企劃物料管理制度VIP

企劃物料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司企劃物料的管理，規(guī)范企劃物料的采購、使用、存儲等流程，確保企劃物料的合理利用，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及企劃物料管理的部門和人員。（三）定義1.企劃物料：指用于公司各類企劃活動、宣傳推廣、項(xiàng)目執(zhí)行等所需的各類物品，包括但不限于宣傳資料、禮品、道具、展示器材等。2.采購：指根據(jù)公司需求，通過各種渠道獲取企劃物料的行為。3.庫存管理：對企劃物料的入庫、存儲、盤點(diǎn)、出庫等環(huán)節(jié)進(jìn)行管理。二、職責(zé)分工（一）企劃部門1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，制定企劃物料的需求計劃。2.負(fù)責(zé)企劃物料的設(shè)計、創(chuàng)意策劃等工作。3.對采購回來的企劃物料進(jìn)行驗(yàn)收，確保符合設(shè)計要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。（二）采購部門1.根據(jù)企劃部門的需求計劃，負(fù)責(zé)企劃物料的采購工作。2.尋找合適的供應(yīng)商，進(jìn)行詢價、比價、議價，確保采購成本合理。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購合同，并跟進(jìn)合同執(zhí)行情況。（三）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)企劃物料的入庫、存儲、保管等工作。2.建立庫存臺賬，定期進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。3.根據(jù)審批后的領(lǐng)料單，及時準(zhǔn)確地發(fā)放企劃物料。（四）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核企劃物料采購費(fèi)用的報銷憑證，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。2.對企劃物料的成本進(jìn)行核算和分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（五）使用部門1.根據(jù)工作需要，填寫領(lǐng)料申請，經(jīng)審批后到倉庫領(lǐng)取企劃物料。2.合理使用企劃物料，避免浪費(fèi)和丟失。3.對使用后的企劃物料進(jìn)行妥善保管，如需報廢或處理，按規(guī)定流程辦理。三、企劃物料需求計劃（一）需求預(yù)測1.各部門應(yīng)根據(jù)年度工作計劃、項(xiàng)目安排等，提前預(yù)測本部門對企劃物料的需求。2.對于臨時性或突發(fā)性的企劃活動，相關(guān)部門應(yīng)及時向企劃部門通報，以便企劃部門調(diào)整需求計劃。（二）計劃編制1.企劃部門根據(jù)各部門的需求預(yù)測，結(jié)合公司整體戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)目標(biāo)，編制年度企劃物料需求計劃。2.年度需求計劃應(yīng)包括物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間等詳細(xì)信息。3.對于季度或月度的企劃物料需求，企劃部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行滾動調(diào)整和細(xì)化。（三）計劃審批1.年度企劃物料需求計劃編制完成后，需提交公司管理層進(jìn)行審批。2.管理層應(yīng)從公司資源狀況、預(yù)算安排、業(yè)務(wù)需求等方面進(jìn)行綜合評估，提出修改意見或批準(zhǔn)實(shí)施。四、采購管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)通過多種渠道尋找合適的企劃物料供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等，確保其具備合法經(jīng)營資格和良好的信譽(yù)。3.建立供應(yīng)商評估體系，從產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面對供應(yīng)商進(jìn)行定期評估，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系。（二）采購流程1.采購部門根據(jù)審批后的企劃物料需求計劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。2.采購訂單應(yīng)明確物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)信息。3.供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)確認(rèn)訂單內(nèi)容，并及時安排生產(chǎn)或備貨。4.采購部門應(yīng)跟進(jìn)采購訂單的執(zhí)行情況，定期與供應(yīng)商溝通，確保按時交貨。（三）采購合同1.對于金額較大或重要的企劃物料采購，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。3.采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本提交給相關(guān)部門備案。（四）采購成本控制1.采購部門應(yīng)通過詢價、比價、議價等方式，爭取最優(yōu)惠的采購價格。2.在保證物料質(zhì)量的前提下，合理選擇采購渠道和采購方式，降低采購成本。3.定期對采購成本進(jìn)行分析和評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷優(yōu)化采購流程和采購策略。五、驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.企劃部門應(yīng)根據(jù)設(shè)計要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，制定企劃物料的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。2.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確物料的外觀、尺寸、材質(zhì)、性能等方面的要求。（二）驗(yàn)收流程1.企劃物料到貨后，倉庫管理部門應(yīng)及時通知企劃部門進(jìn)行驗(yàn)收。2.