬，定期對物資進(jìn)行盤點(diǎn)，確保物資賬實(shí)相符。合理控制物資庫存，避免浪費(fèi)和積壓。負(fù)責(zé)物資的報(bào)廢處理和更新工作，確保物資的正常使用。6.綜合協(xié)調(diào)部職責(zé)負(fù)責(zé)會務(wù)中心的文件起草、檔案管理和信息統(tǒng)計(jì)工作。協(xié)調(diào)與公司內(nèi)部各部門以及外部相關(guān)單位的溝通聯(lián)絡(luò)，及時傳達(dá)會議、活動的相關(guān)信息。負(fù)責(zé)會務(wù)中心的考勤管理和績效考評工作。協(xié)助經(jīng)理處理會務(wù)中心的其他日常事務(wù)。三、會議服務(wù)管理（一）會前準(zhǔn)備1.接到會議通知后會議服務(wù)部應(yīng)及時與會議主辦部門或客戶溝通，了解會議的基本信息，包括會議時間、地點(diǎn)、參會人數(shù)、會議主題、會議議程等。根據(jù)會議需求，制定詳細(xì)的會議服務(wù)方案，明確服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任人。2.場地布置根據(jù)會議的類型和規(guī)模，選擇合適的會議場地，并進(jìn)行合理的布置。擺放桌椅時應(yīng)整齊有序，確保參會人員有良好的視線和空間。在會議桌上擺放會議資料、文具等物品，資料應(yīng)擺放整齊，文具應(yīng)齊全。根據(jù)會議主題和氛圍，進(jìn)行適當(dāng)?shù)难b飾，如懸掛橫幅、擺放鮮花等。3.設(shè)備調(diào)試技術(shù)保障部在會議前一天對音響、燈光、視頻等設(shè)備進(jìn)行全面調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行。檢查麥克風(fēng)、投影儀、電腦等設(shè)備的連接是否正常，畫面和聲音是否清晰。根據(jù)會議需求，設(shè)置好設(shè)備的參數(shù)，如音量、亮度、對比度等。4.物資準(zhǔn)備物資管理部根據(jù)會議服務(wù)方案，準(zhǔn)備好所需的物資，如茶水、飲料、水果、點(diǎn)心等。將物資擺放整齊，并做好標(biāo)識，確保取用方便。檢查物資的質(zhì)量和數(shù)量，確保滿足會議需求。（二）會中服務(wù)1.簽到服務(wù)在會議入口處設(shè)置簽到臺，安排專人負(fù)責(zé)簽到工作。引導(dǎo)參會人員簽到，并發(fā)放會議資料和文具。對遲到的參會人員進(jìn)行登記，并及時向會議主辦部門或客戶報(bào)告。2.茶水服務(wù)在會議期間，定時為參會人員提供茶水服務(wù)，確保茶水供應(yīng)充足。服務(wù)人員應(yīng)動作輕盈，避免打擾參會人員。及時清理茶杯，保持桌面整潔。3.會議記錄根據(jù)會議主辦部門或客戶的要求，安排專人負(fù)責(zé)會議記錄。記錄會議的主要內(nèi)容、決議和討論情況，確保記錄準(zhǔn)確、完整。會議結(jié)束后，及時整理會議記錄，并提交給會議主辦部門或客戶。4.現(xiàn)場引導(dǎo)在會議現(xiàn)場安排引導(dǎo)人員，引導(dǎo)參會人員就座，并解答參會人員的疑問。關(guān)注會議現(xiàn)場的秩序，及時處理突發(fā)情況。會議結(jié)束后，引導(dǎo)參會人員有序離場。5.設(shè)備操作技術(shù)保障部安排技術(shù)人員在會議現(xiàn)場值班，隨時處理設(shè)備故障。根據(jù)會議需求，及時調(diào)整音響、燈光、視頻等設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)。協(xié)助會議主辦部門或客戶進(jìn)行多媒體演示等操作。（三）會后清理1.場地清理會議結(jié)束后，會議服務(wù)部及時組織人員清理會議場地，將桌椅歸位，清理地面雜物。拆除會議裝飾，清理會議資料和文具，將其分類整理后存放。2.設(shè)備整理技術(shù)保障部對音響、燈光、視頻等設(shè)備進(jìn)行關(guān)閉和整理，將設(shè)備恢復(fù)到初始狀態(tài)。檢查設(shè)備是否有損壞，如有損壞及時報(bào)修。整理設(shè)備連接線，將其整齊存放。3.物資回收物資管理部對剩余的物資進(jìn)行回收和清點(diǎn)，將可重復(fù)使用的物資妥善保管，將一次性物資進(jìn)行清理。對物資的使用情況進(jìn)行記錄，以便后續(xù)統(tǒng)計(jì)和分析。四、技術(shù)保障管理（一）設(shè)備管理1.設(shè)備采購根據(jù)會務(wù)中心的實(shí)際需求和發(fā)展規(guī)劃，制定設(shè)備采購計(jì)劃。采購設(shè)備時應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、價(jià)格合理的產(chǎn)品。對采購的設(shè)備進(jìn)行嚴(yán)格的驗(yàn)收，確保設(shè)備符合合同要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.設(shè)備安裝與調(diào)試技術(shù)保障部負(fù)責(zé)設(shè)備的安裝和調(diào)試工作，確保設(shè)備安裝牢固、連接正確、運(yùn)行正常。在設(shè)備安裝和調(diào)試過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保人員和設(shè)備安全。設(shè)備安裝和調(diào)試完成后，應(yīng)進(jìn)行全面的測試和檢查，確保設(shè)備滿足會議、活動的使用要求。3.設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)制定設(shè)備維護(hù)計(jì)劃，定期對設(shè)備進(jìn)行檢查、保養(yǎng)和維修，確保設(shè)備始終處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。建立設(shè)備維護(hù)檔案，記錄設(shè)備的維護(hù)情況、維修記錄和更換部件等信息。