優(yōu)化公章管理制度VIP

優(yōu)化公章管理制度一、總則（一）目的為加強公司公章的管理，規(guī)范公章使用流程，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬單位。（三）定義1.公章：指公司正式對外使用的具有法律效力的印章，包括公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章等。2.用章部門：指因工作需要申請使用公章的公司內(nèi)部部門。3.用章人：指負責(zé)具體辦理公章使用手續(xù)的公司員工。二、公章的刻制、啟用與廢止（一）刻制1.公司公章由辦公室統(tǒng)一負責(zé)刻制，并報公司法定代表人批準。2.合同專用章、財務(wù)專用章等其他印章由相關(guān)部門提出申請，經(jīng)公司法定代表人批準后，由辦公室負責(zé)刻制。3.刻制公章需選擇具有資質(zhì)的正規(guī)印章制作單位，確保公章的質(zhì)量和安全性。（二）啟用1.新刻制的公章啟用前，辦公室應(yīng)將印模留存一份，并在公司內(nèi)部進行公示。2.公章啟用時，需填寫《公章啟用申請表》，經(jīng)公司法定代表人簽字確認后，由辦公室負責(zé)啟用。（三）廢止1.公章因磨損、遺失、損壞等原因需要廢止時，由辦公室提出申請，經(jīng)公司法定代表人批準后，予以廢止。2.廢止的公章應(yīng)及時上繳公司辦公室，并進行登記備案。3.對廢止的公章應(yīng)進行妥善保管，嚴禁私自銷毀。三、公章的保管（一）保管責(zé)任1.公司公章由辦公室指定專人負責(zé)保管，保管人應(yīng)具備責(zé)任心強、工作認真等條件。2.合同專用章由合同管理部門指定專人負責(zé)保管，財務(wù)專用章由財務(wù)部門指定專人負責(zé)保管。3.其他印章由使用部門指定專人負責(zé)保管。（二）保管要求1.公章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防潮、防火等設(shè)施。2.保管人應(yīng)妥善保管公章，不得擅自將公章轉(zhuǎn)借他人或帶出公司使用。3.公章使用完畢后，保管人應(yīng)及時將公章存放回原處，并做好相關(guān)記錄。四、公章的使用（一）使用原則1.嚴格按照規(guī)定的用途和程序使用公章，不得擅自改變公章的用途。2.使用公章必須經(jīng)過審批，未經(jīng)批準不得使用。3.使用公章應(yīng)確保文件內(nèi)容真實、合法、有效，不得在空白紙張、合同等文件上加蓋公章。（二）使用流程1.申請：用章部門填寫《公章使用申請表》，詳細注明用章事由、用章文件名稱、用章份數(shù)、用章時間等信息，并由部門負責(zé)人簽字確認。2.審批：一般性文件用章，由部門負責(zé)人審批后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重要文件、合同等用章，需經(jīng)部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、公司法定代表人審批。涉及財務(wù)、人事等敏感信息的文件用章，還需相關(guān)部門負責(zé)人審批。3.用章：經(jīng)審批同意后，用章人持《公章使用申請表》到公章保管人處辦理用章手續(xù)。保管人應(yīng)對用章文件進行認真審核，確認無誤后，在用章位置加蓋公章，并做好蓋章登記記錄。4.登記：用章完畢后，用章人應(yīng)及時將《公章使用申請表》交回辦公室存檔，辦公室應(yīng)對用章情況進行定期統(tǒng)計和分析。（三）特殊情況用章1.因工作緊急需要當(dāng)場加蓋公章的，用章人可先電話請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，先行加蓋公章，但事后必須及時補辦審批手續(xù)。2.異地辦理業(yè)務(wù)需要加蓋公章的，可通過傳真、掃描等方式將用章文件發(fā)送給公章保管人，經(jīng)審批同意后，由保管人在文件上加蓋公章，并將蓋章后的文件傳真或郵寄給用章人。五、公章使用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.公司辦公室負責(zé)對公章使用情況進行監(jiān)督檢查，定期對公章保管、使用等情況進行抽查。2.審計部門負責(zé)對公章使用的合規(guī)性進行審計監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見。（二）檢查內(nèi)容1.公章保管是否安全，是否存在遺失、損壞等情況。2.用章是否按照規(guī)定的程序進行審批，審批手續(xù)是否齊全。3.用章文件內(nèi)容是否真實、合法、有效，是否存在擅自改變公章用途等違規(guī)行為。4.蓋章登記記錄是否完整、準確，是否及時存檔。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用公章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。2.因違規(guī)使用公章給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。六、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司辦公室負責(zé)解釋。（二）修訂本制度如