企劃部門組織相關(guān)人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對物料進(jìn)行驗(yàn)收。3.驗(yàn)收合格的物料，倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物料，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（三）驗(yàn)收記錄1.驗(yàn)收人員應(yīng)填寫驗(yàn)收記錄，詳細(xì)記錄物料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、驗(yàn)收情況等信息。2.驗(yàn)收記錄應(yīng)作為物料質(zhì)量追溯和成本核算的重要依據(jù)，妥善保存。六、庫存管理（一）入庫管理1.倉庫管理部門根據(jù)驗(yàn)收合格的物料，辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單。2.入庫單應(yīng)注明物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫日期等信息。3.將物料按照類別、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，建立清晰的庫存標(biāo)識。（二）存儲管理1.倉庫應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，確保物料存儲環(huán)境良好。2.對有特殊存儲要求的物料，如易燃易爆、易腐蝕等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存儲和管理。3.定期對庫存物料進(jìn)行檢查，查看是否有損壞、變質(zhì)、過期等情況，及時處理問題物料。（三）盤點(diǎn)管理1.倉庫管理部門應(yīng)定期對庫存物料進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。2.盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，編制盤點(diǎn)報告，說明盤點(diǎn)結(jié)果、差異情況及原因分析等。4.對于盤盈或盤虧的物料，應(yīng)查明原因，按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行處理。（四）出庫管理1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫領(lǐng)料單，注明物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息。2.領(lǐng)料單需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到倉庫管理部門領(lǐng)取物料。3.倉庫管理部門根據(jù)審批后的領(lǐng)料單，核實(shí)庫存情況，及時發(fā)放物料，并在領(lǐng)料單上簽字確認(rèn)。4.對于貴重或限量的企劃物料，應(yīng)實(shí)行限額領(lǐng)料制度，嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量。七、使用管理（一）領(lǐng)用規(guī)定1.使用部門應(yīng)按照批準(zhǔn)的領(lǐng)料單領(lǐng)取企劃物料，不得超領(lǐng)或挪用。2.領(lǐng)取物料時，應(yīng)仔細(xì)核對物料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，確保與領(lǐng)料單一致。（二）使用要求1.使用部門應(yīng)合理使用企劃物料，避免浪費(fèi)和丟失。2.在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)物料存在質(zhì)量問題或其他異常情況，應(yīng)及時通知企劃部門和相關(guān)部門處理。3.對于不再使用的企劃物料，使用部門應(yīng)及時清理并交回倉庫，辦理退庫手續(xù)。（三）報廢處理1.對于已損壞、變質(zhì)、過期或不再使用的企劃物料，使用部門應(yīng)填寫報廢申請單，說明報廢原因和物料情況。2.報廢申請單需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、企劃部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門審批后，方可進(jìn)行報廢處理。3.倉庫管理部門根據(jù)審批后的報廢申請單，對報廢物料進(jìn)行清理和登記，并按照公司規(guī)定進(jìn)行處置，如變賣、銷毀等。八、成本核算與控制（一）成本核算1.財務(wù)部門應(yīng)建立企劃物料成本核算體系，對企劃物料的采購成本、庫存成本、使用成本等進(jìn)行核算。2.采購成本包括物料價格、運(yùn)輸費(fèi)用、稅費(fèi)等；庫存成本包括倉儲費(fèi)用、損耗等；使用成本包括物料消耗、人工費(fèi)用等。3.定期對企劃物料成本進(jìn)行核算和分析，為公司決策提供準(zhǔn)確的成本數(shù)據(jù)。（二）成本控制1.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照本制度的規(guī)定，控制企劃物料的采購、使用和庫存等環(huán)節(jié)，降低成本支出。2.企劃部門在設(shè)計企劃物料時，應(yīng)充分考慮成本因素，優(yōu)化設(shè)計方案，避免不必要的浪費(fèi)。3.采購部門應(yīng)通過合理采購、談判議價等方式，降低采購成本；倉庫管理部門應(yīng)加強(qiáng)庫存管理，減少庫存積壓和損耗。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門或相關(guān)管理部門應(yīng)定期對企劃物料管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括需求計劃編制、采購管理、驗(yàn)收管理、庫存管理、使用管理等方面的執(zhí)行情況。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核評價1.建立企劃物料管理考核評價機(jī)制，對各部門和相關(guān)人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核評價。2.考核評價指標(biāo)包括需求計劃準(zhǔn)確性、采購及時性、物料質(zhì)量合格率、庫存周轉(zhuǎn)率、成本控制效果等。3.根據(jù)考核評價結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進(jìn)行表彰和獎勵；對未達(dá)到考核要求的部門和個人進(jìn)行批評教育，并責(zé)令