對設(shè)備的故障進(jìn)行及時處理，分析故障原因，采取有效的預(yù)防措施，避免類似故障再次發(fā)生。4.設(shè)備更新與報(bào)廢根據(jù)設(shè)備的使用情況和技術(shù)發(fā)展，及時對設(shè)備進(jìn)行更新，確保會務(wù)中心的設(shè)備始終保持先進(jìn)水平。對已損壞無法修復(fù)或已達(dá)到報(bào)廢年限的設(shè)備，按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報(bào)廢處理。設(shè)備報(bào)廢時，應(yīng)填寫設(shè)備報(bào)廢申請表，經(jīng)相關(guān)部門審批后進(jìn)行報(bào)廢處理。（二）技術(shù)服務(wù)1.多媒體演示服務(wù)為會議、活動提供多媒體演示服務(wù)，包括PPT制作、視頻播放、音頻處理等。根據(jù)會議、活動的主題和需求，制作高質(zhì)量的多媒體演示文稿，確保演示內(nèi)容清晰、生動、準(zhǔn)確。在會議、活動現(xiàn)場，協(xié)助會議主辦部門或客戶進(jìn)行多媒體演示操作，確保演示過程順利進(jìn)行。2.網(wǎng)絡(luò)服務(wù)保障會務(wù)中心的網(wǎng)絡(luò)暢通，為會議、活動提供網(wǎng)絡(luò)支持，包括網(wǎng)絡(luò)連接、無線網(wǎng)絡(luò)覆蓋等。定期對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保網(wǎng)絡(luò)設(shè)備正常運(yùn)行。及時處理網(wǎng)絡(luò)故障，保障會議、活動的正常進(jìn)行。3.視頻會議服務(wù)為公司內(nèi)部和外部的視頻會議提供技術(shù)支持，包括視頻會議設(shè)備的調(diào)試、連接和維護(hù)等。協(xié)助會議主辦部門或客戶進(jìn)行視頻會議的組織和安排，確保視頻會議的質(zhì)量和效果。對視頻會議的過程進(jìn)行記錄，以便后續(xù)查閱和分析。五、物資管理（一）物資采購1.采購計(jì)劃制定物資管理部根據(jù)會務(wù)中心的日常使用情況和會議、活動的需求預(yù)測，制定物資采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間等信息。2.供應(yīng)商選擇建立供應(yīng)商評估機(jī)制，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等方面進(jìn)行綜合評估。選擇優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，與其建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，確保供應(yīng)商提供的物資符合要求。3.采購流程物資采購應(yīng)嚴(yán)格按照公司的采購流程進(jìn)行操作，填寫采購申請表，經(jīng)相關(guān)部門審批后進(jìn)行采購。采購過程中應(yīng)簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。對采購的物資進(jìn)行嚴(yán)格的驗(yàn)收，確保物資符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和采購合同要求。（二）物資入庫1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)物資管理部在物資入庫前，應(yīng)按照采購合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。對驗(yàn)收合格的物資，應(yīng)填寫物資驗(yàn)收單，并辦理入庫手續(xù)。2.入庫手續(xù)物資驗(yàn)收合格后，物資管理部應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，將物資分類存放，并做好標(biāo)識。建立物資臺賬，記錄物資的入庫時間、名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。將物資驗(yàn)收單和采購合同等相關(guān)資料整理歸檔，以備查閱。（三）物資保管1.保管環(huán)境根據(jù)物資的特性，選擇合適的保管環(huán)境，確保物資不受潮、變質(zhì)、損壞等。對貴重物資和易損物資，應(yīng)采取特殊的保管措施，如單獨(dú)存放、專人保管等。2.庫存管理定期對物資進(jìn)行盤點(diǎn)，確保物資賬實(shí)相符。合理控制物資庫存，避免物資積壓或缺貨。根據(jù)物資的使用情況和庫存數(shù)量，及時提出物資采購建議。3.物資安全加強(qiáng)物資保管區(qū)域的安全管理，設(shè)置必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮等設(shè)施。對物資保管人員進(jìn)行安全教育，提高其安全意識和防范能力。確保物資保管區(qū)域的安全，防止物資被盜、被損壞等情況發(fā)生。（四）物資發(fā)放1.發(fā)放流程使用部門或個人需要領(lǐng)取物資時，應(yīng)填寫物資領(lǐng)用申請表，經(jīng)相關(guān)部門審批后到物資管理部領(lǐng)取。物資管理部根據(jù)審批后的物資領(lǐng)用申請表，發(fā)放物資，并填寫物資發(fā)放登記表。物資發(fā)放時，應(yīng)核對物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保發(fā)放的物資與申請一致。2.發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)按照公司的相關(guān)規(guī)定和會議、活動的實(shí)際需求，合理確定物資的發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)。對貴重物資和限量物資，應(yīng)嚴(yán)格控制發(fā)放數(shù)量，并做好記錄。定期對物資發(fā)放情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，以便合理調(diào)整物資采購計(jì)劃和發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)。六、綜合協(xié)調(diào)管理（一）文件管理1.文件起草綜合協(xié)調(diào)部負(fù)責(zé)會務(wù)中心各類文件的起草工作，包括工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、通知、制度等。文件起草應(yīng)符合公司的公文格式和語言規(guī)范，內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、簡潔。在文件起草過程中，應(yīng)充分征求相關(guān)部門和人員的意見，確保文件的可行性和有效性。2.文件審核與審批文件起草完成后，應(yīng)提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核和審批。審核和審批人員應(yīng)認(rèn)真審查文件的內(nèi)容，提出修改意見，確保文件質(zhì)量。文件經(jīng)審核和審批通過后，方可正式印發(fā)。3.文件印發(fā)與存檔綜合協(xié)調(diào)部負(fù)責(zé)文件的印發(fā)工作，確保文件及時、準(zhǔn)確地傳達(dá)給相關(guān)部門和人員。文件印發(fā)后，應(yīng)將文件的紙質(zhì)版和電子版進(jìn)行存檔，以便后續(xù)查閱和使用。定期對文件進(jìn)行整理和歸檔，建立文件檔案管理制度，確保文件的安全和完整。（二）檔案管理1.檔案收集綜合協(xié)調(diào)部負(fù)責(zé)會務(wù)中心各類檔案的收集工作，包括會議資料、活動記錄、設(shè)備檔案、物資檔案等。檔案收集應(yīng)及時、全面，確保檔案資料的完整性。在檔案收集過程中，應(yīng)認(rèn)真核對檔案資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。2.檔案整理與歸檔對收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，按照檔案管理的要求進(jìn)行編號、裝訂、編目等工作。將整理好的檔案資料存入檔案柜或檔案數(shù)據(jù)庫，建立檔案索引，方便查閱和使用。定期對檔案進(jìn)行清查和核對，確保檔案的安全和完整。3.檔案查閱與借閱因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)相關(guān)部門審批后到綜合協(xié)調(diào)部查閱。查閱檔案時，應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。如需借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)相關(guān)部門審批后辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定的時間內(nèi)歸還。（三）信息統(tǒng)計(jì)1.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容綜合協(xié)調(diào)部負(fù)責(zé)會務(wù)中心各類信息的統(tǒng)計(jì)工作，包括會議數(shù)量、參會人數(shù)、設(shè)備使用情況、物資消耗情況等。統(tǒng)計(jì)信息應(yīng)準(zhǔn)確、及時，為會務(wù)中心的管理決策提供數(shù)據(jù)支持。2.統(tǒng)計(jì)方法建立信息統(tǒng)計(jì)臺賬，對各類信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。定期對信息進(jìn)行匯總和分析，生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如月度會議統(tǒng)計(jì)表、季度設(shè)備使用情況統(tǒng)計(jì)表等。運(yùn)用數(shù)據(jù)分析工具，對統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，發(fā)現(xiàn)問題和趨勢，提出改進(jìn)措施和建議。3.統(tǒng)計(jì)報(bào)告定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會務(wù)中心的信息統(tǒng)計(jì)情況，提交統(tǒng)計(jì)報(bào)告。統(tǒng)計(jì)報(bào)告應(yīng)包括統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、分析結(jié)果、存在問題和改進(jìn)建議等內(nèi)容。根據(jù)上級領(lǐng)導(dǎo)的意見和建議，及時調(diào)整信息統(tǒng)計(jì)工作的重點(diǎn)和方法。（四）溝通協(xié)調(diào)1.內(nèi)部溝通綜合協(xié)調(diào)部負(fù)責(zé)會務(wù)中心與公司內(nèi)部各部門之間的溝通協(xié)調(diào)工作，及時傳達(dá)會議、活動的相關(guān)信息。定期組織會務(wù)中心內(nèi)部的工作會議，溝通工作進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的問題。加強(qiáng)與公司內(nèi)部其他部門的協(xié)作配合，共同完成公司的各項(xiàng)工作任務(wù)。2.外部溝通與外部相關(guān)單位保持密切聯(lián)系，如會議主辦單位、參會人員、供應(yīng)商等。及時了解外部單位的需求和意見，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。維